基于全院護(hù)理人力立體架構(gòu)智能排班系統(tǒng)的建立與應(yīng)用

歐陽斐 霍然 李彥玲 佟媛 劉章鳳

( 香港大學(xué)深圳醫(yī)院肝膽胰外科，廣東 深圳 518053)

全國護(hù)理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃(2016-2020年)指出，要加快護(hù)理信息化建設(shè)和應(yīng)用，提高護(hù)理工作效率和質(zhì)量[1]。護(hù)理人員作為醫(yī)院的重要組成部分，護(hù)理信息化也逐漸成為醫(yī)院信息化發(fā)展的重要特征之一[2]。借助信息化手段、拓展更智慧的護(hù)理管理模式，成為廣大護(hù)理工作者關(guān)注的焦點[3-4]。其中，護(hù)士排班管理是護(hù)理人力資源管理最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，也是提升護(hù)理管理水平，促進(jìn)醫(yī)院向精細(xì)化、敏捷化、數(shù)字化的智慧醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容[5]。在新型冠狀病毒肺炎疫情期間，護(hù)理緊急應(yīng)援隊的人力資源調(diào)配也對排班管理提出了新的挑戰(zhàn)。我國從2012年起陸續(xù)有關(guān)于電子排班的使用研究匯報，在提高效率和準(zhǔn)確性等方面頗有成效。但隨著醫(yī)療改革的不斷探索、信息化技術(shù)手段的升級，護(hù)士的職責(zé)范圍和工作模式也在發(fā)生改變。護(hù)士排班不僅是病區(qū)護(hù)士長的基本管理工具，更是醫(yī)院整體護(hù)理人力架構(gòu)搭建、維護(hù)、精細(xì)化管理、工作量統(tǒng)計以及績效考勤管理等綜合層面的智慧化管理工具。我院護(hù)理部2019年成立護(hù)理管理系統(tǒng)小組，負(fù)責(zé)跟進(jìn)護(hù)理管理的信息化工作，該小組自2019年3月與軟件公司合作建立智能排班管理系統(tǒng)，經(jīng)過一年運行取得良好效果，現(xiàn)報告如下。

1 搭建基于全院護(hù)理人力資源架構(gòu)的智能排班系統(tǒng)

本院為大型綜合性三甲醫(yī)院，開放床位1 725張、護(hù)理病區(qū)49個。護(hù)理部在護(hù)理信息專業(yè)委員會下設(shè)護(hù)理管理系統(tǒng)小組，小組成員包括護(hù)士長2名、高年資護(hù)士(工作經(jīng)驗>10年)2名，均為本科及以上學(xué)歷，接受過護(hù)理信息化的專項培訓(xùn)。小組成員與軟件公司針對護(hù)理人力資源管理的實際需求，討論并確定智能排班系統(tǒng)需要滿足的多級使用層面、多重時間維度以及多元排班對象等功能。多級使用層面指護(hù)理部、應(yīng)急小組、片區(qū)、病區(qū)、員工等5個層面；多重時間維度指年度、季度、月度、星期等4個排班周期；多元排班對象包括醫(yī)院護(hù)理三線總值排班、應(yīng)急小組排班、片區(qū)節(jié)假日二線值班、病區(qū)排班、年休假排班等。

多元排班對象的功能通過以下設(shè)置實現(xiàn)：(1)護(hù)理三線總值排班：由病區(qū)護(hù)士長按順序輪值，系統(tǒng)在排除護(hù)士長年休假或補休安排后，按設(shè)定的輪值順序生成次月總值排班表，經(jīng)護(hù)士長確認(rèn)無誤后即可發(fā)布。(2)應(yīng)急小組排班：由各病區(qū)具備較強護(hù)理核心能力、承擔(dān)應(yīng)急護(hù)理任務(wù)的護(hù)士輪值，系統(tǒng)識別并排除休假的應(yīng)急小組成員，根據(jù)設(shè)定順序生成下季度排班，經(jīng)護(hù)士長確認(rèn)后向全院發(fā)布。(3)片區(qū)節(jié)假日二線護(hù)理值班：由片區(qū)內(nèi)護(hù)士長或護(hù)理組長輪值，系統(tǒng)識別并排除承擔(dān)護(hù)理三線總值班及休假的二線護(hù)理值班人員，經(jīng)片區(qū)科護(hù)士長審閱后發(fā)布。(4)病區(qū)排班：由護(hù)士長編輯排班并發(fā)布。(5)年休假排班：護(hù)士可根據(jù)自主意愿申請次年的年休假，經(jīng)病區(qū)護(hù)士長審批后，年休假即可顯示在次年相應(yīng)時間的排班表中。綜上，護(hù)理管理者得以將排班管理融入醫(yī)院整體環(huán)境，對人員安排及人力資源利用進(jìn)行閉環(huán)管理[6]，并繪制成圖，見圖1。

