高校儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的設計與實現(xiàn)

王 攀，徐 召，許宏山，楊化濱，孫 騫

（南開大學實驗室設備處，天津 300071）

0 引言

財政部2018 年8 月16 日印發(fā)了《關于貫徹實施政府會計準則制度的通知》（財會［2018］21 號），要求全國所有高校自2019 年1 月1 日起正式執(zhí)行政府會計制度。政府會計制度對于高校的儀器設備資產(chǎn)采用了新的管理方法與核算方式［1-4］，對高校儀器設備資產(chǎn)的定義與分類、入賬時間點、入賬價值提出了新的管理要求，同時要求對儀器設備資產(chǎn)計提折舊［5］。如何落實政府會計制度政策要求，實時、準確地將儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)推送到財務系統(tǒng)，做到資產(chǎn)與財務賬目同步處理，杜絕產(chǎn)生賬外資產(chǎn)，實現(xiàn)“賬物相符、賬賬相符”，同時配合財務部門及時、準確地完成儀器設備資產(chǎn)財務核算，是當前各高校儀器設備資產(chǎn)管理部門與財務部門重點關注的難點和熱點［6-7］。

與此同時，《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)［2016］50 號）及《關于擴大高校和科研院所科研相關自主權的若干意見》（國科發(fā)政［2019］260 號）等“放管服”政策的實施也進一步明確了簡化科研經(jīng)費使用審批流程、減輕教學科研人員儀器設備財務報銷負擔的要求［8-10］。

近年來，隨著辦學經(jīng)費的逐年增長，高校對儀器設備的投入不斷增加，高校的資產(chǎn)管理部門對儀器設備的管理模式也在發(fā)生著變化。為了更好地滿足高校固定資產(chǎn)管理的新需求，對固定資產(chǎn)特別是儀器設備的流程環(huán)節(jié)進行梳理優(yōu)化，推進儀器設備管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)對接，建設高效便捷的數(shù)據(jù)傳輸接口，實現(xiàn)資產(chǎn)、財務數(shù)據(jù)共享，既是儀器設備全生命周期管理過程中的重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)高校“放管服”要求的具體措施。資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的建設對提高儀器設備管理的信息化水平和提高資產(chǎn)管理部門的服務質量、管理效率具有重要的意義。

1 建立儀器設備資產(chǎn)管理與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的背景

1.1 儀器設備資產(chǎn)全生命周期管理的新需求

高校的儀器設備由資產(chǎn)管理部門進行管理，儀器設備購置經(jīng)費由財務部門進行會計核算與監(jiān)督。資產(chǎn)管理部門對儀器設備的購置、入賬、調撥調劑、報廢處置、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等進行管理，財務部門則對資產(chǎn)的經(jīng)費賬號、財務報銷、折舊攤銷核算、財務銷賬等進行管理。財務部門若沒有儀器設備的資產(chǎn)入賬信息則無法進行固定資產(chǎn)核算，若沒有儀器設備的折舊數(shù)據(jù)無法進行折舊攤銷核算，若沒有資產(chǎn)的處置數(shù)據(jù)無法進行財務銷賬。儀器設備資產(chǎn)部門沒有財務賬號數(shù)據(jù)無法準確生成資產(chǎn)卡片信息，沒有儀器設備的財務報銷數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)資產(chǎn)賬和財務賬的“賬賬相符”。儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的相互獨立無法實現(xiàn)兩者間數(shù)據(jù)信息傳遞，造成了儀器設備資產(chǎn)全生命周期管理的環(huán)節(jié)缺失，對儀器設備資產(chǎn)管理者、資產(chǎn)采購者和財務人員增加了很多負擔，也造成很大的困擾，同時也不符合內控建設的相關要求［11-13］。

1.2 高校對資產(chǎn)管理信息化建設的新要求

高校內的儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)一般采用的是不同領域的管理軟件［14-17］，需求不同、功能不同，并且各自的管理重心也不同。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫相對獨立，儀器設備財務報銷的數(shù)據(jù)傳遞需要通過線下的、人工的方式進行。線下的業(yè)務辦理方式出錯頻率高、數(shù)據(jù)格式不一致、并且不符合學校信息化建設的數(shù)據(jù)共享要求。

1.3 教學科研人員對落實“放管服”的新期許

高校教師在采購儀器設備時需要登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)填寫儀器設備、發(fā)票、合同等信息內容，需要登錄財務系統(tǒng)填寫財務賬號、支付信息、發(fā)票信息等內容。兩個系統(tǒng)填報的內容存在相關性，有些內容甚至需要采購人員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)中重復錄入，并且儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)中的審核流程存在交叉。上述工作可以通過信息交互共享的方式進行簡化，減少教師的工作量，減輕了科研人員的行政負擔，提高了工作效率。

