大型醫(yī)院現(xiàn)場會議與視頻直播會議的成本與效果分析研究*

——高婧媛 毛慧萍 馬現(xiàn)倉 張澤玥 張?zhí)锵?徐 煒 雷 凌 蔡宏偉

“新冠病毒(COVID-19)肺炎”因其潛伏期長，傳播途徑多，傳播速度快[1-2]，對醫(yī)院和醫(yī)療活動造成了較大影響[3-4]。為了防控COVID-19在醫(yī)院內(nèi)的傳播，需要最大限度避免院內(nèi)人員聚集，因此，傳統(tǒng)大規(guī)模面對面的現(xiàn)場會議已經(jīng)不能適應(yīng)疫情防控的要求。但是醫(yī)院內(nèi)部各項工作的部署下達(dá)，各種新知識、新規(guī)范的培訓(xùn)以及各部門的交流是醫(yī)院開展正常工作的必要條件。一方面，視頻直播會議的形式越來越多的被采用；另一方面，在國內(nèi)醫(yī)院層面，還缺乏關(guān)于現(xiàn)場會議與視頻直播會議之間的成本及會議效果的對比分析。本研究擬比較在大型醫(yī)院召開現(xiàn)場會議與視頻直播會議的成本與效果，分析評價兩種會議類型的優(yōu)缺點，為醫(yī)院選取最優(yōu)的會議模式提供依據(jù)。

表1 現(xiàn)場會議與視頻直播會議成本對比分析

表2 開現(xiàn)場會議會前消耗的無用時間統(tǒng)計

1 資料來源與方法

1.1 研究場景和研究對象

本研究的應(yīng)用場景為每兩周召開1次的“周例會”，研究對象為參加醫(yī)院院例會的中層干部，包括全院各科室正副主任、支部書記、護(hù)士長等共242人。視頻直播會議采用企業(yè)微信的視頻直播功能實現(xiàn)。

現(xiàn)場會議和視頻直播會議兩種會議形式的組織成本通過調(diào)研進(jìn)行估算；會議效果評價通過向研究對象發(fā)放電子問卷實現(xiàn)，調(diào)查問卷采用微信小程序“問卷星”進(jìn)行設(shè)計。問卷調(diào)查表由本研究團(tuán)隊設(shè)計，設(shè)計完成后，首先選取5名中層干部進(jìn)行預(yù)調(diào)查，根據(jù)反饋意見對問卷進(jìn)行完善。然后在醫(yī)院中層干部微信群中發(fā)布調(diào)查鏈接，參會人員自愿填寫問卷，問卷收集時間為2020年2月21日-2月23日，共收回問卷171份，剔除不符合條件及存在邏輯問題的問卷1份，本研究共得到有效問卷170份，占研究對象的70.25%。

1.2 研究方法

1.2.1 主要指標(biāo) (1)會議成本。會議室場地面積、會議室設(shè)備成本、會議室月折舊額、會議室設(shè)備月折舊額、會議室使用消耗成本、會議服務(wù)人員成本、因參會消耗的無效時間等。

固定資產(chǎn)月折舊額=固定資產(chǎn)原值×(1-預(yù)計凈殘值)/預(yù)計使用年限/12。

固定資產(chǎn)折舊指固定資產(chǎn)因使用磨損或提前報廢或貶值而減少的價值。一般來說，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較多時可按月計提折舊。

(2)會議效果評價。現(xiàn)場會議與視頻直播會議中講者聲音清晰度、身體語言(手勢、神態(tài))、與觀眾互動、PPT文檔演示、總體滿意度評分等指標(biāo)。

1.2.2 統(tǒng)計分析方法 “問卷星”后臺自動生成數(shù)據(jù)，應(yīng)用SPSS 18.0統(tǒng)計軟件分析數(shù)據(jù)。現(xiàn)場會議與視頻直播會議的效果評分通過均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差進(jìn)行統(tǒng)計描述，效果評分的差異比較采用單樣本t檢驗，檢驗水準(zhǔn)為0.05。計數(shù)資料采用頻數(shù)、百分比進(jìn)行統(tǒng)計描述。

2 結(jié)果

2.1 現(xiàn)場會議與視頻直播會議成本對比分析

2.1.1 經(jīng)濟(jì)成本 現(xiàn)場會議室的面積為397 m2，視頻直播會議室的面積在40～96 m2之間；現(xiàn)場會議的會議系統(tǒng)價格在200萬元～300萬元不等，該院為254.5萬元；視頻直播會議僅需要筆記本電腦、視頻直播軟件(本研究中免費)及相應(yīng)的音視頻外接設(shè)備，本研究為2.2萬元。在資產(chǎn)折舊方面，現(xiàn)場會議設(shè)備月折舊額為20 148元，視頻直播會議月折舊額為174元。在會議室損耗方面，現(xiàn)場會議場地大，需要對桌椅套和地毯進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，現(xiàn)場會議單次消耗成本估算約為1 000元，而視頻直播會議約200元。在會議服務(wù)人員成本方面，現(xiàn)場會議至少需要兩名服務(wù)人員，而視頻直播會議只需要1名技術(shù)支持人員即可，具體成本對比見表1。

