低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

高虎

河北省中醫(yī)院 遠(yuǎn)程醫(yī)學(xué)中心，河北 石家莊 050011

引言

醫(yī)用耗材的使用給醫(yī)療過程帶來很多便利，在提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、減少患者痛苦等方面起著至關(guān)重要的作用[1-2]。通常，人們把醫(yī)用耗材分為高值醫(yī)用耗材與低值醫(yī)用耗材，隨著國家各項(xiàng)政策的推薦與各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的逐步完善，人們對高值耗材的管理與規(guī)范使用已經(jīng)較為重視，大多數(shù)醫(yī)院也為高值耗材的管理投入大量的人力、物力、財(cái)力[3-4]，但是對于低值耗材的規(guī)范化管理卻很少提及[5]。然而，近年來低值醫(yī)用耗材的品類逐漸增多，且由于亂收費(fèi)現(xiàn)象的存在，低值醫(yī)用耗材逐漸趨于高值化[6]。同時(shí)，單個(gè)低值耗材的價(jià)值雖然不高，但其用量巨大，支出可達(dá)醫(yī)院醫(yī)用耗材總支出的30%以上，因此，對于低值耗材的規(guī)范化管理應(yīng)該引起我們的重視[7]?；诖?，我們與第三方公司合作開發(fā)了一套低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)低值醫(yī)用耗材的全流程追溯，使我院醫(yī)用耗材的管理實(shí)現(xiàn)條碼化，采購、請領(lǐng)等實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)可以自動(dòng)匯總財(cái)務(wù)結(jié)算清單，完成低值醫(yī)用耗材收費(fèi)價(jià)格的同步核定，為我院低值醫(yī)用耗材的管理帶來極大的便利，可在其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)推廣使用。

1 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1.1 軟件設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)信息

1.1.1 軟件設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用C/S架構(gòu)服務(wù)模式，由服務(wù)器和客戶機(jī)進(jìn)行協(xié)作運(yùn)行。服務(wù)器端采用Windows 2010 Server操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫則使用微軟開發(fā)的SQL Server 2005，因?yàn)槠漭^為成熟的功能，該系統(tǒng)的服務(wù)器端不僅可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理，還可以在進(jìn)行各類數(shù)據(jù)訪問時(shí)制定各種數(shù)據(jù)管理規(guī)范?？蛻舳诉x用Windows 7或者Windows XP作為操作系統(tǒng)，采用Borland Delphi 7.0作為程序開發(fā)平臺，此開發(fā)平臺的使用可以幫助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與服務(wù)器之間的通信連接，并且可以進(jìn)行界面管理與用戶交互流程，是實(shí)現(xiàn)層與Client應(yīng)用層的重要技術(shù)支撐。

而數(shù)據(jù)庫連接是系統(tǒng)的應(yīng)用層與數(shù)據(jù)庫之間必不可少的紐帶，我院采用的低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中使用的連接方法是ActiveX Data Objects（ADO），該技術(shù)方法更加的高效，數(shù)據(jù)傳輸更加快捷，能與C/S構(gòu)架模式進(jìn)行完美融合。

1.1.2 數(shù)據(jù)信息

該低值耗材管理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)信息包括系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息、耗材的采購、請領(lǐng)、費(fèi)用管理、出入庫管理以及相關(guān)數(shù)據(jù)分析[8-9]。系統(tǒng)設(shè)置主要包括用戶賬號管理、用戶基本信息維護(hù)、系統(tǒng)的更新、用戶個(gè)人信息的管理；基礎(chǔ)信息管理包括醫(yī)院基本科室的設(shè)置，低值醫(yī)用耗材的主要類別與基本的費(fèi)用信息等，其他各項(xiàng)功能均包含多個(gè)子系統(tǒng)分支。耗材的采購也包括申請、采購流程信息化、在線審批等；出入庫的管理主要在于出庫與入庫流程的優(yōu)化、相應(yīng)制度的制定以及人員的管理；相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析可以自動(dòng)分析耗材管理者關(guān)注的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。這些基本功能的實(shí)現(xiàn)均是基于數(shù)據(jù)庫對各個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行的應(yīng)答與快速處理，因此，數(shù)據(jù)庫的建立與管理是本系統(tǒng)構(gòu)建的重要內(nèi)容。