1.4 解決儀器設備資產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計失真風險的新思路

高校的儀器設備資產(chǎn)管理部門還肩負著儀器設備數(shù)據(jù)統(tǒng)計上報的工作。但如報銷財務賬號、金額、時間、報銷憑單號等重要信息只有在財務部門完成報銷手續(xù)后才能最終確認，而這些信息在儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)里是不準確或者缺失的，這就給儀器設備資產(chǎn)統(tǒng)計工作帶來了麻煩甚至會產(chǎn)生統(tǒng)計失真。

2 數(shù)據(jù)接口具備的功能

基于上述存在的問題，通過對儀器設備資產(chǎn)管理部門與財務部門的多次調研，針對現(xiàn)有的資產(chǎn)管理工作流程進行了梳理優(yōu)化，形成的儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口流程如圖1 所示。

圖1 儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接流程圖

通過對流程圖的分析，儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口需要具備以下功能：

（1）財務賬號推送。財務系統(tǒng)定期向數(shù)據(jù)接口同步推送財務賬號數(shù)據(jù)，儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)可從數(shù)據(jù)接口獲取最新的賬號信息。

（2）借款信息推送。儀器設備采購人員在財務系統(tǒng)借款購置儀器設備后，財務系統(tǒng)定期將借款信息推送到數(shù)據(jù)接口中，資產(chǎn)管理系統(tǒng)可隨時獲得儀器設備采購人員的借款信息。

（3）個人及銀行信息推送。

財務系統(tǒng)定期向數(shù)據(jù)接口同步推送全校教職工的工資號、銀行卡號等數(shù)據(jù)，儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)可從數(shù)據(jù)接口獲取最新的個人及銀行信息。

（4）財務報銷信息推送。儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)根據(jù)儀器設備采購人員填寫的資產(chǎn)信息和支付信息生成財務報銷信息后，將財務報銷信息推送到數(shù)據(jù)接口，財務系統(tǒng)可實時獲取上述信息并進行財務報銷處理。財務系統(tǒng)將報銷金額、報銷時間、憑單號等財務信息推送到數(shù)據(jù)接口，同時儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)則根據(jù)獲得的這些信息生成最終的資產(chǎn)卡片，完成資產(chǎn)入賬。

3 數(shù)據(jù)接口的設計與實現(xiàn)

根據(jù)數(shù)據(jù)接口的設計原則以及高校資產(chǎn)管理部門與財務部門的業(yè)務模式要求，在儀器設備管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設計方面需要注意以下幾個問題：①按業(yè)務流程設計接口功能，盡量減少數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間的網(wǎng)絡交互；②數(shù)據(jù)接口以業(yè)務場景為二級單位劃分，盡量減少接口數(shù)量；③提高接口的兼容性，充分考慮管理部門的業(yè)務需求變化；④提高接口的容錯能力和異常處理功能，保證在異常情況下入賬報銷業(yè)務正常進行。

3.1 數(shù)據(jù)接口體系架構

由于儀器設備管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)都屬于高校的核心業(yè)務系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)的技術框架相互獨立，基于數(shù)據(jù)接口的設計原則和要求，要做到數(shù)據(jù)接口對兩個業(yè)務系統(tǒng)的影響最低，充分保證各自核心業(yè)務的穩(wěn)定運行。兩個系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)交互采用Web Service方式，實現(xiàn)系統(tǒng)間跨平臺、跨語言的數(shù)據(jù)調用。狀態(tài)數(shù)據(jù)交互采用“中間庫”方式，通過最小的數(shù)據(jù)傳輸實現(xiàn)業(yè)務狀態(tài)的實時性和一致性。儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口架構如圖2 所示。兩系統(tǒng)需要相互推送數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)接口需要實現(xiàn)儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)間的雙向數(shù)據(jù)推送與更新。

圖2 數(shù)據(jù)接口體系架構圖

3.2 數(shù)據(jù)接口工作流程

數(shù)據(jù)接口的工作流程主要涉及查詢業(yè)務調用、業(yè)務數(shù)據(jù)推送、狀態(tài)數(shù)據(jù)回寫等過程。查詢業(yè)務調用首先從儀器設備管理系統(tǒng)的資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)發(fā)起，查詢“入賬人”在財務系統(tǒng)的經(jīng)費信息，保證經(jīng)費信息的準確，為后續(xù)的入賬報銷、資產(chǎn)折舊工作提供依據(jù)。在“入賬報銷單”生成環(huán)節(jié)，儀器設備設備管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口調用、查詢“入賬人”的報銷及支付信息（公務卡、供應商銀行賬號等信息），并補充每筆資產(chǎn)業(yè)務的折舊、攤銷費用等信息。入賬報銷信息按照業(yè)務號推送到“中間庫”，財務系統(tǒng)通過接口調用接收入賬報銷業(yè)務到財務系統(tǒng)，對應的資產(chǎn)報銷業(yè)務在財務系統(tǒng)處理完畢后將業(yè)務的狀態(tài)信息及憑單號等數(shù)據(jù)寫入中間庫中對應的業(yè)務字段。儀器設備管理系統(tǒng)根據(jù)一定的數(shù)據(jù)更新機制實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的業(yè)務數(shù)據(jù)與中間庫中的業(yè)務數(shù)據(jù)實時同步。

