醫(yī)院檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制策略

全洪亮

摘? 要：當(dāng)前隨著時(shí)代的發(fā)展，我國在檔案管理方面正在大力的推行數(shù)字化的管理方式，相比較傳統(tǒng)的管理方式，數(shù)字化管理方式更加的便捷高效，同時(shí)也更加方便人們對(duì)于檔案的查閱。醫(yī)院在運(yùn)行的過程中會(huì)產(chǎn)生大量檔案，因此醫(yī)院也在積極的使用數(shù)字化管理的方式來優(yōu)化自身的檔案管理，但是醫(yī)院在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過程中還存在著許多的問題影響了管理的質(zhì)量，因此本文針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)行分析，探究其提升檔案管理質(zhì)量的方式。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;醫(yī)院檔案;管理質(zhì)量

一、加強(qiáng)數(shù)字化管理的必要性

當(dāng)前隨著科技的不斷的發(fā)展，在計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷地發(fā)展下，檔案管理也進(jìn)行著數(shù)字化的改革，其信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，為醫(yī)院的檔案管理工作提升了管理質(zhì)量，在檔案管理工作數(shù)據(jù)化的過程中，其必要性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，當(dāng)前社會(huì)的總體發(fā)展趨勢(shì)是向著信息化方向不斷發(fā)展的，其信息化建設(shè)提升了社會(huì)運(yùn)行的效率，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理來說，醫(yī)院在運(yùn)行的過程中產(chǎn)生的檔案不斷地增加，當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前醫(yī)院對(duì)于檔案管理的需求，因此需要進(jìn)行信息化的改革來提升檔案管理的效率以及質(zhì)量。第二，檔案管理進(jìn)行信息化的變革可以有效地促進(jìn)辦公軟件在醫(yī)院運(yùn)行中的應(yīng)用，兩者是輔助發(fā)展的。第三，在醫(yī)院在運(yùn)行的過程中，其產(chǎn)生的資源越來越多，并且資料的分類也比較復(fù)雜，檔案管理工作負(fù)荷大大地增加，如果依然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就很難很好地完成檔案管理的相關(guān)工作。最后是在檔案的記錄方面，在信息化不斷推進(jìn)的背景下，醫(yī)院檔案記錄方式發(fā)生了改變，由原來單純的使用紙記錄發(fā)展成為當(dāng)前使用辦公軟件或者是錄像以及錄音的方式，在多種記錄方式的促進(jìn)下，傳統(tǒng)的檔案管理方式就很難滿足當(dāng)前對(duì)于檔案管理的要求。因此在當(dāng)前時(shí)代的背景下，信息化的檔案管理是發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院在運(yùn)行的過程中應(yīng)當(dāng)積極地開展檔案管理信息化的建設(shè)[1]。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）管理制度缺失

當(dāng)前正在開展檔案管理的過程中，首要的問題就是管理制度的缺失，這是由于我國在開展信息化檔案管理的過程中，其開展的時(shí)間比較短，還沒有形成完善的管理制度，在進(jìn)行信息化的檔案管理過程中，相關(guān)的管理人員對(duì)于工作的重視程度不夠，在工作中非常地容易出現(xiàn)懈怠現(xiàn)象，這對(duì)于數(shù)據(jù)化檔案管理的開展是非常不利的，在開展檔案管理的過程中，許多的信息不能及時(shí)的收集以及整理，造成檔案資料的不完整，在后續(xù)檔案使用的過程中，就非常容易造成檔案使用價(jià)值大大降低的現(xiàn)象。

（二）數(shù)字化技術(shù)較差

第二個(gè)問題就是數(shù)字化技術(shù)相對(duì)較差，我國的數(shù)據(jù)化建設(shè)推進(jìn)開展的時(shí)間比較短，因此在將信息化應(yīng)用到一些管理方面的過程中，其應(yīng)用的效果不是很理想，一些技術(shù)不成熟導(dǎo)致對(duì)于工作的效率以及質(zhì)量提升不是很大。信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)就是受時(shí)間與空間的影響比較小，并且容量大操作便捷，但是在當(dāng)前應(yīng)用的過程中由于技術(shù)不成熟存在著信息泄露等問題，甚至可能對(duì)于醫(yī)院的運(yùn)行產(chǎn)生一定的影響。

