供給側(cè)改革視域下高校學(xué)籍檔案服務(wù)創(chuàng)新研究
——以服務(wù)“江蘇學(xué)銀”為例

王子鵬

2015年11月10日，習(xí)近平總書記在中央財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組第十一次會(huì)議上講話，首次提出“供給側(cè)改革”。2020年，從供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革提出并付諸實(shí)施已有五年時(shí)間。李克強(qiáng)總理在2020年政府工作報(bào)告中指出，“供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革繼續(xù)深化，重要領(lǐng)域改革取得新突破”，下一步“要深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，突出民生導(dǎo)向”[1]。供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革旨在調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，減少無效和低端供給，增強(qiáng)供給結(jié)構(gòu)對(duì)需求變化的靈活性和適應(yīng)性，從而實(shí)現(xiàn)要素最優(yōu)配置。這種經(jīng)濟(jì)學(xué)理論及其蘊(yùn)含的哲學(xué)思想同樣適用于指導(dǎo)檔案實(shí)踐。目前，高校檔案部門面臨供需錯(cuò)位問題，利用率最高的學(xué)籍檔案尚未得到重視，亟需以服務(wù)中心工作、突出民生導(dǎo)向?yàn)樽ナ珠_展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。本文以高校學(xué)籍檔案服務(wù)江蘇省終身教育學(xué)分銀行（簡稱“江蘇學(xué)銀”）為例，探究高校檔案部門開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的方法路徑。

一、供給側(cè)理念下學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.“學(xué)籍檔案”界定。學(xué)籍檔案尚無明確定義，有廣義和狹義之分。廣義的學(xué)籍檔案，指學(xué)生自入學(xué)起至畢業(yè)離校止在校期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷、考試成績、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、黨團(tuán)組織生活等各類活動(dòng)的原始記錄，主要包括錄取花名冊(cè)、入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、成績表、學(xué)籍簿、學(xué)籍變更、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、黨團(tuán)事項(xiàng)等各種歷史記錄材料。狹義的學(xué)籍檔案，特指學(xué)籍簿、學(xué)籍變更等與學(xué)籍相關(guān)的檔案，如《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）規(guī)定，“學(xué)生類檔案”包括“高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，此處“學(xué)籍檔案”即是狹義的。本文基于實(shí)踐視角，采用“學(xué)籍檔案”廣義含義。

2.高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀。在高校傳統(tǒng)檔案工作模式中，檔案管理的重點(diǎn)是黨群、行政類文書檔案，檔案服務(wù)重點(diǎn)對(duì)象是學(xué)校的黨政機(jī)關(guān)，學(xué)籍檔案管理和服務(wù)退居次要位置。由于《高等學(xué)校檔案管理辦法》并未明確學(xué)籍檔案的管理細(xì)則，高校學(xué)籍檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主流方式有三種：一是根據(jù)失效的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》[2]，將學(xué)籍檔案歸類于JX13、JX14、JX16、JX17等二級(jí)類目中；二是參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”的分類方法，將學(xué)籍檔案存放于相應(yīng)機(jī)構(gòu)（問題）類目中；三是將學(xué)籍檔案作為專門檔案獨(dú)立出來管理，依據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行分類，如花名冊(cè)、學(xué)籍卡、成績單等分別歸類存放。無論哪種方法，檢索同一學(xué)生的學(xué)籍信息需要橫跨多個(gè)年度、翻閱多個(gè)案卷。

3.高校應(yīng)針對(duì)學(xué)籍檔案開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。學(xué)籍檔案“利用需求最迫切、利用率最高”是高校檔案工作者的共識(shí)。侯英杰撰文指出，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)學(xué)籍檔案僅占該校館藏的30%，但利用率最高[3]；據(jù)汪琳不完全統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案利用率占高校檔案利用率87%以上[4]，與筆者所在高校檔案利用數(shù)據(jù)基本吻合。雖然中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）開通后學(xué)籍檔案利用率有所下降，但因?yàn)閷W(xué)信網(wǎng)未涵蓋必修選修課程、課業(yè)成績、論文情況等信息，學(xué)籍檔案仍是高校利用率最高的檔案資源，且呈現(xiàn)利用需求增加、利用目的細(xì)化的趨勢(shì)。比如，高校學(xué)生出國留學(xué)，除了簡單的查檔外，學(xué)生還希望高校檔案部門提供畢業(yè)證、學(xué)位證、論文等材料的外文翻譯件；河海大學(xué)2020屆畢業(yè)生招聘會(huì)上，多家優(yōu)質(zhì)公司對(duì)有掛科歷史的學(xué)生實(shí)行一票否決[5]，即要求檔案部門出具學(xué)生在校期間所有課業(yè)成績證明。江蘇省終身教育學(xué)分銀行開展學(xué)分認(rèn)證工作，除要求提供學(xué)習(xí)者身份證明外，還期望高校檔案部門在數(shù)據(jù)層面提供檔案服務(wù)，如課程成績、學(xué)習(xí)時(shí)長等。另一方面，學(xué)籍造假事件屢屢發(fā)生引發(fā)社會(huì)震動(dòng)，倒逼高校進(jìn)行更嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理和更權(quán)威的檢索利用服務(wù)?？梢姡咝n案部門針對(duì)學(xué)籍檔案開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革將有效增加檔案供給，提升高校檔案工作服務(wù)中心、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生的能力。

