淺談綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

周林雅

摘 要：檔案管理是綜合檔案管理機(jī)制的重要組成部分，其內(nèi)容主要包括檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)和部署，大致可分為實(shí)體管理和信息資源管理兩個(gè)方面。檔案管理的實(shí)施效果，對(duì)綜合檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)行和單位的發(fā)展，尤其是當(dāng)前信息時(shí)代背景下綜合檔案室檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，具有重要影響，可進(jìn)一步促進(jìn)綜合檔案室發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，幫助綜合檔案室壯大自身發(fā)展實(shí)力。在綜合檔案室檔案管理工作中融入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，可拓寬綜合檔案室管理與發(fā)展思路，使綜合檔案室各項(xiàng)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：綜合檔案室;檔案管理;信息管理系統(tǒng);建設(shè)

引言

綜合檔案室是單位檔案集中統(tǒng)一管理和保存的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)的中心。隨著信息技術(shù)的推廣，傳統(tǒng)檔案管理模式效率低下的弊端逐漸暴露出來(lái)。綜合檔案室借助信息工具檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的有效保存和高效利用，成為提高檔案現(xiàn)代化水平的必然選擇。并且，隨著數(shù)字化辦公、無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，原生電子文件數(shù)量逐年遞增的趨勢(shì)十分明顯，也迫切需要建設(shè)借助檔案信息管理系統(tǒng)這一平臺(tái)來(lái)滿足這類文件的移交接收、長(zhǎng)期保存、共享利用的需求。

1 綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的意義

對(duì)于綜合檔案室的日常運(yùn)行而言，檔案不僅是需要妥善保管并具有一定價(jià)值的文件，也是記錄各單位運(yùn)行過程和活動(dòng)的重要媒介。因此，檔案是每個(gè)單位的重要財(cái)富。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理就是對(duì)檔案資源和檔案中包含的相應(yīng)信息的管理。檔案管理的效率將直接影響檔案綜合管理的整體水平。在新形勢(shì)下，外部環(huán)境所凸顯的信息化特征越來(lái)越突出。如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的模式來(lái)進(jìn)行綜合檔案室的檔案管理，將受到強(qiáng)烈的沖擊。目前，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推動(dòng)綜合檔案管理向信息化方向發(fā)展，電子檔案得到了廣泛應(yīng)用。因此，建立相應(yīng)的信息化檔案管理平臺(tái)能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式過程中發(fā)生的各種問題，方便相關(guān)工作人員對(duì)檔案開展相應(yīng)的工作，擺脫了時(shí)間以及空間對(duì)檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了綜合檔案室檔案管理工作效率。另外，開展具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關(guān)工作人員的工作量，使檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值得到有效發(fā)揮。

2 綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)策略

2.1 加速檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先，要?jiǎng)?chuàng)新自己的檔案管理理念，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息管理理念，落實(shí)相關(guān)工作，確保檔案管理質(zhì)量，減少人力物力投入，提升綜合檔案室的利益空間。在此基礎(chǔ)上，綜合檔案室要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，深入挖掘綜合檔案室運(yùn)行中產(chǎn)生的信息資源，進(jìn)行編譯研究，將現(xiàn)有紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用專用軟件，加強(qiáng)數(shù)字信息的規(guī)范化管理，確保信息的完整性、完整性和準(zhǔn)確性。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，需結(jié)合綜合檔案室機(jī)制運(yùn)行特點(diǎn)及發(fā)展需求，建立符合自身發(fā)展實(shí)際的數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息的利用提供良好條件。

