檔案接收前檢查工作流程及重點(diǎn)淺析

韓萌

摘要：檔案館接收檔案前的檢查工作是一項(xiàng)具有重要意義的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，這項(xiàng)檢查的實(shí)施過程及檢查重點(diǎn)尚無統(tǒng)一規(guī)范要求。本文分析了檔案館接收前檢查工作實(shí)施過程中存在的一些問題，以及它對接收工作效果和檔案館后續(xù)的管理及利用工作的影響，并根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出了接收前檢查工作的合理流程和檢查重點(diǎn)，以期為切實(shí)提高檔案館接收前檢查工作的成效提供借鑒經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：檔案館 檔案接收 檢查

檔案接收工作是檔案館一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案接收前的檢查是接收工作的核心，它既是檔案館開展各項(xiàng)檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，又是各立檔單位將所保管的檔案移交進(jìn)館的最后業(yè)務(wù)關(guān)卡。接收前檢查的實(shí)施成效決定了檔案館館藏的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，為檔案館日常管理工作奠定基礎(chǔ)，并直接影響后續(xù)的檔案開發(fā)利用工作效果。按照國家檔案局〔2011〕第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》及各門類檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案接收進(jìn)館前的檢查工作，是做好檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。

一、接收前檢查工作的意義

檔案館接收檔案前的檢查工作是檔案進(jìn)館的質(zhì)量關(guān)卡，它的實(shí)施成效對檔案庫房管理、檔案安全、檔案開發(fā)利用等后續(xù)各項(xiàng)管理工作具有決定性意義。

首先，在接收前的檢查工作中，應(yīng)對進(jìn)館檔案的保管期限劃分、保存現(xiàn)狀、排列順序等進(jìn)行認(rèn)真核對，確保即將進(jìn)館檔案的完整性，并保證其與該全宗已進(jìn)館檔案能夠有序銜接，以便于日后進(jìn)行保管和統(tǒng)計(jì)。其次，要檢查進(jìn)館檔案的安全狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、勾畫等痕跡，需要在備考表中注明受損時(shí)間和狀態(tài)，以區(qū)別于接收進(jìn)館后在管理過程中發(fā)生受潮、損毀，或在利用過程中產(chǎn)生勾畫、標(biāo)注等，從而明晰責(zé)任。最后，要檢查檔案室做的編目著錄是否規(guī)范有效，以便為日后的檔案檢索利用提供有效工具，從而提高檔案在利用過程中的查全率、查準(zhǔn)率，使館藏檔案利用價(jià)值最大化。

二、接收前檢查工作中存在的問題

在檔案接收前檢查工作的實(shí)施過程中，由于時(shí)間因素、人員因素、技術(shù)因素、檢查內(nèi)容等各種原因，易產(chǎn)生以下幾個(gè)方面的問題，影響檔案進(jìn)館后的管理、統(tǒng)計(jì)和安全。

（一）時(shí)間和人員因素影響檢查精度

檔案館在接收檔案進(jìn)館過程中，因各立檔單位規(guī)模不同，導(dǎo)致室藏應(yīng)進(jìn)館檔案的數(shù)量也不盡相同。有些單位一次進(jìn)館的檔案數(shù)量非常大，而且，檔案館派出的接收前檢查人員有限，往往是一兩個(gè)人面對數(shù)百卷甚至數(shù)千卷的檔案檢查工作，實(shí)施難度較大。這種情況下，通常會簡化程序，只抽查部分檔案，只要賬物相符、案卷（件）數(shù)量無誤即履行接收手續(xù)。由于沒經(jīng)過逐卷（件）檢查，案卷內(nèi)如存在勾畫、損毀痕跡，不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而埋下安全隱患。這些進(jìn)館前存在的問題也很難與進(jìn)館后的產(chǎn)生的問題區(qū)別開，無法分清責(zé)任。

