JT集團(tuán)內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)工作流程及案例分析

錢濤

實(shí)施有效的內(nèi)部控制是當(dāng)代企業(yè)實(shí)施規(guī)范高效治理的重要途徑，而內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)是對企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面各項(xiàng)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況的特定方向?qū)徲?jì)，是對企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的評價(jià)體系。本文以對JT集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門開展的內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)為例，依據(jù)內(nèi)部控制審計(jì)特征，結(jié)合JT集團(tuán)在制度建設(shè)、崗位設(shè)置、重點(diǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)流程、實(shí)行效果等多方面，探析內(nèi)控審計(jì)的業(yè)務(wù)工作流程和實(shí)施效果。

緒 論

企業(yè)內(nèi)部控制是指為了合理保證企業(yè)實(shí)現(xiàn)合法經(jīng)營、資產(chǎn)安全、報(bào)告真實(shí)完整、效率提升及戰(zhàn)略實(shí)施等相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)而共同實(shí)施的過程。一般而言，企業(yè)內(nèi)部控制按階段可以劃分為設(shè)計(jì)階段和執(zhí)行階段，按層次可以劃分為企業(yè)整體層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程層面內(nèi)部控制。內(nèi)部控制審計(jì)是指基于特定基準(zhǔn)日企業(yè)的內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)及運(yùn)行的有效性、健全性進(jìn)行相應(yīng)評價(jià)，并出具審計(jì)意見的過程。審計(jì)過程需要對各項(xiàng)具體內(nèi)部控制制度的專業(yè)方面進(jìn)行評價(jià)：授權(quán)審批制度、資金管理制度、采購及付款流程管理制度、銷售和應(yīng)收流程管理制度、成本費(fèi)用管理制度、實(shí)物資產(chǎn)管理制度、合同管理制度。

公司簡介

JT集團(tuán)有限責(zé)任公司成立于1995年05月16日，注冊資本50000萬元人民幣。公司經(jīng)營范圍：房地產(chǎn)綜合開發(fā)、經(jīng)營；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地整理、土地開發(fā)、工業(yè)項(xiàng)目投資、房屋租賃、樓宅管理、房屋拆遷；綠化工程施工與養(yǎng)護(hù)；市政工程養(yǎng)護(hù)；建筑材料的銷售。公司下設(shè)六個(gè)科室，即綜合部、市政部、房建部、征遷部、資產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部。現(xiàn)有人員61人。

內(nèi)部控制審計(jì)的主要內(nèi)容

審計(jì)組首先詳細(xì)了解了審計(jì)背景和被審計(jì)單位的基本情況，包括熟悉被審計(jì)單位的規(guī)章制度、管理方針等，便于在日后的審計(jì)工作環(huán)節(jié)中明確審計(jì)方向和審計(jì)難點(diǎn)。JT集團(tuán)主要從事政府投資項(xiàng)目代建、廠房出租、人才用房租賃等業(yè)務(wù)，因此本次審計(jì)主要開展資金管理控制、工程項(xiàng)目管理控制、房屋出租與收款管理控制方面的內(nèi)控審計(jì)。其次是在審計(jì)過程中實(shí)施抽樣測試法進(jìn)行取證，以檢測內(nèi)部控制有效性。包括使用觀察法、詢問法、檢查法等各種審計(jì)方法。本次內(nèi)部審計(jì)組揭示了在上述層面的管理漏洞，發(fā)現(xiàn)了運(yùn)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)，審計(jì)結(jié)果獲得了JT集團(tuán)管理層的高度認(rèn)可。本次審計(jì)主要方面如下。

資金管理控制方面

JT集團(tuán)制定了《貨幣資金管理辦法》《財(cái)務(wù)審批暫行規(guī)定》《財(cái)務(wù)管理制度》《會計(jì)核算制度》等一系列管理制度，對資金集中管理、銀行賬戶管理、支出標(biāo)準(zhǔn)、審批權(quán)限和流程等方面進(jìn)行了規(guī)定。規(guī)范資金的收支條件、程序和審批權(quán)限；涉及庫存現(xiàn)金、票據(jù)，定期不定期抽盤；相關(guān)賬務(wù)處理均進(jìn)行復(fù)核，為公司資金管理和費(fèi)用的支出提供了合理制度保證，建立了較為完善的資金內(nèi)控體系。審計(jì)主要抽查了JT集團(tuán)上述制度，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部審批流程、權(quán)限及收支條件、賬面處理等方面的實(shí)際運(yùn)行，實(shí)施穿行測試和檢查程序。

