高校檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

田紹敏

（德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山東省德州市 253034）

信息化背景下，推動(dòng)高校檔案管理發(fā)展。立足于高校檔案管理工作實(shí)際情況，結(jié)合當(dāng)前的先進(jìn)理念，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。面向高校檔案查閱、銷毀等全過程，解決檔案管理的復(fù)雜過程，提升檔案收集的效率。基于系統(tǒng)需求，建立關(guān)于檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)模型，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效收錄，與高校管理系統(tǒng)對(duì)接，提升檔案管理效率。

1 研究背景與設(shè)計(jì)目標(biāo)

1.1 系統(tǒng)開發(fā)背景

數(shù)字化校園是當(dāng)前基于信息化時(shí)代背景下，高校開展的管理重要舉措。許多高校利用信息化技術(shù)與校園網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)多功能項(xiàng)目開發(fā)，滿足高校的日常管理需求。為學(xué)生打造教學(xué)、生活、管理于一體的數(shù)字化教育環(huán)境，形成數(shù)字化發(fā)展模式。面對(duì)高新技術(shù)，對(duì)于檔案管理無(wú)疑是新的機(jī)遇。高校在檔案管理過程中，存在管理不善、存儲(chǔ)不便等諸多問題，利用信息化技術(shù)推動(dòng)高校檔案管理快速發(fā)展，建立專屬于高校的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)在于打破時(shí)間的限制，更好的構(gòu)建管理模式，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)多地資源共享，便于為用戶提供服務(wù)。

1.2 系統(tǒng)目標(biāo)

針對(duì)于高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)，需要建立符合檔案管理與高校工作有效銜接管理系統(tǒng)，為高校各項(xiàng)決策提供服務(wù)平臺(tái)，建立知識(shí)平臺(tái)?？傮w來(lái)看，需要滿足的目標(biāo)應(yīng)符合信息數(shù)字化。將各類檔案信息轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制編碼，更便于存儲(chǔ)，方便用戶隨時(shí)查詢和下載；檔案館收集的文件需要形成大量的數(shù)字化文件，面對(duì)海量的文件，需要系統(tǒng)有著強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力；另外數(shù)字檔案館，有效解決信息孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)信息之間的高效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享；檔案館基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與軟件，建立信息系統(tǒng)，便于信息的有效傳輸；此外，隨著信息技術(shù)發(fā)展，更加傾向于高技術(shù)服務(wù)，傳統(tǒng)手工查找服務(wù)將被新的服務(wù)模式代替；在查詢信息的同時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)置防火墻等防御措施，避免信息泄露[1]。

2 需求分析與獲取

2.1 總體業(yè)務(wù)描述

2.1.1 教學(xué)檔案

學(xué)生檔案多是在高校檔案館中集中保管，需要高校管理人員與學(xué)生協(xié)作保證管理質(zhì)量。通過多種方式通知學(xué)生填寫基本信息，并對(duì)信息進(jìn)行收集。學(xué)生畢業(yè)后，將信息轉(zhuǎn)移到其他的數(shù)據(jù)庫(kù)中，定期清理整合畢業(yè)生、研究生等信息，這就造成信息量過大，需要使用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的分散采集操作，確保學(xué)生信息收集的完整性。

2.1.2 其他檔案

其余檔案存在一定相似度，需要高校的各個(gè)單位共同管理完成。檔案管理人員對(duì)負(fù)責(zé)檔案信息收集，完成實(shí)體檔案歸檔，生成案卷目錄。集體將目錄入庫(kù)，統(tǒng)一進(jìn)行管理。

2.2 系統(tǒng)解決的問題

針對(duì)高校學(xué)生檔案為例，建立管理子系統(tǒng)，與其他子系統(tǒng)進(jìn)行有效的區(qū)分，根據(jù)學(xué)生的學(xué)籍信息等綜合管理。學(xué)生借助管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)輸出到系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)上應(yīng)滿足數(shù)據(jù)一致性，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。具體以下幾個(gè)方面思考，首先是檔案管理的相關(guān)人員，系統(tǒng)如何為這些對(duì)象進(jìn)行有效的服務(wù)；基于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的要素不同，需要根據(jù)用戶需求制定個(gè)性化系統(tǒng)；檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，需要保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，對(duì)于特殊數(shù)據(jù)有能及時(shí)恢復(fù)的性能。因此對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置，需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有功能全面，界面友好，便于用戶操作和管理。建立完善的處理系統(tǒng)，提升處理效率；實(shí)現(xiàn)資源的共享，提供對(duì)外查詢服務(wù)。建立業(yè)務(wù)分析模型，抓取有意義的數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)加以分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

2.3 系統(tǒng)需求分析

圖1：檔案管理整體流程

圖2：系統(tǒng)分層結(jié)構(gòu)圖

軟件開發(fā)目標(biāo)是基于客戶的實(shí)際需求，需要建立模型對(duì)用戶需求進(jìn)行描述，根據(jù)實(shí)際需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上的整體流程圖如圖1 所示，根據(jù)示意建立嚴(yán)格的流程控制。

