新形勢(shì)下衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理與創(chuàng)新措施

李雪倩

Health System Archives Management and Innovative Measures Under the New Situation

LI Xue-qian

（The First People's Hospital of Xining， Xining 810000， China）

【摘? 要】檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)的真實(shí)記錄，也是重要的材料以及不可再生的資源。在衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案于長(zhǎng)期的醫(yī)療活動(dòng)中逐步形成，其研究?jī)r(jià)值不容忽視。其中大部分都屬于醫(yī)務(wù)人員在診療期間形成的實(shí)踐材料。該類檔案屬于檔案管理體系中的重要構(gòu)成，也有助于今后對(duì)相關(guān)疾病的防控工作的開展，為相關(guān)人士提供經(jīng)驗(yàn)與參考，從而給學(xué)術(shù)研討會(huì)等提供一些數(shù)據(jù)信息。鑒于此，創(chuàng)新檔案管理，并促使其工作質(zhì)量的提升，對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展顯得很重要。

【Abstract】Archives are the true record of the health system， as well as important materials and non-renewable resources. In the health system， archives are gradually formed in the long-term medical activities， and its research value cannot be ignored. Most of them belong to the practice material formed by medical personnel during the diagnosis and treatment. This kind of archive is an important part of the archives management system， and also helps to carry out the prevention and control work of related diseases in the future， and provides experience and reference for relevant people， so as to provide some data and information for academic seminars. In view of this， it is very important for the development of health system to innovate archives management and promote its work quality.

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生系統(tǒng);檔案管理;創(chuàng)新

【Keywords】health system; archives management; innovation

【中圖分類號(hào)】G271;R197? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）05-0009-02

1 引言

檔案管理過程實(shí)際上是集中調(diào)度各種資源的過程，而運(yùn)行狀況系統(tǒng)的關(guān)鍵資產(chǎn)反映在文件資源中。檔案管理的水平不僅影響醫(yī)療系統(tǒng)的未來發(fā)展，而且影響醫(yī)療系統(tǒng)的科學(xué)決策。因此，有必要應(yīng)用新技術(shù)和新思想，以不斷將醫(yī)療保健系統(tǒng)管理提高到一個(gè)新水平。現(xiàn)階段的衛(wèi)生系統(tǒng)需要改革和轉(zhuǎn)型，以便更好地為人們提供服務(wù)。檔案管理則是衛(wèi)生系統(tǒng)里面的重要內(nèi)容，也是促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展的重要元素，需要加以重視。

2 檔案管理在創(chuàng)新醫(yī)療系統(tǒng)中的重要性

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)療體制的改革日益深入，這對(duì)醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理提出了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。當(dāng)前是信息和數(shù)字化時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步為醫(yī)療系統(tǒng)中的檔案管理創(chuàng)造了新的機(jī)會(huì)。檔案管理者需要跟上時(shí)代的改革，并不斷創(chuàng)新如何管理文件。只有創(chuàng)新檔案管理方式并提高檔案管理水平，才能使檔案管理更具可持續(xù)性。應(yīng)用信息技術(shù)支持來轉(zhuǎn)變管理實(shí)踐可以解決工作量大和短缺的現(xiàn)有問題。它使用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的模型，而不是使用文檔的傳統(tǒng)方法來更有效地輸入和存檔檔案信息。檔案管理是否有效以及文件資源是否得到充分利用將直接決定醫(yī)療系統(tǒng)是否穩(wěn)定并能夠長(zhǎng)期發(fā)展。

3 檔案管理問題

3.1 管理不善

黨和國(guó)家一向高度重視檔案管理，特別是改革開放后，加強(qiáng)檔案管理到規(guī)定的高度，醫(yī)療檔案和健康檔案也不例外。對(duì)于以醫(yī)療保健為中心的單一醫(yī)院管理人員，領(lǐng)導(dǎo)層通常傾向于強(qiáng)調(diào)效益并忽略檔案。當(dāng)面臨生存與發(fā)展之間的沖突時(shí)，優(yōu)先事項(xiàng)往往追求經(jīng)濟(jì)利益，而歸檔的重要性還不夠。他們往往忽略醫(yī)療衛(wèi)生檔案在疾病診斷和治療、傳染病的預(yù)防和控制、科學(xué)研究、醫(yī)療糾紛處理乃至醫(yī)院管理中的重要作用。與醫(yī)療工作相比，相關(guān)人員認(rèn)為，醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理只能作為輔助任務(wù)。

