建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目全球辦公室之間的管理和合作研究

單士景

伍茲貝格建筑設(shè)計(jì)咨詢（上海）有限公司 上海 200001

1 異地合作的變化

在疫情開(kāi)始之前，國(guó)際化辦公室之間的項(xiàng)目合作形式豐富多樣，常見(jiàn)于異地協(xié)作加派遣或者異地匯報(bào)的形式，得益于航空業(yè)的高度發(fā)達(dá)，各個(gè)辦公室之間與業(yè)主之間的近距離交流是不受限制的，各地文化和視角的不同給項(xiàng)目帶來(lái)了很多創(chuàng)意。疫情發(fā)生一年多以來(lái)，大多數(shù)國(guó)家和地區(qū)采取了限制出入境的措施，各公司也相繼制定了非必要不出差的制度，各辦公室之間、設(shè)計(jì)方與業(yè)主之間直面的交流變得越來(lái)越困難。同時(shí)由于全球疫情管控的不一致，各地受到的影響也不盡相同。相比于其他各地，中國(guó)大陸對(duì)疫情的管控非常奏效，經(jīng)濟(jì)迅速恢復(fù)，對(duì)建筑設(shè)計(jì)領(lǐng)域的影響也基本控制在了最低水平。放眼全球其他國(guó)家，疫情對(duì)地產(chǎn)行業(yè)和設(shè)計(jì)行業(yè)影響巨大，大多數(shù)設(shè)計(jì)公司都在采取降薪裁員等措施才得以繼續(xù)生存。鑒于此情況，為了更好地平衡或幫助其他辦公室工作，越來(lái)越多的項(xiàng)目需要主動(dòng)考慮全球合作，甚至是必須以全球合作的形式進(jìn)行推進(jìn)，這個(gè)趨勢(shì)勢(shì)必對(duì)項(xiàng)目管控帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)[1]。

在實(shí)際操作過(guò)程中，異地辦公室的合作有較為明顯的兩面性：合理評(píng)估和控制，這對(duì)項(xiàng)目的成敗起著非常重要的作用。對(duì)于全球性團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，合適的辦公室以及團(tuán)隊(duì)成員非常重要，按時(shí)完成分配的任務(wù)、高效的溝通以及階段性成果的檢查會(huì)大大降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，也是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

2 團(tuán)隊(duì)組建

個(gè)人是單體有不同自我意識(shí)的個(gè)體，是項(xiàng)目管理中最具挑戰(zhàn)性的部分。由于國(guó)內(nèi)外文化差異、相關(guān)法規(guī)以及建設(shè)條件的不同，設(shè)計(jì)師對(duì)事物的理解和認(rèn)識(shí)并不完全一致。

鑒于建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特殊性和復(fù)雜性，理想的項(xiàng)目成員應(yīng)有相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和高度的團(tuán)隊(duì)配合意識(shí)。以國(guó)內(nèi)商場(chǎng)綜合體類型項(xiàng)目的建筑設(shè)計(jì)規(guī)范為例，國(guó)內(nèi)的消防規(guī)范對(duì)防火分區(qū)和防火卷簾的要求，在其他國(guó)家是比較少見(jiàn)的，其在某種程度上大大影響了建筑的形態(tài)和功能空間。如若有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)成員，對(duì)各種設(shè)計(jì)條件有所了解，并在有限制的情況下進(jìn)行思考和創(chuàng)作，創(chuàng)意與限制條件相輔相成、相互成就，最終能創(chuàng)造出滿足城市和業(yè)主要求的創(chuàng)意產(chǎn)品。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員確認(rèn)后，各項(xiàng)目成員需充分尊重其他項(xiàng)目成員的文化差異，制定相關(guān)的團(tuán)隊(duì)章程以確保團(tuán)隊(duì)的健康運(yùn)行，并在項(xiàng)目執(zhí)行前對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)和理解達(dá)成共識(shí)，齊心協(xié)力為目標(biāo)而努力[2]。

3 精細(xì)化任務(wù)和進(jìn)度安排

為了保證項(xiàng)目成員按時(shí)完成分配的任務(wù)，需要對(duì)時(shí)間和任務(wù)進(jìn)行清晰的定義。

第一，在時(shí)間的定義上，需要考慮異地辦公室成員的假期和時(shí)差，以保證所有人對(duì)項(xiàng)目的工作時(shí)間有充分的了解，以避免因工作時(shí)間的誤解導(dǎo)致任務(wù)無(wú)法完成，進(jìn)而影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展。