3 系統(tǒng)功能架構(gòu)與設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)功能架構(gòu)

在系統(tǒng)架構(gòu)上，為了便于高校業(yè)務(wù)開展，設(shè)計(jì)成功能規(guī)范、架構(gòu)清晰的框架，有效解決管理中存在的難題。整個(gè)架構(gòu)分成平臺(tái)層、管理倉(cāng)與業(yè)務(wù)規(guī)則模塊三個(gè)結(jié)構(gòu)層。具體的設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)如圖2 所示。

系統(tǒng)為用戶提供了良好的人機(jī)界面，可以進(jìn)行人機(jī)交互，隨心所欲的進(jìn)行軟件開發(fā)。工作流程可以基于工作活動(dòng)有效分解成各種任務(wù)，并對(duì)其進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控。達(dá)到高效作業(yè)的目的。規(guī)則引擎利用嵌入式應(yīng)用程序，將業(yè)務(wù)從代碼中分離出來(lái)，為其自定義語(yǔ)言模塊。接受數(shù)據(jù)輸入，根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)行決策；第二層是framework 層，用來(lái)接收基本請(qǐng)求，負(fù)責(zé)調(diào)動(dòng)系統(tǒng)業(yè)務(wù)；第三層是公共服務(wù)層，包含各種管理權(quán)限、短信服務(wù)、查詢服務(wù)等，擁有OA 模塊，實(shí)現(xiàn)信息的高效傳播，加快工作的執(zhí)行力度[2]。

根據(jù)這一項(xiàng)原則，對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，將管理系統(tǒng)分成四個(gè)子系統(tǒng)，為了保障子系統(tǒng)作業(yè)的高效性，額外設(shè)置支撐子系統(tǒng)。其中，系統(tǒng)的具體職責(zé)如下。3.1.1 教學(xué)綜合檔案管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)的建立，屬于高校教學(xué)檔案中的重點(diǎn)內(nèi)容。它將直接用以管理教學(xué)產(chǎn)生的額檔案，面向高校教務(wù)處與學(xué)院。教學(xué)檔案管理屬于完整的管理流程，包含多種檔案記錄、轉(zhuǎn)檔管理。

3.1.2 學(xué)生教育檔案管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)是教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的一部分，面向高校的各職能部門，完成學(xué)生學(xué)籍卡、成績(jī)、教案等收集和管理。包括對(duì)檔案的立卷、審核、銷毀等環(huán)節(jié)。

3.1.3 本科與專科的檔案管理系統(tǒng)

本科與?？频臋n案管理面向高校教務(wù)處，為學(xué)校的全體在校本科、?？茖W(xué)生，完成關(guān)于其學(xué)籍卡、成績(jī)等管理功能。

3.2 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

3.2.1 學(xué)生信息遷移設(shè)計(jì)

根據(jù)高校檔案管理中對(duì)于學(xué)生信息的獲取方式，開展遷移設(shè)計(jì)。學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，關(guān)于學(xué)生的信息會(huì)一直在系統(tǒng)中保存，并在不同的階段，產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)為數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行填充。學(xué)生會(huì)在學(xué)習(xí)的過程中，系統(tǒng)會(huì)將學(xué)生的選課記錄和成績(jī)等進(jìn)行記錄和存檔。

3.2.2 數(shù)據(jù)代碼轉(zhuǎn)換設(shè)計(jì)

現(xiàn)在的管理系統(tǒng)中，學(xué)生信息都保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。為了避免過多的數(shù)據(jù)冗沉，信息在存儲(chǔ)過程中，會(huì)使用編碼的形式進(jìn)行信息存儲(chǔ)，以數(shù)據(jù)字典的方式存在[3]。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)將這一點(diǎn)考慮在內(nèi)。也就是編碼要具有統(tǒng)一性，部分學(xué)生的信息是從系統(tǒng)中遷移過去的，需要兩邊的數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)據(jù)上保持一致，保障數(shù)據(jù)的完整性。編碼的需求是按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，有些是根據(jù)高校自己的特色設(shè)計(jì)。有些學(xué)校是根據(jù)專業(yè)設(shè)計(jì)代碼，專業(yè)目錄代碼有一定的規(guī)律性。設(shè)定的數(shù)字中，數(shù)字用來(lái)表示學(xué)位和學(xué)科編碼。為了減少數(shù)據(jù)的冗沉，需要在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)大量的編碼并于高校管理系統(tǒng)保持一致。

數(shù)據(jù)在遷移過程中，需要使用不同代碼進(jìn)行處理。具體處理設(shè)計(jì)到代碼保存與轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)中的檔案依然采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)編碼的形式，為了保障系統(tǒng)運(yùn)行，當(dāng)運(yùn)行后期代碼出現(xiàn)變化，系統(tǒng)可以針對(duì)當(dāng)時(shí)的時(shí)間對(duì)代碼版本進(jìn)行判斷，確保系統(tǒng)讀取的編碼是正確編碼。若取讀的代碼出現(xiàn)變化，對(duì)其復(fù)制并語(yǔ)義時(shí)間戳；對(duì)于學(xué)院代碼的保存和遷移，因?yàn)閷W(xué)院要使用自定義編碼，減少數(shù)據(jù)遷移的復(fù)雜性。但是由于系統(tǒng)的需求，數(shù)據(jù)遷移會(huì)對(duì)編碼進(jìn)行檢測(cè)，判斷與學(xué)生的編碼是否相同。對(duì)于不同的系統(tǒng)添加編碼在數(shù)據(jù)中，默認(rèn)為新的學(xué)院數(shù)據(jù)，建立與管理系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與測(cè)試

