在數(shù)字化時(shí)代如何做好企業(yè)檔案管理工作

李濤 王雅舒

摘要：隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及數(shù)字經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)要發(fā)展壯大，需要改進(jìn)商業(yè)模式及生產(chǎn)方式，就需要通過數(shù)字技術(shù)對產(chǎn)品及服務(wù)進(jìn)行升級，由此可見，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉捷，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢?；诖?，本文將對在數(shù)字化時(shí)代如何做好企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代;企業(yè)檔案管理工作;有效對策

1 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理的特征

數(shù)字化技術(shù)背景下，企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新的特征體現(xiàn)在創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件、創(chuàng)新方式3個(gè)方面。從創(chuàng)新環(huán)境來看，數(shù)字化技術(shù)將技術(shù)創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)變革相融合，顛覆傳統(tǒng)檔案管理工作模式，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源管理鏈的重構(gòu)，如對多種數(shù)字技術(shù)的集合、綜合，實(shí)現(xiàn)檔案協(xié)同管理。從創(chuàng)新條件來看，數(shù)字化技術(shù)是現(xiàn)代信息手段，如大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，為企業(yè)檔案管理提供了優(yōu)越的技術(shù)應(yīng)用場景。檔案管理人員要具備相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)管理能力，提升檔案管理工作效率。從創(chuàng)新方式來看，數(shù)字技術(shù)推動(dòng)創(chuàng)新路徑多元化發(fā)展，依托信息技術(shù)手段，企業(yè)在檔案管理方式上更加強(qiáng)調(diào)多路徑協(xié)同推進(jìn)、多要素共同支撐，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理縱深發(fā)展，而各類數(shù)字化技術(shù)成為檔案管理模式創(chuàng)新的源動(dòng)力。

2 企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化優(yōu)勢

首先，有利于促進(jìn)企業(yè)管理工作朝著科學(xué)方向發(fā)展。在新形勢下，外部環(huán)境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)模式開展企業(yè)檔案管理工作，便會受到比較強(qiáng)烈的沖擊。當(dāng)前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推動(dòng)企業(yè)管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應(yīng)用。因此，建立相應(yīng)的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式過程中發(fā)生的各種問題，方便相關(guān)工作人員對檔案開展相應(yīng)的工作，擺脫了時(shí)間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業(yè)檔案管理工作效率。另外，開展具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關(guān)工作人員的工作量，使檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值得到有效發(fā)揮。

其次，有利于推動(dòng)企業(yè)的全面可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案是企業(yè)日常經(jīng)營管理活動(dòng)開展過程中的重要載體之一，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已不能充分滿足新形勢下企業(yè)管理工作開展的要求。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快以及知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理工作也需要不斷朝著將價(jià)值作為主要導(dǎo)向的知識管理模式轉(zhuǎn)變。就當(dāng)前總體情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案管理信息化平臺的建設(shè)，但是實(shí)際上其信息化管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有跟上，仍停留在信息化管理的初級階段。對此，企業(yè)應(yīng)加大力度開展企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化和完善企業(yè)檔案信息管理工作流程，促進(jìn)企業(yè)整體信息化管理水平的提高，從而進(jìn)一步提高企業(yè)在市場中的競爭力，這對于新形勢下企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著非常積極的意義。

最后，有利于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理水平的整體提升。檔案作為企業(yè)行政管理工作當(dāng)中非常重要的一項(xiàng)組成部分，其記載了企業(yè)每項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的詳細(xì)內(nèi)容，具有較強(qiáng)的真實(shí)性，能夠在企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度建立的過程中提供相應(yīng)的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，更能彰顯出企業(yè)文化的價(jià)值。

3 數(shù)字化時(shí)代做好企業(yè)檔案管理工作的有效對策

3.1 完善軟硬件，提高檔案現(xiàn)代化水平

使用安全可控的軟件和硬件、存儲備份設(shè)備、安全設(shè)備、應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件。庫房按照國家建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配備煙霧傳感器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)以及紅外線監(jiān)控系統(tǒng)、除濕與加濕一體機(jī)、中央空調(diào)等消防、安防、溫濕度控制以及智能密集架等設(shè)備設(shè)施，機(jī)房依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，確保供電、消防、安防、監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備完善，以規(guī)范配置信息化基礎(chǔ)設(shè)施為保障，采取專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)模式，加強(qiáng)檔案安全保密體系建設(shè)，為檔案物理壽命的延長與檔案的保存質(zhì)量提供物質(zhì)保障，安全高效運(yùn)行檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的實(shí)體與信息安全。