1.2 系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)

通過調(diào)研，根據(jù)我院的實(shí)際需求，對系統(tǒng)的整體構(gòu)架進(jìn)行了設(shè)計(jì)，通過該系統(tǒng)構(gòu)架可以實(shí)現(xiàn)對我院低值醫(yī)用耗材的統(tǒng)一管控，準(zhǔn)確地掌握我院所有低值醫(yī)用耗材的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，對于低值醫(yī)用耗材的需求、采購、庫房管理、費(fèi)用變化情況進(jìn)行實(shí)時(shí)把控，真正實(shí)現(xiàn)我院低值醫(yī)用耗材規(guī)范化、專業(yè)化、透明化的目標(biāo)。低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的構(gòu)架如圖1所示。

圖1 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

通過該架構(gòu)的搭建，在保證系統(tǒng)順暢使用的基礎(chǔ)上，我們也確保了系統(tǒng)的安全使用。對于院內(nèi)的信息，直接使用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，完全與外界隔離，杜絕了信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生。有些需要對外溝通的信息，比如與患者之間的交流，則通過手機(jī)短信、微信、二維碼等實(shí)現(xiàn)，外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行完全的物理隔離，充分保證信息安全。

除此之外，我們在該系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，引入了條碼技術(shù)與無線手持設(shè)備等配套工具，不僅實(shí)現(xiàn)庫房盤點(diǎn)的多人操作，大幅度提高耗材盤點(diǎn)效率，也可提高數(shù)據(jù)處理的速度、準(zhǔn)確度，減少盤點(diǎn)差錯(cuò)的發(fā)生。對耗材的全流程追蹤，實(shí)現(xiàn)了低值醫(yī)用耗材的閉環(huán)管理。該系統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)算功能強(qiáng)大，根據(jù)國家最新規(guī)范要求進(jìn)行核算，分層次、分類型進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。這些特殊的功能都是基于該系統(tǒng)基礎(chǔ)層的完美與契合以及其完善的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，避開科室之間的溝通障礙。該低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D如圖2所示。

圖2 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

2 系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)

通過對該系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)與后期的不斷優(yōu)化，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了如下功能。其系統(tǒng)功能分解圖如圖3所示。

圖3 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)功能分解圖

2.1 系統(tǒng)設(shè)置與基礎(chǔ)信息

本文設(shè)計(jì)的低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中系統(tǒng)設(shè)置與基礎(chǔ)信息均為常見耗材管理系統(tǒng)的基本功能。系統(tǒng)設(shè)置主要集中在用戶個(gè)人信息的設(shè)置，而基礎(chǔ)信息功能主要集中在醫(yī)院基礎(chǔ)信息的設(shè)置，比如科室分布、常用醫(yī)用耗材分類、醫(yī)院的基本結(jié)構(gòu)等。因此兩項(xiàng)功能與常見的耗材管理系統(tǒng)功能類似，此處不進(jìn)行詳細(xì)闡述。

2.2 耗材采購管理

耗材的采購在耗材的全流程管理中占據(jù)重要地位，因此本模塊所具有的功能特點(diǎn)也較多，主要包括請貨管理、調(diào)價(jià)管理、退貨管理。當(dāng)各業(yè)務(wù)科室有采購需求時(shí)，可在系統(tǒng)上填寫請領(lǐng)需求，系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際的庫存情況自動(dòng)生成采購計(jì)劃，并及時(shí)發(fā)送給采購小組進(jìn)行審批。在此過程中，系統(tǒng)會自動(dòng)進(jìn)行采購合理性分析，包括所需耗材的種類與價(jià)格、需求量、庫存量等詳細(xì)信息，并生成分析報(bào)告，供采購小組參考。采購小組收到審批通知以后，結(jié)合分析報(bào)告與實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后，系統(tǒng)會自動(dòng)將采購需求通過短信形式發(fā)送給供應(yīng)商。

