檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建

李敏

（煙臺臨港工業(yè)學(xué)校（蓬萊市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校），山東 蓬萊 265600）

前言

檔案管理工作相對比較繁瑣和復(fù)雜，需要具有極強(qiáng)的工作責(zé)任感和耐心細(xì)致的工作態(tài)度才能做好[1]。對于一個單位來說，員工數(shù)量多，每年都會有調(diào)入調(diào)出、離職入職、崗位變動等情況的發(fā)生，需要對檔案進(jìn)行整理；從學(xué)校直接招聘的新員工很多都是大學(xué)畢業(yè)生，檔案中經(jīng)常出現(xiàn)材料不全的問題，需要進(jìn)行補(bǔ)錄，而這些工作往往都會跨地域進(jìn)行，無形中增加了難度；很多服務(wù)保障人員都是聘用制的，甚至在入職后要重新建立檔案，補(bǔ)充材料相當(dāng)繁瑣。因此，檔案管理工作必須要借助于信息化的技術(shù)手段，在提高工作效率的同時，提升檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。同時，檔案事關(guān)每個人的切身利益，需要多好安全保障，只能供專人查詢，避免遺失或者被人偷竊，

以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能分析算法為代表的信息技術(shù)已經(jīng)深刻改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，實(shí)現(xiàn)了辦公方式的便捷化轉(zhuǎn)變和工作效率的大幅提升，同時數(shù)據(jù)分析結(jié)果更加準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)背后的規(guī)律表現(xiàn)形式更加多元化。很多單位的檔案管理工作也積極嘗試與信息技術(shù)相結(jié)合，試圖向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，同時利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理工作的安全保障機(jī)制。

文獻(xiàn)[2]從數(shù)字化建設(shè)的角度研究了檔案管理工作效率提升的具體措施，提出了利用信息加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的具體措施；文獻(xiàn)[3]研究了一種新的信息存儲技術(shù)，在此基礎(chǔ)上將其運(yùn)用到檔案管理工作中，探討了利用存儲及時實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的可行性；文獻(xiàn)[4]研究了大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用，指出了利用數(shù)據(jù)信息搜索和分析技術(shù)能夠顯著提升檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性，但是在搜索和分析的過程中需要進(jìn)行加密處理，防止被別有用心的人利用從而危及檔案信息的安全。總之，檔案安全保障管理機(jī)制急需建立，只有建立了良性的安全保障機(jī)制，才能提高檔案管理的效益；另外，信息化技術(shù)提升了檔案管理工作的效率，需要在進(jìn)行檔案安全管理的過程中，不能忽略信息技術(shù)的應(yīng)用，力爭在實(shí)現(xiàn)高效管理的同時也實(shí)現(xiàn)安全管理。

一、當(dāng)前檔案安全管理工作中存在的問題

很多單位都需要新員工帶檔案入職，加上很多新員工都是大學(xué)畢業(yè)生，移交過來的檔案有很多需要補(bǔ)充或者材料不齊全的情況，因此當(dāng)前檔案管理仍然有很多細(xì)節(jié)工作需要處理。

（一）信息收集較為困難或者收集到的信息不規(guī)范從而增加了整理工作的難度

檔案管理工作涉及到大部分員工和各類管理人員，是一個龐大的系統(tǒng)工程。每年都有新員工入職，經(jīng)常有員工的職位發(fā)生變化，這些都需要對檔案進(jìn)行補(bǔ)充和修改；管理人員有些是臨時聘用的，存在檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出。因此，檔案需要經(jīng)常進(jìn)行信息采集和變更整理，每次采集信息都需要動員大部分甚至是全單位的力量，因此信息收集較為困難；很多時候，收集到的信息由于格式不統(tǒng)一，或者數(shù)據(jù)不能夠一次性收集全，需要反復(fù)進(jìn)行更正，這些都給檔案的錄入工作帶來了難度。

（二）相關(guān)部門之間配合不默契增加了檔案管理的難度

人們通常會認(rèn)為檔案管理工作只是人事部門的事情，其他部門只在需要使用的時候去調(diào)用就可以了。所以，檔案管理工作經(jīng)常都是人事部門自己在“孤軍奮戰(zhàn)”。檔案管理確實(shí)是人事部門的重要工作之一，但是檔案關(guān)系到每一個人，并不單單只依靠人事部門自己的力量就能做好；各個部門、所有人員都有職責(zé)配合人事部門做好檔案的收集整理、變更申報、傳送傳輸?shù)裙ぷ?。很多單位?nèi)部，除了人事部門之外的部門對于檔案管理配合工作積極性不高，經(jīng)常認(rèn)為配合人事部門完成檔案管理的相關(guān)工作是“額外的負(fù)擔(dān)”，這種不積極的態(tài)度不僅僅不利于檔案管理效率的提升，也會無形中打擊到人事部門的積極性。另外，新員工的調(diào)動等經(jīng)常是跨地域進(jìn)行的，這就需要異地進(jìn)行檔案相關(guān)信息的補(bǔ)錄和收集，檔案又不同于其他材料，很多都需要紙質(zhì)化，這樣也會無形中增加檔案管理工作的難度。

