計算機辦公軟件的分析及應用

龍斌

（桂林航天工業(yè)學院航空旅游學院 廣西壯族自治區(qū)桂林市 541000）

1 引言

辦公自動化是跨學科的綜合領域，是將其中計算機軟件、通信、管理信息系統(tǒng)等其他科學技術集成在一起，以完成辦公室自動化。教育技術的發(fā)展，校園辦公自動化系統(tǒng)作為校園信息化建設的中心，可以改善校園辦公環(huán)境，提高辦公質(zhì)量和效率，并加快發(fā)展速度。校園管理標準化、科學化、網(wǎng)絡化的過程對促進高等教育信息化的發(fā)展具有積極意義。宋建松[1]采用了一種新型教學方法，克服了時間和空間的局限性，可以為學生提供易于理解的教學信息，減少了學生的理解難度，改善了教學效果。董劍林[2]從微課程入手，解釋了微類在中等職業(yè)學校計算機辦公軟件課程教學中的作用，并具體分析了微課的應用策略。李菊霞[3]為實現(xiàn)大學計算機應用的基本教育目標，要求學生掌握計算機的基本理論知識，并精通計算機辦公軟件。因此，基礎計算機應用程序培訓的重點是應用所學內(nèi)容。

2 計算機辦公軟件在教育辦公系統(tǒng)的必要性

大數(shù)據(jù)技術不斷更迭使得生產(chǎn)生活更加便利。互聯(lián)網(wǎng)根據(jù)用戶需要，準確地搜索信息并通過某些過程來獲取所需的資源。在高校教育教學理念下，計算機學習的最終目標是為社會服務，因此新課程改革明確定義了對實用性和包容性人才培訓的需求。這就要求高校不僅要重視學生理論基礎課程的學習，還要求學生具備實踐能力和運用大數(shù)據(jù)解決現(xiàn)實問題的能力。目前使用的計算機媒體軟件主要通過播放課件來展示課堂教育內(nèi)容，課件的設計是基于新課程改革的教學活動。在進行素質(zhì)教育的過程中，可以極大地促進學生的學習。另外，在使用多媒體教學的過程中，教師可以在一定程度上降低課程的難度。媒體的一般使用可以在教育過程中利用每種媒體的優(yōu)勢，并提高教育效果。因此，在學習過程中，教師可以根據(jù)學生特點和教育目標的需要，選擇個性化多媒體課件的設計。

3 高校計算機辦公軟件板塊設計

（1）系統(tǒng)登錄端口板塊設計分析。目前，系統(tǒng)管理員和全體教職工是計算機辦公軟件使用范圍內(nèi)的兩大主體，辦公軟件內(nèi)的所有信息設置均滿足用戶主體的需求。管理員可以控制后臺數(shù)據(jù)，同時解決其他用戶的相關問題。例如有調(diào)整特權(quán)，鎖定帳戶，修改密碼等權(quán)限。管理員可以掌握數(shù)據(jù)庫，包括用戶新增數(shù)量以及用戶使用情況。系統(tǒng)版本的更新以及系統(tǒng)內(nèi)部信息更替等，做好后臺服務處理工作。首先是進入登錄系統(tǒng)界面，通過輸入賬號信息及密碼，完成相關操作。在此階段部分，主要有三個環(huán)節(jié)展示。首先是系統(tǒng)登錄部分，輸入賬戶密碼登陸，當出現(xiàn)密碼賬戶錯誤或身份驗證失敗的情況，則需要重新登錄。其次是帳戶密碼鎖定，需要重新申請賬戶認定，系統(tǒng)管理員通過查詢系統(tǒng)信息，解除賬戶密碼鎖定，重置密碼，返回登陸界面。最后是身份驗證環(huán)節(jié)，當用戶信息與實際操作信息不匹配時，需確定用戶辦公管理系統(tǒng)的權(quán)限是否被授權(quán)，再重新進行認證。