當(dāng)耗材價(jià)格發(fā)生浮動(dòng)時(shí)，需要在調(diào)價(jià)模塊及時(shí)進(jìn)行價(jià)格更新，并進(jìn)行新的性價(jià)比對比，更新的價(jià)格會自動(dòng)出現(xiàn)在下次的采購分析報(bào)告中，使采購人員能夠及時(shí)掌握耗材的價(jià)格變化，避免因未及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格變化而出現(xiàn)采購差錯(cuò)。當(dāng)采購的低值醫(yī)用耗材到貨以后，需要進(jìn)行入庫檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后，則由管理員進(jìn)行入庫操作；如果檢驗(yàn)不合格，則要進(jìn)行退貨操作，并在系統(tǒng)中的退貨管理中修改訂單狀態(tài)，直至完成退貨流程。所有流程均在線上完成并記錄，做到全流程可追溯、易管理。

2.3 費(fèi)用管理

費(fèi)用管理模塊主要包括價(jià)格自動(dòng)比對、采購付款管理、采購付款查詢、未付單據(jù)查詢等，通過付款模塊，可以對訂單進(jìn)行及時(shí)的完結(jié)，并且可以在線上完成付款，方便快捷。此模塊不僅可以縮短訂單完成周期，還可以協(xié)助采購人員做好賬目統(tǒng)計(jì)，避免人工核算差錯(cuò)，方便后期財(cái)務(wù)人員的統(tǒng)計(jì)分析與效益核算。

2.4 出入庫管理

出入庫管理模塊主要包括入庫管理、庫房管理、出庫管理三大部分。本系統(tǒng)在庫房管理中采用條形碼管理的方式，當(dāng)庫房檢驗(yàn)員認(rèn)定采購的耗材質(zhì)量合格之后，會給每一個(gè)耗材分配一個(gè)唯一的條形碼，該條形碼內(nèi)記錄了該耗材的基本信息，包括廠家、型號、生產(chǎn)日期、采購日期、入庫時(shí)間、規(guī)格、使用范圍等，信息錄入之后，通過匹配的掃碼槍掃描即可讀取。

當(dāng)耗材進(jìn)入庫房以后，該系統(tǒng)可以利用無線技術(shù)進(jìn)行倉位管理，實(shí)現(xiàn)低值醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理。利用無線傳感技術(shù)將整個(gè)庫房的耗材區(qū)域分為多個(gè)倉位，利用分配的唯一條形碼實(shí)現(xiàn)耗材與倉位的匹配，并對耗材所處倉位進(jìn)行自動(dòng)跟蹤。同時(shí)，該系統(tǒng)可以進(jìn)行庫存自動(dòng)盤點(diǎn)，通過掃描條碼可以及時(shí)了解整個(gè)批次同類耗材的剩余量，以及使用后的耗材歷史流向。如果盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)耗材包裝錯(cuò)誤或者條碼破損，則系統(tǒng)可直接更正。在整個(gè)耗材盤點(diǎn)過程中，系統(tǒng)可以自動(dòng)分析耗材的耗損與收益情況，并及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。當(dāng)各科室需要使用耗材時(shí)，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)分配，將人工揀貨量進(jìn)行分?jǐn)?，降低工作量。使用與條形碼匹配的手持設(shè)備進(jìn)行掃描出庫，及時(shí)發(fā)現(xiàn)過期產(chǎn)品，避免差錯(cuò)產(chǎn)生。

