楊秋
摘 要:在新的時代與背景下,基層供電企業(yè)也需要對辦公室管理工作,進(jìn)行創(chuàng)新與改革,才能保障辦公室工作的實效性、精準(zhǔn)性,滿足各項工作的實際需求。因此在今后的工作中,就需要將精益化理念,貫穿落實到辦公室管理中,且從工作環(huán)境、方式、制度、人員等方面,進(jìn)行完善與優(yōu)化,從而提高辦公室工作質(zhì)量與水平,為基層供電企業(yè)帶來更多的價值與效益。
關(guān)鍵詞:基層;供電企業(yè);辦公室;管理;精益化
引言
現(xiàn)階段,很多基層供電企業(yè)的辦公室管理工作,都存在著一些問題。如方法缺乏創(chuàng)新、能力有待提升、管理不夠規(guī)范等,導(dǎo)致工作效率低下,阻礙了基層供電企業(yè)的良性持續(xù)發(fā)展。因此就要針對問題的根源,展開具體探討與分析,然后提出切實可行的解決措施,發(fā)揮辦公室部門的價值。
1、基層供電企業(yè)辦公室管理存在的問題
1.1方法缺乏創(chuàng)新
在激烈的市場競爭下,基層供電企業(yè)的辦公室工作方法,將直接影響著供電企業(yè)的競爭實力,以及能否獲得良性持續(xù)發(fā)展。然而現(xiàn)階段,卻存在著工作方法陳舊的問題,為后續(xù)工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。其一,很多基層供電企業(yè),在辦公室管理中,仍舊沿用傳統(tǒng)的模式方法,與時代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。既無法精準(zhǔn)、及時獲取企業(yè)內(nèi)外部信息資料,又無法高效參與到企業(yè)的決策發(fā)展中,導(dǎo)致大量資源的浪費。其二,缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用,導(dǎo)致工作效率低下。比如資料信息的收集,仍舊以人為方式進(jìn)行收集;在資料信息的整理與保存中,仍舊使用傳統(tǒng)的平臺方式,以紙質(zhì)方式保存,無法為會議、決策等工作,提供有力的參考依據(jù)。
1.2能力有待提升
能力有待提升,是指基層供電企業(yè)辦公室工作人員的能力較低,還需要不斷提升,才能滿足實際工作的需求。其一,在辦公室工作人員招聘中,過于注重專業(yè)技能、工作經(jīng)驗的考核,忽視了心理素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)的考核。導(dǎo)致很多工作人員在復(fù)雜、繁瑣以及突發(fā)性任務(wù)時,無法及時、高效解決,影響工作效率[1]。其二,基層供電企業(yè),為辦公室工作人員提供的培訓(xùn)深造機會較少,且形式單一。如過于注重企業(yè)內(nèi)部的理論學(xué)習(xí),忽視外出實踐技能培訓(xùn);重視業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),忽視心理素質(zhì)、團(tuán)隊合作、創(chuàng)新能力的培訓(xùn)等。
1.3管理不夠規(guī)范
基層供電企業(yè),是為基層客戶群體提供服務(wù)的單位,是保障電力資源優(yōu)化配置、平穩(wěn)供應(yīng)的關(guān)鍵。要想提高服務(wù)與工作質(zhì)量,就需要做好辦公室管理工作,從而保障各個部門的相互協(xié)調(diào),各項工作的有序開展。然而在實際管理中,還存在著管理不夠規(guī)范的問題。其一,很多基層供電企業(yè),對于辦公室管理工作不夠重視,缺乏管理制度的優(yōu)化與完善[2]。比如管理制度滯后、片面,缺乏剛性約束力,導(dǎo)致整個管理工作流于形式與表面。其二,基層供電企業(yè)雖然認(rèn)識到管理制度的缺失,但是投入的資金、人員較少,很難加快管理制度體系的建設(shè)。導(dǎo)致辦公室部門獨立存在,與其他部門的互動聯(lián)系較少,無法實現(xiàn)信息的交流與共享,影響管理工作的效率與質(zhì)量。
2、基層供電企業(yè)辦公室管理精益化措施
2.1創(chuàng)新工作方法
辦公室管理工作的精益化,需要先通過工作方法的創(chuàng)新,然后保障各項工作的有序開展。第一,基層供電企業(yè)的管理層,要與辦公室人員,保持密切的互動交流。且及時了解其想法,滿足其需求,給予其幫助,建立和諧的上下級管理,營造良好的工作氛圍。第二,鼓勵全體辦公室工作人員,積極借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的、先進(jìn)的管理模式,然后結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實際情況,進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。還可以與企業(yè)部門人員,相互交流與探討優(yōu)秀的工作方法,保障精益化管理的有效落實。第三,基層供電企業(yè),還要加大各項投入力度,實現(xiàn)內(nèi)部各項工作的信息化、數(shù)字化,從而突破各部門之間的壁壘,加強基層群眾與工作人員的互動。比如搭建信息化工作平臺,及時、全面、精準(zhǔn)收集相應(yīng)的資料信息,然后進(jìn)行整理、分析、保存,從而為領(lǐng)導(dǎo)決策、會議等,提供堅實可靠的參考依據(jù)。此外,還要定期進(jìn)行軟件的升級殺毒,硬件的檢修維護(hù),從而保障信息化工作平臺的高效平穩(wěn)運行,加強辦公室與各部門之間的密切互動。
