大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢

萬 欣

湖南省湘衡鹽化有限責任公司 湖南 衡陽 421001

在大數(shù)據(jù)這個大背景下,完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng),會讓檔案管理中的信息實現(xiàn)公開透明,做好檔案管理可以使行業(yè)之間的檔案信息更加安全,傳統(tǒng)的檔案管理工作量大、任務(wù)復雜,這給管理者帶來了非常大的困難,這對于工作者來說是一個機遇也是一個挑戰(zhàn),檔案管理人員要學會抓住這個發(fā)展趨勢,利用大數(shù)據(jù),提高檔案管理的效率和水平,實現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

一、加強基礎(chǔ)設(shè)施,提高檔案現(xiàn)代化水平

為了提高檔案管理水平的質(zhì)量,完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施是非常重要的,有關(guān)部門應(yīng)該加強檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強對檔案管理室的資金投入,建立專門的檔案管理室,避免檔案的丟失,做好相關(guān)的安全措施,避免不必要的麻煩,提高檔案現(xiàn)代化水平,加大資金、技術(shù)、人才的投入,建設(shè)檔案室、辦公室等,讓相關(guān)的專業(yè)人員來進行檔案的管理工作,避免檔案破損和丟失的現(xiàn)象發(fā)生,解決方案存放空間不足的問題,促進了檔案的有效性管理,通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的共享,提高工作效率,另外各個部門之間要相互的交流和合作,采取相同的檔案管理方式,來實現(xiàn)信息的共享,從根本上解決檔案管理問題,提升檔案管理和服務(wù)水平,來保證檔案管理工作的順利進行。

二、建立健全管理制度,嚴格管制

要想讓企業(yè)檔案管理工作不夠規(guī)范的問題能夠得到有效的解決,工作管理人員要重視檔案管理問題,健全制度機制,要認識到檔案管理的重要性,這樣才能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率,應(yīng)該把檔案管理的工作放在第一位,上級部門應(yīng)該加強對檔案管理問題的宣傳,讓這種重視觀念深入人心,檔案在管理中發(fā)揮著重要的作用,另外相關(guān)的領(lǐng)導應(yīng)該加強對檔案管理工作中的審察,對工作中的一些問題進行有效的解決,建立健全檔案制度機制,制定出合理規(guī)范的制度體制,促進相關(guān)部門和有關(guān)工作人員對工作管理的規(guī)范化管理,而且還應(yīng)該將檔案的收集、整理、保管列入到工作流程,讓每個工作人員各司其職,讓檔案管理工作落實到實處,讓工作趨向規(guī)范化和合理化。隨著社會的發(fā)展,我們有必要對檔案管理的標準進行合理的提升,不同的地區(qū)也應(yīng)該有不同的管理制度,檔案管理中面臨著很多的問題,例如說一些黑客和違法人員的入侵這種現(xiàn)象給檔案管理工作帶來了很大的困擾,而且在一定的程度上會導致企業(yè)檔案信息的泄露,給它的安全性帶來了不良的影響,這就要求相關(guān)的技術(shù)人員要對其進行技術(shù)上的更新,對一些重要性的文件進行加密保護,防止一些不良的行為產(chǎn)生。

三、創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺,提高檔案管理信息安全度

在這個新的形勢下,將檔案管理和現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行緊密的結(jié)合是非常有必要的,通過成立一個平臺讓檔案管理人員和檔案的上交人員能夠進行有效的溝通和交流,通過創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺,提高檔案管理信息的安全度,對檔案管理的內(nèi)部環(huán)境進行大力的改善,眾所周知,檔案包含著企業(yè)中的大量信息,這些信息涉及到了企業(yè)機密以及個人的隱私,檔案如果發(fā)生盜竊,就會造成一個不可估量的損失,首先要營造一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,防止網(wǎng)絡(luò)因素對信息的損害,這個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以對檔案的保存起到一個防護的作用,由于企業(yè)的檔案信息繁多冗雜,應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化發(fā)展提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

四、提高管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高,這就造成了以后工作的一些漏洞,嚴重的阻礙了檔案管理工作的順利進行,企業(yè)檔案管理的規(guī)范化需要一支有高素質(zhì)和專業(yè)能力強的人才,因此,根據(jù)發(fā)展的需要我們應(yīng)該提高管理人員的專業(yè)能力水平,根據(jù)企業(yè)的實際情況出發(fā),加強對檔案人員的招聘,來滿足工作的需要,這就要求對工作人員進行培訓,加強宣傳,加強檔案管理政策和專業(yè)知識培訓,讓相關(guān)的工作人員掌握一定的知識技能,提升檔案管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì),從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),在檔案工作進行實際的開展時,應(yīng)該確保與當?shù)氐膶嶋H情況結(jié)合進行有針對性的培養(yǎng),讓管理人員能夠熟練的掌握工作中的內(nèi)容。檔案工作人員要認真學習檔案管理相關(guān)法律法規(guī),充分認識檔案工作的重要性和必要性,從根本上解決管理人員專業(yè)能力不強的問題。另外,還應(yīng)該加強對檔案管理的重視程度,檔案管理的重要性應(yīng)該是每個工作人員都必須知道和了解的,這就要求檔案管理者對自己的工作要認真負責,為大數(shù)據(jù)背景下提供更多的專業(yè)人才。

在大數(shù)據(jù)這個大背景下,檔案管理的工作面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn),通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量能夠得到有效的提高,這是每個檔案管理者所必須要努力的方向,通過不斷的學習相關(guān)的檔案管理知識,提高相關(guān)工作人員的素質(zhì),促進檔案管理工作的質(zhì)量和效率。