保護(hù)您的家族企業(yè)免受欺詐

趙建勛

欺詐在危機(jī)時(shí)期猖獗，事實(shí)證明Covid-19大流行也不例外。供應(yīng)鏈問(wèn)題、勞動(dòng)力限制等因素正在給員工和管理層帶來(lái)進(jìn)一步的壓力。

動(dòng)機(jī)、機(jī)會(huì)和合理化是欺詐三角的三個(gè)關(guān)鍵要素，在新冠大流行期間已經(jīng)得到加強(qiáng)，并且在可預(yù)見的未來(lái)可能會(huì)感受到影響。由于經(jīng)濟(jì)狀況的持續(xù)中斷，欺詐的動(dòng)機(jī)隨著經(jīng)濟(jì)的不確定性提供了合理化而增加。工作環(huán)境的變化將導(dǎo)致系統(tǒng)和流程的修改，以及遠(yuǎn)程員工監(jiān)督的挑戰(zhàn)。這都可能為欺詐創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

根據(jù)最新的欺詐晴雨表，貪污欺詐有所增加（2020年有15起案件價(jià)值800萬(wàn)英鎊/1100萬(wàn)美元，而2021年有26起案件價(jià)值1590萬(wàn)英鎊/2190萬(wàn)美元）。在家工作的員工，加上企業(yè)在財(cái)務(wù)或采購(gòu)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒(méi)有適當(dāng)程度的監(jiān)督，可能會(huì)加劇風(fēng)險(xiǎn)。

2021年上半年，英國(guó)法院審理的采購(gòu)欺詐案件數(shù)量增加了400%，從2020年上半年審理的僅3起案件（價(jià)值260萬(wàn)英鎊/350萬(wàn)美元）增加到15起案件。今年上半年的價(jià)值為950萬(wàn)英鎊/1310萬(wàn)美元。

家族企業(yè)的動(dòng)態(tài)和工作環(huán)境與其他大型企業(yè)不同。擁有長(zhǎng)期員工、基于信任的控制以及所有者與員工之間較少分離的家族企業(yè)的優(yōu)勢(shì)帶來(lái)了其獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)。

要管理家族企業(yè)中的欺詐行為，您應(yīng)該專注于設(shè)置強(qiáng)有力的“高層基調(diào)”。在您可能不直接管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)職能的情況下，確保這種文化不會(huì)促使管理層操縱財(cái)務(wù)結(jié)果以掩蓋任何不利的財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)，或避免違反銀行契約以保持其地位。隨著家族企業(yè)不斷適應(yīng)新的工作方式，管理層必須主動(dòng)制訂計(jì)劃以發(fā)現(xiàn)和預(yù)防欺詐，并確保內(nèi)部控制仍然適用于目的。

家族企業(yè)能做什么

1.主動(dòng)管理新的工作方式

由于Covid-19，許多企業(yè)迅速過(guò)渡到遠(yuǎn)程工作，現(xiàn)在將過(guò)渡到混合工作。每個(gè)家族企業(yè)都需要確保仔細(xì)審查因遠(yuǎn)程工作而出現(xiàn)的任何弱點(diǎn)和新業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并適當(dāng)擴(kuò)展技術(shù)。這將確保向混合工作平穩(wěn)過(guò)渡并進(jìn)行適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。員工必須能夠安全地訪問(wèn)相關(guān)工具和關(guān)鍵系統(tǒng)，使他們能夠有效地協(xié)作。這必須在確保減少欺詐和數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)完成。

2.重視欺詐培訓(xùn)和意識(shí)

在許多行業(yè)，很大一部分勞動(dòng)力仍然在家工作，而且這種情況可能會(huì)持續(xù)一段時(shí)間。重要的是，要提醒員工貴公司對(duì)他們的價(jià)值觀和行為的期望，并且他們應(yīng)該對(duì)公司（或他們自己）的欺詐威脅保持警惕——涉及公眾作為受害者的案件也增加了近285%。

加強(qiáng)道德規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)釣魚攻擊教育等主題，定期進(jìn)行溝通。員工應(yīng)了解他們可用的資源，應(yīng)定期提供欺詐培訓(xùn)以幫助他們識(shí)別危險(xiǎn)信號(hào)。當(dāng)他們可能專注于其他優(yōu)先事項(xiàng)而可能錯(cuò)過(guò)欺詐跡象時(shí)，這一點(diǎn)尤其重要。促進(jìn)舉報(bào)涉嫌欺詐的文化非常重要。應(yīng)提供多種報(bào)告渠道，包括匿名報(bào)告的能力，并應(yīng)定期與員工溝通。請(qǐng)記住，您的員工是抵御欺詐和不當(dāng)行為的第一道防線的關(guān)鍵。

3.及時(shí)更新欺詐風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

大多數(shù)家族企業(yè)將不得不通過(guò)適應(yīng)遠(yuǎn)程工作方式快速改變與其關(guān)鍵系統(tǒng)相關(guān)的流程。欺詐風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估也將發(fā)生變化。重新審視你的欺詐風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估——考慮事情是如何發(fā)生變化的，例如監(jiān)督水平或現(xiàn)金流，重新審視如何最好地在不同地點(diǎn)有效地實(shí)施職責(zé)分離。此外，董事必須報(bào)告為防止和發(fā)現(xiàn)重大欺詐而采取的步驟。因此，現(xiàn)在是評(píng)估您的家族企業(yè)能否經(jīng)受住新的關(guān)注和審查的好時(shí)機(jī)。

4.改進(jìn)欺詐檢測(cè)機(jī)制

可以使用高級(jí)分析和欺詐檢測(cè)軟件檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)攻擊和資產(chǎn)盜用。保持這些更新是關(guān)鍵。我們的交易方式已轉(zhuǎn)向電子商務(wù)，這可能意味著需要修改現(xiàn)有模式以適應(yīng)新常態(tài)。您可以通過(guò)關(guān)注國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全中心了解最新的網(wǎng)絡(luò)威脅。

5.確保您的供應(yīng)商和第三方不“違反規(guī)則”

應(yīng)評(píng)估對(duì)供應(yīng)商和第三方的依賴，因?yàn)樗麄円部赡軙?huì)經(jīng)歷壓力時(shí)期。供應(yīng)鏈欺詐通常是機(jī)會(huì)主義的，在大多數(shù)情況下，涉及內(nèi)部來(lái)源的同謀行為和與第三方的勾結(jié)。

Covid-19為犯罪分子提供了充足的利用機(jī)會(huì);利用當(dāng)前的供應(yīng)短缺、勞動(dòng)力減少或流動(dòng)性不足、監(jiān)督不力和審批流程減弱，以及生產(chǎn)力或員工士氣低落。在更改供應(yīng)商賬戶詳細(xì)信息或?qū)彶楦邇r(jià)值交易時(shí)，企業(yè)應(yīng)繼續(xù)保持警惕。