圖1：用戶登陸功能

圖2：系統(tǒng)桌面功能

圖3：私人辦公室模塊的實現(xiàn)

（2）系統(tǒng)桌面功能板塊設計分析。系統(tǒng)桌面主要展示功能菜單信息，用戶通過系統(tǒng)指引來完成人員查詢、公告等操作。同時。在信息欄界面實時展示學院信息以及學院公告等。在個人信息部分，也可以創(chuàng)建工作計劃與安排。系統(tǒng)桌面功能是辦公軟件的重要展示環(huán)節(jié)。首先是菜單展示，用戶根據(jù)板塊信息進行操作。系統(tǒng)管理員有權(quán)操作管理查詢系統(tǒng)，例如網(wǎng)絡辦公室和人員信息等。其次是信息通知，大學通知和新聞發(fā)布在此模塊中，用戶可以隨時查看最新新聞。最后是日歷時間，用戶可以將時間表添加到系統(tǒng)提供的日歷中，系統(tǒng)會不時自動通知用戶注意該時間表，以防止用戶錯過重要的時間表。

（3）私人化辦公室功能板塊設計分析。私人辦公室功能主要針對的是個人化操作，教職工通過使用私人辦公系統(tǒng)，完成日常辦公室任務。在完成相關任務后，可直接返回到系統(tǒng)桌面。私人化辦公室的功能主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是個人信息部分，用戶設置相關信息，完善個人信息展示，以方便人員信息查找，促進內(nèi)部溝通交流。其次是任務完成，系統(tǒng)用戶查看任務信息，并完成操作。

（4）行政辦公功能板塊設計分析。大學行政部門的主要職責是計劃各種資源的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)各個部門之間對學校資產(chǎn)的使用，并確保大學各項工作的順利進行。行政辦公室模塊主要包括以下功能：1.耗材管理：用戶可以通過此功能申請辦公用品。2.圖書管理：高校圖書館以外的所有部門都可以編輯和購買自己的圖書，用戶可以通過此功能搜索圖書，并獲得與各個部門相關的圖書借閱和剩余圖書數(shù)量。3.資產(chǎn)管理：校園資產(chǎn)管理是行政工作有序進行的物質(zhì)保證，資產(chǎn)管理人員可以利用該功能完成校園資產(chǎn)管理。

（5）正式文件管理功能板塊設計分析。正式文件管理是指大學各部門的正式文件的創(chuàng)建，傳輸和管理，是可以創(chuàng)建正式文件并產(chǎn)生實際效果的任何活動。正式文件管理中最重要的部分是正式文件的接收，這要求在接收正式文件時進行注冊，并在發(fā)布正式文件時起草。其中，模塊中包含的特定功能包括：1.接收單據(jù)管理：當接收到正式單據(jù)時，系統(tǒng)自動注冊接收狀態(tài)，并將正式單據(jù)的狀態(tài)顯示為“已讀”。2.文件管理：使用系統(tǒng)的內(nèi)置編輯器編寫正式文檔的內(nèi)容，選擇目的地或收件人，然后檢查正式文檔。3.請求管理：請求管理是請求上級部門對文檔進行評論和回復。用戶編寫來自編輯器的請求，并將其發(fā)送給上級部門。

4 計算機辦公軟件在高校教學管理的應用

（1）登錄端口板塊設計分析。登錄端口主要是以對話框形式的登錄界面。對話框頂部欄主要顯示系統(tǒng)名稱及版本。通過點擊“系統(tǒng)”，彈出登錄對話框界面。在登錄帳戶系統(tǒng)中輸入相關的信息及密碼單擊“登錄”按鈕進入系統(tǒng)界面。若密碼和帳號與信息不正確，系統(tǒng)將會出現(xiàn)“輸入的密碼無效，請再次輸入”對話框，登錄系統(tǒng)界面會有兩次重新輸入密碼的機會，超過次數(shù)則有可能會被鎖定。初始化系統(tǒng)后，將為每個用戶設置默認密碼，并且用戶也可以修改自己的密碼，以防止其他人竊取其帳戶。成功登錄系統(tǒng)后，將激活所有功能，并且可以單擊“常見任務”按鈕來完成這些系統(tǒng)功能（圖1 為用戶登陸功能）。