2.2 創(chuàng)新檔案管理制度

綜合檔案室建設(shè)的全過程與檔案管理密切相關(guān)。只有優(yōu)化和完善檔案管理體系，才能真正達(dá)到提高綜合檔案室檔案管理效率的目的。一是綜合檔案室需要結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)相關(guān)檔案信息的檢索和整理提供便利;制定科學(xué)合理的檔案管理制度并實(shí)施，規(guī)范綜合檔案室檔案管理人員的行為，實(shí)現(xiàn)綜合檔案室檔案管理效率的全面提高。其次，推進(jìn)綜合檔案室信息化變革，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檔案信息一體化管理中心，并不斷優(yōu)化完善檔案管理機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，在為相關(guān)使用者帶來(lái)方便的同時(shí)，還能在更大程度上提高對(duì)信息獲取的效率，推動(dòng)綜合檔案室的良性發(fā)展。

2.3 做好人員培訓(xùn)工作

檔案管理的信息化運(yùn)作、建設(shè)和檔案管理的實(shí)踐都需要高素質(zhì)的人才融入其中。基于此，在綜合檔案館檔案管理信息化的實(shí)施中，培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才的重點(diǎn)是使人才以自身的專業(yè)管理能力和專業(yè)檔案管理素養(yǎng)與多個(gè)部門合作，共同管理和利用本單位的檔案信息資源，以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的全面發(fā)展。一方面，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，構(gòu)建符合檔案管理信息化模式的培訓(xùn)體系，促進(jìn)檔案管理人員的參與，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力;另一方面，加強(qiáng)管理者之間的交流，通過開展多元化活動(dòng)促進(jìn)部門之間的交流，明確部門的工作需求，為多個(gè)部門提供有針對(duì)性的檔案信息，促進(jìn)平臺(tái)應(yīng)用的發(fā)展，檔案管理的維護(hù)和管理以檔案管理人員的綜合能力為基礎(chǔ)，有效管理檔案信息，提高檔案管理信息化的運(yùn)行效果。另外，管理團(tuán)隊(duì)在實(shí)際運(yùn)行的過程中，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取針對(duì)性較強(qiáng)的措施解決問題，將問題造成的負(fù)面影響控制在一定范圍內(nèi)，使得檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展的道路，最終在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

2.4 確保檔案信息安全

信息安全是檔案工作的生命線。為了保證檔案信息管理系統(tǒng)中檔案信息的長(zhǎng)期安全，綜合檔案室除了依托部分基礎(chǔ)設(shè)施的安全防護(hù)功能外，還可以在建設(shè)系統(tǒng)中采取以下易于操作的防護(hù)措施：一是在初期建設(shè)中選擇安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一般來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)僅限于單位局域網(wǎng)，即內(nèi)網(wǎng)接入，不完全開放接入互聯(lián)網(wǎng)，通過物理隔離避免開放網(wǎng)絡(luò)對(duì)系統(tǒng)中信息的影響。二是明確系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)角色的權(quán)限，完成用戶身份認(rèn)證和授權(quán)管理，通過訪問限制嚴(yán)格控制檔案信息的范圍，防止檔案信息不必要的擴(kuò)散。三是針對(duì)涉密、敏感信息，綜合檔案室可通過在涉密計(jì)算機(jī)或者未接入互聯(lián)網(wǎng)的工作機(jī)（僅涉及敏感信息時(shí)）中建設(shè)單機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案安全存儲(chǔ)和管理，做到“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”，杜絕系統(tǒng)使用中的檔案信息泄密安全隱患。四是做好檔案數(shù)據(jù)的安全備份，充分利用檔案管理系統(tǒng)備份與恢復(fù)功能的策略配置進(jìn)行短期備份。同時(shí)定期利用脫機(jī)存儲(chǔ)載體進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保障數(shù)據(jù)丟失損壞后也可及時(shí)恢復(fù)，降低存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，綜合檔案室檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。綜合檔案室要及時(shí)創(chuàng)新管理理念，充分結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，明確自身戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，構(gòu)建檔案管理信息化體系，結(jié)合檔案管理中存在的具體問題制定針對(duì)性技術(shù)策略，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的漏洞，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量與效率，保證檔案信息資源得以有效利用，為綜合檔案室的良性發(fā)展起到助推性作用。

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