3.2 管理方法缺乏創(chuàng)新

由于各種原因和存檔材料的特殊性，存檔操作一直是一種機(jī)密管理模式。近年來，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)的發(fā)展，醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理方法不斷完善，但整個(gè)技術(shù)卻退縮了，方法缺乏創(chuàng)新。檔案和財(cái)務(wù)管理越來越網(wǎng)絡(luò)化，但是檔案管理本質(zhì)上仍然是體驗(yàn)管理，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)沒有信息化，檔案的利用率低。同時(shí)，文件在衛(wèi)生系統(tǒng)中的存儲(chǔ)條件普遍較差，自然通風(fēng)、光照強(qiáng)度、溫度和濕度難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，缺乏必要的安全保護(hù)措施。

3.3 缺乏管理人員，無法滿足創(chuàng)新和發(fā)展的需求

醫(yī)療系統(tǒng)中的檔案管理缺乏專業(yè)技術(shù)人員。除檔案管理專業(yè)技術(shù)人員外，從事醫(yī)療檔案管理的大多數(shù)人員都是從其他職業(yè)調(diào)任的。他們中的一些人已經(jīng)從事過醫(yī)師和護(hù)理專業(yè)實(shí)踐或具有相關(guān)的理論知識(shí)，但是在醫(yī)療和健康檔案管理方面缺乏全面和標(biāo)準(zhǔn)化的專業(yè)知識(shí)和技能。大多數(shù)非專業(yè)人員在工作實(shí)踐中學(xué)習(xí)和探索，更不用說研究和創(chuàng)新管理，并逐漸積累經(jīng)驗(yàn)以滿足他們的工作需求。在需要?jiǎng)?chuàng)新和進(jìn)步病歷管理和改善信息管理的情況下，管理人員不僅不足，而且缺乏能力，影響了病歷管理的質(zhì)量。

3.4 管理體系不完善

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和信息技術(shù)時(shí)代的到來，法律體系變得越來越完善，人們的自我保護(hù)意識(shí)和知情權(quán)也在不斷提高。目前，衛(wèi)生系統(tǒng)登記冊(cè)和有關(guān)部門的規(guī)章制度不健全，不能適應(yīng)創(chuàng)新發(fā)展時(shí)代的要求，歸檔提交率比較低。一些醫(yī)療記錄沒有保存或不完整，并且存檔有時(shí)會(huì)丟失。

4 加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)管理的措施和建議

4.1 深化對(duì)檔案管理重要性的理解

基于衛(wèi)生系統(tǒng)持續(xù)改革的大背景，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)要求檔案管理工作也必須做出一些改變，使其可以更好地滿足醫(yī)院發(fā)展需求。鑒于此，重視衛(wèi)生系統(tǒng)與醫(yī)院檔案創(chuàng)新顯得越來越重要。管理層需要認(rèn)識(shí)到，檔案創(chuàng)新屬于醫(yī)院管理創(chuàng)新工作的一個(gè)重要構(gòu)成。一些高質(zhì)量發(fā)展醫(yī)院的實(shí)踐表明，醫(yī)院管理對(duì)醫(yī)療檔案的創(chuàng)新管理的重要性是提高醫(yī)療水平和提高記錄質(zhì)量的重要保證。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子以及護(hù)理室等，共同組建檔案管委會(huì)，對(duì)檔案創(chuàng)建實(shí)施有效的監(jiān)管。

4.2 完善醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)

認(rèn)真遵守有關(guān)政策法規(guī)要求，加快完善醫(yī)療檔案管理規(guī)范和體系，逐步進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化、合法化的軌道。最重要的是創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理科學(xué)知識(shí)，管理體制創(chuàng)新，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，并確保醫(yī)院檔案管理人員根據(jù)各種數(shù)據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行分類和存儲(chǔ)，并按照法律法規(guī)進(jìn)行管理。規(guī)范醫(yī)療記錄的工作，完善相關(guān)程序，在相關(guān)法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)提供服務(wù)，滿足檔案工作人員的合法需要。

