淺議博物館美術(shù)館藏品管理的信息化建設(shè)

摘要：藏品是博物館、美術(shù)館的存在價值與立身之本，其所有工作都是建立在它們的藏品基礎(chǔ)之上的各項活動。管好、利用好藏品是博物館、美術(shù)館基本的、核心的業(yè)務(wù)工作之一。隨著信息技術(shù)的興起，全球進(jìn)入信息化時代，博物館、美術(shù)館的藏品管理信息化建設(shè)方興未艾，形成了文化傳承、傳播的新技術(shù)和新趨勢。本文通過比較傳統(tǒng)管理與信息化管理模式的異同，從藏品管理的內(nèi)容、目的、發(fā)展變遷等視角，對當(dāng)下博物館、美術(shù)館的藏品信息化建設(shè)成果和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其中存在的問題提出自己的初步思考，為博物館、美術(shù)館今后探索實踐信息化管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：美術(shù)館;藏品管理;信息化

一、總論

藏品是博物館、美術(shù)館的存在價值與立身之本，博物館、美術(shù)館的所有工作都是建立在藏品基礎(chǔ)上的各項活動。博物館、美術(shù)館的歷史使命和社會職能，就是發(fā)掘收集、保護(hù)研究和教育傳播這些承載著人類對于自然及人類社會自身認(rèn)識成果的物質(zhì)與非物質(zhì)遺產(chǎn)。

二、藏品管理的內(nèi)容和意義

藏品是宇宙演化和人類歷史發(fā)展的見證物，蘊含著豐富的歷史、自然和人文信息，這些信息正是藏品的價值體現(xiàn)和價值特征。管好、利用好藏品是博物館、美術(shù)館基本的、核心的業(yè)務(wù)工作之一?！肮芎谩笔侵笇Σ仄繁倔w的安全保護(hù);“利用好”是指通過研究，完整、科學(xué)地記錄藏品所附帶的各類信息。

藏品信息是反映藏品存在的方式和狀態(tài)。我們所記錄的內(nèi)容主要分成兩類：一是藏品的本體屬性信息。這是藏品自身物質(zhì)特征的表現(xiàn)，通過研究藏品的本體屬性才能認(rèn)識其歷史、科學(xué)、藝術(shù)和社會價值。二是管理工作信息。這是指收藏單位在保管期間對藏品的保護(hù)、研究和利用等方面的歷史記錄，包括來源、編號、修復(fù)、研究、利用記錄等形成的藏品檔案。

三、藏品管理方式發(fā)展簡述

藏品信息涵蓋了與藏品相關(guān)的所有資料，是掌握藏品工作動態(tài)，并能為其他業(yè)務(wù)工作提供有效、可靠的原始依據(jù)。1906年，美國大都會藝術(shù)博物館率先創(chuàng)立了紙質(zhì)卡片形式的藏品目錄體系，為世界博物館藏品管理奠定了基本模式。1905年，中國人獨立創(chuàng)辦的第一座公共博物館——南通博物苑，對每件藏品“條舉件系，立表編號”。新中國成立后，逐步形成了較為完善的藏品登錄和管理辦法：1978年國家文物事業(yè)管理局公布《博物館藏品保管試行辦法》;1986年文化部發(fā)布《博物館藏品管理辦法》;2002年修訂頒布《中華人民共和國文物保護(hù)法》;2004年至2005年，國家文物局實施了全國館藏一級文物建檔備案項目。通過這些頂層舉措和博物館工作者的努力實踐，我國文物事業(yè)得到了全面、健康、高速的發(fā)展，是社會主義文化繁榮的重要體現(xiàn)。

在計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起之前，藏品賬目和管理記錄都是通過傳統(tǒng)的手工填寫方式來完成的。按照國家博物館藏品登錄總賬規(guī)范，除了填寫總登記賬，包括日期、登記號、分類號、名稱、時代、數(shù)量、鑒定意見、銘記、題跋、流傳經(jīng)歷等，同時也包括藏品的管理信息，如藏品的調(diào)用、研究、修復(fù)等記錄信息。隨著藏品的不斷增多，需要不斷進(jìn)行補(bǔ)充和完善，每件藏品都形成了大量的紙質(zhì)檔案，使得藏品的查閱、調(diào)用效率低下，容易出現(xiàn)少查、漏查等失誤，同時也給紙質(zhì)賬目帶來一定的損耗。到了一定的年限，又要對紙質(zhì)賬本進(jìn)行維護(hù)或者重新謄抄，費時費力，且難免產(chǎn)生筆誤，提升了藏品管理上的難度。如何利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升藏品管理理念，優(yōu)化藏品管理模式，這是擺在廣大藏品管理工作者面前最為重要的新課題。

