金蝶K/3供應(yīng)鏈與總賬對賬不一致的原因及解決辦法

趙圣行

（臨沂職業(yè)學(xué)院 山東省臨沂市 276017）

1 前言

目前，在我國，大多數(shù)中小企業(yè)的會計(jì)信息化都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，但是在很多實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的中小企業(yè)中都出現(xiàn)了期末財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)對賬不一致的情況，很多財(cái)務(wù)人員不能自己查找出錯原因，從而排除錯誤，造成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)長期不能對賬一致的情況。本文基于金蝶K/3 供應(yīng)鏈與財(cái)務(wù)對賬，結(jié)合某一企業(yè)的實(shí)際對賬錯誤查找，總結(jié)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)對賬不一致形成原因，針對不同原因采取不同的處理方法，從而幫助企業(yè)財(cái)務(wù)人員找出對賬不一致的原因并采取相應(yīng)的處理方法解決對賬不一致的問題。

2 對賬不一致時(shí)的檢查

財(cái)務(wù)人員在期末財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)對賬中，如果發(fā)現(xiàn)對賬不一致時(shí)，第一應(yīng)檢查總賬會計(jì)期間與供應(yīng)鏈期間是否一致，如果不一致，總賬與供應(yīng)鏈對賬會不一致。

第二檢查每一個物料上的存貨類科目代碼是否設(shè)置正確，在對賬界面出現(xiàn)非庫存科目，一般出現(xiàn)這樣的原因是因?yàn)槲锪匣蚴巧唐返拇尕浛颇看a、材料成本差異科目代碼修改過，或是不正確引起的，建議先從物料入手，根據(jù)在對賬界面出現(xiàn)的存貨科目代碼在物料界面先找到此類物料，然后再刪除包含該物料所有的出入庫單據(jù)生成的憑證，修改物料的存貨科目代碼，重新生成憑證。

第三要檢查所有出入庫類單據(jù)是否都已經(jīng)生成記賬憑證，在檢查所有出入庫類單據(jù)是否都已經(jīng)生成記賬憑證前應(yīng)先檢查所有出入庫單據(jù)是否都已經(jīng)審核，保證在都已經(jīng)審核的前提下，再檢查是否都已經(jīng)生成記賬憑證，因?yàn)橹挥袑徍说某鋈霂靻螕?jù)才能生成記賬憑證。

第四檢查調(diào)撥單是否需要生成記賬憑證，確認(rèn)系統(tǒng)參數(shù)“調(diào)撥單生成憑證”是否有勾選，如果勾選請查詢調(diào)撥單是否生成憑證。 通過以下方式查詢：雙擊“調(diào)撥單-維護(hù)”，過濾條件中選擇“本期”、“未記賬”，其他條件 為“全部”。如果存在，建議先對這些單據(jù)生成憑證后再對賬。還要注意異價(jià)調(diào)撥單無論系統(tǒng)參數(shù)如何選擇都必須生成憑證。

第五檢查是否存在暫估沖回后未繼續(xù)暫估或生成外購入庫憑證，在“暫估沖回方式”是工業(yè)模式下的“月初一次沖回”時(shí)。在發(fā)票沒有到的情況下，需要繼續(xù)進(jìn)行暫估處理，否則會導(dǎo)致總賬的本期庫存借方發(fā)生額減少，但是供應(yīng)鏈本期收入大于總賬?？梢酝ㄟ^以下方式確認(rèn)是否存在此類單據(jù)：雙擊“外購入庫單-維護(hù)”，設(shè)置過濾條件：“憑證字號”為“為空值”，“記賬標(biāo)志”為“未記賬”，其他過濾條件為“全部”。如果存在此類單據(jù)，請通過一下方式生成憑證：通過“外購入庫估價(jià)入賬”事務(wù)類型生成暫估憑證， 如果此外購入庫單已經(jīng)到票并鉤稽，則根據(jù)“外購入庫”生成正式外購入庫的憑證。

圖1

圖2

圖3

圖4

圖5

圖6

圖7

圖8

圖9

第六檢查所有涉及存貨類記賬憑證是否都已經(jīng)記賬，因?yàn)橹挥羞^賬的憑證上的存貨類科目的金額才會在“倉存與總賬對賬”界面的“總賬借/貸方發(fā)生額欄”中顯示。 可以通過以下查詢方法來確定是否都過賬，單擊“財(cái)務(wù)會計(jì)”→“總賬”→“憑證處理”， 雙擊“明細(xì)功能”的“憑證查詢”，在“憑證查詢”中設(shè)置過濾條件：“會計(jì)年度”=對應(yīng)的年度、“會計(jì)期間”=對應(yīng)的期間、“會計(jì)科目”=原材料、庫存商品、材料成本差異等，是否過賬選擇“未過賬”，“是否審核”選擇“全部”，查詢是否有憑證未過賬。