二、學(xué)分銀行對(duì)學(xué)籍檔案利用需求分析

1.學(xué)分銀行概述及案例選擇?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》明確提出“建立學(xué)習(xí)成果認(rèn)證體系，建立‘學(xué)分銀行’制度”[6]。學(xué)分銀行尚無權(quán)威定義，其模擬銀行對(duì)貨幣的管理特點(diǎn)，以學(xué)分為計(jì)量單位，允許學(xué)習(xí)者在彈性時(shí)間框架下，通過學(xué)習(xí)課程、參加技能培訓(xùn)、考證等方式獲取學(xué)分，存入學(xué)分銀行實(shí)現(xiàn)“零存整取”，以兌換學(xué)歷、資格證書或其他形式的學(xué)習(xí)成果。基于檔案學(xué)視角，可將學(xué)分銀行理解為“學(xué)分檔案館”，學(xué)分認(rèn)證、積累與轉(zhuǎn)換分別對(duì)應(yīng)學(xué)籍檔案鑒定、保管和利用，學(xué)分銀行業(yè)務(wù)流程依賴學(xué)籍檔案的有效供給。筆者所在檔案部門承擔(dān)江蘇省終身教育學(xué)分銀行檔案歸檔職責(zé)，同時(shí)為學(xué)生認(rèn)證學(xué)分開展學(xué)籍檔案利用服務(wù)，為本研究提供了第一手資料。

2.學(xué)分銀行業(yè)務(wù)流程對(duì)學(xué)籍檔案的依賴性分析。學(xué)籍檔案是貫穿學(xué)分銀行全業(yè)務(wù)流程的血液，學(xué)分認(rèn)證、轉(zhuǎn)換的每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)都需要學(xué)籍檔案憑證性支撐。江蘇省終身教育學(xué)分銀行學(xué)分申請(qǐng)流程如圖1所示，學(xué)生提交學(xué)籍檔案作為證明材料，學(xué)分銀行對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定并根據(jù)規(guī)則轉(zhuǎn)換學(xué)分，產(chǎn)生新的學(xué)籍檔案同步歸檔。在高校檔案部門缺位的情況下，學(xué)分認(rèn)定采用線上提交申請(qǐng)、線下審核檔案的流程，程序繁瑣復(fù)雜，學(xué)分的憑證性過度依賴“審核蓋章”；負(fù)責(zé)原始材料收集、核驗(yàn)以及初審的二級(jí)學(xué)院老師缺乏檔案學(xué)背景，其對(duì)學(xué)籍檔案的鑒定缺乏公信力。

圖1 江蘇省終身教育學(xué)分銀行學(xué)分申請(qǐng)流程圖

3.學(xué)分公信力仰仗學(xué)籍檔案?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第32條規(guī)定，“高校檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”，即支撐學(xué)分的學(xué)籍檔案必須由高校檔案部門開具，而學(xué)分銀行產(chǎn)生新的學(xué)籍檔案也必須歸檔于高校檔案部門。缺少高校檔案部門參與，學(xué)分銀行運(yùn)行成本高、效率低，且存在學(xué)分造假風(fēng)險(xiǎn)。其一，學(xué)習(xí)者提供給學(xué)分銀行的學(xué)籍檔案造假，學(xué)分銀行根據(jù)造假檔案認(rèn)定和轉(zhuǎn)換學(xué)分。其二，不法分子以學(xué)分銀行名義偽造學(xué)歷證書、相關(guān)證明等。

