淺談中學(xué)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)

張晨

“中學(xué)學(xué)籍檔案”作為中學(xué)生們?cè)谥袑W(xué)教育階段學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，是培養(yǎng)中學(xué)生人才過(guò)程中重要的參考資料，是學(xué)校教育管理教學(xué)研究成果的具體體現(xiàn)，也是學(xué)校珍貴的文化資產(chǎn)。中學(xué)學(xué)籍檔案包含學(xué)生的基本信息、家庭信息、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、畢業(yè)情況等重要文件。對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)行數(shù)字化建設(shè)管理，是大數(shù)據(jù)應(yīng)用時(shí)代加速實(shí)現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的重要途徑。

一、學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)管理現(xiàn)狀

隨著教育教學(xué)改革的不斷深化，中學(xué)學(xué)籍檔案涉及的信息也越來(lái)越豐富。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法完全適應(yīng)信息時(shí)代快速發(fā)展的需求?！叭珖?guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”及“天津市中學(xué)生綜合索質(zhì)評(píng)價(jià)信息管理平臺(tái)”的使用，給中學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)提供了極大的便利，創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)，使檔案人員在學(xué)籍檔案管理上得心應(yīng)手。

（一）“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”對(duì)學(xué)生基本信息的管理

隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的高速發(fā)展，數(shù)字化形成的各項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)在人們的生活中廣泛使用，中學(xué)學(xué)籍檔案管理已進(jìn)入了全新的數(shù)字化時(shí)代。“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”的創(chuàng)建及全國(guó)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。該系統(tǒng)收集了：學(xué)生基本信息、戶(hù)籍信息、家庭成員信息、獎(jiǎng)懲信息、畢業(yè)信息、就讀狀態(tài)、學(xué)籍所在地、學(xué)籍變動(dòng)軌跡等信息。“全國(guó)學(xué)籍號(hào)”是系統(tǒng)為每一個(gè)學(xué)生自動(dòng)生成的學(xué)籍號(hào)編碼，全國(guó)唯一，實(shí)行“籍隨人走”的管理辦法，有效避免了重復(fù)學(xué)籍、空掛學(xué)籍等問(wèn)題。系統(tǒng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理、學(xué)籍異動(dòng)等進(jìn)行全程數(shù)字化管理，對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)學(xué)生流動(dòng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。學(xué)籍管理員可以通過(guò)“綜合查詢(xún)”提供的學(xué)生學(xué)籍查詢(xún)（全國(guó)）、在校生查詢(xún)、異動(dòng)查詢(xún)、畢業(yè)生查詢(xún)、學(xué)生信息查詢(xún)、全國(guó)學(xué)籍查詢(xún)等功能，及時(shí)掌握學(xué)生學(xué)籍動(dòng)向，既精準(zhǔn)又便捷。

（二）“天津市中學(xué)生綜合索質(zhì)評(píng)價(jià)信息管理平臺(tái)”對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)信息的管理

綜合索質(zhì)評(píng)價(jià)信息是我國(guó)新一輪基礎(chǔ)課程改革提出的新的教育評(píng)價(jià)內(nèi)容。它是學(xué)生學(xué)籍檔案的重要組成部分，從德、智、體、美、能等各方面詳細(xì)記錄中學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷。我市“天津市中學(xué)生綜合索質(zhì)評(píng)價(jià)信息管理平臺(tái)”的創(chuàng)建，充分發(fā)揮了綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)的導(dǎo)向和激勵(lì)作用，促進(jìn)學(xué)生全面而有個(gè)性的發(fā)展。每學(xué)期通過(guò)學(xué)生自評(píng)互評(píng)、家長(zhǎng)評(píng)價(jià)、教師評(píng)價(jià)三方面，系統(tǒng)形成一份《學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)表》。該表對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程中的主要經(jīng)歷和典型事例做客觀記錄和寫(xiě)實(shí)性描述，內(nèi)容包括基本情況、思想品德、學(xué)業(yè)修習(xí)、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐六大類(lèi)。其中又分為思想品德類(lèi)（相關(guān)活動(dòng)、日常表現(xiàn)）、任職情況、個(gè)人榮譽(yù)、社團(tuán)活動(dòng)、研究性學(xué)習(xí)、優(yōu)勢(shì)學(xué)科、社會(huì)實(shí)踐、課外體育修習(xí)、體育比賽、心理素質(zhì)展示、藝術(shù)實(shí)踐活動(dòng)、等18小項(xiàng)。真實(shí)反映學(xué)生中學(xué)階段的發(fā)展?fàn)顩r，為高一級(jí)學(xué)校選拔人才提供真實(shí)有效依據(jù)。