圖1 基于全院護(hù)理人力資源架構(gòu)的智能排班系統(tǒng)示意圖

2 智能化排班管理系統(tǒng)的功能與應(yīng)用

2.1智能化排班管理系統(tǒng)的功能

2.1.1建立排班人事庫 包括護(hù)理人員、護(hù)生、“共享”護(hù)士等。(1)護(hù)理人員：包含護(hù)士、健康助理員及醫(yī)輔人員，從而明確各病區(qū)人力及層級分布狀況。(2)護(hù)生：包括規(guī)培生、進(jìn)修生、研究生、實習(xí)生等，根據(jù)護(hù)理部輪轉(zhuǎn)計劃做好設(shè)置，系統(tǒng)將按照設(shè)定的輪轉(zhuǎn)時間自動進(jìn)行人員調(diào)動，并關(guān)聯(lián)體現(xiàn)在病區(qū)排班表上。(3)“共享”護(hù)士：為符合條件的護(hù)士設(shè)置標(biāo)識，建立全院及片區(qū)“共享”護(hù)士人員庫。護(hù)理部或科護(hù)士長通過系統(tǒng)查詢各單元護(hù)理人力使用狀況，根據(jù)需要對“共享”護(hù)士臨時調(diào)動。

2.1.2智能化護(hù)士技術(shù)檔案管理 護(hù)士技術(shù)檔案智能生成，護(hù)士在來院時錄入既往教育工作經(jīng)歷，后續(xù)系統(tǒng)可根據(jù)排班信息，對其在院工作經(jīng)歷(包括實習(xí)輪轉(zhuǎn)、規(guī)培輪轉(zhuǎn)、崗位調(diào)動、臨時借調(diào)等)自動生成工作技術(shù)檔案。該檔案根據(jù)具體工作情況實時更新，護(hù)理管理者可及時獲知詳盡的人事信息，支持管理決策。

2.1.3精細(xì)化分組分層級排班 層級設(shè)置分為A班護(hù)理組長、N班護(hù)理組長、A班責(zé)任護(hù)士、N班責(zé)任護(hù)士，護(hù)士通過相應(yīng)層級的考核評價，方可以擔(dān)任對應(yīng)層級的班次。分組設(shè)置則需要考慮由核心能力較強、年資稍長的護(hù)士負(fù)責(zé)病情較重的患者，低年資護(hù)士負(fù)責(zé)病情較為穩(wěn)定的患者。通過對護(hù)士層級、組別的設(shè)置，實現(xiàn)縱向分組以及橫向分層級的精細(xì)化排班模式。

2.1.4支持自主彈性排班 護(hù)士長需要根據(jù)科室具體情況制定夜班輪轉(zhuǎn)模式，提前設(shè)置好病區(qū)班次種類及工作時間，根據(jù)護(hù)士的核心工作能力匹配合適的班次崗位，設(shè)置每日各班次所需要的護(hù)士人數(shù)，即可實施自主彈性排班。

2.1.5規(guī)范設(shè)置排班權(quán)限 訪問和控制已產(chǎn)生的信息對信息資源的利用至關(guān)重要，權(quán)限設(shè)置是系統(tǒng)安全、可靠、有效的保障[6]。我院設(shè)置了5個層級：(1)護(hù)理部：通用班次設(shè)置、專科班次審核、全院排班審核、護(hù)生輪轉(zhuǎn)規(guī)則設(shè)置、人員調(diào)動及總值排班發(fā)布修改的權(quán)限。(2)應(yīng)急小組：應(yīng)急梯隊成員資格設(shè)置，建立小組人事庫，應(yīng)急排班及修改的權(quán)限。(3)科護(hù)士長：發(fā)布及修改片區(qū)節(jié)假日二線護(hù)理值班，查閱片區(qū)內(nèi)各單元人力使用情況，進(jìn)行人力彈性調(diào)配的權(quán)限。(4)護(hù)士長：發(fā)布及修改病區(qū)排班，向護(hù)理部提出特殊班次設(shè)置申請的權(quán)限。(5)護(hù)士：排班查詢、排班需求申請及年休假意愿填報的權(quán)限。

