創(chuàng)建一站式管理平臺實現(xiàn)科研全程精細化管理

劉廣奇

上海市第六人民醫(yī)院 財務(wù)處，上海 201306

引言

近年來，隨著政府加大對醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新的投入，醫(yī)院對新診療項目和新技術(shù)不斷挖掘，這股勢頭同時也促進了醫(yī)務(wù)人員申請科研項目的積極性[1]。醫(yī)院為了提升自身品牌，要求醫(yī)務(wù)人員在晉升職稱的時候不僅要有過硬的臨床能力，同時還要具備較高的科研能力，這也在很大程度上加強了醫(yī)院整體的科研水平。隨著科研項目立項的增加，醫(yī)院承擔(dān)的課題數(shù)量和金額也在節(jié)節(jié)攀升，縱觀以往對醫(yī)院科研采購管理的研究大多僅停留在一個靜態(tài)領(lǐng)域，采購管理或者報銷管理等，研究內(nèi)容不全面，并沒有對科研采購管理有一個全流程的分析，更加沒有效益數(shù)據(jù)分析進行研究支撐[2]。本文的創(chuàng)新點在于以創(chuàng)建一站式的管理平臺與相應(yīng)的管理報銷制度相結(jié)合為出發(fā)點，探索醫(yī)院科研全流程精細化管理，對傳統(tǒng)試劑耗材和測試分析采購中存在的一系列問題進行分析，利用信息化手段優(yōu)化科研經(jīng)費支出的審批驗收和結(jié)算流程，以醫(yī)院經(jīng)濟效益有效提升為目標(biāo)，加強現(xiàn)代醫(yī)院科研管理，從而降低采購成本。

1 目前醫(yī)院傳統(tǒng)試劑耗材和測試分析采購存在的問題

1.1 采購制度不健全，采購流程缺乏整體監(jiān)管

目前醫(yī)院的采購制度較為分散，各職能部門都制定了各自的采購管理制度，包括財務(wù)處、醫(yī)學(xué)裝備處、后勤管理處等。不同部門制定的采購制度有部分內(nèi)容存在重合、部分內(nèi)容存在不兼容、醫(yī)院采購管理始終沒有一個健全有效的制度[3]。沒有健全有效的管理制度，采購流程流于形式化，試劑耗材和測試分析費在科研經(jīng)費報銷總支出的占比較大，但卻經(jīng)常存在科研課題負責(zé)人未經(jīng)過任何審批就購買試劑耗材再去管理部門入庫報銷的情況[4]。材料費大筆超額支出，沒有管理部門監(jiān)管，可能造成材料的浪費和資金的轉(zhuǎn)移；大額測試化驗加工費支出沒有相匹配的實驗報告，也有資金轉(zhuǎn)移的風(fēng)險[5]。

1.2 采購量大，需求多樣且有時效要求

據(jù)統(tǒng)計，通常試劑耗材和測試分析費占科研經(jīng)費報銷總支出的30%以上，臨床的科研實驗對試劑耗材的需求量是非常大的，而且根據(jù)實驗的復(fù)雜性對試劑耗材的需求也是多樣化的。如果再加上部分課題還存在結(jié)題時效要求，醫(yī)務(wù)人員在忙碌的臨床工作之余，還要兼顧課題的完成時間，這就在無形之中大大增加了采購的難度[6]。

1.3 價格不透明，產(chǎn)品質(zhì)量無法得到保障

醫(yī)務(wù)人員在日常工作中接觸到最多的是病人，并沒有多余的機會和渠道去接觸提供試劑耗材和測試分析服務(wù)的供應(yīng)商[7]。如果醫(yī)務(wù)人員要尋找合適的供應(yīng)商，目前的渠道只有同事的介紹、上網(wǎng)尋找或者供應(yīng)商上門推薦等，這些渠道會導(dǎo)致價格不透明，沒有進行市場對比從而導(dǎo)致采購成本上升，醫(yī)務(wù)人員也無法對供應(yīng)商的資質(zhì)進行鑒定，這樣就會出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)等情況。

