檔案專網(wǎng)傳遞，化解“跑路”難題

■文／王妍 姜濤

社保檔案作為民生檔案中的重要內(nèi)容，在社保工作中起著至關(guān)重要的作用。為貫徹落實國務(wù)院深化“放管服”改革工作精神，進(jìn)一步提升社會保險經(jīng)辦能力和服務(wù)效能，提高民生檔案利用效果，吉林省四平市社會保險局以“最多跑一次”改革為契機(jī)，借助四平市政府協(xié)同辦公網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案影像資料網(wǎng)上傳遞，化解群眾辦事多次往返的難題。

群眾辦事“跑路”難社保經(jīng)辦壓力大

地處東北老工業(yè)基地的四平市，集中了大批國有企業(yè)。改革開放以來,尤其是建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制以來,在國有企業(yè)改革與調(diào)整取得巨大成效的同時,四平市也有許多企業(yè)因為適應(yīng)不了市場競爭而陷入困境。企業(yè)在通過結(jié)構(gòu)調(diào)整尋找再生之路的過程中,不可避免地會產(chǎn)生人員分流和下崗的問題，四平市采取措施，將國有改制企業(yè)離崗人員的人事檔案移交市就業(yè)服務(wù)部門統(tǒng)一管理。

近年，隨著吉林省一系列促進(jìn)企業(yè)下崗職工接續(xù)養(yǎng)老保險關(guān)系的惠民政策出臺和群眾參保意識的增強(qiáng)，來社保部門辦理接續(xù)、補(bǔ)繳社保費的人員日益增多。四平市社保局業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員每天需要審核大量下崗職工提供的經(jīng)辦資料并根據(jù)有關(guān)政策予以辦理或解答?！安煌髽I(yè)的離崗人員，其工作經(jīng)歷和離職手續(xù)不盡相同，所以需要提供的經(jīng)辦資料也不可能完全一致，給政策咨詢和經(jīng)辦工作帶來一定的困難?！必?fù)責(zé)窗口業(yè)務(wù)經(jīng)辦的工作人員沈博在介紹以往的辦理流程時說。

“過去，我們經(jīng)常會聽到辦事人員在辦理業(yè)務(wù)的過程中被問到諸如‘解除勞動合同手續(xù)在我的檔案里，我再去就業(yè)局把檔案里的資料復(fù)印了，帶過來還能繼續(xù)辦理我的業(yè)務(wù)嗎’等問題?！鄙虿┱f。以前企業(yè)下崗職工辦理社保業(yè)務(wù)時，經(jīng)常需要提供本人檔案中的相關(guān)資料作為辦理依據(jù)，遇特殊情況，職工本人要多次往返于市社保局和市就業(yè)服務(wù)局調(diào)檔復(fù)印，往往辦理一筆接續(xù)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)，斷斷續(xù)續(xù)需要三四個小時才能辦完。另外，用檔案的復(fù)印件來辦理業(yè)務(wù)，還存在造假的風(fēng)險隱患。

沈博介紹：“我們就曾發(fā)現(xiàn)有人用涂改后的檔案復(fù)印件前來辦理業(yè)務(wù)。”因此，工作人員還需針對疑似問題與市就業(yè)服務(wù)局進(jìn)一步核實真?zhèn)危档土朔?wù)效能。

基于上述問題，2018 年9 月，四平市社保局多次組織業(yè)務(wù)、信息、檔案等科室人員召開業(yè)務(wù)研討會議，集思廣益，共同研究解決方法，先后提出包括查檔人登記預(yù)約、定期安排專人前往市就業(yè)服務(wù)局集中調(diào)檔、通過現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)社交軟件線上溝通等多個解決方案。經(jīng)過流程推演，發(fā)現(xiàn)實際效果并不理想，無法達(dá)到既保證檔案信息安全，又讓群眾辦事方便、快捷的目的。正在一籌莫展之際，市政務(wù)服務(wù)和數(shù)字化建設(shè)管理局一條推廣協(xié)同辦公系統(tǒng)的政務(wù)信息，引起了四平市社保局局長王學(xué)的重視。他在向市政數(shù)局咨詢了協(xié)同辦公系統(tǒng)的具體功能后了解到，該系統(tǒng)于2016 年10月1日上線運行，主要包括通知公告、公文管理、郵件管理、會議管理和系統(tǒng)日志管理等功能。王學(xué)立即指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門制定網(wǎng)上傳遞檔案的工作方案，借助政務(wù)服務(wù)平臺實現(xiàn)就業(yè)服務(wù)局與社保局在網(wǎng)上傳遞職工檔案資料。2018 年10月初，經(jīng)四平市社保局黨組會議研究決定采取網(wǎng)上傳遞的方式破解查檔難題。

2021年1月13日，四平市社保局工作人員將彩打的資料送給參保人員。

轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念辦法總比困難多

確定工作開展方向后，四平市社保局主動與市政數(shù)局、就業(yè)服務(wù)局溝通，詳細(xì)說明此項工作的重要意義，提出工作思路，積極爭取對方支持。在市社保局的不懈努力下，經(jīng)過多輪的反復(fù)磋商和論證，四平市社保局與政數(shù)局、就業(yè)局就參保人員檔案信息網(wǎng)上傳遞的制度流程達(dá)成一致意見。由市政數(shù)局負(fù)責(zé)組織技術(shù)人員在已上線運行的政府協(xié)同辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上，開發(fā)一套電子檔案傳輸系統(tǒng)，為市社保局、市就業(yè)局開放接入端口，在專網(wǎng)內(nèi)打造一個可以讓兩局實現(xiàn)檔案影像資料實時傳遞的共享平臺。市社保局和市就業(yè)局提出專網(wǎng)對接申請，指定專職人員負(fù)責(zé)實時聯(lián)絡(luò)。