2.1.6排班原則的有效統(tǒng)一 (1)班次性質(zhì)統(tǒng)一：定義A、P、N、行政、假期等班次屬性，給予相應(yīng)符號及顏色標(biāo)識，視覺上直觀區(qū)分不同班次。(2)角色資質(zhì)統(tǒng)一：根據(jù)崗位準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，將護(hù)士劃分為A班組長、N班組長、責(zé)任護(hù)士、規(guī)培護(hù)士等角色，以滿足不同層次臨床服務(wù)需求。(3)排班規(guī)則統(tǒng)一：A班護(hù)士平均負(fù)責(zé)病人數(shù)≤8人，夜班護(hù)士≥2人，工作日備班護(hù)士≥1人，休息日備班護(hù)士≥2人；護(hù)士周平均工作時間為40 h，累積超時數(shù)不得超過24 h，借休或欠休不得超過24 h。(4)帶教資質(zhì)統(tǒng)一：對帶教老師的排班類型、資質(zhì)以及對應(yīng)的護(hù)生類型進(jìn)行定義。如：系統(tǒng)自動篩選出符合研究生帶教條件的老師，護(hù)士長僅可在該范圍內(nèi)選擇帶教老師。(5)人力調(diào)配統(tǒng)一：通過工時計算、班次統(tǒng)計、人力分析等功能，了解各病區(qū)人力狀況。人均累計借休超過16 h，提示可能人力過剩，反之提示人力不足，護(hù)理部在此基礎(chǔ)上對全院人力資源進(jìn)行調(diào)配，為緊急情況下的人力資源快速調(diào)動提供了信息平臺。

2.1.7排班統(tǒng)計與考勤關(guān)聯(lián) 系統(tǒng)可根據(jù)護(hù)士姓名、工作時間、班次類型、人員層級的任意組合選定，進(jìn)行多層面及多角度的查詢統(tǒng)計，內(nèi)容包括班次統(tǒng)計、工作時長統(tǒng)計、欠休統(tǒng)計、加班統(tǒng)計、年假統(tǒng)計、夜班統(tǒng)計、節(jié)假日工作統(tǒng)計、個人需求統(tǒng)計、帶教人次統(tǒng)計等，還可通過信息導(dǎo)出完成每月考勤上報工作，為護(hù)理工作量化管理以及護(hù)理人力資源管理提供了準(zhǔn)確依據(jù)。智能化排班管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，見圖2。

圖2 智能化排班管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

2.2智能化排班管理系統(tǒng)的應(yīng)用

2.2.1方法 收集原有紙質(zhì)排班(2019 年3-6月，共3個月)以及現(xiàn)行智能系統(tǒng)排班(2019 年6-9月，共3個月)護(hù)士長每周排班平均耗時、考勤統(tǒng)計耗時、每周臨時改動排班的次數(shù)。(1)護(hù)士長每周排班耗時：為護(hù)士長開始排班至排班結(jié)束排班表打印完成為止，若排班中途被打斷，則將被打斷前后排班所用時間相加即為排班耗時。(2)考勤統(tǒng)計耗時：為考勤員開始統(tǒng)計考勤至打印考勤表提交護(hù)理部為止。(3)每周臨時改動排班的次數(shù):由于護(hù)士認(rèn)為排班不能滿足休假需求或不能勝任排班安排等個人理由而提出改動排班，且經(jīng)由護(hù)士長同意的改動次數(shù)。

2.2.2評價指標(biāo)