工程項(xiàng)目管理控制方面

JT集團(tuán)制定了《招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則》《工程總承包模式的管理辦法》《工程變更管理辦法》等管理制度、主要依據(jù)相關(guān)工程項(xiàng)目管理制度，對工程項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)、造價(jià)、建設(shè)、驗(yàn)收5個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程進(jìn)行了規(guī)范，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限、管理工程質(zhì)量和進(jìn)度。審計(jì)重點(diǎn)核查了上述文件的合理合法性，實(shí)施檢查程序，抽查了部分項(xiàng)目，重點(diǎn)關(guān)注工程項(xiàng)目招投標(biāo)、項(xiàng)目建設(shè)變更、不相容崗位分離等各環(huán)節(jié)運(yùn)行過程中的合理合規(guī)性。

房屋出租與收款管理控制方面

JT集團(tuán)公司制定了《資產(chǎn)管理辦法》等制度，規(guī)范資產(chǎn)銷售、出租及日常管理等行為，由企業(yè)資產(chǎn)部管理。審計(jì)依據(jù)集團(tuán)公司辦法，重點(diǎn)關(guān)注合同簽訂、租金收取、日常管理等方面，抽取了部分租賃住房，實(shí)施了合同抽查，現(xiàn)場盤點(diǎn)審計(jì)程序。

內(nèi)控審計(jì)發(fā)現(xiàn)主要問題

執(zhí)行完成審計(jì)階段后，在已取得的證據(jù)之下，審計(jì)組需要對企業(yè)的內(nèi)控設(shè)計(jì)及執(zhí)行過程進(jìn)行審計(jì)評價(jià)。在評價(jià)過程中需要關(guān)注重要性水平，特別是關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵內(nèi)容的內(nèi)部控制情況。結(jié)合審計(jì)要點(diǎn)和審計(jì)程序，本次審計(jì)主要發(fā)現(xiàn)如下審計(jì)問題。

合同管理存在缺陷

通過抽查合同審計(jì)發(fā)現(xiàn)JT集團(tuán)內(nèi)部管理部門合同管理較為混亂，各類合同隨意堆放，抽取查找十分困難。綜合部也未建立合同電子臺賬，沒有按照合同種類進(jìn)行分類管理，未進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、連續(xù)編號、歸檔管理等內(nèi)控工作流程，整個(gè)合同管理存在較大的內(nèi)控隱患。

續(xù)簽合同不規(guī)范

抽查部分房屋租賃合同后發(fā)現(xiàn)JT集團(tuán)的續(xù)簽合同未如實(shí)反映續(xù)簽情況，續(xù)簽合同和首簽合同格式相同，合同格式中顯示每年都需繳納合同保證金，實(shí)際不存在繳納保證金的情況，合同和實(shí)際不符，存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目不相容，職務(wù)未分離

審計(jì)抽查發(fā)現(xiàn)JT集團(tuán)實(shí)行工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，一人負(fù)責(zé)項(xiàng)目的合同簽訂、項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施、竣工驗(yàn)收、審價(jià)、決算等業(yè)務(wù)流程，這和可行性研究與決策、概預(yù)算編制與審核、項(xiàng)目實(shí)施與價(jià)款支付、竣工決算與審計(jì)等不相容職務(wù)要相互分離的規(guī)定不符。

工程變更不規(guī)范

審計(jì)通過抽查部分項(xiàng)目的工程變更流程，發(fā)現(xiàn)A路面改造工程項(xiàng)目，僅附《變更單評審意見單》確定變更金額，意見單中反映送審價(jià)500.9938萬元，審核價(jià)448.3918萬元。JT集團(tuán)工程審計(jì)造價(jià)僅以第三方中介（加蓋技術(shù)專用章）的《變更單評審意見單》為依據(jù)，未實(shí)施工程審計(jì)造價(jià)，運(yùn)行過程中與集團(tuán)制定的工程管理辦法背離。