（2）系統(tǒng)桌面功能的實現(xiàn)。成功輸入密碼后，將進入本節(jié)中顯示的系統(tǒng)桌面頁面。在頁面中心，可以直接查看各種公告，閱讀正式文檔，待辦事項，各個部門發(fā)布的信息以及合作伙伴動態(tài)，然后單擊相應的標題以查看詳細信息。在頁面頂部，有諸如網(wǎng)頁調(diào)度和作業(yè)日志之類的按鈕，單擊此按鈕將到相應的功能頁面。頁面的左側(cè)是系統(tǒng)桌面的功能選擇區(qū)域，頁面最左側(cè)的列欄可以選擇特定任務，例如網(wǎng)絡辦公室，人力資源和系統(tǒng)管理。最后，用戶可以通過單擊頁面右側(cè)的“日歷”以添加時間表來輸入學校日歷。圖2 為系統(tǒng)桌面功能。

（3）私人辦公室模塊的實現(xiàn)。從系統(tǒng)桌面中選擇“網(wǎng)絡辦公室”項，然后加載“個人辦公室”項以進入本節(jié)中顯示的“個人辦公室”模塊的頁面。在頁面左側(cè)的“個人辦公室”下，將找到特定的辦公室內(nèi)容，例如“我的筆記”，“工作日記”等。選擇“我的任務”以完成排序任務和查詢?nèi)蝿?。如果需要對任務進行排序，請選擇“排序任務”以進入任務添加界面。在編輯界面中，可以添加任務的分配器，執(zhí)行程序，任務內(nèi)容等。編輯后，單擊底部的“直接提交”，剛剛提交的作業(yè)將顯示在右側(cè)的空白處，可以取消操作并選擇“刪除”（如圖3）。

（4）管理辦公室模塊的實現(xiàn)。將“管理辦公室”項加載到網(wǎng)絡辦公室后，它將進入本節(jié)中指示的管理辦公室模塊的頁面。在頁面的左側(cè)，將看到當前用戶可用的選項菜單。如果用戶需要申請會議室，請選擇頁面左側(cè)的“會議管理”功能。在頁面中間，首先顯示房間入住情況。用戶可以請求使用會議。在頁面底部添加會議類型，會議主題，輸入內(nèi)容信息，然后通過“會議室”的下拉菜單選擇一個免費會議室，然后單擊轉(zhuǎn)到下一步，將會議室應用程序保存在左上角。

（5）正式文件管理模塊的實現(xiàn)。在網(wǎng)絡辦公室中加載“官方文檔管理”以進入官方文檔管理子模塊的頁面。如頁面左側(cè)所示，正式文件管理包含四個功能：文件接收管理，文件發(fā)布管理，請求管理和正式文件文件。如果需要上級部門的指示，請選擇“管理請求”以在頁面中間編輯請求。通過下拉菜單選擇請求類型，輸入銷售線索閱讀器，輸入請求標題，在文檔或表格欄中輸入請求的內(nèi)容，然后在請求內(nèi)容中添加附件。編輯后，單擊“下一步”保存請求內(nèi)容，提交的請求將會通過系統(tǒng)提交到上級部門。若用戶需要借閱歷史正式文件，需要選擇文件按鈕，然后單擊歷史記錄，將會出現(xiàn)歷史文件選項，可供用戶閱讀。

5 總結(jié)

校園辦公自動化作為校園信息化建設的中心，可以改善校園辦公環(huán)境，提高辦公質(zhì)量和效率，并加快發(fā)展速度。文章介紹了計算機辦公軟件在教育辦公系統(tǒng)中的必要性，對高校計算機辦公軟件板塊設計與高校計算機辦公軟件的具體應用做了重點分析，促進計算機辦公軟件更加合理的應用。