（二）技術(shù)因素影響檢查效率

由于檔案接收前檢查工作中需要關(guān)注的問題較多，包括進(jìn)館范圍、案卷質(zhì)量、檢索工具等若干方面，如同時(shí)檢查，容易顧此失彼；如分別檢查，各個(gè)環(huán)節(jié)之間也可能互相影響，降低工作效率，而且移交單位也難以配合。因此合理安排檢查流程和內(nèi)容，是決定接收前檢查工作完成質(zhì)量和效率的主要技術(shù)因素。例如，先對案卷質(zhì)量做了整理修改，再檢查進(jìn)館范圍時(shí)又發(fā)現(xiàn)已修改的案卷不屬于進(jìn)館范圍，則之前的整理修改就是冗余操作。又如，應(yīng)進(jìn)館檔案的檢索工具已經(jīng)檢查無誤后才發(fā)現(xiàn)短期案卷的期限判斷失誤，應(yīng)為永久或長期，需要納入進(jìn)館范圍，并要重新排列檢索工具條目，則之前的工作成為徒勞。類似問題造成檢查和整理過程中的重復(fù)工作，延誤了接收前檢查的完成進(jìn)度，也降低檔案室人員的配合度。

（三）檢查內(nèi)容不全面影響管理使用

檔案接收前檢查的重點(diǎn)不僅是檔案實(shí)體，還包括檢索工具和編研材料。對檢索工具的檢查，重點(diǎn)在于檔案室在編制檢索工具時(shí)是否收錄了檔案內(nèi)容的關(guān)鍵信息，如果檢索工具的條目不能準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，就不能滿足進(jìn)館后的檢索利用需求，存在這類問題的檢索工具需要核對檔案原件逐條補(bǔ)充修改?！度谥改稀贰督M織機(jī)構(gòu)沿革》等檔案編研材料作為進(jìn)館后對檔案全宗進(jìn)行管理的重要依據(jù)材料，務(wù)必要體例規(guī)范、內(nèi)容翔實(shí)。在檔案館管理過程中發(fā)現(xiàn)不能滿足管理工作要求的編研材料，則需要管理人員查閱檔案、補(bǔ)充修改。因此，接收前檢查要對編研材料的內(nèi)容體例做嚴(yán)格審核，以減少進(jìn)館后管理工作的負(fù)擔(dān)。

三、接收前檢查的流程及重點(diǎn)

基于上述情況，檔案接收前的檢查工作絕不僅僅是“賬物相符”的簡單清點(diǎn)過程，而是一個(gè)分步驟、有重點(diǎn)，逐級逐項(xiàng)檢查的過程。根據(jù)長期的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格有效的檔案接收前檢查工作應(yīng)該在檔案室的配合下按照以下步驟進(jìn)行，每一步驟重點(diǎn)檢查一個(gè)方面的問題。

準(zhǔn)備階段：了解館藏。接收前要充分熟悉館藏中同一全宗已進(jìn)館檔案的具體情況，包括全宗號、目錄號、檔案門類、起止時(shí)間、起止檔號、主要內(nèi)容、分類方法、檢索工具、編研材料等，注意即將接收進(jìn)館的檔案與館藏檔案的銜接端口，保證全宗的完整性和延續(xù)性。

第一步驟：數(shù)量檢查。檢查重點(diǎn)是收回外借檔案，核對檢索工具和檔案實(shí)體。按期限分別逐卷（逐件）清點(diǎn)，核對案卷級（不裝訂方式的文件級）目錄的著錄內(nèi)容與檔案實(shí)體，確保賬物相符。這是對進(jìn)館檔案的最基本要求。這一階段應(yīng)先由檔案室自查，如果發(fā)現(xiàn)可能涉及檔案安全問題，要引起高度重視，查清原因。自查無誤后再由檔案館接收部門進(jìn)行接收前檢查。

第二步驟：期限檢查。檢查重點(diǎn)是復(fù)核保管期限，糾正期限劃分錯(cuò)誤。依照與檔案同一時(shí)期的“歸檔范圍和保管期限表”復(fù)核保管期限，糾正明顯劃分有誤的保管期限，期限有爭議的檔案就高不就低。應(yīng)注意這一步驟的檢查要覆蓋不進(jìn)館的短期保存檔案，避免人為失誤將應(yīng)進(jìn)館檔案劃入短期。這一階段工作重點(diǎn)在于保證應(yīng)進(jìn)館的檔案全部被納入接收范圍。如涉及案卷號（件號）的變化，可在全部修改完畢后啟用館編卷（件）號。

