基層供電企業(yè)辦公室管理精益化研究

楊秋

摘 要：在新的時代與背景下，基層供電企業(yè)也需要對辦公室管理工作，進(jìn)行創(chuàng)新與改革，才能保障辦公室工作的實效性、精準(zhǔn)性，滿足各項工作的實際需求。因此在今后的工作中，就需要將精益化理念，貫穿落實到辦公室管理中，且從工作環(huán)境、方式、制度、人員等方面，進(jìn)行完善與優(yōu)化，從而提高辦公室工作質(zhì)量與水平，為基層供電企業(yè)帶來更多的價值與效益。

關(guān)鍵詞：基層;供電企業(yè);辦公室;管理;精益化

引言

現(xiàn)階段，很多基層供電企業(yè)的辦公室管理工作，都存在著一些問題。如方法缺乏創(chuàng)新、能力有待提升、管理不夠規(guī)范等，導(dǎo)致工作效率低下，阻礙了基層供電企業(yè)的良性持續(xù)發(fā)展。因此就要針對問題的根源，展開具體探討與分析，然后提出切實可行的解決措施，發(fā)揮辦公室部門的價值。

1、基層供電企業(yè)辦公室管理存在的問題

1.1方法缺乏創(chuàng)新

在激烈的市場競爭下，基層供電企業(yè)的辦公室工作方法，將直接影響著供電企業(yè)的競爭實力，以及能否獲得良性持續(xù)發(fā)展。然而現(xiàn)階段，卻存在著工作方法陳舊的問題，為后續(xù)工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。其一，很多基層供電企業(yè)，在辦公室管理中，仍舊沿用傳統(tǒng)的模式方法，與時代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。既無法精準(zhǔn)、及時獲取企業(yè)內(nèi)外部信息資料，又無法高效參與到企業(yè)的決策發(fā)展中，導(dǎo)致大量資源的浪費(fèi)。其二，缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致工作效率低下。比如資料信息的收集，仍舊以人為方式進(jìn)行收集;在資料信息的整理與保存中，仍舊使用傳統(tǒng)的平臺方式，以紙質(zhì)方式保存，無法為會議、決策等工作，提供有力的參考依據(jù)。

1.2能力有待提升

能力有待提升，是指基層供電企業(yè)辦公室工作人員的能力較低，還需要不斷提升，才能滿足實際工作的需求。其一，在辦公室工作人員招聘中，過于注重專業(yè)技能、工作經(jīng)驗的考核，忽視了心理素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)的考核。導(dǎo)致很多工作人員在復(fù)雜、繁瑣以及突發(fā)性任務(wù)時，無法及時、高效解決，影響工作效率[1]。其二，基層供電企業(yè)，為辦公室工作人員提供的培訓(xùn)深造機(jī)會較少，且形式單一。如過于注重企業(yè)內(nèi)部的理論學(xué)習(xí)，忽視外出實踐技能培訓(xùn);重視業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，忽視心理素質(zhì)、團(tuán)隊合作、創(chuàng)新能力的培訓(xùn)等。

1.3管理不夠規(guī)范

基層供電企業(yè)，是為基層客戶群體提供服務(wù)的單位，是保障電力資源優(yōu)化配置、平穩(wěn)供應(yīng)的關(guān)鍵。要想提高服務(wù)與工作質(zhì)量，就需要做好辦公室管理工作，從而保障各個部門的相互協(xié)調(diào)，各項工作的有序開展。然而在實際管理中，還存在著管理不夠規(guī)范的問題。其一，很多基層供電企業(yè)，對于辦公室管理工作不夠重視，缺乏管理制度的優(yōu)化與完善[2]。比如管理制度滯后、片面，缺乏剛性約束力，導(dǎo)致整個管理工作流于形式與表面。其二，基層供電企業(yè)雖然認(rèn)識到管理制度的缺失，但是投入的資金、人員較少，很難加快管理制度體系的建設(shè)。導(dǎo)致辦公室部門獨(dú)立存在，與其他部門的互動聯(lián)系較少，無法實現(xiàn)信息的交流與共享，影響管理工作的效率與質(zhì)量。