二、學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行

（一）有助于信息收集和管理

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案收集管理方式主要靠人工操作，手續(xù)繁瑣工作量巨大。在以往的招生工作中，各級(jí)教育管理部門(mén)和各學(xué)校要投入很多的人力物力進(jìn)行學(xué)籍信息核對(duì)，影響了招生的工作效率。另外，由于部分教師檔案意識(shí)薄弱，往往出現(xiàn)注冊(cè)學(xué)號(hào)錯(cuò)誤、學(xué)籍檔案信息遺漏、歸檔不及時(shí)、檔案丟失等問(wèn)題，給學(xué)籍管理工作帶來(lái)了極大不便。現(xiàn)在，隨著全新的數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，給學(xué)籍檔案的收集和管理帶來(lái)了巨大的變革。我們可以使用“學(xué)籍系統(tǒng)”進(jìn)行數(shù)字化管理，例如，中學(xué)學(xué)生的招生錄取工作，新學(xué)生的學(xué)籍檔案可直接從學(xué)籍系統(tǒng)中調(diào)取，學(xué)生的基本信息無(wú)需再錄入，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出網(wǎng)上無(wú)縫對(duì)接。學(xué)籍管理員只需設(shè)置年級(jí)班級(jí)信息，將新學(xué)生分班導(dǎo)入系統(tǒng)，即可直接生成“中學(xué)學(xué)生學(xué)籍卡片”，極大簡(jiǎn)化了程序，提高工作了效率。使用“綜評(píng)系統(tǒng)”進(jìn)行中學(xué)生綜合素質(zhì)信息管理，可實(shí)現(xiàn)多人異地同時(shí)操作。學(xué)生可隨時(shí)隨地上傳個(gè)人材料，教師可隨時(shí)隨地課管理成績(jī)等第信息，教務(wù)管理員可以隨時(shí)隨地監(jiān)控課程信息和檔案信息，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)精準(zhǔn)的掌握考相關(guān)資料。

（二）有助于信息整合和利用

學(xué)籍檔案數(shù)字化給中學(xué)學(xué)籍檔案的信息整合和利用帶來(lái)了極大的便利。教師可以利用學(xué)籍管理系統(tǒng)導(dǎo)出的學(xué)生基本信息，通過(guò)使用Excel批量填報(bào)所需要的各種表格。此外，教師能準(zhǔn)確掌握學(xué)生的檔案信息，如家庭成員的姓名、電話、身份證號(hào)、戶(hù)籍地址、家庭住址、工作單位、是否為監(jiān)護(hù)人等信息，極大的方便了家校的交流與合作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也可以通過(guò)學(xué)籍信息掌握全校教育教學(xué)情況，全面統(tǒng)籌學(xué)校工作。“學(xué)籍系統(tǒng)”不僅對(duì)學(xué)校內(nèi)的管理有所幫助，并且對(duì)協(xié)助我市其他部門(mén)如稅務(wù)、公安開(kāi)展工作也有所幫助。比如，為配合《個(gè)人所得稅專(zhuān)項(xiàng)附加扣除暫行辦法》實(shí)施，每學(xué)期進(jìn)行的學(xué)籍系統(tǒng)學(xué)生信息核查工作。是具有高政治站位，配合個(gè)人所得稅政策落地的重要工作。

三、學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的提升

總之，近年來(lái)，中學(xué)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理經(jīng)歷了從無(wú)到有的快速發(fā)展，并且取得了顯著的成效，但從整體來(lái)看，數(shù)字化水平仍處于初級(jí)階段，效果明顯低于預(yù)期，還需不斷努力改進(jìn)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代教育現(xiàn)代化管理的要求。

（一）重視檔案工作，規(guī)范管理制度

完善的管理制度是各項(xiàng)工作有效開(kāi)展的有效保證。為促進(jìn)中學(xué)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，提高學(xué)籍檔案數(shù)字化管理意識(shí)，建立有效可行的管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間以及相關(guān)責(zé)任人等要做明確規(guī)定。學(xué)校要對(duì)師生進(jìn)行大力宣傳，使檔案數(shù)字化管理意識(shí)深入人心。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

學(xué)籍檔案管理工作水平的高低，取決于工作人員的素質(zhì)高低。中學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才的支撐和保障。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的需求，學(xué)校應(yīng)加大對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的聘任，提供足夠的上升空間，定期對(duì)學(xué)籍檔案管理人員開(kāi)展相應(yīng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的技術(shù)水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)教育現(xiàn)代化更深層次的探究，并提供更好地服務(wù)。

天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)第一中學(xué) 張 晨