團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 012—2020《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測 機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范　電子檔案》解讀

劉莎　鞠天慧

摘要：對團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 012—2020《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 電子檔案》的主要內(nèi)容和主要創(chuàng)新點(diǎn)進(jìn)行了解讀，以期提升特種設(shè)備電子檔案管理水平，提高檔案工作效率，為特種設(shè)備檢驗(yàn)人員開展檢驗(yàn)檢測提供支撐。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備 電子檔案 標(biāo)準(zhǔn)

The Interpretation of Social Organization Standard T/GDCKCJH 012—2020“Specification for Archives Management of Special Equipment Inspection and Testing Institutes—Electronic Archives”

Liu Sha， Ju Tianhui

（Zhuhai Branch， Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research）

Abstract： This paper explains the main contents and the main innovation points of the group Standard T/GDCKCJH 012—2020 "Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—Electronic archives"， in order to improve the level of electronic archives management of special equipment， improve the efficiency of archive work， to provide support for special equipment inspectors to carry out inspection and testing.

Key words： special equipment， electronic records， standard

0 引言

隨著科技的發(fā)展，電子技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、5G飛速發(fā)展，為電子檔案的普及提供了技術(shù)支撐，電子檔案越來越多地應(yīng)用在各個領(lǐng)域，檔案管理逐漸電子化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案保密程度也越來越高，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)（以下簡稱“特檢機(jī)構(gòu)”）在履行其法定職責(zé)或處理日常事務(wù)過程中會產(chǎn)生大量的檢驗(yàn)報(bào)告書和相關(guān)文件材料，并需要按照有關(guān)法規(guī)要求對上述材料進(jìn)行存檔，形成各類檔案。為了滿足工作需要，各類檔案常常要紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保存。特種設(shè)備電子檔案涉及文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、技術(shù)檔案、實(shí)物檔案、科研檔案、聲像檔案、儀器設(shè)備檔案、人員檔案等。特檢機(jī)構(gòu)的檔案中以特種設(shè)備技術(shù)檔案數(shù)量最大，部分特種設(shè)備技術(shù)檔案需要按照特種設(shè)備使用壽命存檔，存檔時間長，需要巨大的存檔空間，且紙質(zhì)檔案保存受到環(huán)境的影響較大。因此，電子檔案在特檢機(jī)構(gòu)的普及和應(yīng)用意義重大。

1 標(biāo)準(zhǔn)制定的背景及過程

目前，我國電子檔案管理方面已經(jīng)出臺了相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但還沒有發(fā)布特檢機(jī)構(gòu)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，特種設(shè)備數(shù)量和特檢機(jī)構(gòu)的數(shù)量都在持續(xù)不斷增長，截至2019年年底，全國除氣瓶和壓力管道外，共有特種設(shè)備1525.47萬臺，特種設(shè)備綜合性檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)454個。如此龐大的特種設(shè)備數(shù)量及特檢機(jī)構(gòu)數(shù)量，急需建立一套完整的特種設(shè)備電子檔案管理體系，電子檔案既能克服紙質(zhì)檔案受到環(huán)境影響保存困難的難題，又能解決技術(shù)檔案存檔所需空間大的困難，還能為企業(yè)提供快捷的技術(shù)檔案送達(dá)服務(wù)，方便檢驗(yàn)人員查閱資料和制定檢驗(yàn)方案，為特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測工作提供前置服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，各特檢機(jī)構(gòu)建立電子檔案管理系統(tǒng)將為全國特種設(shè)備基礎(chǔ)信息共享奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)特種設(shè)備全生命周期管理。

2019年，廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院、珠海市安粵科技有限公司、珠海市機(jī)電工程師學(xué)會、廣東省特種設(shè)備檢測研究院云浮檢測院向廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進(jìn)會提出了制定《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)的申請，該系列標(biāo)準(zhǔn)包括總則、文書檔案、儀器設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、科研檔案、實(shí)物檔案和電子檔案。總則是對特檢機(jī)構(gòu)所有檔案類別的總體要求，電子檔案是對所有類別檔案電子化管理的統(tǒng)一要求，該系列標(biāo)準(zhǔn)于2020年4月23日發(fā)布，2020年5月10日起正式實(shí)施。

2 標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容解析

2.1 標(biāo)準(zhǔn)適用范圍

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“本標(biāo)準(zhǔn)適用于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)對電子檔案的管理。”

該標(biāo)準(zhǔn)制定的目的是為了規(guī)范特檢機(jī)構(gòu)對電子檔案的管理，適用于特檢機(jī)構(gòu)，其他相關(guān)機(jī)構(gòu)、行業(yè)也可參照執(zhí)行。該標(biāo)準(zhǔn)僅對特檢機(jī)構(gòu)重要的7項(xiàng)檔案（文書、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)、聲像、科研、實(shí)物、技術(shù)檔案）的電子檔案提出了要求。特檢機(jī)構(gòu)所包含的其他類型的檔案，將在今后的工作中逐步形成標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升管理水平。