在整個(gè)出入庫管理過程中，系統(tǒng)會對庫存信息進(jìn)行維護(hù)，生成庫存信息明細(xì)與庫存日志，生成速度快，且信息準(zhǔn)確、條理清晰，方便倉庫管理員的管理，避免各業(yè)務(wù)科室醫(yī)用耗材的積壓、浪費(fèi)、流失。

2.5 數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)分析模塊可以對整個(gè)系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類別、分層次、分時(shí)間統(tǒng)計(jì)，管理人員可以查看每年、每月、每日的耗材使用情況，也可做橫向?qū)Ρ取３酥?，貨款的核對以及效益分析?shù)據(jù)均可在此模塊體現(xiàn)。每個(gè)科室偏向于使用耗材的種類、使用的數(shù)量年度變化、月份變化等，均可進(jìn)行分析，對于種類繁多的低值醫(yī)用耗材的管理來說，此模塊實(shí)用性很強(qiáng)。

3 系統(tǒng)的應(yīng)用效果分析

通過一年的使用，我院低值醫(yī)院耗材的管理更加規(guī)范，同時(shí)，各項(xiàng)數(shù)據(jù)明確，方便統(tǒng)計(jì)分析，自動(dòng)提醒功能，可以避免有過期產(chǎn)品的產(chǎn)生。同時(shí)，該系統(tǒng)的使用，節(jié)約了大量人力，降低了人工成本。

3.1 工作效率的提升

在使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)之前，耗材的采購與出入庫等均需要人工填寫申請單，在沒有模板的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)填寫的某項(xiàng)不合格、審核時(shí)重新填寫的現(xiàn)象，重復(fù)的工作消耗大量的人力，填寫一張申請單平均需要2.5 h。使用該系統(tǒng)以后，可以在系統(tǒng)進(jìn)行填寫，很多項(xiàng)目都是可選擇的，即使出現(xiàn)差錯(cuò)，可以在系統(tǒng)中直接修改，大幅度提高了制單效率，一張申請單的填寫時(shí)間降為30 min。

此外，針對財(cái)務(wù)結(jié)算，系統(tǒng)的使用使人工累計(jì)結(jié)算轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)核算，并自動(dòng)生成付款清單，原來每月至少需要兩名財(cái)務(wù)人員進(jìn)行反復(fù)核算，現(xiàn)在只需兩名財(cái)務(wù)人員進(jìn)行單據(jù)審核即可，不僅效率得到提升，準(zhǔn)確度也大幅度提升。且人工核算時(shí)，一般只能精確到小數(shù)點(diǎn)后2位，而系統(tǒng)自動(dòng)核算可精確到小數(shù)點(diǎn)后4位，精確度也有所提升。

因?yàn)榈椭滇t(yī)用耗材的數(shù)量較大、種類繁多，庫房的盤點(diǎn)，在使用系統(tǒng)前，每次至少要兩人進(jìn)行，且持續(xù)時(shí)間較長，時(shí)常出現(xiàn)遺漏。低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中個(gè)性化的條碼與無線手持設(shè)備的使用，不僅1人即可完成盤點(diǎn)，且效率大大提升。當(dāng)對庫房內(nèi)的低值耗材入庫、出庫都經(jīng)過掃描設(shè)備掃描以后，系統(tǒng)會自動(dòng)生成剩余量與消耗量報(bào)表，工作人員只需在線就可查看庫存情況。低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)使用前后，工作效率的提升情況如表1所示。

表1 工作效率的提升情況

3.2 管理質(zhì)量的提高

在實(shí)現(xiàn)信息化管理之前，低值醫(yī)用耗材的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如采購責(zé)任不明確、使用過程的不可追溯、庫存量過大或者過小、沒有發(fā)現(xiàn)過期耗材、使用過程中存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)以后，低值醫(yī)用耗材的管理質(zhì)量明顯提升。以醫(yī)用耗材的溢庫現(xiàn)象為例：信息化管理之前，我院低值醫(yī)用耗材的溢庫現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，主要涉及一次性注射器、輸液器、留置針等一次性耗材。通過信息化管理手段，我們基本做到了賬實(shí)相符，即溢庫率趨近于0。使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)前后耗材溢庫率情況如表2所示。