3.2 建立健全檔案數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。如果沒有檔案數(shù)據(jù)庫就無法實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的全面收集和整理，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就會迷失方向，缺少對象。因此，新時(shí)期在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重要方面，切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、系統(tǒng)性和完整性。一是要重視標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)際需要，完善檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)、流程標(biāo)準(zhǔn)、開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、共享標(biāo)準(zhǔn)等等，切實(shí)保障大數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一性，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。二是結(jié)合大數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)際需要完善數(shù)據(jù)庫前后臺操作系統(tǒng)。要通過檢索技術(shù)引入、優(yōu)化系統(tǒng)功能，在保障數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確性和完整性的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步提升大數(shù)據(jù)庫檔案運(yùn)行效率。三是要主動(dòng)地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供完善的技術(shù)保障。一方面，要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)對當(dāng)前檔案管理工作產(chǎn)生的深刻影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和大數(shù)據(jù)庫建設(shè)有機(jī)結(jié)合，為大數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供更為先進(jìn)的技術(shù)保障，進(jìn)一步提升大數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量。另一方面，要主動(dòng)地樹立數(shù)據(jù)安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴(yán)守保密原則，切實(shí)保障大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全，為后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和相關(guān)工作開展奠定基礎(chǔ)。

3.3 實(shí)施檔案增量電子化

數(shù)字化檔案資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。如果沒有數(shù)字檔案資源，再好的檔案管理系統(tǒng)也是“無源之水，無本之木”。隨著科技發(fā)展和辦公自動(dòng)化的日益普及，絕大多數(shù)檔案形成單位的文件都有電子文件，新形成的檔案都有電子檔案。因此，多數(shù)新增檔案已經(jīng)是數(shù)字檔案，實(shí)施檔案增量電子化勢在必行。隨著檔案制度的日益完善，電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范日漸完備，企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的首要任務(wù)是依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)把新形成的電子文件及時(shí)歸檔保存，從源頭抓起。一是避免新形成的電子文件散失無存;二是避免新增檔案再次數(shù)字化，杜絕館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的永無止境以及造成人、財(cái)、物的重復(fù)浪費(fèi)。因此，在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)伊始，需要將服務(wù)器和管理軟件的更換迭代造成的傳輸與轉(zhuǎn)換格式不匹配等影響因素考慮進(jìn)去，特別是將檔案編碼和檔案歸類方面有較為規(guī)范的體系作為設(shè)計(jì)支撐，減少因?yàn)橛布O(shè)備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉(zhuǎn)換的壁壘，企業(yè)在推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)之初，應(yīng)設(shè)定各類別檔案既定歸檔流程，電子文件審核標(biāo)準(zhǔn)與要點(diǎn)，從系統(tǒng)源頭保證電子文件的全面收集，實(shí)現(xiàn)檔案增量電子化，為建設(shè)數(shù)字檔案室提供實(shí)時(shí)的數(shù)字檔案信息資源。

3.4 搭建檔案信息管理服務(wù)平臺

檔案數(shù)字化體系建設(shè)對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動(dòng)作用，同時(shí)希望能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標(biāo)。在這一技術(shù)優(yōu)勢的充分引導(dǎo)下，檔案服務(wù)部門仍然需要積極探索應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)技術(shù)，構(gòu)建針對全國檔案信息服務(wù)管理的檔案服務(wù)信息中心，在這一信息平臺中設(shè)置業(yè)務(wù)交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行相互聯(lián)系，形成對參與檔案數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)的統(tǒng)一知識認(rèn)知，以此方式來幫助制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化信息建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)，為推進(jìn)檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務(wù)信息中心的建設(shè)過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務(wù)功能，結(jié)合檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)實(shí)際應(yīng)用情況，設(shè)置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個(gè)主要功能模塊，以此能夠?qū)崿F(xiàn)當(dāng)前我國檔案查詢工作的安全可靠和持續(xù)發(fā)展，保證檔案用戶隨時(shí)能夠通過這一服務(wù)平臺及時(shí)獲得所需要的檔案信息查詢資源，及時(shí)解決我國傳統(tǒng)檔案信息查詢服務(wù)中可能存在的一些問題，將傳統(tǒng)檔案信息檢索處理流程及時(shí)簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時(shí)間內(nèi)使用戶獲取大量的檔案信息。

