企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化探究

徐希梅

摘要：近年來(lái)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)代化水平更高，傳統(tǒng)文檔管理模式存在一定局限性，會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展形成制約，因此有必要?jiǎng)?chuàng)新文檔管理模式，提升其現(xiàn)代化水平。本文就企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，進(jìn)一步探究企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化建設(shè)策略，旨在為企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文檔管理;現(xiàn)代化

企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化特征在于，文件與檔案之間存在密切關(guān)系，需把握文件的時(shí)間順序及檔案的規(guī)律性，可以形成有機(jī)整體，以便實(shí)施一體化管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)文檔管理的現(xiàn)代化建設(shè)，能夠以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支持，快速分類檢索信息，提高文檔管理效率，促進(jìn)資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，使得企業(yè)文檔管理更具現(xiàn)代化的優(yōu)越性。

一、企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

（一）文檔管理意識(shí)薄弱

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，文檔管理意識(shí)的薄弱會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定阻礙。企業(yè)管理者并未充分認(rèn)識(shí)到文檔管理的重要性，以經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展戰(zhàn)略作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重點(diǎn)，而在一定程度上忽視了文檔管理的重要意義，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部文檔管理并未落實(shí)到位，甚至相對(duì)混亂，缺乏明確的界限，權(quán)責(zé)不夠清晰，文檔管理工作質(zhì)量也并不理想。企業(yè)并未客觀分析自身實(shí)際，文檔管理戰(zhàn)略制定的針對(duì)性不足，僅僅是在資料室中對(duì)文檔進(jìn)行存放。管理理念不夠先進(jìn)，并未及時(shí)更新技術(shù)相關(guān)相關(guān)信息，這就導(dǎo)致企業(yè)信息的真實(shí)性與可靠性無(wú)法得到保證。

（二）文檔管理人才專業(yè)性不足

企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化的推進(jìn)，需要以專業(yè)化的檔案管理人才為支持。就當(dāng)前企業(yè)文檔管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，專業(yè)化人才儲(chǔ)備存在明顯不足，尤其是在企業(yè)信息化發(fā)展過(guò)程中，文檔管理工作的開(kāi)展能夠?yàn)槠髽I(yè)提供助力，但由于文檔管理人才的專業(yè)性不高，在實(shí)際工作中仍采取傳統(tǒng)的操作方式，僅僅是對(duì)文本紙質(zhì)文檔進(jìn)行收發(fā)整理，并未掌握新知識(shí)與新方法的正確應(yīng)用方式，導(dǎo)致文檔管理的現(xiàn)代化水平不高。并且企業(yè)內(nèi)部文檔的類型多樣，內(nèi)容也比較復(fù)雜，而技術(shù)與資金支持不到位，傳統(tǒng)文檔管理方法在新時(shí)期下企業(yè)文檔管理中的適用性不足，亟待改革原有的文檔管理方法，無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，基于此有必要重視文檔管理人才專業(yè)化水平的提升。

（三）文檔管理設(shè)備與技術(shù)落后

在企業(yè)內(nèi)部，文檔管理的推進(jìn)缺乏可靠的資金知識(shí)，管理設(shè)備設(shè)施的現(xiàn)代化水平不高，管理技術(shù)理念更新不及時(shí)，管理方法落后，諸多問(wèn)題的存在都影響了文檔管理的有效性。當(dāng)前企業(yè)中的文檔管理人員缺乏強(qiáng)烈的文檔管理意識(shí)，并未加以高度重視，缺乏專門的管理部門，尚未建立項(xiàng)目小組，因而文檔管理缺乏可靠的基層支持。企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，需要重視現(xiàn)代化設(shè)備的更新，但企業(yè)大多將重心放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，所投入力度也比較大，而在文檔管理設(shè)備與技術(shù)投入有限，導(dǎo)致文檔管理缺乏軟硬件支持，無(wú)法為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供助力。文檔管理內(nèi)容復(fù)雜，工作量較大，程序相對(duì)繁瑣，若缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備支持，而勢(shì)必會(huì)影響文檔管理整體工作效率，企業(yè)管理水平無(wú)法得到有效提升，系統(tǒng)升級(jí)難度也比較大。

