OA 辦公系統(tǒng)在高校管理工作中應(yīng)用探究

馬鑫

（畢節(jié)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，貴州 畢節(jié) 551700）

OA 辦公系統(tǒng)是充分結(jié)合計(jì)算機(jī)PC 端、管理學(xué)、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)工程等學(xué)科的一門自動(dòng)化辦公應(yīng)用技術(shù)，從上世紀(jì)80 年代以來(lái)得到發(fā)展和推廣。辦公自動(dòng)化從開始的政府主導(dǎo)設(shè)計(jì)到市場(chǎng)化推廣，越來(lái)越多的互聯(lián)網(wǎng)科技公司投入到OA 辦公系統(tǒng)開發(fā)之中，現(xiàn)在OA 辦公的應(yīng)用已普及到各個(gè)領(lǐng)域，如機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)等等。成熟健全的OA 辦公系統(tǒng)能夠使工作變得高效便捷，尤其是在公文流轉(zhuǎn)、請(qǐng)假、物資采購(gòu)申請(qǐng)、會(huì)議室申請(qǐng)等審批事項(xiàng)過(guò)程中讓經(jīng)辦人少跑路，提高行政執(zhí)行力。根據(jù)高校個(gè)性化管理制度設(shè)計(jì)工作流，有效地避免了工作中的失誤。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)線上辦公，使用OA 終端進(jìn)行異地協(xié)同辦公，讓工作效率顯著提高，依托現(xiàn)在智能手機(jī)開發(fā)App 應(yīng)用，完全實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，能隨時(shí)隨地處理工作，及時(shí)推送待辦任務(wù)信息，讓工作不出現(xiàn)遺漏。通過(guò)這些信息化的手段，最終使高校的行政辦公更加規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。[1]

下面結(jié)合畢節(jié)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校OA 辦公平臺(tái)建設(shè)實(shí)際過(guò)程，梳理OA 平臺(tái)建設(shè)的條件、使用、維護(hù)及完善的經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐。

一、OA 辦公平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程

（一）頂層統(tǒng)籌，搭建基礎(chǔ)平臺(tái)

要實(shí)施OA 協(xié)同辦公，首先要選擇一個(gè)穩(wěn)定的、可二次開發(fā)的支撐平臺(tái)，通過(guò)在不同高校的走訪調(diào)研，最終我校選擇了北京高速波軟件有限公司開發(fā)的心通達(dá)OA 系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用主流Web 框架SSM，根據(jù)學(xué)校管理制度提供個(gè)性化二次開發(fā)，跨平臺(tái)性強(qiáng)，能夠?qū)崿F(xiàn)與教師管理平臺(tái)、教務(wù)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)互通，具有消耗系統(tǒng)資源小的特點(diǎn)。OA 系統(tǒng)上線后全校教職工實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)、工作流、文件柜管理、會(huì)議室管理、考勤管理、議題申請(qǐng)、公告通知等功能，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端、電腦端登錄辦公，充分滿足無(wú)紙化移動(dòng)辦公，完成學(xué)校管理審批流程的線上設(shè)計(jì)全覆蓋，為學(xué)校智慧校園建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，讓學(xué)校信息化建設(shè)邁上新臺(tái)階。2019 年5 月學(xué)校針對(duì)OA 協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)作出總體部署，校領(lǐng)導(dǎo)在職工大會(huì)上要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭使用OA 辦公，學(xué)校黨政辦下發(fā)通知全面實(shí)行無(wú)紙化辦公，全校有一個(gè)月的使用過(guò)渡期。過(guò)渡期內(nèi)學(xué)校組織了全校性的OA 平臺(tái)使用培訓(xùn)，制定下發(fā)OA 辦公操作手冊(cè)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)習(xí)OA 辦公操作流程，將OA 辦公系統(tǒng)的推行使用納入年終目標(biāo)考核。全校OA 辦公的順利推行，離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)推行無(wú)紙化辦公的決心和對(duì)信息化建設(shè)的高度重視。