3 對照檢查

如果經(jīng)過以上辦法仍不能排除對賬不一致的情況，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照以下實(shí)例的對賬中發(fā)現(xiàn)的問題對照檢查。

（1）有關(guān)存貨的記賬憑證是在總賬里面手工錄入，而不是從供應(yīng)鏈里面的原始單據(jù)自動生成。

例如：2019年2月，這一企業(yè)對賬截圖如圖1 所示。

從圖1 對賬界面我們看到，本月代碼為1241.03 的產(chǎn)成品下的瓶酒這個二級科目，供應(yīng)鏈入庫金額是6574304.47 元，而賬務(wù)處理（總賬）入庫金額（借方）是9029562.47 元，總賬多：2455258.00元，原因就是財(cái)務(wù)人員處理因調(diào)整賬簿記錄的產(chǎn)成品-瓶酒金額，在總賬系統(tǒng)直接錄入了 轉(zhuǎn)賬憑證133 號，而不是在供應(yīng)鏈里面制作盤盈單，通過盤盈單等單據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證，這樣就造成賬務(wù)記錄金額多，兩邊對賬不成功。如圖2 所示。

在2019年3月，財(cái)務(wù)人員為將2月份處理調(diào)整賬簿記錄的產(chǎn)成品-瓶酒金額沖回，在總賬系統(tǒng)又直接錄入轉(zhuǎn)賬憑證78 號。如圖3 所示。

如果2月的轉(zhuǎn)字133 號憑證和3月份的轉(zhuǎn)字78 號憑證出現(xiàn)在同一個月，即便都是在總賬手工錄入也不會對對賬產(chǎn)生影響，而出現(xiàn)在了兩個月，就會造成兩個月對賬都不成功。

（2）供應(yīng)鏈里面的成本調(diào)整單生成憑證時(shí)，存貨類科目方向錯誤。成本調(diào)整單如果是入庫類調(diào)整，無論金額是正還是負(fù)，生成憑證時(shí)，被調(diào)整的存貨科目方向都要在借方。反之，成本調(diào)整單如果是出庫類調(diào)整，無論金額是正還是負(fù)，生成憑證時(shí)，被調(diào)整的存貨科目方向都要在貸方。我們以2019年3月為例，對賬界面如圖4 所示。

在這里我們看到1241.03 產(chǎn)成品—瓶酒，供應(yīng)鏈入庫3768973.51 元，總賬入庫1738785 元，除了本月手工在總賬錄入了轉(zhuǎn)賬憑證78 號，借方負(fù)數(shù)2455258 元外還差：3768973.51-（1738785+2455258）=-425069.49，也就是說，總賬借方多了425069.49 元，原因是我們有一張成本調(diào)整單，如圖5 所示。

這張成本調(diào)整單的類型是出庫成本調(diào)整單，也就是說，在生成記賬憑證時(shí)，1241.03 科目的金額方向要在貸方，我們生成時(shí)，錯記在了借方。如圖6 所示。

這樣造成總賬借方金額多了425069.49 元，而同時(shí)造成貸方少了425069.49 元（見3月對賬界面）。同樣的問題出現(xiàn)在了2019年6月的一張成本調(diào)整單，金額是102260.81 元。

（3）將供應(yīng)鏈里面的原始單據(jù)生成記賬憑證后，金額進(jìn)行了改動。造成對賬不成功。

軟件的控制原理是一旦原始單據(jù)進(jìn)行了生成記賬憑證操作，原始單據(jù)上的金額就無法改動了，但記賬憑證上的金額是可以改動的。我們有時(shí)候不小心或者其他原因進(jìn)行了改動。例如：2019年1月的轉(zhuǎn)賬憑證126 號，憑證上記載的金額是：19423.76 元，而原始單據(jù)總金額是：19220.93 元，我們看對賬界面，如圖7 所示。

在這個界面我們看到，1241.03 產(chǎn)成品—瓶酒科目，供應(yīng)鏈發(fā)出12224650.7 元，總賬發(fā)出12224853.53 元，總賬多發(fā)出202.83 元，正是由于轉(zhuǎn)賬憑證126 號的不一致造成的。

