境外投資項目“三維四層”檔案管理體系的構(gòu)建與實施

劉凱 王洋

摘要：境外檔案管理是高質(zhì)量開展境外業(yè)務(wù)和投資建設(shè)項目的一項基礎(chǔ)性工作，也是推進境外企業(yè)合法合規(guī)、降低風(fēng)險、加強內(nèi)控，維護國家利益和企業(yè)權(quán)益的根本要求。文章為加強境外檔案管理，以投資項目為例提出了“三維四層”的檔案管理體系：從“投資項目生命周期維”“檔案管理階段維”“檔案類別維”的三個維度和“組織層”“制度層”“管理層”“保障層”的四個層次，為境外企業(yè)系統(tǒng)化開展檔案工作構(gòu)建完整的管理對象，以期為境外檔案工作的規(guī)范化管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：境外投資項目 境外檔案 檔案管理 檔案管理體系

“一帶一路”倡議為中國企業(yè)“走出去”設(shè)立企業(yè)、承擔(dān)項目帶來了前所未有的機遇。隨著境外投資版圖的快速拓展及國際化經(jīng)營的迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生的檔案數(shù)量呈幾何倍數(shù)增長，檔案來源越來越復(fù)雜、內(nèi)容越來越豐富、形式種類越來越多樣，加強境外檔案管理的重要性及緊迫性日益凸顯。如何立足于境外項目檔案的差異性、特殊性，系統(tǒng)性地做好境外檔案管理，是檔案工作者面臨的新挑戰(zhàn)。本文從工作實踐的角度總結(jié)規(guī)律，以境外投資項目為例提出“三維四層”的檔案管理體系，旨在為加強境外檔案管理提供思路，為做好境外檔案工作添磚加瓦。

一、境外投資項目“三維四層”檔案管理體系構(gòu)建與實施的背景

（一）服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，保障境外投資高質(zhì)量發(fā)展的需要

構(gòu)建有效的檔案館管理體系，通過查證、參考、利用檔案信息，能有效保障境外投資項目的高質(zhì)量發(fā)展。在項目開發(fā)期、建設(shè)期和運營期，檔案為項目科學(xué)決策、履約管理、運行維護等提供可靠依據(jù)；在項目出售轉(zhuǎn)讓、股權(quán)調(diào)整、移交等資產(chǎn)處置活動中，檔案作為項目資產(chǎn)的重要組成部分，可以充分證明項目質(zhì)量的符合性、各項技術(shù)的先進性等，有效維護資本保值增值。

（二）滿足風(fēng)險內(nèi)控要求，維護境外投資合法權(quán)益的需要

境外投資面臨風(fēng)險紛繁復(fù)雜，對企業(yè)內(nèi)控、風(fēng)險、合規(guī)管理提出了較高要求。檔案能直接記錄和證明企業(yè)各項境外投資業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性，國內(nèi)及所在國的審計、檢查及資產(chǎn)監(jiān)管需要真實、完整、準(zhǔn)確的檔案作為“可追溯”“可驗證”的重要工具。同時，檔案作為原始憑證，是法律訴訟、爭端處理、權(quán)屬確認(rèn)等活動的重要憑據(jù)，可以有效維護企業(yè)權(quán)益。

（三）適應(yīng)境外檔案特點，提升境外檔案管理水平的需要

處于境外動蕩政治環(huán)境、復(fù)雜法律環(huán)境、多元文化環(huán)境、偏遠(yuǎn)地理環(huán)境的同時，境外檔案管理也面臨著制度不健全、基礎(chǔ)配套設(shè)施不全、專業(yè)人員缺乏、工作條件差等諸多不利因素。由于缺乏成熟的模式和經(jīng)驗，企業(yè)面臨著境外檔案失控導(dǎo)致資產(chǎn)損失、商業(yè)秘密外泄的風(fēng)險，境外檔案管理亟須加強。

二、境外投資項目“三維四層”檔案管理體系的構(gòu)建

筆者在總結(jié)境外投資項目檔案管理規(guī)律和特點的基礎(chǔ)上，明確境外檔案管理工作目標(biāo)和主線，從而構(gòu)建出“三維四層”的管理體系，如圖1所示。

所謂“三維”是指以“檔案管理階段”為X軸、“檔案類別”為Y軸、“投資項目生命周期”為Z軸架構(gòu)的三維坐標(biāo)?！皺n案管理階段維”分為創(chuàng)建、收集、整理、歸檔、保管、利用、處置七個階段。“檔案類別維”包括文書檔案、會計檔案、項目檔案、合同檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、特介檔案等?！巴顿Y項目生命周期維”分為項目開發(fā)、融資、建設(shè)、運營、移交五個階段。通過“三維”模型能夠直觀展示境外投資項目檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，為系統(tǒng)化開展境外檔案管理定義了完整的管理對象和框架。