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)是根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的結(jié)果，針對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中存在的問題，測(cè)試系統(tǒng)的實(shí)際設(shè)計(jì)效果。

4.1 學(xué)生信息數(shù)據(jù)遷移實(shí)現(xiàn)

學(xué)生存檔的信息較為復(fù)雜，高校系統(tǒng)設(shè)計(jì)到的信息類型較多，需要使用多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移。執(zhí)行時(shí)需要檢查數(shù)據(jù)字典，根據(jù)實(shí)際信息，實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)庫(kù)。

4.2 數(shù)據(jù)的有效性驗(yàn)證

在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中，存在非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)，為了去除此類數(shù)據(jù)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的干擾。需要對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)時(shí)，面對(duì)大量的數(shù)據(jù)需要對(duì)轉(zhuǎn)化性能進(jìn)行優(yōu)化。在進(jìn)行學(xué)生基本信息轉(zhuǎn)庫(kù)的過程中，為了保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，需要在收集過程中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)。實(shí)際操作中，會(huì)存在多種數(shù)據(jù)，除了標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，還存在非法和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)[4]。其他數(shù)據(jù)可以根據(jù)格式規(guī)則判定，但是非法數(shù)據(jù)，因?yàn)槠涓袷揭?guī)則與標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)相符，會(huì)被誤認(rèn)為合法數(shù)據(jù)。對(duì)此，在接收數(shù)據(jù)的時(shí)候，需要加強(qiáng)校驗(yàn)性能。

對(duì)于格式非法數(shù)據(jù)的處理方式，常見于日期、姓名、檔號(hào)等，對(duì)于此類非法數(shù)據(jù)，需要對(duì)其格式進(jìn)行處理，使其成為合法數(shù)據(jù)；對(duì)于內(nèi)容存在非法數(shù)據(jù)，例如身份證內(nèi)容與密碼內(nèi)容，框架只針對(duì)證件號(hào)碼進(jìn)行了有效驗(yàn)算，對(duì)于其他的證件難以有效驗(yàn)證。

4.3 系統(tǒng)測(cè)試

隨著軟件規(guī)模不斷擴(kuò)大，設(shè)計(jì)難度也在不斷提升，導(dǎo)致開發(fā)過程中存在的錯(cuò)誤越來(lái)越多。在確定檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，確保系統(tǒng)質(zhì)量保障后續(xù)的使用。

4.3.1 功能測(cè)試

針對(duì)功能模塊進(jìn)行測(cè)試，利用功能編寫測(cè)試驗(yàn)證了結(jié)果的準(zhǔn)確性。開發(fā)人員按照功能需求進(jìn)行測(cè)試，發(fā)現(xiàn)結(jié)果不一致則修改程序，實(shí)踐中完整的測(cè)試與編寫代碼的復(fù)雜性相同，完成單元測(cè)試，使得許多錯(cuò)誤被糾正，可以更高效的進(jìn)行系統(tǒng)集成工作。

4.3.2 需求測(cè)試

針對(duì)系統(tǒng)非功能性需求進(jìn)行測(cè)試，檢查系統(tǒng)是否符合其需求。對(duì)性能、容錯(cuò)等進(jìn)行檢測(cè)，經(jīng)過檢測(cè)后確保檔案管理沒有明顯異常，滿足系統(tǒng)的需求。測(cè)試并改進(jìn)是測(cè)試管理中，需要長(zhǎng)期進(jìn)行的工作。基于功能測(cè)試，保障系統(tǒng)中各個(gè)模塊的功能得到保障。經(jīng)過系統(tǒng)測(cè)試后，可以發(fā)現(xiàn)存在的缺陷，幫助開發(fā)人員加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的理解，修正系統(tǒng)提升工作質(zhì)量?，F(xiàn)階段的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在高校中投入使用，確保功能和性能的完備性，在后續(xù)使用中完善系統(tǒng)功能，保障檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。

5 結(jié)論

綜上所述，本文采用混合架構(gòu)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮姆椒ń⒛Ｐ瓦M(jìn)行分析。利用建模工具和系統(tǒng)開發(fā)工具，提升開發(fā)效率。系統(tǒng)始終管關(guān)于高校檔案管理，在對(duì)其電子化的過程中，同時(shí)對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行信息化管理，提升管理的完整性，確保管理更加有效率。利用對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，完善系統(tǒng)功能。確保檔案管理系統(tǒng)與本系統(tǒng)有效整合，提升原有的管理力度，保障檔案系統(tǒng)的高校應(yīng)用。