二、企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化建設(shè)策略

（一）樹(shù)立先進(jìn)文檔管理理念

企業(yè)文檔管理的現(xiàn)代化建設(shè)，需要立足企業(yè)發(fā)展實(shí)際，樹(shù)立先進(jìn)的文檔管理理念，以上層思維策略為引導(dǎo)，帶動(dòng)下層執(zhí)行方式，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部形成優(yōu)良氛圍，高度重視文檔管理，強(qiáng)化文檔管理人員的責(zé)任意識(shí)，自覺(jué)依照規(guī)范開(kāi)展文檔管理工作，確保整體管理效果得到顯著改善。企業(yè)信息以文件和檔案為載體，文檔內(nèi)容涵蓋了企業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面，是企業(yè)中的重要資產(chǎn)，關(guān)系著企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。為切實(shí)提升企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化水平，需要突破傳統(tǒng)管理理念的局限性，樹(shù)立先進(jìn)的文檔管理理念，就當(dāng)前文檔管理機(jī)制與經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求之間的差距進(jìn)行緩和，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)轉(zhuǎn)型的順利推進(jìn)。

（二）統(tǒng)一文檔管理制度體系

現(xiàn)代企業(yè)日常工作中，以統(tǒng)一化的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為支持，能夠全面提升工作效率，減少無(wú)用工作量，這就需要建立現(xiàn)代化的企業(yè)文檔管理制度，確保與企業(yè)發(fā)展實(shí)際相符合，保證制度的規(guī)范化與科學(xué)化，為企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化的推進(jìn)提供助力。

在這一方面，需要積極轉(zhuǎn)變?cè)械奈臋n管理工作體制，確定具體的責(zé)任人員，規(guī)范落實(shí)文檔管理，防范業(yè)務(wù)交叉導(dǎo)致管理出現(xiàn)偏差。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的專業(yè)化水平，精準(zhǔn)控制自編輯到歸檔整個(gè)流程。比如在企業(yè)文檔現(xiàn)代化管理中，可應(yīng)用OA系統(tǒng)，通過(guò)培訓(xùn)提升基層人員對(duì)于系統(tǒng)功能的掌握，規(guī)范化開(kāi)展文檔管理。在作業(yè)流程方面，必須要保證規(guī)范化與合理化，安排專職人員負(fù)責(zé)監(jiān)督文件流程，確保文檔合法且真實(shí)可靠。在文檔格式方面必須要統(tǒng)一，以辦公軟件為支持，測(cè)試其統(tǒng)一兼容性，降低錯(cuò)誤幾率，為文檔安全提供保證。

（三）搭建文檔管理信息平臺(tái)

企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)，需要重視先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，搭建文檔管理信息平臺(tái)，于網(wǎng)絡(luò)化信息數(shù)據(jù)庫(kù)中發(fā)揮軟硬件功能，可自動(dòng)進(jìn)行編輯，文檔管理的信息化水平也得以提升。在文檔管理信息平臺(tái)搭建過(guò)程中，需要對(duì)自動(dòng)化流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，從資料收集、整理、錄入、歸檔等方面入手，對(duì)文檔進(jìn)行高效處理，減少不必要的時(shí)間與人力資源消耗，文檔管理流程更具自動(dòng)化特征。以共享數(shù)據(jù)庫(kù)為支持，應(yīng)用電子技術(shù)存儲(chǔ)文檔，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立必須可靠，為后續(xù)文檔查找、驗(yàn)證和共享提供極大便利。為保證文檔的安全性，可設(shè)置加密系統(tǒng)，就權(quán)限作出分級(jí)，滿足文檔查詢與保密需求，文檔的安全系數(shù)更高，企業(yè)辦公自動(dòng)化水平也得到顯著提升。

（四）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備設(shè)施并提升人員技術(shù)水平

以現(xiàn)代化文檔管理設(shè)備為支持，對(duì)企業(yè)硬件短板進(jìn)行彌補(bǔ)，可以提升企業(yè)文檔管理的專業(yè)性，在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造優(yōu)良自動(dòng)化辦公環(huán)境，促進(jìn)文檔管理效率的顯著提升。為滿足企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化對(duì)于人才的需求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大力度培養(yǎng)文檔管理專業(yè)化人才，確保文檔管理技術(shù)水平得到顯著提升。

三、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)紛紛認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于自身發(fā)展的重要意義。在企業(yè)文檔現(xiàn)代化管理過(guò)程中，需重視文檔管理意識(shí)的強(qiáng)化，以統(tǒng)一的文檔管理制度體系為保障，搭建文檔管理信息平臺(tái)，引入現(xiàn)代化的文檔管理設(shè)備設(shè)施，切實(shí)提升文檔管理人員的技術(shù)水平，確保企業(yè)文檔案管理成效得到明顯改善，對(duì)于企業(yè)文檔案管理現(xiàn)代化水平的提升具有重要推動(dòng)作用。

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