試論高校本科生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

摘要：當(dāng)下，針對(duì)高校本科生學(xué)籍檔案管理的不斷加強(qiáng)的現(xiàn)狀，各大高校展開(kāi)了很多的相關(guān)工作。由于高校進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理可以為其進(jìn)行積極的籌備工作和準(zhǔn)備一些活動(dòng)的相關(guān)素材。這樣不僅能夠體現(xiàn)出學(xué)校整體狀況的發(fā)展程度，而且還會(huì)對(duì)高校的發(fā)展方向有一定的借鑒作用。但目前，如果從高校本科生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，各大高校仍然在檔案的管理上存在一定的問(wèn)題，不能真正的把高校本科生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。因此，本文側(cè)重于對(duì)當(dāng)前本科生學(xué)籍檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，同時(shí)對(duì)相應(yīng)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理現(xiàn)狀 對(duì)策

一、高校本科生學(xué)籍檔案管理的特征

（1）高校本科生學(xué)籍檔案具有規(guī)律性

高校本科生的學(xué)籍檔案，其形成具備一定的規(guī)律性和一定的特殊性。由于大學(xué)本科生的學(xué)籍檔案是他們從入學(xué)到畢業(yè)的一個(gè)完備的記錄資料。所以，學(xué)籍檔案對(duì)他們的重要程度也不言而喻。他們所進(jìn)行的教學(xué)活動(dòng)都是具備規(guī)律性，因?yàn)檫@是根據(jù)學(xué)校每年所安排的教學(xué)活動(dòng)形成的。而這些教學(xué)活動(dòng)都具一定的規(guī)律。更重要的是高校本科生學(xué)籍檔案管理的整理過(guò)程，往往都是從材料一點(diǎn)點(diǎn)形成檔案之后再通過(guò)不斷地積累，最終整理完成，所以本科生學(xué)籍檔案的管理形成的過(guò)程，具備很強(qiáng)的規(guī)律性。

（2）高校本科生學(xué)籍檔案管理具有復(fù)雜性

隨著當(dāng)前高校教育改革的不斷推進(jìn)。高校當(dāng)前的規(guī)模不斷擴(kuò)大，其招生人數(shù)也在逐年上漲。新的問(wèn)題就是高校本科生學(xué)籍檔案管理的數(shù)量也會(huì)不斷增多，人數(shù)的增加，專(zhuān)業(yè)數(shù)量的增加。這些新情況無(wú)疑給當(dāng)前的本科生學(xué)籍檔案管理增加了新難題。由于高校本科生學(xué)籍檔管理本身內(nèi)容就相當(dāng)繁雜，學(xué)籍的案卷又不斷增加。這就會(huì)導(dǎo)致高校本科生學(xué)籍檔案的管理變得更加復(fù)雜困難。

（3）高校本科生學(xué)籍檔案管理具有多樣性。

以往，高校本科生學(xué)籍檔案管理的模式一般都是通過(guò)紙質(zhì)材料記錄存儲(chǔ)，之后做成案卷進(jìn)行保留存檔。因?yàn)檫@樣的方式模式使用時(shí)間較長(zhǎng)，而且操作起來(lái)相對(duì)熟悉，所以，即使現(xiàn)在可以使用電子版文件，這些檔案也仍然會(huì)被打印下來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)。比如，每學(xué)期本科生的期末成績(jī)記錄，績(jī)點(diǎn)和他們的成績(jī)都要進(jìn)行記錄。記錄員首先會(huì)將他們的成績(jī)錄入電腦進(jìn)行電子版存檔，之后進(jìn)行打印，將打印材料與電子版原件同時(shí)上交到教務(wù)處，最后由教務(wù)處對(duì)這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。然后再匯總各學(xué)院的信息，上交教務(wù)部門(mén)。

還有一個(gè)可以進(jìn)行高校本科生學(xué)籍檔案管理儲(chǔ)存的方法就是通過(guò)光盤(pán)進(jìn)行儲(chǔ)存。因?yàn)橥ㄟ^(guò)光盤(pán)存儲(chǔ)的這種方式也具有非常顯著的特征。其體積較小，同時(shí)具備大的容量，最重要的是還容易保管。同時(shí)，便于集中信息以及使用更加便捷。這些都給本科生學(xué)籍檔案管理部門(mén)提供了很大的方便。例如，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的信息注冊(cè)以及對(duì)本科生學(xué)籍檔案信息的記錄文件，這些文件都可以以圖像的方式保存到光盤(pán)中，因?yàn)楣獗P(pán)可以作為對(duì)本科生學(xué)籍檔案管理的一個(gè)媒介。