所謂“四層”是指圍繞“三維”境外檔案業(yè)務(wù)框架，實施組織層、制度層、管理層、保障層的“四層”檔案管控體系。“組織層”通過頂層設(shè)計，建立“兩級平臺，三級管控”（國內(nèi)公司總部、境外項目公司兩級檔案管理平臺，實現(xiàn)國內(nèi)公司總部對總部各部門及境外項目公司、境外項目公司對其各部門及承包商、各承包商對分包商三級管控）的組織體系；“制度層”通過編制制度范本，健全“所在國優(yōu)先”的境外檔案管理制度體系；“管理層”通過實施全程管理，確保境外檔案管理“四個全覆蓋”（項目階段全覆蓋、檔案類型全覆蓋、檔案業(yè)務(wù)流程全覆蓋、項目參與方全覆蓋）；“保障層”通過采取保障措施，實現(xiàn)檔案管理體系有效落地。

通過在國內(nèi)總部、境外項目公司實施檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，將“三維四層”管理體系的管理內(nèi)容、主要流程嵌入到信息系統(tǒng)，促進境外項目檔案實現(xiàn)規(guī)范、高效的管理。

三、境外投資項目“三維四層”檔案管理體系的實施

（一）堅持目標(biāo)引領(lǐng)，明確境外檔案管理“五化建設(shè)”主線

圍繞企業(yè)戰(zhàn)略方針，明確境外檔案工作目標(biāo)，即建立境外檔案全宗，確保各類境外檔案收集齊全、系統(tǒng)有效、安全保管、開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的集成和共享，為企業(yè)境外投資和生產(chǎn)運營提供系統(tǒng)有效的檔案信息服務(wù)。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)明確境外檔案管理工作主線，做到持續(xù)探索境外檔案管理規(guī)律，推進“五化建設(shè)”，即管理制度化、業(yè)務(wù)流程化、工作標(biāo)準(zhǔn)化、管理信息化、價值最大化。

（二）做好頂層設(shè)計，建立“兩級平臺，三級管控”的組織體系

應(yīng)建立起“兩級平臺，三級管控”的境外檔案管理組織體系，如圖2所示。在國內(nèi)公司總部、境外項目公司兩個層面，搭建兩級檔案管理工作平臺，形成三級管控體系。在公司總部成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，制定實施境外檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立管理體制和工作制度，組織境外檔案檢查、指導(dǎo)、考核、培訓(xùn)和驗收等活動。境外項目公司以投資方為引領(lǐng)，組織成立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)建立健全本單位檔案管理體制和工作機制，做好境外檔案的收集、保管、統(tǒng)計、利用及鑒定處置等工作。此外，投資方應(yīng)要求主要承包商建立對其國內(nèi)外分包商檔案管理的管控體系，以落實其檔案管理要求。

（三）編制制度范本，健全“所在國優(yōu)先”境外檔案管理制度體系

為推進境外項目公司盡快建立健全檔案管理制度體系，國內(nèi)總部在制定總部境外檔案管理制度體系的同時，應(yīng)組織編制一套境外項目公司檔案管理制度范本。境外項目公司在“所在國優(yōu)先”的原則下，在制度范本的基礎(chǔ)上適應(yīng)性地修訂，快速建立項目公司檔案管理制度體系，使各類型境外檔案的形成、收集、整編、利用等工作都有章可循。

（四）實施全程管理，確保境外檔案管理“四個全覆蓋”

將檔案工作納入項目全生命周期管理，以實現(xiàn)“項目階段全覆蓋、檔案類型全覆蓋、檔案業(yè)務(wù)流程全覆蓋、項目參與方全覆蓋”。

1.以檔案專項驗收為導(dǎo)向，加強境外項目檔案管控。如圖3所示，實施以檔案專項驗收為導(dǎo)向的境外項目檔案管理，堅持“事先介入、事中控制、事后驗收”，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

（1）事先介入。一是在法律環(huán)境盡職調(diào)查中關(guān)注東道國是否有檔案管理相關(guān)法律條款，加強對法律風(fēng)險的防范。二是檔案人員參與合同審查，重點審查檔案章節(jié)和條款，保證檔案條款的完整性、適用性。同時，在合同中將檔案管理納入履約考核，作為合同款支付的前置條件。