隨著21世紀(jì)信息時代的到來，在全球進(jìn)入信息化時代的大背景下，博物館、美術(shù)館的藏品管理信息化建設(shè)方興未艾。1990年，美國國會圖書館啟動“美國記憶”計劃，將館內(nèi)的文獻(xiàn)、手稿、照片、錄音、影像等藏品進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)字化處理和存儲。后來加拿大的“遺產(chǎn)信息網(wǎng)絡(luò)”、日本的“全球數(shù)字博物館計劃”等，都為全世界的博物館藏品信息數(shù)字化實施提供了良好的范例。

四、中國博物館、美術(shù)館藏品信息化管理發(fā)展簡述

中國博物館界、美術(shù)館界對于數(shù)字化藏品的登記著錄工作，相對于西方發(fā)達(dá)國家起步較晚，但發(fā)展速度較快。20世紀(jì)90年代起，中國博物館界、美術(shù)館界開始了利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化藏品的登記著錄工作，對我國藏品信息化管理工作模式發(fā)展進(jìn)行了有意義的嘗試。但由于國有博物館、美術(shù)館數(shù)量多，各館的規(guī)模、資源差別很大，情況復(fù)雜，所取得的成果不盡相同。目前，從發(fā)展的形勢來看，形成了“國家館快于地方館、歷史館早于藝術(shù)館、省級館好于市縣級館”的情況，例如北京故宮博物院、上海博物館、敦煌研究院等單位率先建立了計算機(jī)藏品信息管理系統(tǒng)，為我國博物館藏品的信息化建設(shè)樹立了標(biāo)桿。中國美術(shù)館也帶領(lǐng)一批國家重點美術(shù)館研究并出臺了一套適用于藝術(shù)類博物館藏品數(shù)字化登記著錄規(guī)范的《全國美術(shù)館藏品普查工作標(biāo)準(zhǔn)》，由藏品登記著錄規(guī)范，藏品分類、定名、計件規(guī)范，藏品編碼規(guī)范和藏品影像信息采集規(guī)范4個部分組成，分別對藏品的登記著錄規(guī)則，藏品分類、定名、計件方法，藏品編碼的原則、結(jié)構(gòu)，以及藏品影像信息采集的方式和技術(shù)要求等作了明確的規(guī)定，為藝術(shù)類博物館的藏品信息化建設(shè)提供了標(biāo)準(zhǔn)和方向。

通過把紙質(zhì)文件上的記錄轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可識別的電子數(shù)據(jù)，這是信息化管理模式的基礎(chǔ)，為以后真正進(jìn)化到信息化管理模式走出了極為重要的一步。

五、藏品信息化管理與傳統(tǒng)管理比較及特點

信息化管理與傳統(tǒng)管理的對象都是經(jīng)過行業(yè)專家鑒定而被國家收藏的具有重要價值的藏品。盡管信息化管理與傳統(tǒng)管理的對象、內(nèi)容和目的相同，但畢竟不處于同一時代，信息化管理是科技發(fā)展的產(chǎn)物，是傳統(tǒng)管理模式的進(jìn)化，它們的不同之處也是顯而易見的，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（一）介質(zhì)不同

傳統(tǒng)的藏品管理方式基本是通過手工完成的。從藏品進(jìn)入博物館的那一刻開始，它所有的活動都是通過無數(shù)道手續(xù)形成的紙質(zhì)痕跡記錄。傳統(tǒng)管理工作的內(nèi)容就是記錄、抄寫、查閱、核對這些紙質(zhì)檔案，如前文所述，在這個過程當(dāng)中耗時費力、效率低下，并且失誤風(fēng)險較大。

信息化管理就是將藏品信息數(shù)字化，它有著傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢和特點：

1.本體屬性信息數(shù)字化

首先是將以前手工賬目的信息以及傳統(tǒng)圖像（含照片、反轉(zhuǎn)片、拓片、手繪圖等）轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，導(dǎo)入到藏品管理軟件;對以后新增的藏品直接在軟件中錄入。這些數(shù)字化的藏品信息是藏品管理工作和發(fā)揮藏品知識傳播的基礎(chǔ)。

2.管理工作信息化

各使用單位在開發(fā)相關(guān)軟件時，能夠根據(jù)各館藏品管理工作的需求實際情況設(shè)置功能，一般分為這幾大類：征集管理、查詢統(tǒng)計、調(diào)用管理、庫房管理、展覽策劃、公教宣傳等。