2.1.2 無效時間成本 在時間成本方面，開現(xiàn)場會議時從辦公地點到會議室花費的時間較長，≤5 min者僅占到14.1%，(5,10] min者占50.0%。而視頻直播會議找到直播入口的平均時間為2.12±0.119 min。開現(xiàn)場會議時在會場等待的時間，≤5 min者占14.1%，(5,10] min者占59.4%。視頻直播會議的平均等待時間為(3.30±0.18) min，具體結(jié)果見表2。

表3 現(xiàn)場會議與視頻直播會議效果對比分析

表4 不同會議類別采用的會議形式建議

2.2 現(xiàn)場會議與視頻直播會議效果對比分析

調(diào)研以現(xiàn)場會議評分為7分作為參照基準(zhǔn)分，調(diào)查對象對視頻直播會議的講者聲音清晰度、身體語言清晰度、與聽眾的互動、PPT文檔演示、總體滿意度等5個方面進(jìn)行評分，得分的均數(shù)與標(biāo)準(zhǔn)差見表3。

講者聲音清晰度、身體語言清晰度、PPT文檔演示、總體滿意度均高于8.3分，講者與聽眾的互動低于8分。經(jīng)單樣本t檢驗，檢驗水準(zhǔn)為0.05，現(xiàn)場會議與視頻直播會議的效果評分存在統(tǒng)計學(xué)差異，視頻直播會議的效果評分高于現(xiàn)場會議。

2.3 不同會議類別采用的會議方式對比分析

針對不同會議類別應(yīng)該采用不同的形式，分別有45.9%、57.1%的調(diào)查對象認(rèn)為召開“部署傳達(dá)類會議”“培訓(xùn)學(xué)習(xí)類會議”應(yīng)更多采用視頻直播會議形式；41.2%的調(diào)查者認(rèn)為召開“溝通協(xié)調(diào)類會議”應(yīng)更多采用現(xiàn)場會議形式。分別有27.6%、20.6%、32.9%的調(diào)查者認(rèn)為召開“部署傳達(dá)類會議”“培訓(xùn)學(xué)習(xí)類會議”和“溝通協(xié)調(diào)類會議”，采用現(xiàn)場會議與視頻直播會議的形式均可，應(yīng)視情況而定。也有24.7%、19.4%、10.6%的調(diào)查者認(rèn)為盡量減少開這三種類型會議，通過OA(辦公自動化系統(tǒng))推送相關(guān)內(nèi)容即可，具體結(jié)果見表4。

3 討論

3.1 視頻直播會議較現(xiàn)場會議具有的優(yōu)勢

(1)成本更低。在經(jīng)濟(jì)成本方面，現(xiàn)場會議的電子顯示屏及會議系統(tǒng)價格昂貴，設(shè)備維護(hù)與管理、會議室損耗、會場布置、人力成本均遠(yuǎn)高于視頻直播會議。視頻會議僅需辦公電腦、網(wǎng)絡(luò)接入、視頻直播會議軟件及音視頻設(shè)備，簡單易用，成本較低[5]。在時間成本方面，視頻直播會議可節(jié)省“到達(dá)會場”及“等待會議開始”的無效時間。同時，視頻會議操作便捷，可以在短時間之內(nèi)快速組織會議，實現(xiàn)實時的信息分享與傳遞。(2)交流更安全。采用視頻會議的方式避免了人群聚集，符合防控要求。(3)視聽更清晰。在保證網(wǎng)絡(luò)順暢的情況下，參會人員可以根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)會議音量、視頻清晰度，還可以實現(xiàn)分屏顯示及屏幕共享，同時顯示講者及演示文檔[6]。(4)互動更順暢。視頻會議支持文件傳輸、信息發(fā)表，利于會中信息交流[7]。通過文檔共享，參會人員可以共同討論文檔內(nèi)容。(5)管理更高效。會議組織者可查看實時參會人數(shù)以及觀看會議回放的人數(shù)，還可以在系統(tǒng)后臺統(tǒng)計參會人員加入會議與退出會議的時間，實現(xiàn)對參會人員的精細(xì)化管理[8]。(6)資料易留存。視頻會議支持錄制，能夠完整記錄會議內(nèi)容，包括會議中展示的文檔及交流內(nèi)容，可有效保存會議資料。(7)地域無限制。視頻直播會議能夠突破現(xiàn)場會議對參會人數(shù)及參會人員所在地理位置的限制，只要網(wǎng)絡(luò)暢通，會議在世界各個角落都能變得觸手可及。