2.2 術(shù)語和定義解釋

本標(biāo)準(zhǔn)參考有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給出了電子文件、電子檔案、元數(shù)據(jù)、邏輯歸檔、物理歸檔5個術(shù)語和定義。

2.3 一般要求

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“檔案管理部門應(yīng)規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、密級和劃定保管期限、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求，以保證電子檔案的質(zhì)量?！?/p>

考慮到電子檔案的一般屬性，標(biāo)準(zhǔn)分別從檔案管理部門的職責(zé)、電子文件保管期限和密級劃分、制定電子檔案管理制度的內(nèi)容及其實(shí)施要求、電子檔案與紙質(zhì)檔案同時保存的要求、長期或永久保存的電子檔案的特殊要求5個方面對電子檔案管理進(jìn)行了規(guī)定。

2.4 歸檔范圍

（1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“電子文件歸檔范圍，應(yīng)收集反映特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)在進(jìn)行職能活動中產(chǎn)生的具有查考、保存價值的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)?！?/p>

特檢機(jī)構(gòu)中，所有的資料都有可能變成檔案。因此，要制定制度，確定存檔范圍，選擇具有查考、保存價值的資料，保存為檔案。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了技術(shù)類、文書類、儀器設(shè)備類、財(cái)務(wù)類、聲像類、科研類、實(shí)物類電子檔案按照有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)和團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施歸檔。

（2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。”

為保證電子文件的歸檔準(zhǔn)確性、及時性，標(biāo)準(zhǔn)提出了一并收集和歸檔的要求，同時規(guī)定了文書元數(shù)據(jù)按照有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，規(guī)定了聲像元數(shù)據(jù)的目錄包括題名、攝影者、業(yè)務(wù)活動的描述等8項(xiàng)內(nèi)容，規(guī)定了技術(shù)、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)、科研、實(shí)物元數(shù)據(jù)的目錄（包括題名、文件編號、計(jì)算機(jī)文件大小）等11項(xiàng)內(nèi)容。

2.5 電子文件的收集與整理

（1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“收集：應(yīng)在單位進(jìn)行職能活動過程中完成電子文件的收集，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致?！?/p>

為了保證電子檔案與實(shí)際發(fā)生活動的一致性，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了不同類別檔案的收集內(nèi)容。結(jié)合特檢機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，規(guī)定了公務(wù)電子郵件、電子文件擬制、計(jì)算機(jī)信息處理過程中可能產(chǎn)生檔案的收集要求，避免了檔案收集的缺失。

（2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“整理：應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成相關(guān)紙質(zhì)文件的整理。”

電子文件的整理過程是一個復(fù)雜的過程，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件的整理步驟、保存電子文件與元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性的方式、電子文件的保管期限的劃分、電子文件的分類方案，以及電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)方式。通過這些規(guī)定，保證了電子文件整理過程的規(guī)范、有序。

2.6 電子文件歸檔及電子檔案編目

（1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“電子文件歸檔程序及要求：檔案管理單位應(yīng)在歸檔過程中完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記等主要?dú)w檔程序?！?/p>

標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)了歸檔的程序應(yīng)在歸檔過程中完成;強(qiáng)調(diào)了電子文檔檢測的重要性，特別是不能有病毒感染，防止檔案失效以及影響其他檔案;規(guī)定了電子檔案歸檔前要進(jìn)行完整性檢查，要落實(shí)檔案鑒定人員的責(zé)任;明確了當(dāng)采用特殊方法歸檔時，其特殊的保存方法也要一起移交。

（2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“電子文件歸檔時間與方式：檔案管理單位應(yīng)定期將整理的電子文件及元數(shù)據(jù)，于次年6月底前向檔案管理部門提交歸檔。”

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案歸檔的時限、采用網(wǎng)絡(luò)和離線載體存儲的電子檔案的歸檔方式、邏輯歸檔的特殊要求，以及推薦采用和禁止采用的電子檔案載體4個方面的內(nèi)容。檔案一般一年一存，但是越快越好，防止檔案丟失和遺漏，因此，應(yīng)在次年上半年完成。

（3）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“電子文件歸檔格式：照片類電子文件應(yīng)以JPG、TIF等格式歸檔。”

考慮到現(xiàn)實(shí)中電子檔案形成過程復(fù)雜，電子文件的種類繁多，結(jié)合現(xiàn)有的軟件使用情況，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了照片、錄音、錄像、公務(wù)電子郵件、文本、圖形等文檔類型采用的歸檔格式。標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的歸檔格式都是目前常用的格式，且方便大家接受和使用。

