運(yùn)用PDCA規(guī)范醫(yī)院職代會(huì)提案管理質(zhì)量

霍雷，徐霞，湯志彬，朱東方，付傳恒，張歡歡

1.河南大學(xué)淮河醫(yī)院工會(huì)，河南開封 475000；2.河南大學(xué)淮河醫(yī)院護(hù)理部，河南開封 475000

醫(yī)院職代會(huì)是增進(jìn)醫(yī)院工作科學(xué)化、民主化的重要途徑[1-2]。職代會(huì)提案工作是推進(jìn)職代會(huì)工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化的有效方法，對(duì)醫(yī)院民主管理、民主參與和民主監(jiān)督起著重要作用[3-7]。職代會(huì)提案工作涉及醫(yī)院諸多方面如醫(yī)、護(hù)、后勤保障及科學(xué)管理等，有建設(shè)性、創(chuàng)新性、可操作性的提案對(duì)提高醫(yī)院工作能力、效率、科學(xué)決策水平和管理水平具有重要意義。提案的辦理與落實(shí)不僅調(diào)動(dòng)職工的積極性，也是落實(shí)民主管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。大量研究表明[8-11]，國(guó)內(nèi)職代會(huì)尤其是醫(yī)院職代會(huì)提案，在管理工作上沒有統(tǒng)一規(guī)范，存在問題涉及提案人的提案質(zhì)量、提案內(nèi)容描述不準(zhǔn)確、提案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作不力、提案辦理落實(shí)不到位等。而PDCA循環(huán)理論[12]是一種標(biāo)準(zhǔn)程序化的工作方式和全面有效的質(zhì)量管理方案。目前PDCA質(zhì)量管理工具改進(jìn)職代會(huì)提案方面鮮有報(bào)道，因此2017年3月—2019年3月該院征集的263份提案運(yùn)用PDCA分析現(xiàn)狀和不足，提出改進(jìn)方法，通過加強(qiáng)質(zhì)量控制，建立科學(xué)、規(guī)范、可操作的提案工作質(zhì)量管理體系，從而提高醫(yī)院提案工作的質(zhì)量。

1 該院職代會(huì)提案工作的現(xiàn)狀

該院共征集提案263份，其中無效提案33份，有效提案230份，有效率87.45%。230份有效提案中涉及到醫(yī)院管理、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、后勤服務(wù)、職工福利等內(nèi)容。提案表分為楣欄、提案內(nèi)容、工作委員會(huì)意見、主管院領(lǐng)導(dǎo)意見、提案實(shí)施情況及結(jié)果以及實(shí)施結(jié)果反饋六部分。見表1。

表1 職代會(huì)提案表規(guī)范填寫情況（n=230）

針對(duì)230份提案，運(yùn)用魚骨圖分析，存在問題有：（1）提案質(zhì)量和征集方面：①職工代表自身管理素質(zhì)和能力有限，自身參政議政能力不足，全局觀念不強(qiáng)，對(duì)提案知識(shí)了解不多，缺乏議政的基本知識(shí)，有的管理意識(shí)薄弱，缺乏“主人翁”精神，不能從醫(yī)院的大局和廣大員工的愿望著眼，關(guān)注自身私利的多，內(nèi)容不切實(shí)際，可行性差，影響提案的質(zhì)量；②提案征集不力，上報(bào)不及時(shí)、不規(guī)范，提案數(shù)量少，重復(fù)提案較多；③提案表填寫不規(guī)范，提案填寫內(nèi)容不全面，有的只有案名、案由，沒有提出解決問題的合理化建議；有的一表多案，沒有做到一事一議；有的缺乏深度調(diào)查，內(nèi)容籠統(tǒng)；有的提案缺乏代表性，只是個(gè)別部門的事情；有的超出職權(quán)范圍。（2）提案辦理重視不夠，部分承辦部門工作不力，缺乏工作的主動(dòng)性，處理提案不積極，不主動(dòng)，進(jìn)度較遲緩；雖然提案工作委員會(huì)組織架構(gòu)健全，但其應(yīng)發(fā)揮的作用顯得不足；提案落實(shí)反饋路徑雖然明確，但跟蹤督辦的力度不夠；提案辦結(jié)不透明，落實(shí)不及時(shí)、不到位、不反饋的情況依然存在等。

產(chǎn)生問題的主要原因有：①部分代表素質(zhì)不高，辦事能力不強(qiáng)，對(duì)提案工作重視程度不夠，不能進(jìn)行深入調(diào)查研究，反映問題片面性，缺乏整體觀念。②對(duì)職工代表缺乏有效培訓(xùn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)能力不足，造成提案撰寫不規(guī)范，工作人員不能準(zhǔn)確表達(dá)其真實(shí)愿望。③個(gè)別承辦單位對(duì)提案重視不夠，認(rèn)為提案中反映的問題是職工在找麻煩，辦理過程缺乏主動(dòng)性，進(jìn)度遲緩。④提案缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理機(jī)制，隨意性較大，沒有切實(shí)可行的管理方法。⑤工會(huì)屬于非職能部門，只有監(jiān)督權(quán)，無決策權(quán)，缺少有效的監(jiān)督手段[13]。針對(duì)上述問題和原因，我們將PDCA管理運(yùn)用于提案管理工作中，取得了一定的成效。