4.3 提升管理人員能力

當(dāng)前的衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案管理人員的質(zhì)量和能力直接影響檔案管理的水平。如今，醫(yī)療和健康檔案信息管理的信息化要求和水平不斷提高，對(duì)檔案管理人員的要求也日益嚴(yán)格。不少地區(qū)的衛(wèi)生系統(tǒng)都缺乏數(shù)字化管理人才，特別是在檔案管理實(shí)際過程中，無法應(yīng)用先進(jìn)的信息管理設(shè)備和信息管理軟件來對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分類以及查詢。為適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生改革與發(fā)展的需要，醫(yī)院認(rèn)真研究并著力解決醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生檔案創(chuàng)新管理工作面臨的新情況、新問題，使醫(yī)院能夠適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。這就必須及時(shí)監(jiān)督檔案管理任務(wù)，要著重加強(qiáng)對(duì)檔案管理專家的培訓(xùn)，積極引進(jìn)病歷管理人才，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理專家的結(jié)構(gòu)，培訓(xùn)檔案管理人員，提高現(xiàn)有人員的專業(yè)知識(shí)和能力。同時(shí)，根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展需要，醫(yī)院應(yīng)提供先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以提高醫(yī)療檔案管理的效率和質(zhì)量，從而提高醫(yī)院的醫(yī)療水平和競(jìng)爭(zhēng)力。

4.4 有效提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中的科學(xué)和信息水平

基于大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等技術(shù)的發(fā)展背景，醫(yī)療系統(tǒng)發(fā)展要求能夠符合時(shí)代要求，合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完善檔案管理工作，推動(dòng)醫(yī)療檔案管理漸漸走向現(xiàn)代化。借助于大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的功能，能夠高精度、高速度地完成檢索，以更少的人力、物力來完成工作。同時(shí)，合理運(yùn)用該類信息技術(shù)，屬于醫(yī)院管理的現(xiàn)代化標(biāo)志之一。從實(shí)踐來看，檔案信息化，這屬于衛(wèi)生系統(tǒng)現(xiàn)代化管理的一大發(fā)展方向。如果要讓衛(wèi)生系統(tǒng)檔案在管理中去創(chuàng)新，就要依靠現(xiàn)代科技的力量，構(gòu)建起完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，完成檔案數(shù)據(jù)庫的合理建設(shè)，以此打破傳統(tǒng)管理的那些模式，從而把辦公、信息以及檔案資源進(jìn)行有效整合。鑒于此，對(duì)醫(yī)院檔案系統(tǒng)加以改良完善，可以使其檔案管理工作變得更加合理。

4.5 使用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換管理

現(xiàn)代信息管理技術(shù)已在大多數(shù)醫(yī)療保健系統(tǒng)中流行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已成為當(dāng)前的數(shù)字文件，但是某些數(shù)字管理部門仍使用傳統(tǒng)的手動(dòng)分類方法或手動(dòng)搜索。只要在網(wǎng)絡(luò)上收集資源，管理檔案中數(shù)據(jù)的方法就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字配置。這種數(shù)字構(gòu)成是系統(tǒng)的而不是膚淺的。為提高檔案的信息化水平，有必要改變觀念，認(rèn)識(shí)新的檔案管理方法，并采用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法來創(chuàng)新檔案管理，以防止紙質(zhì)文件在電子文件中積累。

4.6 檔案管理者應(yīng)充分利用電子打印技術(shù)

當(dāng)前的電子打印不僅可以支持個(gè)人PC終端，還可以支持移動(dòng)終端，并且這種打印管理方法可以同時(shí)存儲(chǔ)電子文件和紙質(zhì)文件。這種打印管理方法允許不同級(jí)別的不同部門和管理人員使用該系統(tǒng)共享相同的文件和信息，構(gòu)建良好的決策系統(tǒng)，更好地利用文件中加載的信息來進(jìn)行推廣，且優(yōu)化決策。這種同時(shí)存儲(chǔ)紙質(zhì)文件和電子文件的方法有助于快速查詢文件信息，使檔案管理更加方便市民，并可以防止丟失引起的文件不兼容問題。

5 結(jié)論

綜上所述，創(chuàng)新衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理，提升其管理水平，是把以人民為中心的發(fā)展思想落到實(shí)處的重要舉措。衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化改革與創(chuàng)新是一項(xiàng)系統(tǒng)的任務(wù)，只有從人事管理和設(shè)備管理的綜合角度出發(fā)，才能進(jìn)行持續(xù)的創(chuàng)新。因此，我們需要改善檔案管理數(shù)字化建設(shè)的外部環(huán)境和內(nèi)部系統(tǒng)，加強(qiáng)內(nèi)部人才培養(yǎng)，提高團(tuán)隊(duì)建設(shè)的科學(xué)性，創(chuàng)造良好的外部?jī)?nèi)部環(huán)境。

【參考文獻(xiàn)】

【1】聶衛(wèi)國(guó).強(qiáng)化創(chuàng)新檔案管理推動(dòng)教育教學(xué)工作的幾點(diǎn)思考[J].傳播與版權(quán)，2019（12）：145-146.