二、高校本科生學(xué)籍檔案管理的發(fā)展需求

當(dāng)下，高校本科生學(xué)籍檔案管理的材料，需要具備真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性的特質(zhì)。而且為了避免本科生學(xué)籍檔案被一些不法分子所利用，然后造成無(wú)法挽回的損失，所以高校本科生學(xué)籍檔案管理人員就要具備非常高的檔案管理素質(zhì)，不僅僅是檔案管理的水平，還有具備較高的道德水準(zhǔn)和政治素養(yǎng)。高校本科生學(xué)籍檔案管理人員，還應(yīng)該把檔案材料按照特定的類(lèi)型進(jìn)行合理分類(lèi)。最重要的是，還要把檔案整理成便于查閱與分析的模式，這樣可以為查找檔案提供便利，快速查找到可用的信息。

三、高校本科生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

（1）高校本科生學(xué)籍檔案管理方法具有傳統(tǒng)性

通過(guò)進(jìn)行高校本科生學(xué)籍的檔案管理的方式上來(lái)看，還使用手寫(xiě)錄入之后在進(jìn)行存檔得這種傳統(tǒng)方法，對(duì)于當(dāng)下高校本科生學(xué)籍檔案管理的復(fù)雜性已經(jīng)難以適應(yīng)。但是，大多數(shù)高校仍然在使用這種方法。按照年月順序來(lái)進(jìn)行排序，紙質(zhì)得學(xué)籍在進(jìn)行手動(dòng)查找的過(guò)程將會(huì)非常繁瑣復(fù)雜。對(duì)于當(dāng)下高校本科生學(xué)籍檔案的管理，各大高校就要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的信息化進(jìn)行有效管理。例如，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化存儲(chǔ)應(yīng)用在高校的檔案管理當(dāng)中去。通過(guò)建立本科生學(xué)籍檔案管理的專(zhuān)屬獨(dú)立系統(tǒng)，進(jìn)行信息的快速錄入與檢索。這樣不僅提高了存儲(chǔ)效率，還提高了查詢(xún)效率。將信息快速整合，大幅度的節(jié)約了人力物力。

（2）高校本科生學(xué)籍檔案管理者未認(rèn)識(shí)到其重要性

在眾多高校當(dāng)中，由于管理人員收到傳統(tǒng)思想影響，并不夠重視高校的檔案管理工作，忽視了檔案管理的重要性，這就一定程度上磨滅了檔案管理工作者工作的積極性。因此，要建立現(xiàn)代的檔案管理制度，決策者提高其思想，端正對(duì)檔案管理的態(tài)度。在檔案管理方面與時(shí)代相結(jié)合，同時(shí)借鑒相關(guān)學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，不斷樹(shù)立對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，提高檔案管理者的積極性，同時(shí)做好檔案管理的相關(guān)工作。

（3）高校本科生學(xué)籍檔案管理從業(yè)者素質(zhì)不高

當(dāng)前，高校的檔案管理工作不斷增多，其重要性也在逐漸增強(qiáng)。由于檔案管理工作相對(duì)簡(jiǎn)單，并不是各大高校目前迫切需要的高素質(zhì)的管理人才。所以，當(dāng)前增加高校本科生檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能迫在眉睫。檔案管理人才緊缺，特別是具備極強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的管理人才。這些人才不但是要熟練使用計(jì)算機(jī)軟件，還要具備掌握相關(guān)政策的能力，同時(shí)具備較高的道德水準(zhǔn)。要想吸引相關(guān)人才的加入，需要高校的決策者提高重視程度，同時(shí)提高自身學(xué)校的影響力，表現(xiàn)出對(duì)相關(guān)人才的迫切需求，而且還要提高薪資待遇。

當(dāng)下，高校本科生的學(xué)籍管理工作仍然是紛繁復(fù)雜的一項(xiàng)工作，但是如果可能采用科學(xué)合理的對(duì)策，同時(shí)進(jìn)行科學(xué)的管理。為從業(yè)人員和老師學(xué)生提供查詢(xún)學(xué)籍檔案的便利，不斷地推進(jìn)學(xué)籍檔案工作的合理化，那么當(dāng)下的問(wèn)題也就迎刃而解。在當(dāng)前檔案工作不斷推進(jìn)的同時(shí)，滿(mǎn)足高校的發(fā)展需求。

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趙淑惠（1962.10）女，漢族，內(nèi)蒙古河套學(xué)院，內(nèi)蒙古巴彥淖爾市.

（內(nèi)蒙古河套學(xué)院?內(nèi)蒙古?巴彥淖爾?015000）