另辟蹊徑Word數(shù)字批量設(shè)置更高效

平淡

○批量替換序號

比如現(xiàn)在需要將文檔中的序號“1.2.……”替換為“①.②.……”的樣式，利用Word的“編號列表”功能就可以快速地完成。不過默認“編號列表”里沒有帶圈的數(shù)字形式，我們需要依次點擊“文件→Word選項→語言”，接著在右側(cè)的窗格中點擊“添加語言”，在語言列表中選擇“朝鮮語”，將其添加到“Of fice創(chuàng)作語言和校對”列表里（圖1）。

這樣以后要將序號轉(zhuǎn)換為帶圈的數(shù)字時，如果文檔中的序號是通過“編號列表”自動輸入的，那么只要定位到序號位置并選中它們，然后依次點擊“開始→編號→定義新編號格式”，在打開窗口中的“編號樣式”下拉列表里選擇帶圈數(shù)字，再點擊“確定”即可（圖2）。

如果序號是手動輸入的，我們先用鼠標選中包含序號的所有文本，然后在“段落”設(shè)置中將文本對齊方式設(shè)置為“左對齊”，同上在“編號樣式”下拉列表里選擇帶圈數(shù)字即可（圖3）。當然，你也可以將序號更改為其他的樣式，在列表里選擇自己需要的樣式就可以了。

○批量替換文中數(shù)字

上述的方法是批量替換序號，如果需要批量替換或設(shè)置文檔中的數(shù)字，可以使用VBA腳本和“查找和替換”功能來實現(xiàn)。

比如在下面的文檔中，為了序號保持統(tǒng)一，需要將正文中的“第2點”替換為“第②點”（即“2”替換為“②”，其他“第x點”的替換要求與之類似）（圖4）。

首先打開“https：//share.weiyun.com/vDVIbbHA”鏈接下載所需的文件，解壓后先安裝其中的“Numbers.TTF”字體文件，接著使用記事本程序打開代碼文件，全選后復(fù)制到剪貼板中備用。返回Word窗口，按下“Alt+F11”組合鍵打開VBA編輯窗口，依次點擊“插入→模塊”，將剛剛復(fù)制到剪貼板中的內(nèi)容粘貼到代碼輸入框中（圖5）。

然后返回圖4所示的窗口，按下“Ctrl +A”組合鍵全選文本，依次點擊“開發(fā)工具→宏”，在打開的宏窗口中選擇“批量加圈”，點擊“運行”后文檔中的數(shù)字就會全部替換為加圈的字符了（圖6）。

如果要將文檔中的數(shù)字設(shè)置為其他的格式，如在下段的文字中，為了突出顯示數(shù)字，想把數(shù)字和百分號都設(shè)置為紅色、加粗顯示。按下“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“[0 -9 ＼ .%]”（不含外雙引號，代碼使用半角輸入，下同），“替換為”處留空，再依次點擊“替換”下的“格式→字體顏色→紅色、加粗”。繼續(xù)點擊“更多”按鈕，在展開的“搜索選項”下勾選“使用通配符”，最后點擊“全部替換”即可（圖7）。

○自動替換上下標數(shù)字

我們從網(wǎng)上復(fù)制的內(nèi)容很多都沒有正確地標注上下標數(shù)字，比如氧氣的化學(xué)式會寫成“ 氧（O2）”，如果要批量更改這類字符中的上下標數(shù)字，可以借助“文字效果自動糾正”插件來實現(xiàn)（下載地址：https：//docs.wtsolutions.cn/text-effect-autocorrection/index-zh.html）。

安裝完該插件后，在Word中打開需要批量修改上下標的文章，依次點擊菜單欄中的“文字效果自動糾正→打開插件”，接著按下“Ctrl+A”組合鍵全選內(nèi)容，在右側(cè)的窗格中勾選所需的數(shù)據(jù)庫，最后點擊“Go”按鈕，即可自動更正錯誤的上下標數(shù)字（圖8）。

該插件是收費軟件，不過可以免費使用，只是替換后帶版權(quán)字符，這些字符也允許大家手動刪除，這一點還是比較“良心”的。