信息化管理工作方式特點是：

1.提高審批效率

通過信息技術(shù)把之前需要手工完成的相關(guān)步驟，如征集審批、調(diào)用審批、藏品交接等工作都整合在軟件中，實現(xiàn)在線實施。例如作為項目申請人在線上提出申請后，可進(jìn)行流程跟蹤，主管及分管領(lǐng)導(dǎo)在PC端或移動端進(jìn)行審批，使空間不再成為時間的主要障礙，極大地提高了工作效率。

2.檔案同步化

傳統(tǒng)管理方式在對藏品的利用過程中會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)記錄，而在信息化管理方式中，檔案是隨著進(jìn)程自動保存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里的，并可將一些必要的紙質(zhì)檔案通過掃描等方式同步儲存在系統(tǒng)中。待一個項目或者事件結(jié)束后，檔案的收集保存工作也同時完成，避免了工作人員因項目時間過久、檔案相對分散而造成流失的風(fēng)險。同時，大量減少紙張的使用，也是綠色時代的趨勢。

3.公開便捷

在信息化系統(tǒng)中，每一位業(yè)務(wù)人員都可以快速查詢到所需的藏品信息，能夠通過藏品登記號、名稱、類別、時代等查詢條件輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，為各自展覽策劃、學(xué)術(shù)研究和文創(chuàng)產(chǎn)品開發(fā)等工作提供便利。

同時，領(lǐng)導(dǎo)層可通過系統(tǒng)對館藏品資源進(jìn)行宏觀的管理和研究，使用查詢和統(tǒng)計功能對數(shù)據(jù)進(jìn)行對比、分析，全面了解館藏品的總量、分布、優(yōu)勢、層次等特點，為事業(yè)發(fā)展的決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（二）應(yīng)用范圍不同

傳統(tǒng)藏品管理模式中，對藏品信息的保存、利用都有著不少的局限性。藏品信息大都只能為博物館、美術(shù)館內(nèi)部的研究人員所服務(wù)，且因查閱、調(diào)用流程的繁瑣不便，極大地影響了藏品的研究和利用工作，博物館、美術(shù)館向廣大人民群眾傳播知識的社會功能得不到充分發(fā)揮。

隨著現(xiàn)代藏品信息管理數(shù)字化趨勢的加快，各大博物館、美術(shù)館都開始投入相當(dāng)?shù)牧α窟M(jìn)行開發(fā)應(yīng)用，藏品信息的管理、傳播和利用工作都極大地提高了效率，這使得博物館、美術(shù)館的藏品信息得以向公眾大規(guī)模、高質(zhì)量地展示變成現(xiàn)實?！伴_門辦館”“數(shù)字博物館”“虛擬展廳”等新理念、新技術(shù)應(yīng)運而生，這也是踐行習(xí)近平總書記提出的“要系統(tǒng)梳理傳統(tǒng)文化資源，讓收藏在禁宮里的文物、陳列在廣闊大地上的遺產(chǎn)、書寫在古籍里的文字都活起來”的最好體現(xiàn)。

在信息時代，普通民眾可以在各博物館、美術(shù)館的官網(wǎng)或者館內(nèi)的終端設(shè)備進(jìn)入虛擬展廳，查詢、了解每一件館藏品的信息，增長知識。

此外，由于數(shù)字信息的可重復(fù)性和可編輯性，使得策劃者能充分發(fā)揮想象，不僅可以把實物通過光影藝術(shù)手段等傳統(tǒng)方法展示，更可把文字資料和聲音、圖像、視頻結(jié)合起來，多維度、多層面地展示藏品的特點、特征和特性，以及藏品背后所代表的歷史、文化和藝術(shù)價值的研究成果。

（三）有效地保護(hù)藏品

藏品管理最為重要的一項工作就是藏品保護(hù)，最大限度地延長藏品的物理壽命。但這也只是暫緩消亡的速度而已，因為自然及人為等不可抗因素，藏品的物質(zhì)形態(tài)終有一天會消亡?，F(xiàn)在可利用現(xiàn)代技術(shù)手段把藏品通過高精度的二維或三維掃描，使實物實現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)字化的信息便于儲存、復(fù)制和共享，且理論上可以永久保存。這些特征正好彌補(bǔ)了物質(zhì)形態(tài)的缺陷，可替代大部分科學(xué)研究和社會教育傳播的需求，大大減少利用藏品本體的頻率，減少在利用藏品時給藏品帶來損壞的風(fēng)險，從而盡可能延長藏品的物質(zhì)存在期限，是藏品生命在虛擬數(shù)字世界中的克隆和延續(xù)。