2 PDCA在醫(yī)院職代會(huì)提案工作中的實(shí)踐

2.1 P（計(jì)劃）階段

通過收集資料，進(jìn)行現(xiàn)狀把握，深入分析該院職代會(huì)提案工作存在的現(xiàn)狀和不足，明確應(yīng)當(dāng)把握的提案工作的“關(guān)鍵環(huán)節(jié)”，并根據(jù)工作實(shí)際，提出強(qiáng)化醫(yī)院職代會(huì)提案工作的具體改進(jìn)措施及改進(jìn)計(jì)劃。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況提出相應(yīng)的工作目標(biāo)。（1）建立由職工代表、職能科室和院領(lǐng)導(dǎo)組成的提案工作委員會(huì)，由醫(yī)院工會(huì)提名產(chǎn)生提案工作委員會(huì)委員，經(jīng)職工代表大會(huì)審議通過，負(fù)責(zé)醫(yī)院工會(huì)委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的職工代表大會(huì)提案工作，同時(shí)制定修訂提案工作委員會(huì)工作職責(zé)和工會(huì)職代會(huì)提案工作實(shí)施辦法。（2）強(qiáng)化醫(yī)院管理，加強(qiáng)對(duì)職工代表的“業(yè)務(wù)”培訓(xùn)：①對(duì)新任職工代表進(jìn)行崗位、基礎(chǔ)知識(shí)和專題培訓(xùn)。②對(duì)職工代表進(jìn)行民主管理法律法規(guī)、方針政策和形勢(shì)任務(wù)的教育培訓(xùn)。③對(duì)提案承辦單位具體辦理人進(jìn)行培訓(xùn)。通過培訓(xùn)讓每一位職工代表掌握提案的要求，明確提案是什么，如何開展調(diào)查研究，并認(rèn)識(shí)和把握醫(yī)院在發(fā)展中出現(xiàn)的新情況、新問題，提出有價(jià)值的提案，切實(shí)提高代表的提案工作能力；通過培訓(xùn)讓代表們明確職代會(huì)提案工作是醫(yī)院職工代表行使民主決策、民主管理、民主監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)，它是廣大職工參與醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的具體表現(xiàn)，也是廣泛調(diào)動(dòng)職工積極性和創(chuàng)造性的重要途徑，是喚起主人翁意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要手段；通過培訓(xùn)辦理人，轉(zhuǎn)變其不要用生硬的、居高臨下的態(tài)度和語言對(duì)待職工代表，對(duì)不能解決的問題用發(fā)自內(nèi)心的真誠(chéng)話語予以說明。最后工會(huì)作為職代會(huì)的工作機(jī)構(gòu)，召開職代會(huì)之前，從提案工作的意義、提案的基本要求等方面積極做好宣傳動(dòng)員工作。在征集提案前，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際設(shè)計(jì)出統(tǒng)一的提案表，制訂切實(shí)可行的計(jì)劃，對(duì)提案征集內(nèi)容、書寫要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等提出具體要求，并以文本形式下發(fā)到各分工會(huì)，使職代會(huì)提案征集工作做到有章可循。

2.2 D（執(zhí)行）階段

D階段是PDCA循環(huán)的主要環(huán)節(jié)。在P階段工作擬定后，優(yōu)化工會(huì)工作委員會(huì)的組織結(jié)構(gòu)，工會(huì)將嚴(yán)格按照既定計(jì)劃，將工作責(zé)任分解落實(shí)到各分工會(huì)及工會(huì)小組，明確各自的職責(zé)和工作范圍，層層分解任務(wù)，落實(shí)到人。

（1）全院下發(fā)征集提案的通知，紙質(zhì)提案表發(fā)給每一位職工代表，并通過微信工作群下發(fā)電子版，要求職工代表履行職責(zé)，及時(shí)深入到臨床，了解該選區(qū)職工的真實(shí)想法，開展實(shí)地調(diào)查研究，撰寫高質(zhì)量的提案。

（2）規(guī)范提案內(nèi)容，嚴(yán)格把關(guān)提高提案質(zhì)量。嚴(yán)格一事一表，提案要有針對(duì)性、可行性，反應(yīng)真實(shí)情況。①各分工會(huì)主席和分會(huì)秘書把關(guān)，征集到的提案進(jìn)行預(yù)審，認(rèn)真審核書寫格式和內(nèi)容質(zhì)量，分析提案是否能立案，對(duì)未按規(guī)定要求書寫的提案退回提案代表，講解書寫要求，修改后再次上交。②院工會(huì)辦公室工作人員也要認(rèn)真把關(guān)，對(duì)交上的每一份提案認(rèn)真檢查、分類、整理、編號(hào)、登記。③提案工作委員會(huì)把關(guān)，及時(shí)召開提案工作委員會(huì)會(huì)議，逐件整理、討論，按照提案的內(nèi)容進(jìn)行分類，最后對(duì)所有提案提出立案、不予立案或合并立案等意見。通過嚴(yán)格把關(guān)使提案既要體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的主要關(guān)切點(diǎn)，又要有利于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)，既要體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員參政議政的積極性，又要維護(hù)醫(yī)院的穩(wěn)定。