表2 使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)前后耗材溢庫率對比表（%）

此外，低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的使用，使過期耗材發(fā)生率顯著降低，避免了嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生，一臺外科手術(shù)平均低值耗材支出由原來的800多元減少至400多元，打包頻次也明顯降低，真正做到了低值耗材管理的規(guī)范化。

3.3 低值醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)還可以存儲海量數(shù)據(jù)，為醫(yī)院工作人員提供精確的、不同維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，工作人員可以根據(jù)實(shí)際需要，從系統(tǒng)中調(diào)取不同數(shù)據(jù)并進(jìn)行比對。圖4～5為手術(shù)室低值醫(yī)用耗材中不可計(jì)價(jià)耗材的統(tǒng)計(jì)圖。

圖4 手術(shù)室低值醫(yī)用耗材分類統(tǒng)計(jì)圖

圖5 手術(shù)室低值醫(yī)用耗材用量占比圖

從圖4中可以看出，該系統(tǒng)不僅可以對不同類別的醫(yī)用耗材進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)，還可以對同種醫(yī)用耗材不同季度、不同月份的總消耗量進(jìn)行對比。從圖5中可以看出，該系統(tǒng)可以分別統(tǒng)計(jì)任一時(shí)間段內(nèi)不同科室醫(yī)用耗材的消耗量，并進(jìn)行比較，還可以查看本科室醫(yī)用耗材消耗量占全院的比例，協(xié)助管理者進(jìn)行科室管理。隨著時(shí)間的日漸積累，系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)量急劇增加，本系統(tǒng)還可以進(jìn)行不同年份之間耗材使用量的統(tǒng)計(jì)與對比，為全院耗材采購、使用的年度計(jì)劃提供參考。

3.4 滿意度調(diào)查

我們分別對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)學(xué)工程處工程師、醫(yī)生、護(hù)士進(jìn)行了滿意度調(diào)查，從產(chǎn)品質(zhì)量、運(yùn)行速率、使用便捷度、培訓(xùn)頻率、掌握難易度、對工作的幫助性六個(gè)角度進(jìn)行了分析，被調(diào)查者根據(jù)自己的滿意情況進(jìn)行打分，分別是1～5分，1分代表“很不滿意”，2分代表“不滿意”，3分為“一般”，4分為“滿意”，5分為“非常滿意”，根據(jù)平均得分情況，我們繪制了滿意度圖譜，見圖6。

圖6 醫(yī)院工作人員滿意度圖譜

從圖6中可以看出，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)學(xué)工程處工程師、醫(yī)生、護(hù)士對該低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)個(gè)方面的滿意度均在4分以上，說明該管理系統(tǒng)對醫(yī)院工作的工作提供了極大的便利，且其操作簡單，易于掌握。

4 討論

目前，國內(nèi)大部分醫(yī)院正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理，在耗材管理方面，由于高值醫(yī)用耗材的特殊屬性，大家對其關(guān)注度普遍較高，而關(guān)于低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的研究較少[10]。低值耗材雖然單位價(jià)值較低，但臨床使用量較大，總價(jià)值并不低，應(yīng)該引起管理者的重視[11]。醫(yī)院的信息化管理是現(xiàn)代化醫(yī)院的必然發(fā)展方向[12]，本研究中所提的低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，在全國內(nèi)的研究還相對較少。經(jīng)過一年的實(shí)際應(yīng)用，證明該系統(tǒng)對醫(yī)院低值耗材的管理具有明顯的優(yōu)勢，可以給醫(yī)院工作者帶來極大的便利，節(jié)約人力物力，使醫(yī)用耗材的使用與管理變得更加規(guī)范，為醫(yī)院的規(guī)范化建設(shè)提供有利條件，可在醫(yī)院中推廣使用。