2.2.2.1護(hù)士對排班的滿意度 在文獻(xiàn)回顧[7]的基礎(chǔ)上，使用自研問卷對排班滿意度進(jìn)行調(diào)查，從全院護(hù)士中分層抽樣。我院護(hù)理人員層級設(shè)置以及對應(yīng)人數(shù)為N1—48人，N2—126人，N3—943人，N4—210人，總共1 327名護(hù)士，每個層級抽10%的護(hù)士協(xié)助完成調(diào)查，最終抽取132名護(hù)士，扣除病假及產(chǎn)假護(hù)士9人，即為123名在崗護(hù)士。對在崗護(hù)理人員發(fā)放調(diào)查問卷，問卷內(nèi)容包括班次安排的合理性、分組搭配的合理性、滿足個人意向排班、班次安排的自主性等4個方面。采用Likert 5級評分法，5分表示非常滿意、4分表示滿意、3分表示一般、2分表示不滿意、1分表示非常不滿意，以非常滿意和滿意視為滿意，并計算滿意度。

2.2.2.2護(hù)理人力資源管理能力及效率 統(tǒng)計護(hù)士長每周排班平均耗時、考勤統(tǒng)計耗時及每周臨時改動排班的次數(shù)，在全院內(nèi)、外、婦產(chǎn)、兒、門急診、綜合科等6個大科，每個大科隨機抽取其中4個病區(qū)的護(hù)士長來協(xié)助完成數(shù)據(jù)調(diào)研及收集。

3 智能化排班管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果

3.1智能化排班管理系統(tǒng)應(yīng)用前后護(hù)士對排班的滿意度比較 見表1。

表1 智能化排班管理系統(tǒng)應(yīng)用前后護(hù)士對排班的滿意度比較 分

3.2智能化排班管理系統(tǒng)應(yīng)用前后護(hù)理人力資源管理能力及效率比較 統(tǒng)計護(hù)士長排班的平均耗時、考勤統(tǒng)計耗時以及護(hù)士長改動排班次數(shù) 見表2。

表2 智能化排班管理系統(tǒng)應(yīng)用前后護(hù)理人力資源管理能力及效率比較

4 討論

4.1智能化排班管理完善了人力資源垂直管理體系 在護(hù)理部-科護(hù)士長-護(hù)士長的三級管理架構(gòu)模式下，日趨立體的護(hù)理管理體系存在多層面的排班需求。護(hù)士排班管理是多約束條件下的問題，對提高護(hù)士工作效率、優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置具有重要意義[8]。本系統(tǒng)將總值班排班、應(yīng)急梯隊排班、片區(qū)節(jié)假日值班、病區(qū)排班、員工年假安排及自主意愿進(jìn)行整合，對全院護(hù)理人力資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)式管理，減少管理者與護(hù)士反復(fù)進(jìn)行郵件、口頭等來往溝通，提高各層面人力資源利用同步性，避免人力資源的重復(fù)錯誤利用，實現(xiàn)人員安排、資源利用的統(tǒng)籌管理。系統(tǒng)還突破傳統(tǒng)排班中以慣性思維和經(jīng)驗占主導(dǎo)地位的習(xí)慣[9]，將排班融入醫(yī)院信息共享環(huán)境中，通過排班信息化數(shù)據(jù)的實時傳輸，使護(hù)理部全面掌握各病區(qū)護(hù)理工作量動態(tài)變化的趨勢，為管理者合理決策提供了準(zhǔn)確有效的依據(jù)。