為確保檔案信息安全，該系統(tǒng)搭建在電子政務(wù)外網(wǎng)環(huán)境，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶方能進(jìn)入。辦事人員查閱在市就業(yè)局保管的職工檔案時，由市社保局經(jīng)辦窗口的業(yè)務(wù)人員依據(jù)業(yè)務(wù)辦理需要，在線發(fā)起查檔請求，市就業(yè)服務(wù)局即時受理，按需求將所查檔案資料進(jìn)行掃描成像，并加蓋電子印章后，通過協(xié)同辦公平臺的電子檔案傳輸系統(tǒng)把檔案影像資料回傳至市社保局業(yè)務(wù)經(jīng)辦窗口，整個過程只需要幾分鐘。

“阿姨您別著急，把您的姓名和原單位的名稱告訴我，我?guī)湍途蜆I(yè)局那邊的同志聯(lián)系一下”“大哥，您回憶一下，當(dāng)年您檔案中填寫的家庭成員可能有誰，告訴我名字就好，就業(yè)局那邊查到有兩個和您同名的檔案，需要確認(rèn)一下哪個是您的”……在專網(wǎng)傳遞過程中工作人員時常會遇到有下崗職工因?qū)⑹种械摹按鏅n手冊”丟失，無法提供檔案編號，難以精確定位查找人事檔案的情況，四平市社保局窗口業(yè)務(wù)人員需將辦事群眾的個人信息，包括姓名、出生時間、原所在單位名稱及家庭成員等情況了解清楚后告知就業(yè)服務(wù)局查檔工作人員，以便于查找，減少辦事群眾的等待時間。

四平市社保局還專門配備了高性能的彩色打印機(jī)，業(yè)務(wù)辦理完畢后，把檔案影像資料打印出來免費送給辦事群眾，方便其日后辦理其他事項。據(jù)統(tǒng)計，2018 年10 月中旬網(wǎng)上傳遞檔案資料業(yè)務(wù)開通以來，平均每個工作日約減少群眾往返40 余人次。過去需要幾個小時才能辦結(jié)的業(yè)務(wù)，現(xiàn)在僅需幾分鐘即可辦理完畢，極大地提高了業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率。檔案影像資料網(wǎng)上傳遞不僅提升了辦事效率，還從源頭上預(yù)防和杜絕了偽造、涂改和增減檔案要件內(nèi)容的現(xiàn)象，有效地控制了業(yè)務(wù)經(jīng)辦風(fēng)險。

順應(yīng)社會大趨勢全面實現(xiàn)檔案電子化

解決了外部檔案利用的難題，這為四平市社保局檔案管理拓寬了工作思路。從上個世紀(jì)90 年代至今，四平市社保局為參保單位和個人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)形成了大量的歷史業(yè)務(wù)檔案，但這些檔案資料全部為紙質(zhì)檔案。四平市昊華化工有限公司的勞資人員劉嵐說，由于保管不善，其所在公司當(dāng)年為職工填報的養(yǎng)老保險基數(shù)核定的資料找不到了，2019 年時有職工提出異議，他們又解釋不清楚，所以想到社保局查閱一下當(dāng)時的業(yè)務(wù)檔案，“我知道我們單位的社保存檔資料多，所以當(dāng)時帶來兩名同志和我一起查?！眲拐f。近年，經(jīng)常有企業(yè)勞資人員來到四平市社保局查閱相關(guān)歷史業(yè)務(wù)檔案資料，費事、費力、耗時長……多年來，手工翻閱檔案一直困擾著四平市社保局的工作人員和前來辦事的人員。

2020 年6 月，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議表決通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，明確提出了“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。為有效提高社保檔案管理部門的經(jīng)辦效率，切實減輕參保單位、參保個人及存檔部門的查檔壓力，四平市社保局以新修訂檔案法宣貫為契機(jī)，著力推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作。2020 年7 月，四平市社保局利用全省統(tǒng)一的社會保險業(yè)務(wù)檔案一體化信息系統(tǒng)對歷史業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工的機(jī)會，通過紙質(zhì)檔案中記載的單位信息、人員信息、業(yè)務(wù)類型、形成時間等關(guān)鍵內(nèi)容對現(xiàn)有資料分門別類地整理、著錄和掃描加工，把紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案全部變?yōu)殡娮訖n案。經(jīng)過近半年的努力，四平市社保局完成了117 萬份歷史業(yè)務(wù)檔案資料的電子化工作，基本實現(xiàn)了快速檢索、精準(zhǔn)定位、方便閱覽的目標(biāo)。以往需要個把小時甚至一整天才能查到的資料，現(xiàn)在幾分鐘就可查到，既節(jié)省查檔時間又避免檔案資料多次翻閱造成損毀。

四平市社保局將不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，啟動現(xiàn)存企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化掃描加工工作，努力實現(xiàn)全庫檔案電子化管理；盡快實現(xiàn)利用個人電腦、手機(jī)等終端設(shè)備調(diào)閱檔案資料影像的目標(biāo)，讓檔案管理和使用更加規(guī)范、高效、精準(zhǔn)、便捷。