（3）加強(qiáng)醫(yī)院黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提案工作的重視，在醫(yī)院黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，召開專題會(huì)，將提案移交至承辦單位解決，要求承辦單位受理后，以高度的責(zé)任心在規(guī)定時(shí)間內(nèi)認(rèn)真辦理。對(duì)不能解決的提案，承辦單位或工會(huì)工作人員及時(shí)與提案人進(jìn)行面對(duì)面溝通或打電話聯(lián)系，解釋清楚，達(dá)到滿意效果。

2.3 C（檢查）階段

統(tǒng)計(jì)分析2020年提案，工會(huì)及時(shí)督導(dǎo)檢查提案的執(zhí)行情況，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出有效的改進(jìn)措施，提高提案工作的質(zhì)量。對(duì)有條件解決的問題，及時(shí)解決；沒有條件不能立即解決的問題要制定計(jì)劃和時(shí)間表，為解決問題創(chuàng)造條件；不能解決的問題,要按照實(shí)事求是的原則給出合理的解釋。工會(huì)作為監(jiān)督部門，定期組織職工代表對(duì)提案的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并監(jiān)督督促執(zhí)行[14]。為了跟蹤和落實(shí)提案的進(jìn)展，承辦單位要加強(qiáng)與提案人的協(xié)調(diào)和溝通。以便提案人可及時(shí)了解提案的落實(shí)情況，并感受到承辦單位對(duì)提案的關(guān)注。這是提案工作質(zhì)量控制過程的基礎(chǔ)。

2.4 A（處置）階段

該階段，工會(huì)將提案結(jié)果及時(shí)反饋給提案人，并根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行滿意度評(píng)估、征求意見、分析，對(duì)有效的措施和方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步推廣應(yīng)用；對(duì)存在的問題重新制定整改措施，制訂新的標(biāo)準(zhǔn)，從而指導(dǎo)新一輪提案工作。

3 結(jié)果

2020年征集提案115份，經(jīng)審核均為有效提案，有效率100.00%，115份提案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。見表2。

表2 職代會(huì)提案表規(guī)范填寫情況（n=115）

經(jīng)PDCA循環(huán)管理干預(yù)后，該院職代會(huì)提案表的質(zhì)量有明顯改善，其中提案表中楣欄、提案內(nèi)容、工作委員會(huì)意見、主管院領(lǐng)導(dǎo)意見、提案實(shí)施情況、實(shí)施結(jié)果反饋的完整率分別由干預(yù)前的94.35%、76.52%、48.70%、47.83%、97.83%和82.61%增加至干預(yù)后的99.13%、100.00%、100.00%、100.00%、98.26%和91.30%；干預(yù)后提案的有效率從87.45%提升到100.00%，并且提案的內(nèi)容從醫(yī)院大局和廣大職工的意愿來看，具有建設(shè)性和可操作性，有利于提高醫(yī)院各科室的工作水平和效率，對(duì)提高醫(yī)院的科學(xué)決策水平和管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

通過PDCA循環(huán)管理，規(guī)范了該院職代會(huì)提案表，重新修訂完善了該院工會(huì)職代會(huì)提案工作實(shí)施辦法；制定了職代會(huì)提案流程，建立了該院職代會(huì)提案質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

4 討論

提案的目的是解決員工在工作中遇到的問題，提高他們的工作積極性。提案的落實(shí)是體現(xiàn)醫(yī)院民主決策的表現(xiàn)。將PDCA理論引入提案管理工作，采用計(jì)劃-行動(dòng)-檢查-處置循環(huán)模式對(duì)提案工作進(jìn)行管理，深入分析醫(yī)院職代會(huì)提案工作存在的現(xiàn)狀和不足，明確了應(yīng)當(dāng)把握的提案工作“關(guān)鍵環(huán)節(jié)”，并根據(jù)工作實(shí)際，提出了強(qiáng)化醫(yī)院職代會(huì)提案工作的具體改進(jìn)措施。將PDCA循環(huán)應(yīng)用到提案質(zhì)量管理的全過程中，提升了醫(yī)院職代會(huì)提案質(zhì)量，準(zhǔn)確把握立案尺度，強(qiáng)化提案落實(shí)，提高了醫(yī)院職代會(huì)提案工作的效率和效益；建立科學(xué)、規(guī)范、可操作的提案工作質(zhì)量管理體系，提高醫(yī)院提案工作質(zhì)量，對(duì)于提高職代會(huì)的威望，增強(qiáng)醫(yī)院凝聚力有著非同尋常的意義。所以，如何規(guī)范提案工作，提高提案質(zhì)量，應(yīng)是工會(huì)管理者關(guān)注的重點(diǎn)。