（三）存在局限性

當(dāng)前信息化檔案管理在應(yīng)用時(shí)存在著一定的局限性，導(dǎo)致信息化的檔案管理方式不能在醫(yī)院中貫徹，只能應(yīng)用在一些簡(jiǎn)單的地方。當(dāng)前許多的醫(yī)院其數(shù)據(jù)化的檔案管理的過程中，知識(shí)應(yīng)用在了繳費(fèi)的環(huán)節(jié)以及治療的過程中，并沒有形成完善的數(shù)據(jù)化檔案管理體系，因此在應(yīng)用的時(shí)候存在一定的局限性。

（四）對(duì)檔案數(shù)字化認(rèn)知不足

當(dāng)前許多醫(yī)院的管理人員對(duì)于檔案數(shù)字化的認(rèn)知不足，造成對(duì)于數(shù)字化管理的重視程度不高，認(rèn)為數(shù)字化的檔案管理其作用不大，還平白地增加了資金的支持，并且檔案管理的數(shù)字化對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療水平不會(huì)有明顯的提升，因此許多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理建設(shè)的過程中往往只是表面工作[2]。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理與質(zhì)量控制的措施

（一）完善硬件建設(shè)

在醫(yī)院推行數(shù)字化的檔案管理，首先應(yīng)當(dāng)保證有相關(guān)的硬件設(shè)施，硬件設(shè)施是開展檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)，如果連基礎(chǔ)設(shè)施都不能保證，那么數(shù)字化的檔案管理建設(shè)就是一句空話。在完善硬件建設(shè)時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，滿足數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)要求。其次在進(jìn)行采購設(shè)備的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)盡量選擇先進(jìn)的設(shè)備，同時(shí)還需要考慮檔案管理建設(shè)的具體要求，以便后續(xù)的設(shè)備維護(hù)以及管理工作的有序開展。最后，醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)也是重點(diǎn)，通過局域網(wǎng)的建設(shè)加強(qiáng)醫(yī)生之間的交流，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息交流的通暢性。

（二）強(qiáng)化數(shù)字化資源的建設(shè)

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理建設(shè)的過程中，其數(shù)字資源的建設(shè)也是重要的內(nèi)容，在進(jìn)行數(shù)字資源的建設(shè)時(shí)，需要結(jié)合醫(yī)院的館藏?cái)?shù)字化資源以及社會(huì)的醫(yī)院館藏?cái)?shù)字化資源來進(jìn)行。醫(yī)院的館藏資源是醫(yī)院發(fā)展過程中形成的一些數(shù)據(jù)以及資料，其中包含了病人的病理、文書等檔案，并且在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程中應(yīng)當(dāng)充分地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立完善的數(shù)字化檔案管理體系，提升管理的效率。此外，還應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政部門、環(huán)衛(wèi)部門、后期保障部門之間的統(tǒng)一管理，合力建設(shè)信息化的檔案管理平臺(tái)。

（三）完善管理制度

建設(shè)數(shù)字化的檔案管理離不開相關(guān)的管理制度，只有保證其規(guī)章制度的完善才能使得新的管理方案得以落實(shí)。在進(jìn)行完善制度的過程中，一方面應(yīng)當(dāng)改進(jìn)現(xiàn)在的人才管理制度，使用激勵(lì)的管理機(jī)制來發(fā)現(xiàn)人才并且善用人才，提升其相關(guān)管理人員的積極性。另一方面，應(yīng)當(dāng)建立監(jiān)督考核制度，對(duì)于人員的管理使用合適的考評(píng)體系，提升檔案管理人員工作的積極性，使用獎(jiǎng)勵(lì)與處罰的機(jī)制使得檔案管理人員提升對(duì)于檔案管理工作的重視度[3]。

四、結(jié)語

當(dāng)前醫(yī)院在建設(shè)數(shù)字化的檔案管理時(shí)，還存在了許多的問題，主要就是檔案管理工作還沒有形成完善的管理制度，數(shù)字化技術(shù)還不成熟，數(shù)字化檔案管理使用時(shí)存在局限性，同時(shí)一些醫(yī)院的管理者對(duì)于檔案管理的重視度認(rèn)知不足，就造成了檔案管理數(shù)字化難以貫徹。在加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)完善硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)字化資源的建設(shè)，同時(shí)完善管理機(jī)制。通過多種方式來進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，提升醫(yī)院的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁梅. 醫(yī)院檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制策略探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2022（01）：130-132.

[2]華佳蕓. 基于醫(yī)院信息化建設(shè)背景下的數(shù)字檔案室發(fā)展模式探討[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（13）：4-6.

[3]王莉莉. 關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與管理的幾點(diǎn)思考[J]. 黑龍江檔案，2021（02）：82-83.