3.2 現(xiàn)場會議較視頻直播會議具有的優(yōu)勢

(1)參會人員面對面交流，容易建立信任，溝通感情，形成共鳴，易于解決問題，達(dá)成共識，做出決策。(2)演講者可以看到真實的觀眾，并根據(jù)觀眾的反應(yīng)調(diào)整演講的語氣，控制會議的節(jié)奏，調(diào)動會議的氣氛。(3)參會者的參與感更強(qiáng)，其視角范圍更大，除了攝像頭所及的范圍，還可以感受到更多的會議細(xì)節(jié)。參會者能更好地接受講者的視覺和聽覺刺激，產(chǎn)生觸動及啟發(fā)。(4)會議進(jìn)程不會受到如“網(wǎng)絡(luò)信號不穩(wěn)定等信息技術(shù)條件”的干擾，可靠性更好。

3.3 建議

3.3.1 視頻會議更適合于“部署傳達(dá)”“培訓(xùn)學(xué)習(xí)”等信息傳遞為主題的會議 這類會議交互少、受眾多，多是單向的，重在及時性。尤其對于參會人員分布廣的會議，建議優(yōu)先采用“視頻直播會議”的形式。自疫情發(fā)生后，醫(yī)院采用視頻會議的方式召開新冠肺炎專題會議部署醫(yī)院重要決策，對全院職工進(jìn)行培訓(xùn)，推出近百門視頻教學(xué)課程教授學(xué)生。這些信息傳遞類的會議采用視頻直播的方式進(jìn)行不僅有效阻止了病毒傳播，同時節(jié)省了會議成本。

3.3.2 現(xiàn)場會議更適合于“合作洽談”“溝通協(xié)調(diào)”等以信息交流為主題的會議 這類會議需要多方協(xié)商、反復(fù)溝通，采取現(xiàn)場會議更有助于彼此建立信任，解決問題、達(dá)成共識，達(dá)到理想的效果。在疫情期間，工作協(xié)調(diào)會議、接受捐贈儀式，多采取現(xiàn)場會議的形式。

3.4 本研究的不足

(1)本研究的調(diào)查對象是醫(yī)院中層干部，這一部分人員具有比較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，參與電子調(diào)查問卷的中層干部可能比未參加電子調(diào)查問卷的中層干部能夠更熟練地使用電子產(chǎn)品。這些可能會使研究結(jié)果產(chǎn)生一定的偏倚，使研究結(jié)果的評價更有利于“視頻直播會議”。這個問題需要在今后的研究中進(jìn)一步驗證。

(2)本研究的研究場景是大型醫(yī)院的中大型會議，不能代表所有會議。視頻直播會議的效果與軟件支持密切相關(guān)，目前主流軟件包括ZOOM、騰訊會議、釘釘?shù)龋軛l件限制，本研究未能對比多個視頻會議直播軟件。視頻直播會議的接收端，一般需要安裝軟件或者APP。本研究依托企業(yè)微信，在研究實施前，所有員工已經(jīng)安裝并熟悉了企業(yè)微信的使用方法，如果啟用一種全新的視頻直播軟件，需要重新安裝軟件并熟悉使用方法。目前企業(yè)微信直播軟件在疫情期間可免費使用，疫情過后，可能會增加少許軟件成本。

3.5 展望

3.5.1 5G技術(shù)的普及與推廣會促進(jìn)視頻直播會議的應(yīng)用 目前視頻會議主要依托移動智能終端，隨著5G技術(shù)的興起，將為視頻會議提供更廣泛的載體[9]。并且，移動端5G帶寬會讓整個帶寬更廉價，流量上也會承載更高分辨率、更高清的視頻。5G時代的到來，將迎來視頻技術(shù)發(fā)展的新階段，視頻直播會議的效果將更突出，應(yīng)用也將更廣泛，如醫(yī)院間的遠(yuǎn)程會診、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、手術(shù)觀摩，甚至遠(yuǎn)程手術(shù)等方面。

3.5.2 現(xiàn)場會議結(jié)合視頻直播會議可能成為大型醫(yī)院召開會議的主流模式 現(xiàn)場會議與視頻直播會議各有優(yōu)勢，兩種會議形式結(jié)合，可以加速醫(yī)院管理的扁平化。目前國內(nèi)許多大型綜合型三甲醫(yī)院都有多個院區(qū)，通過現(xiàn)場會議結(jié)合視頻直播會議，本院職工現(xiàn)場參會，分院職工通過視頻直播會議參加總院的例會及重要會議，及時了解總院的最新決策部署，加強(qiáng)與總院的信息交流與互動，為實現(xiàn)醫(yī)院多院區(qū)的同質(zhì)化發(fā)展提供了保障。此外，對于醫(yī)院舉辦的大型學(xué)術(shù)會議，采用二者結(jié)合的方式，可以擴(kuò)大參會人員范圍，惠及更多學(xué)術(shù)人員，共享學(xué)術(shù)成果，提升學(xué)科聲譽(yù)與影響力。