第三，在項(xiàng)目成員工作時(shí)間的基礎(chǔ)上編制各個(gè)設(shè)計(jì)階段的進(jìn)度表和時(shí)間表，盡可能與具體任務(wù)掛鉤，并將重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置為任務(wù)里程碑。任務(wù)的定義需在專業(yè)許可的情況下盡可能定義詳細(xì)，以避免認(rèn)知的不同。通常做法是將其他項(xiàng)目的具體任務(wù)作為參考案例，做到精確可控。以建筑設(shè)計(jì)競(jìng)賽項(xiàng)目為例，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員組隊(duì)后，將各項(xiàng)目成員的工作時(shí)間歸入項(xiàng)目計(jì)劃表，細(xì)分項(xiàng)目任務(wù)，使每個(gè)任務(wù)有專人負(fù)責(zé)，并將任務(wù)統(tǒng)計(jì)入項(xiàng)目計(jì)劃表。做到百分百的任務(wù)有人負(fù)責(zé)，百分百的任務(wù)有對(duì)應(yīng)的開(kāi)始和完成時(shí)間，并以此來(lái)核查團(tuán)隊(duì)配置是否過(guò)剩或不足。設(shè)計(jì)計(jì)劃參見(jiàn)下圖1。

圖1 某項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

第三，在任務(wù)的定義上，選擇既往的競(jìng)賽設(shè)計(jì)文本，中期或者最終文本作為參考文件，以保證所有的團(tuán)隊(duì)成員對(duì)任務(wù)的認(rèn)知是一致的，最大限度地避免設(shè)計(jì)成果的深度不一，并據(jù)此來(lái)評(píng)斷各項(xiàng)目成員的任務(wù)是否按照預(yù)期完成[3]。

4 時(shí)效溝通

異地團(tuán)隊(duì)，也是廣義意義上的虛擬團(tuán)隊(duì)，在時(shí)間和空間以及文化和宗教方面都有所差異，如何通過(guò)溝通將各地團(tuán)隊(duì)有效運(yùn)轉(zhuǎn)是項(xiàng)目管理中的重中之重。以下幾項(xiàng)是時(shí)效溝通的基礎(chǔ)。

第一，構(gòu)建溝通平臺(tái)，使用團(tuán)隊(duì)成員普遍認(rèn)可的溝通工具進(jìn)行交流。相比于傳統(tǒng)的郵件溝通，微信和Teams的溝通更加便捷也更具有時(shí)效性。充分考慮團(tuán)隊(duì)成員的地緣因素，選擇團(tuán)隊(duì)成員都認(rèn)可的溝通平臺(tái)，合理控制郵件的收發(fā)量，發(fā)揮實(shí)時(shí)社交平臺(tái)的最大化優(yōu)勢(shì)。

第二，充分尊重項(xiàng)目成員文化差異，在項(xiàng)目的前期建立相互的信任。實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目成員間的溝通障礙和個(gè)體間的矛盾，揚(yáng)長(zhǎng)避短，激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員文化各異的優(yōu)勢(shì)和個(gè)體的工作主動(dòng)性。

第三，設(shè)置例會(huì)，鑒于建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特殊性，要求虛擬團(tuán)隊(duì)間的共享需要更加高效和高頻。以周期性較為緊張的競(jìng)賽項(xiàng)目為例，可設(shè)置日例會(huì)，每次例會(huì)時(shí)間不超過(guò)半小時(shí)，各項(xiàng)目成員簡(jiǎn)要共享進(jìn)度，并提出問(wèn)題，暫時(shí)擱置無(wú)法即刻解決的問(wèn)題，按時(shí)結(jié)束會(huì)議，并在會(huì)后小范圍溝通并盡快解決。

第四，明確溝通干系人，在各自的辦公室設(shè)置主要/次要的溝通負(fù)責(zé)人，復(fù)雜日常正常的項(xiàng)目信息收集和傳達(dá)，相應(yīng)減少溝通渠道。有成員意識(shí)到當(dāng)前會(huì)議與自己的任務(wù)并無(wú)關(guān)聯(lián)或者此次會(huì)議沒(méi)必要參加時(shí)，可以明確提出并退出會(huì)議，爭(zhēng)取做到高效溝通。

第五，新的溝通方式－視頻匯報(bào)，由于疫情的原因很多項(xiàng)目被要求只能通過(guò)錄視頻的方式進(jìn)行匯報(bào)，這使得每個(gè)設(shè)計(jì)師都成為一個(gè)導(dǎo)演，同時(shí)也是一個(gè)演員。視頻創(chuàng)意錄制對(duì)很多設(shè)計(jì)師來(lái)講都是新鮮事物，需要各地設(shè)計(jì)師集思廣益，出謀劃策，多角度分析，以充分表達(dá)設(shè)計(jì)意圖贏得最終認(rèn)可。