1.4 信息化程度低，報銷手續(xù)繁瑣效率低

目前醫(yī)院很多采購信息平臺較為獨立，例如后勤管理處和醫(yī)學(xué)裝備處都有各自獨立的采購平臺，也沒有對接財務(wù)報銷系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)，各自形成信息孤島，沒有實現(xiàn)各方信息共享和互聯(lián)互通，這極大影響了管理人員的工作效率，對于科研人員來說，報銷手續(xù)也較為繁瑣[8]。

2 建立一站式的統(tǒng)一采購平臺實施方案

2.1 系統(tǒng)構(gòu)建

首先科教處牽頭對目前科研試劑耗材和測試分析采購流程的現(xiàn)狀進行調(diào)研，并形成《關(guān)于實驗研究部試劑、耗材等統(tǒng)一采購平臺初步設(shè)想》[9]。醫(yī)學(xué)裝備處負責(zé)對供應(yīng)商進行招標(biāo)，審核其資質(zhì)并簽署協(xié)議價，引進多家資質(zhì)良好的供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量，促進供應(yīng)商良性競爭[10]。導(dǎo)入符合要求的供應(yīng)商構(gòu)建一站式的統(tǒng)一采購平臺并上線，同時制定并試行《實驗材料招標(biāo)采購管理辦法》，各課題負責(zé)人可在平臺上快速查找課題所需的試劑耗材和測試分析服務(wù)，根據(jù)預(yù)算金額選擇最適合的供應(yīng)商和產(chǎn)品。實現(xiàn)課題負責(zé)人授權(quán)、采購人員申購、驗收、保管、使用管理及財務(wù)對賬等事務(wù)的全流程信息化閉環(huán)管理[11]。信息科負責(zé)協(xié)調(diào)軟件公司對采購平臺和醫(yī)院的HRP系統(tǒng)無縫對接，使用電子簽名、無紙化審批，實現(xiàn)試劑耗材和測試分析的采購全流程線上“審批—支付”，優(yōu)化報銷流程[12]，實現(xiàn)匯總結(jié)算，降低供應(yīng)商開票頻次，提升財務(wù)報銷效率[13]。課題負責(zé)人、科教處和財務(wù)處對科研經(jīng)費的使用情況實時查詢，實現(xiàn)信息共享[14]，系統(tǒng)整體架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)整體架構(gòu)圖

課題負責(zé)人可進入科研管理系統(tǒng)界面進行自助操作，經(jīng)費報銷查詢模塊查找課題所需的試劑耗材和測試分析服務(wù)，根據(jù)預(yù)算金額選擇最適合的供應(yīng)商和產(chǎn)品?？蒲泄芾硐到y(tǒng)操作界面如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)操作界面圖

2.2 建立制度

科教處、醫(yī)學(xué)裝備處和財務(wù)處共同修訂《科研材料和服務(wù)采購管理辦法》[15]，規(guī)定全院凡使用科研經(jīng)費購置各類科研實驗材料和測試化驗加工服務(wù)，均須納入平臺管理。規(guī)范試劑耗材及分析的采購管理，加強科研經(jīng)費有效監(jiān)管。最后科教處可通過大數(shù)據(jù)分析了解各課題組的研究側(cè)重點，撮合共同申報課題，實現(xiàn)團隊強強聯(lián)合、優(yōu)勢互補[16]。