（四）構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺

由于藏品實體的數(shù)字化，使記載藏品價值內(nèi)涵的信息可以脫離實體，單獨應(yīng)用，充分發(fā)揮其無限復(fù)制、重復(fù)使用的特性，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建博物館、美術(shù)館的藏品資源數(shù)據(jù)共享平臺成為可能。在傳統(tǒng)管理模式中，由于技術(shù)等方面的原因，紙質(zhì)的藏品信息資源只能被局限在每個收藏單位的研究和保管人員中，館際之間學(xué)術(shù)研究交流受到傳播手段和途徑等多方面的限制，形成一個個“信息孤島”。在信息時代，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大發(fā)展的紅利，各個博物館、美術(shù)館之間在安全的前提下，在自愿互利的基礎(chǔ)上，構(gòu)建信息交流平臺，實現(xiàn)藏品資源聯(lián)網(wǎng)共享，充分將藏品資源應(yīng)用范圍最大化、價值最大化，是“互聯(lián)網(wǎng)+”的具體應(yīng)用。筆者所在的浙江美術(shù)館近年來一直朝著這個方向不斷努力，也取得了一些具體成果，建成了“全省美術(shù)藏品信息資源平臺”。其主要優(yōu)勢是在共享平臺系統(tǒng)中，每一個加入單位都對平臺開放館藏品的基本信息（不含涉密信息），如名稱、作者、尺寸、年代和縮略圖等，所有參與單位組成藏品資源大網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)庫。文化管理部門通過該平臺對所管理區(qū)域內(nèi)的藏品資源情況進(jìn)行總體把握和宏觀管理，全面了解管理區(qū)域內(nèi)藏品資源的總量、分布、優(yōu)勢、層次等特點，為文化事業(yè)發(fā)展的研究決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。另外就是進(jìn)一步加強(qiáng)了各個博物館、美術(shù)館（包括國有和非國有）之間的合作與交流，實現(xiàn)資源共享，為各自展覽策劃、學(xué)術(shù)研究和文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展合作等工作提供便利。

六、思考與啟示

中國博物館、美術(shù)館的藏品信息化建設(shè)已走過了二十余年，在此過程中，由政府主導(dǎo)的博物館、美術(shù)館藏品調(diào)查、普查對藏品資源信息建設(shè)的推動作用尤為顯著。2001年，國家開展針對館藏珍貴文物的“文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項目”，建立國家、省、博物館三級文物登錄信息存儲體系;2012年，國務(wù)院決定開展第一次全國可移動文物普查;2013年，文化部決定于2013年至2016年開展全國美術(shù)館藏品普查，兩個普查項目都提出充分利用信息技術(shù)手段，為藏品登記著錄提供技術(shù)支持。在廣大文博工作者的努力下，取得了豐碩的成果。截至目前，全國共有11558家博物館通過全國可移動文物普查信息系統(tǒng)在線報送藏品總數(shù)14621810件（套），其中珍貴文物1632562件（套）;全國美術(shù)館藏品普查信息系統(tǒng)已在線接收335家參普美術(shù)館上報的館藏美術(shù)作品數(shù)據(jù)112814條，另有適用其他類型標(biāo)準(zhǔn)登錄的非美術(shù)作品藏品數(shù)據(jù)6959條，入庫數(shù)據(jù)總計119773條（實際藏品數(shù)量210650件），圖片210650幅，數(shù)據(jù)總量1.8T。

同時也應(yīng)該看到，藏品信息化建設(shè)是一項長期的工程，不能也不可能一蹴而就。在這個過程當(dāng)中，總會遇到這樣那樣的問題和困惑。對于國家級、重點博物館和美術(shù)館而言，作為藏品信息化的先行者和領(lǐng)導(dǎo)者，如何在前面工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步挖掘和豐富藏品信息，如何使藏品信息更加規(guī)范、制度更加完善、人員更加專業(yè)，特別是對我國藏品數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用的定位和方向都需做進(jìn)一步的思考和探索;對于中小型單位而言，當(dāng)前最現(xiàn)實的工作是要克服觀念相對落后、資金資源不足、專業(yè)人才匱乏等不利因素，迎難而上，找到自身特點，充分利用好現(xiàn)有資源，先集中力量完成藏品的信息采集工作，將藏品信息資源數(shù)字化，這是信息化管理的基礎(chǔ)，也是數(shù)字博物館、智慧美術(shù)館存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，待條件成熟時，才能夠快速跟上信息化管理潮流的步伐。

（作者簡介：楊鑒，男，漢族，籍貫：浙江省紹興市，工作單位：浙江美術(shù)館，職稱：美術(shù)館員，研究方向：藏品保管和研究）

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