三、基于案例的高校學(xué)籍檔案供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革研究

1.以學(xué)習(xí)者為中心聚集學(xué)籍檔案信息。隨著高校檔案信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)，學(xué)籍檔案逐步從紙質(zhì)態(tài)轉(zhuǎn)向數(shù)字態(tài)。數(shù)字態(tài)學(xué)籍檔案主要有兩個(gè)來源，一是傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化；二是在線歸檔教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工平臺(tái)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件。檔案數(shù)字化為數(shù)據(jù)挖掘奠定了基礎(chǔ)，高校檔案部門可以借鑒美國NARA根據(jù)用戶點(diǎn)擊率決定工作優(yōu)先級(jí)的做法，優(yōu)先開展學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化管理實(shí)踐，克服紙質(zhì)檔案、版式電子檔案對(duì)于內(nèi)容的限制，以學(xué)習(xí)者為基本單位聚集其所有學(xué)籍檔案信息，其流程如圖2所示。通過數(shù)據(jù)挖掘構(gòu)建學(xué)籍檔案二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)以“姓名+身份證”為檢索入口一次性查詢到所有學(xué)籍信息的功能，提高學(xué)籍檔案的查全率、查準(zhǔn)率，增加學(xué)籍檔案的有效供給能力。同時(shí)，每一條學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)均映射到原始學(xué)籍電子檔案，以便在產(chǎn)生質(zhì)疑時(shí)快速定位原始檔案位置。

圖2 以學(xué)習(xí)者為中心聚集學(xué)籍檔案信息流程圖

2.建立學(xué)籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)服務(wù)學(xué)分認(rèn)證流程。由于學(xué)分銀行與各高校存在一對(duì)多的映射關(guān)系，學(xué)分的認(rèn)定、積累和轉(zhuǎn)換需要諸多高校檔案部門的配合。高校檔案部門需要打破數(shù)據(jù)壁壘、聯(lián)通數(shù)據(jù)孤島，借鑒長三角地區(qū)查檔“一網(wǎng)通辦”做法[7]，建立學(xué)籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)支撐學(xué)分銀行檔案利用服務(wù)需求。以江蘇省終身教育學(xué)分銀行為例，目前已有42家高校加入該學(xué)分銀行合作聯(lián)盟實(shí)現(xiàn)學(xué)分互認(rèn)，而42家高校的檔案部門同屬江蘇省高校檔案協(xié)會(huì)，具備結(jié)網(wǎng)提供學(xué)籍檔案利用服務(wù)的潛能。高校學(xué)籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)支撐學(xué)分認(rèn)證流程，如圖3所示。除為學(xué)分銀行服務(wù)外，建立高校學(xué)籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)將為更廣泛的民生服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

圖3 高校學(xué)籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)支撐學(xué)分認(rèn)證流程

3.致力于構(gòu)建江蘇省常住居民終身學(xué)習(xí)檔案管理體系。學(xué)分銀行開展學(xué)分認(rèn)證、積累和轉(zhuǎn)換工作，將以每個(gè)學(xué)習(xí)者為單位產(chǎn)生個(gè)人終身學(xué)習(xí)檔案。終身學(xué)習(xí)檔案是學(xué)籍檔案的重要組成部分，其管理工作將拓展學(xué)籍檔案邊界。在傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式中，終身學(xué)習(xí)檔案一直處于被忽略的狀態(tài)，原因在于終身教育體系具有社會(huì)化、個(gè)性化和持續(xù)化特征，學(xué)習(xí)者在不同階段的學(xué)習(xí)成果呈現(xiàn)出多樣性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，檔案部門缺少管理終身學(xué)習(xí)檔案的有效手段。學(xué)分銀行對(duì)學(xué)習(xí)者終身學(xué)習(xí)經(jīng)歷進(jìn)行認(rèn)證，如江蘇省終身教育學(xué)分銀行職責(zé)是“為江蘇省常住居民建立終身學(xué)習(xí)賬號(hào)，記錄不同階段的各類學(xué)習(xí)成果”[8]，為檔案部門開展終身學(xué)習(xí)檔案管理提供了契機(jī)。目前，江蘇省終身教育學(xué)分銀行由江蘇開放大學(xué)代管，學(xué)校綜合檔案室已聯(lián)合學(xué)分銀行開展相關(guān)調(diào)研，致力于構(gòu)建江蘇省常住居民終身學(xué)習(xí)檔案管理體系，推進(jìn)學(xué)習(xí)型社會(huì)和誠信社會(huì)建設(shè)。