2、基層供電企業(yè)辦公室管理精益化措施

2.1創(chuàng)新工作方法

辦公室管理工作的精益化，需要先通過工作方法的創(chuàng)新，然后保障各項工作的有序開展。第一，基層供電企業(yè)的管理層，要與辦公室人員，保持密切的互動交流。且及時了解其想法，滿足其需求，給予其幫助，建立和諧的上下級管理，營造良好的工作氛圍。第二，鼓勵全體辦公室工作人員，積極借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的、先進(jìn)的管理模式，然后結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實際情況，進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。還可以與企業(yè)部門人員，相互交流與探討優(yōu)秀的工作方法，保障精益化管理的有效落實。第三，基層供電企業(yè)，還要加大各項投入力度，實現(xiàn)內(nèi)部各項工作的信息化、數(shù)字化，從而突破各部門之間的壁壘，加強(qiáng)基層群眾與工作人員的互動。比如搭建信息化工作平臺，及時、全面、精準(zhǔn)收集相應(yīng)的資料信息，然后進(jìn)行整理、分析、保存，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策、會議等，提供堅實可靠的參考依據(jù)。此外，還要定期進(jìn)行軟件的升級殺毒，硬件的檢修維護(hù)，從而保障信息化工作平臺的高效平穩(wěn)運(yùn)行，加強(qiáng)辦公室與各部門之間的密切互動。

2.2提升人員能力

在基層供電企業(yè)辦公室管理精益化背景下，還需要不斷提升人員的工作能力，從而提高工作效率與水平。第一，基層供電企業(yè)要為全體辦公室工作人員，提供多元的培訓(xùn)深造方式。如內(nèi)部研討、外出培訓(xùn)、線下交流、線上學(xué)習(xí)等，要求全體工作人員根據(jù)自身的需求，自主選擇學(xué)習(xí)時間、內(nèi)容、方式，從而不斷提高自身的綜合能力。第二，通過學(xué)習(xí)型團(tuán)隊的建設(shè)，實現(xiàn)精益化理念的融入。在學(xué)習(xí)型團(tuán)隊的組建中，需要由辦公室負(fù)責(zé)人帶頭，調(diào)動辦公室其他工作人員的主動參與。然后選拔經(jīng)驗豐富、資質(zhì)高強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)人員，擔(dān)任團(tuán)隊的小組長，進(jìn)行學(xué)習(xí)計劃、目標(biāo)、方式的制定。并且定期開展各種學(xué)習(xí)交流活動，鼓勵小組成員密切溝通、踴躍交流，提出工作的疑難問題，發(fā)表自身的看法觀點，分享自身的經(jīng)驗方法，提高全體工作人員的工作能力。第三，基層供電企業(yè)還要搭建線上學(xué)習(xí)平臺，每月、每季度開展線上辦公室管理交流活動，鼓勵全體成員大膽發(fā)言，提出自身的建議。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，要給予相應(yīng)的獎勵與表揚(yáng)。

2.3完善管理制度

通過完善管理制度，不僅可以有效規(guī)范與約束辦公室工作人員，而且可以突破部門的壁壘，保障各項工作的協(xié)調(diào)性。第一，基層供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層，要認(rèn)識到辦公室工作的重要性。并且積極將精益化管理方式，貫穿落實到整個辦公室工作中，保障實際工作的高效性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，可以借助會議、官網(wǎng)、宣傳欄等方式，進(jìn)行精益化管理重要性的宣傳，及時轉(zhuǎn)變?nèi)w人員的思想觀念，引起其高度重視，主動協(xié)調(diào)并參與到辦公室工作中[3]。第二，基層供電企業(yè)，還要基于現(xiàn)階段的辦公室管理制度，進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善。如基于企業(yè)實際情況，市場發(fā)展動態(tài)，找出管理制度中的問題，然后借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗與方法，進(jìn)行完善與調(diào)整。在管理制度完善后，還要加大基層工作人員的培訓(xùn)，要求全體人員明確、熟知各項制度規(guī)范，且嚴(yán)格遵循與落實。第三，通過崗位責(zé)任制的建立，要求每一位工作人員明確自身職責(zé)，清楚自身使命，做好自身本職工作。且主動與其他部門人員，保持密切的協(xié)調(diào)溝通，實現(xiàn)信息內(nèi)容、文件資料的及時收集、精準(zhǔn)分析、實時傳遞等。第四，通過績效考核制度的建立，將辦公室工作人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)、信息化操作能力等，都納入到考核標(biāo)準(zhǔn)中，引起全體工作人員的高度重視。

3、結(jié)語

綜上所述，基層供電企業(yè)辦公室管理的精益化，是提高供電企業(yè)競爭實力的關(guān)鍵舉措，更是加快供電企業(yè)高速發(fā)展的有效途徑。因此在今后的實際工作中，就需要通過創(chuàng)新工作方法、提升人員能力、完善管理制度三個方面，實現(xiàn)辦公室管理的精益化、高效化、規(guī)范化，提高實際工作水平與效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]范智.基層供電企業(yè)辦公室管理精益化分析[J].企業(yè)改革與管理，2020 （24）：37.

[2]郭林勝.基層供電企業(yè)辦公室管理精益化的實現(xiàn)[J].科學(xué)與財富，2020（9）：636-636.

[3]趙程鵬.探討基層供電企業(yè)辦公室管理精益化的實現(xiàn)[J].中國管理信息化，2020，16（2）：62-63.