（二）目標(biāo)明確，提出基本需求

首先明確高校日常管理與政府機(jī)關(guān)有著個(gè)性化差異，而通常情況下公司提供的OA 平臺(tái)框架模板只適用于其他單位，這就要求學(xué)校根據(jù)內(nèi)部管理制度作出個(gè)性化開發(fā)，讓管理制度流程化、信息化。OA 系統(tǒng)主要包含公告通知、日程安排、通訊錄、事務(wù)提醒、文件柜、流程中心、資源管理等模塊，其中最常用的有請(qǐng)假審批、物資采購(gòu)申請(qǐng)、公告通知、公文處理、出差派車單等功能模塊，這些模塊對(duì)提高工作效率有極大的推動(dòng)作用，尤其是經(jīng)辦人不知道審批流程多跑冤枉路，經(jīng)辦部門拿到的審批單經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)漏，改變了以前一張表格到處簽字的工作習(xí)慣。學(xué)校根據(jù)工作需要在PC 辦公端應(yīng)用設(shè)置了個(gè)人事務(wù)、流程中心、行政辦公、知識(shí)管理、資源管理五大模塊，而真正體現(xiàn)學(xué)校管理水平和管理制度的應(yīng)用在流程中心，包含有新建工作、我的工作、工作委托，新建工作根據(jù)教職工不同分工設(shè)置有工作流。

審批事項(xiàng)電子化，表單及流程設(shè)計(jì)。學(xué)校各職能部門根據(jù)分管的領(lǐng)域和管理權(quán)限配合工程師設(shè)計(jì)流程圖及表單，如學(xué)校職工請(qǐng)假流程化（圖1），根據(jù)請(qǐng)假時(shí)間長(zhǎng)短設(shè)計(jì)審批流程，考勤管理制度流程化最后匯總到行政科。類似設(shè)計(jì)還應(yīng)用于出差派車單、請(qǐng)假申請(qǐng)、用印申請(qǐng)、物資采購(gòu)申請(qǐng)、黨委會(huì)議題申請(qǐng)等17 個(gè)應(yīng)用審批流程，使常見審批手續(xù)流程化、無(wú)紙化。學(xué)校現(xiàn)教中心為OA 系統(tǒng)運(yùn)行提供技術(shù)支持和使用培訓(xùn)，框架搭建完成后公司安排專人到校開展培訓(xùn)。

圖1 教職工請(qǐng)假流程圖

實(shí)現(xiàn)電子簽章，讓流程審批電子化完全代替紙質(zhì)方式?！肮奶幚砗灐笔荗A 辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要功能。文件的流轉(zhuǎn)處理最后將會(huì)形成文書檔案，按照傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)方式，處理簽上需要留下領(lǐng)導(dǎo)的簽名，經(jīng)過(guò)與公司的溝通協(xié)調(diào)，通過(guò)加載電子簽章插件實(shí)現(xiàn)電子簽章功能，讓流轉(zhuǎn)審批滿足文書檔案要求。收集全校教職工簽名制作電子簽章推廣到17 個(gè)應(yīng)用審批流程，讓OA 辦公更真實(shí)、便捷，充分實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化自動(dòng)辦公。

（三）系統(tǒng)完善，設(shè)置合理的輔助功能

隨著平臺(tái)試用的推進(jìn)，在主界面增設(shè)了工作日志、通訊簿、個(gè)人文件柜等個(gè)人事務(wù)模塊。

設(shè)置公共文件柜。學(xué)校相關(guān)職能部門分類上傳了學(xué)校制度、工作方案、計(jì)劃總結(jié)、填報(bào)表格、職稱評(píng)聘等公共文件，使全體OA 用戶方便快捷地找到所需公共文件。

優(yōu)化設(shè)計(jì)公告通知管理。各職能部門負(fù)責(zé)人均有權(quán)發(fā)布公告通知，公告通知內(nèi)容可以事務(wù)提醒的方式定向推送給具體人員，發(fā)布者可以隨時(shí)掌握閱覽情況。

會(huì)議管理。會(huì)議管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的又一重要輔助功能，隨著學(xué)校會(huì)議室的不斷增加，傳統(tǒng)的會(huì)議室安排不能滿足學(xué)校會(huì)議室管理需求，增加會(huì)議室管理輔助功能，大大提高了效率，申請(qǐng)人在第一時(shí)間就能通過(guò)系統(tǒng)查看到學(xué)校各個(gè)會(huì)議室的使用情況，再根據(jù)自己的需求去申請(qǐng)適合自己的時(shí)間和地點(diǎn)安排會(huì)議，待審批通過(guò)后就可以完成會(huì)議申請(qǐng)流程。[2]

完善“組織溝通”。通過(guò)“組織”頁(yè)面能及時(shí)查找聯(lián)系人，如對(duì)方在線能夠開始即時(shí)通話和傳輸文件，能夠清楚看見對(duì)方聯(lián)系電話，能夠隨時(shí)編輯個(gè)人信息，具有動(dòng)態(tài)電話簿功能。