3.5 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，由于其涉及范圍較廣，很容易受到內(nèi)外因素影響，企業(yè)要提高對檔案管理的重視程度，從全方面進(jìn)行管理，創(chuàng)新檔案管理工作方式，讓檔案管理工作人員具有良好的工作素養(yǎng)。在傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中缺乏競爭機(jī)制，導(dǎo)致工作人員在工作當(dāng)中缺乏責(zé)任感與安全意識，很容易泄漏企業(yè)機(jī)密。由于缺乏有效的考核制度，讓檔案管理工作效率受到限制，想要及時(shí)解決這些方面的問題，企業(yè)可構(gòu)建高效率的檔案管理制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進(jìn)行考核，以公平、公正作為原則，有獎(jiǎng)有罰，這樣能激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，同樣檔案管理工作人員會在工作當(dāng)中自我激勵(lì)，提高檔案管理效率。在信息化時(shí)代背景下，信息化技術(shù)被逐漸普及到企業(yè)檔案管理當(dāng)中，一方面能提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理操作逐漸向信息化方向發(fā)展。另一方面，通過利用信息化管理技術(shù)，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案部門提供豐富的檔案管理信息，為檔案資料的查詢提供便利，提高檔案使用率，讓體驗(yàn)信息化檔案管理的重要性，從而到達(dá)積極培養(yǎng)檔案管理工作，保證檔案管理工作高質(zhì)量。

3.6 以知識技術(shù)賦能，發(fā)揮人力最大管理效能

檔案管理的實(shí)施者為人，只有做好人員管理，才能為技術(shù)創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、流程創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理部門的人力管理多沿用傳統(tǒng)管控方式，按照傳統(tǒng)條框、規(guī)范、制度進(jìn)行管理，人力效能發(fā)揮不充分。在數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)要通過為員工賦能，推進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一是知識賦能，通過員工培訓(xùn)活動(dòng)，激發(fā)員工工作活力。重視“人才驅(qū)動(dòng)、培訓(xùn)賦能”，提高檔案管理部門人力綜合素質(zhì)，使其更好地適應(yīng)創(chuàng)新管理需要。企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新要激活員工的自主性、自覺性、能動(dòng)性，借助于管理培訓(xùn)，端正員工思想意識，提高員工工作積極性，為轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式提供人力支撐。檔案管理培訓(xùn)要改變過去單一模式，要整合管理觀念、技術(shù)、模式、資源，樹立前瞻意識，搭建知識共享學(xué)習(xí)平臺，讓員工從培訓(xùn)活動(dòng)中獲得新知識、新技能、新本領(lǐng)，切實(shí)樹立工作創(chuàng)新意識，助力企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新。

二是技術(shù)賦能，通過一系列專門技能培訓(xùn)，賦予員工勝任數(shù)字化時(shí)代工作的必備技能。所謂技術(shù)賦能，就是立足數(shù)字化時(shí)代，對員工在檔案管理相關(guān)技術(shù)、技能、方法上進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握現(xiàn)代技術(shù)，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理場景需要。數(shù)字化技術(shù)背景下，檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，掌握數(shù)字化檔案管理方法，才能夠勝任檔案管理崗位工作。依托技術(shù)賦能，各企業(yè)檔案管理者要迅速組織開展數(shù)字化檔案管理專門培訓(xùn)活動(dòng)，突出技能培訓(xùn)的針對性。

3.7 開發(fā)數(shù)字檔案產(chǎn)品

積極運(yùn)用新技術(shù)，創(chuàng)新檔案的開發(fā)利用模式，實(shí)現(xiàn)組織史、年鑒、大事記等一般性和專項(xiàng)性編研成果的在線管理和數(shù)字化。例如，檔案管理系統(tǒng)的組織歷史編纂模塊，不僅可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)的組織歷史的數(shù)據(jù)共享、協(xié)同編纂、一鍵存檔、在線利用等功能，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案資源與編輯利用的互動(dòng)，從而達(dá)到“從檔案到檔案”的效果，極大提高了編輯效率和傳播效果。企業(yè)在線完成了年鑒的撰寫、編輯、傳輸、排版、修改、審閱等工作，以電子年鑒取代紙質(zhì)年鑒，降低了開發(fā)成本。

4 結(jié)束語

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)間的競爭越演越烈，檔案管理作為提高企業(yè)競爭力的重要途徑，對企業(yè)有著非常重要的作用。但由于一些企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不足，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)較低、檔案管理效率不佳，給企業(yè)發(fā)展造成嚴(yán)重影響。因此，企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理機(jī)制與意識，明確檔案管理數(shù)字化定位，讓檔案管理逐漸向制度化、正規(guī)化方向發(fā)展，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

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