3 統(tǒng)一采購平臺實施效果

3.1 經(jīng)濟效益

建立和健全科研經(jīng)費相關(guān)管理制度，規(guī)范科研經(jīng)費管理與流程；打破固有的科研經(jīng)費管理模式，利用信息化的手段整合財務(wù)、平臺、科研三大平臺，優(yōu)化資源、提升效率、節(jié)約管理成本；對科研經(jīng)費使用中占比較大的試劑和耗材經(jīng)費的使用，實施采購環(huán)節(jié)全程閉環(huán)監(jiān)管，實現(xiàn)財務(wù)智能報銷、智能分析，達到科研經(jīng)費的精準管理和質(zhì)效提升[17]。統(tǒng)一采購平臺上線后，醫(yī)院99.8%以上實驗材料采購?fù)ㄟ^采購平臺完成。200余家大型試驗材料生產(chǎn)廠家與醫(yī)院簽署了協(xié)議價，并導(dǎo)入了平臺系統(tǒng)。經(jīng)過一段時間的系統(tǒng)運營，對試劑耗材支出較大的課題進行對比分析，統(tǒng)計結(jié)果表明相同類型和數(shù)量的試劑耗材和測試分析支出的采購成本較以往平均下降了7.8%。在報銷效率方面，對引進統(tǒng)一采購平臺前后的報銷效率情況進行分析對比，得到結(jié)果如表1所示。把試劑耗材和測試分析支出憑證的報銷金額分成1萬元以上及1萬元以下，是因為超過1萬元還需要分管院長以及院長簽字，院長和分管院長業(yè)務(wù)較為繁忙，外出會議較多，過去沒有系統(tǒng)都是依靠紙質(zhì)單據(jù)簽字審核，這一部分單據(jù)在統(tǒng)一采購平臺未上線時報銷審核流程所需時間往往比1萬元以下的單據(jù)更長，而現(xiàn)在通過引進統(tǒng)一采購平臺大大提高了報銷效率，節(jié)約了課題組成員科研報銷所需的時間成本，同時也提高了財務(wù)人員和科研管理人員的工作效率，降低了醫(yī)院的管理成本。

表1 引進科研管理系統(tǒng)前后報銷效率情況 （天）

3.2 醫(yī)院采購流程和報銷流程更優(yōu)化

平臺上線后，我院對有采購需求的課題組成員進行了統(tǒng)計分析，通過對監(jiān)控前后10個科室100名課題組成員進行滿意度問卷調(diào)查及統(tǒng)計學(xué)分析，滿意度由監(jiān)控前的30%提高到91%，不滿意的比例由30%下降至7%，經(jīng)卡方檢驗，χ2=79.43，P＜0.001，差異在統(tǒng)計學(xué)上有高度顯著意義，表明科研人員對一站式的統(tǒng)一采購平臺的管理效果是認可的。具體數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析如表2所示。

表2 監(jiān)控體系建立前后科室滿意度 [（n=100），n（%）]

4 討論與總結(jié)

目前，各地醫(yī)院科研經(jīng)費購買試劑耗材的動態(tài)管理工作開展參差不齊，醫(yī)院科研經(jīng)費管理的意識和重視配合程度不一，科研經(jīng)費管理監(jiān)管的水平和科學(xué)性也有待提高，制約了醫(yī)院科研水平的提高和發(fā)展[18-19]。通過對目前醫(yī)院科研經(jīng)費支出中傳統(tǒng)試劑耗材和測試分析采購存在問題的分析，逐步構(gòu)建醫(yī)院一站式的統(tǒng)一采購管理平臺系統(tǒng)，督促不斷強化采購管理，提高科研經(jīng)費利用率。另外，醫(yī)院可通過大數(shù)據(jù)分析了解各課題組的研究側(cè)重點，撮合共同申報課題，實現(xiàn)團隊強強聯(lián)合、優(yōu)勢互補。目前該平臺剛運行不久，引進的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的數(shù)量還較少，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量的缺乏對分析的準確性也產(chǎn)生了一定的影響，希望今后在平臺上能夠開發(fā)使用評價功能以及供應(yīng)商推薦功能模塊，讓課題組成員在平臺操作后對該供應(yīng)商以及貨品進行評價，也可推薦平臺上還未引進但曾經(jīng)已經(jīng)合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，這樣一來可使平臺增加優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的數(shù)量，增加使用者購買的選擇性。隨著基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量的不斷增加，也可通過分析對比提供可用預(yù)算下的購買最優(yōu)方案。

隨著我國醫(yī)療體制改革的深入推進、一站式的統(tǒng)一采購管理平臺結(jié)合了現(xiàn)代醫(yī)院管理制度、審計監(jiān)督工作規(guī)范以及醫(yī)院內(nèi)部控制規(guī)范，在原先繁瑣的采購報銷流程上給了課題負責(zé)人一條捷徑。同時也使得醫(yī)院科研管理部門的動態(tài)監(jiān)測和多維管理逐步向著規(guī)范化、精細化和科學(xué)化發(fā)展，在加強醫(yī)院科研信息化管理，規(guī)范傳統(tǒng)試劑耗材和測試分析支出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控方面發(fā)揮不可或缺的作用。