二、功能優(yōu)化，滿足個(gè)性化需求全覆蓋

經(jīng)過(guò)一個(gè)月的試用期，逐步發(fā)現(xiàn)使用過(guò)程中出現(xiàn)與實(shí)際管理制度有偏差的流程走向。比如學(xué)校公文流轉(zhuǎn)中“公文處理”中有些文件不是單一走向，有些上級(jí)非涉密文件需要所有領(lǐng)導(dǎo)知悉，此時(shí)增加了學(xué)校公文“閱件處理簽”，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能查閱文件并簽署個(gè)人意見，秘書科發(fā)起人能及時(shí)掌握文件查閱情況。又如“物資采購(gòu)”流程優(yōu)化，根據(jù)學(xué)校物資采購(gòu)管理要求有的物品采購(gòu)申請(qǐng)需要分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)審簽，不同種類物資采購(gòu)歸屬不同部門，如一般辦公用品由后勤科負(fù)責(zé)采購(gòu)，信息化設(shè)備由現(xiàn)教中心采購(gòu)，這就要求對(duì)流程走向進(jìn)行優(yōu)化完善（圖2）。

圖2 采購(gòu)申請(qǐng)流程

步驟說(shuō)明：發(fā)起人提交申請(qǐng)；部門領(lǐng)導(dǎo)推送分管領(lǐng)導(dǎo)；分管領(lǐng)導(dǎo)決定是否推送分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（或是返回發(fā)起人）；發(fā)起人選擇采購(gòu)部門；采購(gòu)部門返回發(fā)起人；發(fā)起人確認(rèn)采購(gòu)信息（需回復(fù)信息）。

OA 系統(tǒng)的高效性體現(xiàn)在個(gè)性化的二次開發(fā)，不能依賴通用模板，要在使用中不斷完善。如紅頭文件發(fā)文簽、一般教師調(diào)課請(qǐng)假申請(qǐng)、加班誤餐補(bǔ)貼申請(qǐng)等流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，流程設(shè)計(jì)優(yōu)化讓管理制度充分信息化，滿足學(xué)校個(gè)性化管理的方方面面。

三、部門協(xié)同，推動(dòng)OA 辦公全面實(shí)施

為了加快推動(dòng)0A 辦公系統(tǒng)的使用，學(xué)校黨政辦及時(shí)下發(fā)通知，減少教職工利用QQ、微信等其他新媒體通訊軟件傳輸文件、事務(wù)安排的信息傳遞次數(shù)，要求教職工每天登陸OA 系統(tǒng)?，F(xiàn)教中心制定OA 辦公系統(tǒng)操作指南，組織教職工開展操作培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)指導(dǎo)，解決試用過(guò)程中的各種問(wèn)題，保障系統(tǒng)正常運(yùn)行。

學(xué)校將OA 辦公的使用納入年終目標(biāo)考核，職能部門發(fā)布文件能從“查閱情況”及時(shí)掌握各部門的OA 使用情況。所有工作流程均有提醒辦理功能，發(fā)起人隨時(shí)掌握流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)、時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)簽處意見等，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)被完整保存，能夠?qū)Σ块T事務(wù)辦理有督促、量化作用，推動(dòng)各部門及時(shí)查閱處理文件和開展事務(wù)辦理。

全校各部門根據(jù)分管需要及時(shí)增加、完善工作流，讓全校職工感受到OA辦公的便利性，如試用期后實(shí)驗(yàn)中心增加了“實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)申請(qǐng)”“實(shí)驗(yàn)耗材使用申請(qǐng)”等。當(dāng)教職工把OA 辦公使用當(dāng)成一種工作習(xí)慣，真正感受到無(wú)紙化辦公的優(yōu)越性，OA 辦公的建設(shè)推廣變被動(dòng)為主動(dòng)，全校OA辦公建設(shè)就會(huì)不斷改進(jìn)、日趨完善。

總的來(lái)看，OA 辦公系統(tǒng)的推廣使用提升了學(xué)校管理水平，讓管理工作變得高效、便捷，無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)減少了辦公成本。但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中需要不斷再開發(fā)、改進(jìn)工作流程，平臺(tái)維護(hù)需要及時(shí)得到保障，這樣才能保證OA 系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定地服務(wù)于學(xué)校行政管理工作。[3]上述僅以畢節(jié)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校OA 辦公系統(tǒng)前期推廣為例，希望學(xué)校各職能部門根據(jù)管理需要提出意見和建議，讓OA 系統(tǒng)建設(shè)更符合國(guó)家對(duì)高校數(shù)字化建設(shè)的要求，推動(dòng)學(xué)校管理服務(wù)信息化水平與時(shí)俱進(jìn)。