項(xiàng)目合同存在不足

一是存在建設(shè)項(xiàng)目合同未按時(shí)收取履約保證金的情況，部分項(xiàng)目履約保證金遲收半年以上。二是合同簽訂不規(guī)范，部分合同簽訂時(shí)缺少簽訂時(shí)間、法人簽章等關(guān)鍵要素，部分要素時(shí)間不合理，如超過中標(biāo)通知書約定的時(shí)限后才簽訂合同。

審計(jì)意見

根據(jù)上述的審計(jì)問題，審計(jì)組結(jié)合JT集團(tuán)實(shí)際情況，提出了下述審計(jì)意見。

完善工程項(xiàng)目管理

要嚴(yán)格執(zhí)行《JT集團(tuán)工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》，規(guī)范特殊項(xiàng)目直接發(fā)包流程，按規(guī)定辦理工程項(xiàng)目審計(jì)手續(xù)，據(jù)實(shí)確定相關(guān)造價(jià)信息。

建立輪崗監(jiān)督機(jī)制

單位層面在健全崗位設(shè)置、規(guī)范崗位管理、加強(qiáng)崗位勝任能力評估的基礎(chǔ)上，建立干部交流和定期輪崗制度，關(guān)鍵崗位嚴(yán)格實(shí)行定期輪崗。建立不相容崗位分離制度，對關(guān)鍵崗位環(huán)節(jié)實(shí)施兩人及兩人以上分權(quán)，對客觀原因無法實(shí)施崗位分離制度的，可實(shí)施第三方審計(jì)、抽查等替代性程序。

完善內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)建設(shè)

要成立內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，在工作方案、責(zé)任分工、人員配備、機(jī)制建立等方面發(fā)揮作用。同時(shí)在業(yè)務(wù)層面梳理工作流程，查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行內(nèi)控設(shè)計(jì)，進(jìn)一步完善相關(guān)制度建設(shè)。

建立和完善合同管理制度

建立合同管理制度，加強(qiáng)合同管理，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，具體部門要做好合同登記管理，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔。涉及部門制度都要增加合同管理的職責(zé)，明確責(zé)任。

審計(jì)整改

審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)組及時(shí)出具JT集團(tuán)內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告，并將問題如實(shí)反饋給JT集團(tuán)管理層。集團(tuán)內(nèi)部相關(guān)的業(yè)務(wù)部門和責(zé)任人按照審計(jì)意見進(jìn)行整改，取得了較好的效果。一是已經(jīng)加強(qiáng)了合同簽訂、檔案分類保管等方面的管理，并將重要類別合同轉(zhuǎn)化成PDF格式，實(shí)施電子化管理。二是在集團(tuán)內(nèi)部傳達(dá)了合同生效必需的要件，約定了簽訂的時(shí)間時(shí)限。三是啟用了全新房屋租賃合同模板，區(qū)分了首簽合同模板和續(xù)簽合同模板，做到內(nèi)容和實(shí)際一致。四是建立不相容崗位分離制度，對工程項(xiàng)目可行性研究與決策、概預(yù)算編制與審核、項(xiàng)目實(shí)施與價(jià)款支付、竣工決算與審計(jì)進(jìn)行分離，取消了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度。五是建立嚴(yán)格的工程變更制度，明確工程變更流程，限定各層級審批級別，提出明確各項(xiàng)變更金額以第三方審計(jì)為準(zhǔn)的要求。

總 結(jié)

內(nèi)部控制專項(xiàng)是以《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》為審計(jì)依據(jù)，以發(fā)現(xiàn)單位制度建設(shè)和執(zhí)行中存在的問題為目標(biāo)，揭露內(nèi)控設(shè)計(jì)、企業(yè)運(yùn)行等過程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的審計(jì)意見，最終達(dá)到促進(jìn)企業(yè)資金安全、完善項(xiàng)目建設(shè)、提升產(chǎn)出效益的目的。正因?yàn)橥晟苾?yōu)良的內(nèi)部控制是企業(yè)在快速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)中脫穎而出的重要助力，而內(nèi)部控制審計(jì)能為這一助力提供保障，因此推廣和實(shí)施內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)也是企業(yè)優(yōu)化管理的重要手段。

（嘉興經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)投資發(fā)展集團(tuán)有限責(zé)任公司）