3.3 接口數(shù)據(jù)字典

由于高校各職能部門信息系統(tǒng)的建設相對獨立，儀器設備管理系統(tǒng)中和財務系統(tǒng)中“入賬人”的標識信息不同，在儀器設備系統(tǒng)中采用“一卡通”號作為“入賬人”的唯一標識，在財務系統(tǒng)中采用“工資號”作為“入賬人”的唯一標識。數(shù)據(jù)接口通過建立“數(shù)據(jù)字典”存儲“入賬人”的“一卡通”號、“工資號”之間的對應關系。數(shù)據(jù)接口通過“一卡通”號對接儀器設備管理系統(tǒng)中的業(yè)務信息，通過“工資號”對接財務系統(tǒng)的業(yè)務信息，通過“數(shù)據(jù)字典”實現(xiàn)兩個系統(tǒng)中業(yè)務的關聯(lián)。

3.4 數(shù)據(jù)接口容錯機制

儀器設備系統(tǒng)和財務系統(tǒng)是高校信息化系統(tǒng)中的重要組成部分，也是高校師生使用頻次最高的業(yè)務系統(tǒng)，為保證兩個系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口異常的情況下能獨立工作，建立數(shù)據(jù)接口容錯機制十分必要。通過在儀器設備管理系統(tǒng)中設置資產(chǎn)業(yè)務“撤回”機制，保證將出現(xiàn)問題的資產(chǎn)報銷業(yè)務撤銷，不影響財務系統(tǒng)的正常報銷工作。在數(shù)據(jù)接口出現(xiàn)問題的情況下，在儀器設備管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)預留“手動”處理接口，通過“手動”處理頁面既保證了所有業(yè)務在系統(tǒng)中留痕，也保證了對個別業(yè)務及特殊情況的及時處理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)接口的容錯處理。

4 應用效果

儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的建立是固定資產(chǎn)管理信息化的一項重要突破。學校于2018 年1 月完成了儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口建設。通過對比數(shù)據(jù)接口上線前和上線后教學科研人員辦理儀器設備資產(chǎn)入賬及財務報銷所需流程，列出了建立數(shù)據(jù)接口為教學科研人員減負的清單，如表1 所示。

從表1 中可以看出，在數(shù)據(jù)接口上線前辦理清單中的內容基本采用線下、集中、定時辦理，教學科研人員跑動距離大、耗費精力多、辦理時間長。

表1 南開大學教學科研人員減負清單

儀器設備入賬量并不是按月均等的，而是與教學科研人員的結題要求、經(jīng)費時限、學校假期等因素有關。這就導致在一些月份（6 月、11 月和12 月），會有大量人員集中辦理儀器設備入賬手續(xù)，嚴重時需要辦理人員排隊等待。而在數(shù)據(jù)接口上線后辦理清單中的內容均采用網(wǎng)上實時辦理的模式，辦理人員在任何時間、任何地點均可辦理，同時取消了一些非必要的蓋章、審核環(huán)節(jié)，大大節(jié)省了辦理人員的距離成本和時間成本。儀器設備資產(chǎn)主管部門的辦公地點也從以往的“門庭若市”的局面變?yōu)榱爽F(xiàn)在的“門可羅雀”。

同樣，在數(shù)據(jù)接口上線前，政府會計制度要求的一些內容基本都無法落實，如表2 所示。而在數(shù)據(jù)接口上線后，不僅可以實現(xiàn)資產(chǎn)和財務數(shù)據(jù)的實時傳輸與獲取，保證政府會計制度要求內容的嚴格落實，而且也使得儀器設備的資產(chǎn)管理和財務管理工作更加準確和高效。

表2 落實政府會計制度要求清單

數(shù)據(jù)接口的建設梳理和優(yōu)化了儀器設備資產(chǎn)管理的流程，提升了儀器設備資產(chǎn)管理理念和信息化管理手段，打破了資產(chǎn)管理部門和財務部門“各自為政”的固有壁壘。利用網(wǎng)絡和信息化技術提高了相關部門的工作效率，也為教學科研人員節(jié)省了大量時間，切實提高了高校儀器設備資產(chǎn)管理和財務管理的水平和質量。

5 結語

建立儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口是落實政府會計制度改革的必由之路，也是高校資產(chǎn)管理從信息化到數(shù)據(jù)化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。該數(shù)據(jù)接口能夠實現(xiàn)儀器設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)實時更新和共享，工作穩(wěn)定可靠，能夠保證數(shù)據(jù)的準確性和一致性，對于提高高校儀器設備資產(chǎn)管理部門的管理水平和服務質量有寶貴的借鑒意義。