2.2提升人員能力
在基層供電企業(yè)辦公室管理精益化背景下,還需要不斷提升人員的工作能力,從而提高工作效率與水平。第一,基層供電企業(yè)要為全體辦公室工作人員,提供多元的培訓(xùn)深造方式。如內(nèi)部研討、外出培訓(xùn)、線下交流、線上學(xué)習(xí)等,要求全體工作人員根據(jù)自身的需求,自主選擇學(xué)習(xí)時間、內(nèi)容、方式,從而不斷提高自身的綜合能力。第二,通過學(xué)習(xí)型團(tuán)隊的建設(shè),實現(xiàn)精益化理念的融入。在學(xué)習(xí)型團(tuán)隊的組建中,需要由辦公室負(fù)責(zé)人帶頭,調(diào)動辦公室其他工作人員的主動參與。然后選拔經(jīng)驗豐富、資質(zhì)高強的優(yōu)質(zhì)人員,擔(dān)任團(tuán)隊的小組長,進(jìn)行學(xué)習(xí)計劃、目標(biāo)、方式的制定。并且定期開展各種學(xué)習(xí)交流活動,鼓勵小組成員密切溝通、踴躍交流,提出工作的疑難問題,發(fā)表自身的看法觀點,分享自身的經(jīng)驗方法,提高全體工作人員的工作能力。第三,基層供電企業(yè)還要搭建線上學(xué)習(xí)平臺,每月、每季度開展線上辦公室管理交流活動,鼓勵全體成員大膽發(fā)言,提出自身的建議。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員,要給予相應(yīng)的獎勵與表揚。
2.3完善管理制度
通過完善管理制度,不僅可以有效規(guī)范與約束辦公室工作人員,而且可以突破部門的壁壘,保障各項工作的協(xié)調(diào)性。第一,基層供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層,要認(rèn)識到辦公室工作的重要性。并且積極將精益化管理方式,貫穿落實到整個辦公室工作中,保障實際工作的高效性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層,可以借助會議、官網(wǎng)、宣傳欄等方式,進(jìn)行精益化管理重要性的宣傳,及時轉(zhuǎn)變?nèi)w人員的思想觀念,引起其高度重視,主動協(xié)調(diào)并參與到辦公室工作中[3]。第二,基層供電企業(yè),還要基于現(xiàn)階段的辦公室管理制度,進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善。如基于企業(yè)實際情況,市場發(fā)展動態(tài),找出管理制度中的問題,然后借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗與方法,進(jìn)行完善與調(diào)整。在管理制度完善后,還要加大基層工作人員的培訓(xùn),要求全體人員明確、熟知各項制度規(guī)范,且嚴(yán)格遵循與落實。第三,通過崗位責(zé)任制的建立,要求每一位工作人員明確自身職責(zé),清楚自身使命,做好自身本職工作。且主動與其他部門人員,保持密切的協(xié)調(diào)溝通,實現(xiàn)信息內(nèi)容、文件資料的及時收集、精準(zhǔn)分析、實時傳遞等。第四,通過績效考核制度的建立,將辦公室工作人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)、信息化操作能力等,都納入到考核標(biāo)準(zhǔn)中,引起全體工作人員的高度重視。
3、結(jié)語
綜上所述,基層供電企業(yè)辦公室管理的精益化,是提高供電企業(yè)競爭實力的關(guān)鍵舉措,更是加快供電企業(yè)高速發(fā)展的有效途徑。因此在今后的實際工作中,就需要通過創(chuàng)新工作方法、提升人員能力、完善管理制度三個方面,實現(xiàn)辦公室管理的精益化、高效化、規(guī)范化,提高實際工作水平與效率。
參考文獻(xiàn):
[1]范智.基層供電企業(yè)辦公室管理精益化分析[J].企業(yè)改革與管理,2020 (24):37.
[2]郭林勝.基層供電企業(yè)辦公室管理精益化的實現(xiàn)[J].科學(xué)與財富,2020(9):636-636.
[3]趙程鵬.探討基層供電企業(yè)辦公室管理精益化的實現(xiàn)[J].中國管理信息化,2020,16(2):62-63.