我們看轉(zhuǎn)賬憑證126 號記賬憑證貸方產(chǎn)成品-瓶酒科目的金額是19423.76 元，如圖8 所示。

圖10

圖11

圖12

圖13

圖14

圖15

圖16

我們點(diǎn)擊，原單，查看其他出庫單合計(jì)金額是19220.93 元，正好差202.83 元，如圖9 所示。

說明，我們不小心，或者由于當(dāng)時(shí)其他原因，把這些其他出庫單，生成記賬憑證后，把記賬憑證金額進(jìn)行了改動。

（4）入庫單成本金額和發(fā)票不含稅金額不一致，入庫單的金額是含稅的，而發(fā)票是專用發(fā)票，金額不含稅，而生成入庫記賬憑證后，總賬科目是不含稅的，入庫單是含稅的，造成對賬不成功。這種情況比較多。以后針對這種情況，我們正確的處理過程是：1、采購部門或倉庫部門錄入外購入庫單（入庫金額含稅）；2、增值稅專用發(fā)票來了后，財(cái)務(wù)部門錄入增值稅專用發(fā)票，并鉤稽；3、在存貨核算—入庫核算—外購入庫核算里，找到這張?jiān)鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票進(jìn)行核算；核算后增值稅專用發(fā)票上不含稅金額自動回填到外購入庫單的成本金額（將原來的含稅金額自動修改為不含稅）；4、生成記賬憑證。一定按照這個順序。如果在第二步之前就已經(jīng)生成了記賬憑證，同一個月里又來了增值稅專用發(fā)票，就要刪除記賬憑證，再進(jìn)行2 到4 步。

我們以2019年8月為例：對賬界面如圖10 所示。

從這個對賬界面我們看到，代碼為1211.05 的原材料-輔助材料科目，供應(yīng)鏈入庫102576.87 元，而總賬入庫99568.27 元，差額3008.6 元。我們看轉(zhuǎn)賬酒業(yè)31 號憑證金額是23143.00 元，如圖11所示。

點(diǎn)擊，查看-原單（外購入庫單），兩張外購入庫單的成本金額合計(jì)是26151.6 元，如圖12 所示。

查看關(guān)聯(lián)專用發(fā)票，價(jià)稅合計(jì)是26151.6 元，正好等于外購入庫單的成本金額26151.6 元，和記賬憑證一致。如圖13 所示。

（5）根據(jù)采購發(fā)票生成了存貨類記賬憑證，而不是根據(jù)庫存單據(jù)。我們的原則是，出入庫單等庫存單據(jù)是生成存貨類記賬憑證；借：原材料貸：材料采購；而發(fā)票是結(jié)算單據(jù)，應(yīng)根據(jù)它生成采購和應(yīng)付科目的記賬憑證，借：材料采購 應(yīng)交稅費(fèi)貸：應(yīng)付賬款。這樣就不會出現(xiàn)混亂局面。有些財(cái)務(wù)人員貪圖省事，只用采購發(fā)票或者外購入庫單一種單據(jù)生成記賬憑證，另一個單據(jù)不生成記賬憑證，為以后對賬埋下隱患。

例如，2019年3月，代碼為1211.04 的原材料-泡沫科目，對賬界面如圖14 所示。

在這里我們看到，泡沫科目供應(yīng)鏈入庫：40645.13 元，總賬入庫 -35751.97 元；差額76397.1 元。原因有兩個，一是財(cái)務(wù)人員在總賬里面手工錄入一張記賬憑證，供應(yīng)鏈里面沒有原始憑證，憑證號是 轉(zhuǎn)賬憑證20 號，借方金額是-105164.5 元，如圖15 所示。

二是轉(zhuǎn)賬酒業(yè)憑證58 號，是根據(jù)發(fā)票生成，而不是根據(jù)庫存單據(jù)生成，金額是28767.4 元。如圖16 所示。

點(diǎn)擊，單據(jù)，查看發(fā)現(xiàn)是發(fā)票。

這樣，差額就是：供應(yīng)鏈金額40645.13-總賬金額（40645.13-105164.5+28767.4）=76397.1 元

由于這個賬套，已經(jīng)好久沒有對賬一致了，建議企業(yè)從2019年9月開始，以前月份的差異，先不要管了，讓這些差異，留在期初差異和期末差異里面，每個月本月的入庫和出庫，不能出現(xiàn)差異。也就是從9月開始，每個月都要對賬一致。每個月都要對賬，如果不一致，自己不能查找原因，可以聯(lián)系軟件服務(wù)商進(jìn)行協(xié)助。

到年底，利用全公司大盤點(diǎn)之際，通過盤盈單和盤虧單，使供應(yīng)鏈的庫存記錄與實(shí)際相符。將盤盈單與盤虧單生成記賬憑證后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再手工在賬務(wù)處理里面錄入記賬憑證，調(diào)整賬戶余額，使總賬與供應(yīng)鏈相符。