第三步驟：質(zhì)量檢查。檢查重點(diǎn)是逐卷（逐件）檢查，排除安全隱患。一是發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)存在的缺損、勾畫、受潮后字跡模糊等問題，要在備考表做記錄，固定案卷現(xiàn)有問題；二是核對案卷級目錄，確保目錄著錄內(nèi)容能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，文件級目錄與文件題名相符即三要素齊全，為有效檢索路徑提供確保；三是檢查裝訂材料、整理方式等是否符合進(jìn)館后長期保存的有關(guān)要求；四是檢查檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目的填寫，尤其是盒脊，在手工調(diào)取案卷時(shí)盒脊提供主要識別特征，著錄務(wù)必準(zhǔn)確清晰。這一步需要做詳細(xì)的檢查記錄，注明卷（件）號及問題，反饋給擬接收單位的檔案人員，逐卷（件）進(jìn)行整理修改，并把修改過程記錄在《檢查整理報(bào)告》中一并移交進(jìn)館。檢查記錄應(yīng)一式兩份，檢查人員和被檢查單位檔案人員各存一份，便于在下一步驟的工作中參照。

第四步驟：復(fù)查。檢查重點(diǎn)是針對第三步檢查修改結(jié)果的復(fù)查。復(fù)查上一步檢查中所發(fā)現(xiàn)問題的修改情況，需參看檢查記錄逐項(xiàng)復(fù)核。如果有遺漏或修改后仍存在問題，需要做進(jìn)一步補(bǔ)充修改。

第五步驟：檢查編研材料等其他進(jìn)館材料。檢查重點(diǎn)一是審核《全宗指南》《組織機(jī)構(gòu)沿革》等編研材料，確保撰寫體例規(guī)范，結(jié)構(gòu)清晰，時(shí)間連貫，記錄的事實(shí)和數(shù)據(jù)等內(nèi)容源于檔案信息；二是審核《檔案分類方案》《檢查整理報(bào)告》等其他材料，確保與進(jìn)館檔案的時(shí)間和內(nèi)容相吻合，與實(shí)際情況相符。以上材料如有缺失，要根據(jù)檔案內(nèi)容補(bǔ)充。

以上檢查流程及具體內(nèi)容包括檔案實(shí)體、檢索工具、編研材料等應(yīng)進(jìn)館項(xiàng)目，全部檢查、整理、修改完畢后，可以著手辦理移交進(jìn)館手續(xù)。從檢查完畢到完成移交的時(shí)間間隔應(yīng)盡量縮短，期間應(yīng)進(jìn)館檔案應(yīng)暫時(shí)封存，原則上不外借。

綜上所述，接收進(jìn)館前檢查工作的重要性應(yīng)該被充分認(rèn)識，不能因?yàn)榻邮諘r(shí)間緊、檢查人員不足、工作流程不合理等原因簡化流程，致其不能發(fā)揮應(yīng)有作用，給檔案進(jìn)館后的管理、利用等環(huán)節(jié)埋下安全隱患，這個(gè)問題要引起足夠的重視。檔案接收前檢查工作應(yīng)該做到科學(xué)合理，規(guī)范有效，重點(diǎn)突出，把好檔案進(jìn)館的最后一道關(guān)卡，切實(shí)保障進(jìn)館檔案及其他材料的質(zhì)量，為檔案館后續(xù)的一系列管理、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用工作奠定堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉建軍，孟安生.淺談縣級單位檔案接收進(jìn)館工作中應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].北京檔案，2010（2）：19.

[2]王勤.規(guī)范檔案整理促進(jìn)檔案移交——解讀《中央檔案館文件級檔案接收質(zhì)量檢查辦法》[J].中國檔案，2016（12）：29.

[3]潘小敏.創(chuàng)新機(jī)制壓實(shí)責(zé)任優(yōu)化服務(wù)深圳市檔案館檔案接收工作側(cè)記[J].中國檔案，2020（3）：64-65.

作者單位：北京市東城區(qū)檔案館