（2）事中控制。公司總部實施“三個納入”：納入對境外項目公司的年度經(jīng)營業(yè)績考核及對總部各部門的年度考核，與獎勵系數(shù)掛鉤；納入對境外項目公司的檢查、審計事項，檢查重點檔案的歸檔情況；納入公司評優(yōu)獎勵體系。境外項目公司實施“六項措施”：召開檔案工作專項會議，部署重點任務(wù)；制定檔案工作計劃，落實管理責(zé)任；依托檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立定期協(xié)調(diào)會議機制；定期開展專項檢查，實施閉環(huán)管理；開展檔案管理考核；組織有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（3）事后驗收。將檔案專項驗收作為境外投資項目竣工驗收的前置條件，通過檔案專項驗收鞏固“事先介入、事中控制”的實施效果。

2.緊抓關(guān)鍵節(jié)點交接，保證無縫銜接。針對境外投資項目周期長、國內(nèi)外參與方多、檔案來源和內(nèi)容廣泛、檔案運動路徑復(fù)雜等情況，將控制關(guān)鍵節(jié)點交接作為落實境外檔案全程管理的切入點和突破口，設(shè)置投資階段向建設(shè)階段交接、建設(shè)階段向運營階段交接、運營階段向東道國政府或收購方交接、參建單位向項目公司交接、運維單位向項目公司交接、項目公司業(yè)務(wù)部門向檔案部門交接等六個關(guān)鍵節(jié)點。

3.制定管控關(guān)鍵要素，落實清單式管理。制定“三大類、十二項”境外投資項目檔案管理關(guān)鍵要素，緊抓“要素管控”，指導(dǎo)境外檔案全過程管理，如圖4所示。

（五）采取保障措施，實現(xiàn)境外檔案管理體系有效落地

1.堅持人員培養(yǎng)，加強隊伍建設(shè)。加強總部檔案人員配置，境外項目檔案管理專職人員優(yōu)先選擇具有檔案專業(yè)背景或具備豐富經(jīng)驗、認(rèn)同企業(yè)價值觀、忠誠可靠的人員；兼職人員要以檔案工作為主要工作內(nèi)容，同時綜合考慮其他工作需求進行選聘。應(yīng)為境外檔案人員參加繼續(xù)教育、職稱評定創(chuàng)造條件，鼓勵檔案人員參與所在國檔案工作者學(xué)、協(xié)會組織。

2.堅持經(jīng)費投入，提供物質(zhì)保障。將檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費列入年度經(jīng)費預(yù)算。根據(jù)項目實際建立檔案庫房，配置設(shè)備設(shè)施及檔案裝具，確保檔案安全保管。

3.堅持培訓(xùn)宣傳，強化全員意識。在員工入職或外派前，將境外檔案管理的相關(guān)要求納入培訓(xùn)內(nèi)容，提升境外業(yè)務(wù)人員的檔案意識和技能。組織開展多種形式的檔案宣傳工作，提升領(lǐng)導(dǎo)層、業(yè)務(wù)人員的檔案證據(jù)、資產(chǎn)和風(fēng)險意識。

4.堅持復(fù)盤創(chuàng)新，實現(xiàn)螺旋上升。對重點項目、工作節(jié)點進行復(fù)盤，找出境外檔案管理的亮點及不足，分析問題及其產(chǎn)生原因，及時總結(jié)經(jīng)驗并改進應(yīng)用。

（六）建設(shè)信息系統(tǒng)，提升境外檔案管理信息化水平

積極應(yīng)對信息技術(shù)廣泛應(yīng)用給境外檔案管理帶來的機遇。在項目管理信息化系統(tǒng)（PRP）中開發(fā)文檔管理模塊，實現(xiàn)文件的分類、上傳、版本控制、查詢及歸檔管理。推進境外項目開發(fā)部署檔案管理信息系統(tǒng)并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，適當(dāng)簡化系統(tǒng)功能，簡化系統(tǒng)操作，增強系統(tǒng)兼容性及備份，實現(xiàn)資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，確保境外檔案信息資源的有效利用。

*本文系國家檔案局2019年科技項目“‘一帶一路倡議下中央企業(yè)境外檔案管理研究”（批準(zhǔn)號：2019-R-15）成果之一。

參考文獻：

[1]陳慧，羅慧玉，王曉曉，等.境外工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范探究[J].北京檔案，2020（9）：10-14.

[2]王強，唐振華.關(guān)于境外檔案工作“以人為主”管理策略的思考：以中國石油境外檔案工作現(xiàn)實為例[J].北京檔案，2012（1）：17-18.

[3]蔡盈芳.《企業(yè)境外檔案管理辦法》內(nèi)容要點[J].中國檔案，2019（2）：30-31.

作者單位：1.中國電建集團海外投資有限公司2.中國電力建設(shè)集團有限公司