過(guò)去一年來(lái)，微信和騰訊會(huì)議在絕大多數(shù)其他辦公室得到普遍應(yīng)用，業(yè)主和各地的設(shè)計(jì)師可以通過(guò)微信進(jìn)行密集討論相關(guān)的問(wèn)題，深入了解業(yè)主關(guān)切問(wèn)題并對(duì)此給出積極的回應(yīng)。這讓境外設(shè)計(jì)師有更多的機(jī)會(huì)和業(yè)主同平臺(tái)高頻次溝通，為本地團(tuán)隊(duì)爭(zhēng)取了很多具體工作的時(shí)間。同時(shí)，這種溝通也讓境外設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)更直觀地了解業(yè)主方的要求和項(xiàng)目壓力，對(duì)整個(gè)的項(xiàng)目了有更充分的了解和認(rèn)識(shí)。

5 監(jiān)控過(guò)程

在和境外團(tuán)隊(duì)的合作中，即使設(shè)置了清晰的任務(wù)和事件后，并不意味著可以放手不管。倘若如此，有可能出現(xiàn)到任務(wù)完成階段還有任務(wù)未完成或者成果與預(yù)期的差距較大的現(xiàn)象。為避免這一風(fēng)險(xiǎn)，就需要對(duì)項(xiàng)目的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，合理的監(jiān)督過(guò)程，將會(huì)對(duì)最終的結(jié)果有較大的積極作用。

5.1 進(jìn)度監(jiān)控

理想情況下，項(xiàng)目將根據(jù)設(shè)定的進(jìn)度基準(zhǔn)開(kāi)展。但實(shí)際操作中，有很多的客觀因素和主管因素會(huì)影響既定的基準(zhǔn)，通常在和業(yè)主溝通后對(duì)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行更新，形成新的進(jìn)度基準(zhǔn)。 但這種做法并不太適用于僅有固定4～5周設(shè)計(jì)周期的建筑競(jìng)賽項(xiàng)目，即使有客觀和主管的因素，但大多數(shù)競(jìng)賽項(xiàng)目不會(huì)對(duì)進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整和更新。在和其他辦公室的競(jìng)賽合作中，須對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行周期性跟蹤和檢查。

5.2 質(zhì)量監(jiān)控

質(zhì)量是建筑設(shè)計(jì)行業(yè)的核心，一是設(shè)計(jì)質(zhì)量，一是成果質(zhì)量，二者相輔相成。創(chuàng)意是基于限制條件上的主觀創(chuàng)造，建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目中涉及場(chǎng)地條件、城市規(guī)劃條件和業(yè)主、公眾的需求。設(shè)計(jì)過(guò)程中需要跟蹤設(shè)計(jì)意圖是否對(duì)以上條件做出回應(yīng)，以及是否保持了獨(dú)特的創(chuàng)意進(jìn)行跟蹤。成果質(zhì)量對(duì)是否能準(zhǔn)確表達(dá)設(shè)計(jì)創(chuàng)意，起到了至關(guān)重要的作用，同時(shí)也體現(xiàn)了設(shè)計(jì)師對(duì)項(xiàng)目重視的程度和態(tài)度。低質(zhì)量的設(shè)計(jì)成果將大大影響設(shè)計(jì)的表達(dá)，進(jìn)而影響最終的成果。在各階段需要根據(jù)設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查設(shè)計(jì)成果，以確保設(shè)計(jì)質(zhì)量符合預(yù)期設(shè)想。

5.3 成本和資源監(jiān)控

建筑設(shè)計(jì)行業(yè)中，人員是最大的成本投入。在設(shè)計(jì)過(guò)程中實(shí)時(shí)關(guān)注人員投入和成本的變化，在設(shè)計(jì)質(zhì)量和成本控制中取得平衡。在成本較為緊張的項(xiàng)目中，密切關(guān)注項(xiàng)目中的變更情況、變更費(fèi)用將會(huì)是既定成本的有利補(bǔ)充，為項(xiàng)目質(zhì)量提供較大的支持。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜述，在異地辦公室合作的過(guò)程中，應(yīng)統(tǒng)籌考慮人員配置、精細(xì)化任務(wù)分配和進(jìn)度安排，與各相關(guān)方進(jìn)行充分的溝通，合理的監(jiān)控工作過(guò)程并引導(dǎo)各方的合作，最大限度地影響最終的設(shè)計(jì)成果。為了獲取更多的創(chuàng)意智慧，需要多方積極推進(jìn)并在合適的時(shí)間進(jìn)行總結(jié)，對(duì)項(xiàng)目合作過(guò)程進(jìn)行改進(jìn)。相信隨著各方深化合作的進(jìn)展，各方的合作將更加成熟，更加高效，能為業(yè)主和社會(huì)帶來(lái)更多有創(chuàng)意的建筑作品。