（4）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“元數(shù)據(jù)歸檔格式：應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定元數(shù)據(jù)的歸檔格式。”

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了元數(shù)據(jù)的歸檔格式，是為了與電子文件歸檔格式協(xié)調(diào)統(tǒng)一。元數(shù)據(jù)的推薦歸檔格式也是常用格式。

（5）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“電子檔案的編目：根據(jù)DA/T 18 以及特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理系列標(biāo)準(zhǔn)給出的要求對電子檔案做進(jìn)一步著錄?！?/p>

標(biāo)準(zhǔn)分別從編目時間、編目修正方法、編目排序、編目命名、編目著錄、編目錄入系統(tǒng)進(jìn)行了規(guī)定。編目是標(biāo)準(zhǔn)存放、查找、利用的關(guān)鍵。通過錄入系統(tǒng)內(nèi)的編目，可以快速查找到電子檔案的存儲位置，方便借閱和使用。

2.7 檔案移交

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“檔案移交：檔案管理部門應(yīng)配備對電子檔案進(jìn)行讀取處理的設(shè)備”

考慮到電子檔案收集、整理、檢測的特殊性，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案移交時，檔案管理部門應(yīng)配備的檢測和讀取設(shè)備、檢測的具體要求及合格標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)移交的要求、脫機(jī)載體移交的要求4個方面的內(nèi)容。

2.8 檔案保管與利用

（1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“保管：電子檔案保管除具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合以下條件：歸檔載體應(yīng)做防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層?！?/p>

電子檔案除了滿足紙質(zhì)檔案的存檔條件外，因其特殊性，對防寫入、防損傷、防擠壓、防磁場、防有害氣體、防塵、防火、防老鼠、防害蟲、防溫濕度超標(biāo)、防陽光直射等方面，有更嚴(yán)格的要求。同時，電子檔案隨著保存年限的增加，軟件的更新使電子檔案存在無法查閱、無法播放的情況，要定期檢查，因此標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了抽查比例和抽查時間間隔。電子信息技術(shù)的發(fā)展，一些存儲硬件在不斷更新，因此要定期更新電子檔案的讀取和處理設(shè)備，以保證電子檔案可利用。更新的硬件還需要考慮兼容性，避免高端設(shè)備無法讀取最原始的電子檔案。電子檔案的信息化建設(shè)也要考慮可持續(xù)性，所以管理電子檔案的系統(tǒng)也需要持續(xù)更新。

（2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“利用：電子文件的利用應(yīng)遵守國家保密規(guī)定?！?/p>

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，很容易被復(fù)制和廣泛流轉(zhuǎn)，因此，標(biāo)準(zhǔn)對保密要求、互聯(lián)網(wǎng)公開要求、內(nèi)網(wǎng)或?qū)＞W(wǎng)使用權(quán)限及審批手續(xù)、拷貝要求做了規(guī)定。

（3）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“銷毀：應(yīng)根據(jù)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)各類歸檔電子文件的管理期限的范圍，將超過保管期限且確定為失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀?！?/p>

標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合特檢機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，規(guī)定了如何確定檔案銷毀的范圍、銷毀檔案的鑒定要求，以及如何徹底銷毀電子檔案的要求。

3 標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)新點(diǎn)

（1）首次提出了特檢機(jī)構(gòu)技術(shù)類、文書類、儀器設(shè)備類、財(cái)務(wù)類、聲像類、科研類、實(shí)物類電子文件歸檔范圍、分類方案。

（2）首次確定了特檢機(jī)構(gòu)聲像元數(shù)據(jù)目錄的8項(xiàng)內(nèi)容，首次規(guī)定了技術(shù)、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)、科研、實(shí)物元數(shù)據(jù)目錄等11項(xiàng)內(nèi)容。

（3）首次提出了特檢機(jī)構(gòu)電子檔案的銷毀范圍和期限，特別是特檢機(jī)構(gòu)技術(shù)類檔案按照質(zhì)量管理體系的要求進(jìn)行銷毀。

4 標(biāo)準(zhǔn)制定的意義

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了特檢機(jī)構(gòu)電子檔案管理的歸檔范圍、基本要求及各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對檔案資料電子文件的歸檔范圍、電子文件的收集與整理、電子文件歸檔與電子檔案編目、檔案移交、檔案保管和利用等方面建立一套完整的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)電子檔案規(guī)范，有效提高電子檔案管理水平，保證特檢機(jī)構(gòu)檔案管理的科學(xué)性、有效性、權(quán)威性，彌補(bǔ)了特檢行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在此方面的缺失，具有積極意義。