4.2智能化排班管理提高了護(hù)理人力資源管理的能力及工作效率 本研究結(jié)果顯示，智能化排班管理系統(tǒng)應(yīng)用之后，護(hù)理人力資源管理能力及效率都有了顯著提升，護(hù)士長排班的平均耗時從原來的(2.19±0.37)h下降至(0.40±0.08)h，考勤統(tǒng)計耗時從原來的(1.66±0.33)h下降至(0.16±0.03)。另外，系統(tǒng)上線后，取消了原有的紙質(zhì)排班需求及年假安排表，改為在系統(tǒng)內(nèi)填寫提交，通過預(yù)設(shè)休假規(guī)則，避免同期扎堆休假，管理者頻繁溝通調(diào)整的現(xiàn)象，因此護(hù)士長改動排班次數(shù)顯著降低。管理者通過調(diào)閱排班及護(hù)士技術(shù)檔案，精準(zhǔn)掌握所管轄病區(qū)內(nèi)護(hù)士人數(shù)、資質(zhì)、能級分布及工時數(shù)等情況。需應(yīng)急調(diào)配護(hù)理人力時，充分發(fā)動各層面護(hù)理管理者人力管理能動性，病區(qū)人力調(diào)配問題，護(hù)士長主持解決；片區(qū)人力調(diào)配問題，科護(hù)士長主持解決；全院人力調(diào)配問題，護(hù)理部主持解決，提升了人力資源立體管理能力。在人員有限但疫情不可控的情況下，合理的人員配置及排班模式是圓滿完成各項工作、保證人員安全的基礎(chǔ)[10]。在新冠肺炎疫情期間，我院籌備隔離病區(qū)4個、發(fā)熱門診1個、跨境學(xué)童采樣門診1個、海關(guān)檢疫點2個，支援傳染病醫(yī)院、復(fù)學(xué)采樣人數(shù)不等。護(hù)理部在人力成本總體不變的情況下，通過系統(tǒng)對護(hù)理人力進(jìn)行迅速重整，最快于2 h內(nèi)全體到崗，有效應(yīng)對了急、重、繁的疫情防治工作。智能排班軟件對班次性質(zhì)、分組搭配、角色資質(zhì)、休假調(diào)配等原則統(tǒng)一設(shè)置，護(hù)士自主提交排班需求及年假計劃，護(hù)士長在排班中不需像以往手工收集個人需求，考慮人員搭配、班次需求、工作時數(shù)等因素，簡化了排班流程，提高排班效率，實現(xiàn)了護(hù)士排班信息的精細(xì)化管理。

4.3智能化排班管理提升了護(hù)理人文建設(shè) 人文關(guān)懷是護(hù)理實踐的精髓，也是護(hù)理專業(yè)的基礎(chǔ)[11]。系統(tǒng)上線之后，護(hù)士對排班的滿意度得到了顯著提升，排班的合理性評分由原來的(3.97±0.60 )分提升至(4.77±0.44 )分；分組搭配的合理性由原來的(3.75±0.58)分提升至(4.58±0.49 )分；滿足個人意向排班由原來的(3.38±0.54 )分提升至(4.76±0.43 )分；班次安排的自主性由原來的(3.33±0.52)分提升至(4.80±0.40 )分。通過智能排班系統(tǒng)排班原則的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，使分組、分層級排班管理進(jìn)一步細(xì)化，排班制度更加公正、透明。國外一項Meta分析[12]顯示，采取積極的應(yīng)對措施，能夠有效減少護(hù)士的工作倦怠。國內(nèi)也有研究[13]表明，彈性自主排班的模式讓護(hù)士休息的時間相對集中，護(hù)士自由支配的時間相對增加，更好地協(xié)調(diào)工作與生活，減少臨時調(diào)班次數(shù)，降低調(diào)班耗費的時間以及減少對護(hù)理工作安排的影響。系統(tǒng)上線后，有效地減少了護(hù)士改班、調(diào)班頻次，便于護(hù)士更好地平衡工作與生活學(xué)習(xí)，體現(xiàn)了人文關(guān)懷的管理理念。

5 小結(jié)

我院遵循以人為本、動態(tài)調(diào)控原則建立智能化護(hù)理排班系統(tǒng)，人力信息實時提取，為護(hù)理人力科學(xué)配置、全院彈性排班提供可能，有效地提高了排班效率和護(hù)士排班滿意度，順應(yīng)護(hù)理信息化管理需求，有助于促進(jìn)護(hù)理學(xué)科的發(fā)展及護(hù)理信息化管理體系的構(gòu)建。在保障患者安全和護(hù)理質(zhì)量的同時，提高護(hù)士對排班的接受度是排班模式改革的目標(biāo)[14]。本研究也存在一些不足尚待完善，如關(guān)于護(hù)士對排班的滿意度調(diào)查使用自研問卷完成，缺少信效度檢驗；對于提升護(hù)理部整體人力資源管理能力以及提升護(hù)士長工作效率方面的調(diào)研也僅限于院內(nèi)，有待擴(kuò)大研究范圍進(jìn)一步論證可行性及改進(jìn)成果。