（三）專業(yè)人才的欠缺限制了檔案管理工作效率的提升

檔案管理屬于管理學(xué)的范疇，雖然經(jīng)常涉及一些繁瑣的操作性的工作，但是掌握相關(guān)專業(yè)知識可以提升檔案管理工作的規(guī)范性，利用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)可以提高工作效率。很多單位為了節(jié)約人力資源開支，或者暫時尋找不到專業(yè)的檔案管理人才，或者不重視檔案管理人員的傳幫帶培養(yǎng)，經(jīng)常會臨時性地安排一些暫時沒有其他工作的員工充當(dāng)檔案管理員，只求檔案管理工作“過得去”，不求檔案管理工作“過得硬”。這種模式下，檔案管理很難做到規(guī)劃化和科學(xué)化，在檔案使用的時候就會暴露出來很多問題從業(yè)影響使用效果；并且也會增加管理人員的煩躁和抵觸情緒，不利于全單位全面管理工作的落實(shí)，也很難保障檔案管理工作的持續(xù)性和連貫性，甚至?xí)绊懙綄I(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。

二、構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制的措施方法

在檔案管理工作中，為了克服以上缺陷，同時積極爭取利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理，需要做好以下技術(shù)和管理措施。

（一）設(shè)計基于云的檔案查詢與存儲安全管理系統(tǒng)

當(dāng)前，很多計算機(jī)體系架構(gòu)為了實(shí)現(xiàn)安全保密，將各種信息利用局域云網(wǎng)進(jìn)行存儲，全體員工依據(jù)權(quán)限等級的不同進(jìn)行查閱，有效防止了失泄密問題的發(fā)生，同時云架構(gòu)能夠減小網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。為了提升檔案管理的安全保密性，可以借鑒云架構(gòu)進(jìn)行檔案查詢管理系統(tǒng)的設(shè)計，底層是各種云服務(wù)器，中間應(yīng)用層是安全防火墻和員工安全等級劃分機(jī)制，直接應(yīng)用層可以被員工方便調(diào)用，各層級之間通過物理進(jìn)行隔離。具體形式見圖1 所示。

（二）通過宣傳教育提高全員檔案意識

各級管理層應(yīng)該深刻認(rèn)識到檔案安全管理工作的重要性，尤其是要盡量避免出現(xiàn)檔案移交過程中丟失、材料不全、時效性差等問題，這些需要高質(zhì)量的檔案管理工作做保障。因此，管理層達(dá)成一致認(rèn)識之后，應(yīng)該把檔案管理工作作為行政管理工作的重要一方面進(jìn)行深入貫徹落實(shí)，同時積極開展專項(xiàng)教育，向全體員工講明檔案管理工作的重要性，教育每一名員工都要重視自己的檔案材料，督促配合每一次的檔案審查或者補(bǔ)充工作，尤其是需要指導(dǎo)相關(guān)部門配合好人事部門的檔案管理工作，只有全員聯(lián)動起來，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效果。

（三）建立合理的規(guī)章制度

檔案管理工作有自己成型的規(guī)范，只有按照科學(xué)的方法進(jìn)行管理，才能提升檔案安全管理的效果。各級領(lǐng)導(dǎo)班子要根據(jù)實(shí)際情況，制定出具有操作性的規(guī)章制度，每年限定固定的時間對檔案進(jìn)行普查，根據(jù)員工實(shí)際情況的變化對檔案進(jìn)行整理和補(bǔ)充，同時向人事部門管理人員明確檔案管理的具體內(nèi)容，規(guī)范檔案調(diào)閱的權(quán)限和程序，在保護(hù)員工隱私權(quán)利的同時為相關(guān)部門通過檔案開展工作提供便利條件。

三、結(jié)論

檔案安全管理涉及每個人的切身利益，需要在工作中高度重視。如何提升員工的檔案管理安全性，既需要在思想上提高認(rèn)識，也需要采用多種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和安全管理。本文中，作者分析了當(dāng)前檔案安全管理工作中存在的問題，主要表現(xiàn)為信息收集較為困難、信息不規(guī)范收集導(dǎo)致工作效率低、相關(guān)部門之間的不合作與不配合人為增加了檔案管理的難度、專業(yè)人才的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作效率不高或者安全性不強(qiáng)，據(jù)此作者提出了構(gòu)建檔案安全管理保障機(jī)制的技術(shù)措施，包括建立基于云存儲的查詢與存儲系統(tǒng)、通過宣傳教育提高全員檔案管理意識、建立合理的規(guī)章制度，等等，可以為相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員借鑒并提供理論指導(dǎo)。