試論文書檔案管理信息化建設(shè)利用率與安全保護(hù)

摘?要：近年來，隨著當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)及城市化發(fā)展的持續(xù)推進(jìn)，各地區(qū)的大量基礎(chǔ)設(shè)施正在逐漸完善，此時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能保障新時期工作需要得以充分滿足?；诖?，各企事業(yè)單位進(jìn)行文檔管理工作時，應(yīng)跟隨著信息化時代發(fā)展步伐加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，借此保障文書檔案安全性的同時，促使文書檔案利用率顯著提高。國家檔案局于2018年強(qiáng)調(diào)，下屬單位及其他單位都應(yīng)該在檔案管理效率方面進(jìn)行提升，檔案管理工作中應(yīng)融入新時期背景下涌現(xiàn)的先進(jìn)信息技術(shù)，進(jìn)而為信息化及數(shù)據(jù)化的文書檔案管理方向發(fā)展提供技術(shù)支撐?；诖?，對于本管理站來說，尤為必要的就是在現(xiàn)有管理模式方面進(jìn)行積極優(yōu)化和改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息化;利用率;安全保護(hù)

新時代背景下，逐漸普及的網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)，給文書檔案管理提供了全新方向和更多機(jī)遇，顯出推動了檔案管理信息化及數(shù)字化發(fā)展局面逐漸形成。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的開發(fā)和利用環(huán)節(jié)，不可避免地會受各種主客觀因素影響、導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息存在缺失、不準(zhǔn)確等因素，不僅不利于水利工程、防震減災(zāi)等工作的良好開展，同時也難以提高文書檔案利用率?；诖?，在開展文書檔案管理工作時，應(yīng)考慮到城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、社會發(fā)展等的現(xiàn)實性需求，進(jìn)而與時俱進(jìn)，整合多種信息技術(shù)加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)而實現(xiàn)文書檔案高效利用的目的，為上述工作開展提供可靠的基礎(chǔ)保障和準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息支撐。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，各單位的文書檔案工作基本已經(jīng)全面趨于信息化方向發(fā)展，但值得注意的是，受用房條件這一限制性因素影響，加之落后檔案管理方式、人員匱乏及大量歷史資料數(shù)據(jù)等因素存在，使得一些單位的信息化模式仍未貫徹實行，給檔案工作的科學(xué)規(guī)范、信息化發(fā)展造成了影響。從目前一些單位文書檔案調(diào)閱實際情況來看，查閱檔案的方式，仍沿用目錄、人工檢索等傳統(tǒng)形式，導(dǎo)致大量庫房空間被占用的同時，查閱過程往往也會消耗大量時間和人力。之后，雖然大部分單位跟隨信息化時代發(fā)展，在電子檔案歸檔目錄方面加強(qiáng)建設(shè)力度，但因此方式對文件目錄查閱時，只能以電腦及文本為主，原文信息難以看到，因而通常還需要到庫房對相應(yīng)文件進(jìn)行調(diào)閱，所以仍然有調(diào)卷效率低及原件易破損等問題存在。

二、文書紙質(zhì)檔案及電子檔案特征分析

（一）紙質(zhì)檔案

載體以紙張為主的檔案形式之一就是紙質(zhì)檔案，如公文及會議材料等的保存。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式來看，其存儲形式對閱讀、保存等能提供極大便利，同時通過瀏覽紙質(zhì)檔案、也能夠清晰可見其字體及字跡等內(nèi)容，并且具有不可更改性的紙質(zhì)檔案內(nèi)容、其真實性往往會更高。具體來說，紙質(zhì)檔案特征體現(xiàn)在以下方面：穩(wěn)定性，載體以紙為主的紙質(zhì)檔案，往往具有較高穩(wěn)定性，并且也會存在相對穩(wěn)定的字跡顏料及染料等，具有較長使用壽命[1]。值得注意的是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也存在較為顯著的缺點(diǎn)，如受環(huán)境及條件等因素影響，保存紙質(zhì)檔案時需要大量的存儲空間，且具有較高的維護(hù)成本，同時在查閱過程也會耗費(fèi)較多的時間和人力，而在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存及搬遷環(huán)節(jié)，一些自然災(zāi)害性的潛在風(fēng)險問題較為嚴(yán)峻，如破損及丟失、火災(zāi)等。

（二）電子檔案

在信息化時代背景下，文書檔案發(fā)展的必然趨勢就是電子檔案，所以必然會產(chǎn)生以電子為載體的檔案形式，此種檔案的顯著特征體現(xiàn)在以下方面：第一，載體小，卻具有很大的存儲量，如U盤、硬盤等，在把資料向電子數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化的情況下，使得以往以紙為載體的檔案存儲模式開始被取代，隨之檔案管理過程的各種資源也得到了有效節(jié)約。第二，存儲多樣性特征，在新時期背景下，以往單一且以文字為主要形式的紙質(zhì)檔案開始發(fā)生巨大改變，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠從數(shù)字化角度來綜合處理文字及音視頻等資料，之后在同一介質(zhì)內(nèi)進(jìn)行存儲，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案僅能對文字加以存儲的局限性被突破，因而逐漸豐富了文書檔案資料內(nèi)容[2]。第三，便捷的異地利用和資源共享，在逐漸形成電子檔案的背景下，使得以往檔案信息資源的空間及地域等限制性因素被一一突破，隨之文書檔案的高效利用目標(biāo)逐漸實現(xiàn)，加之備份方式的多元化，也限制提升了檔案安全性。

三、提高文書檔案信息化利用率的途徑

（一）建立文書檔案信息化長效機(jī)制

規(guī)范性質(zhì)機(jī)制。數(shù)字化的檔案應(yīng)與真實性管理要求相符，在進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)過程，應(yīng)全面收集元數(shù)據(jù)，同時數(shù)字復(fù)制件應(yīng)以原貌保持為主，之后向電子檔案管理系統(tǒng)中納入，以統(tǒng)一管理的方式進(jìn)行檔案管理[3]。文書檔案信息化建設(shè)過程，需要從數(shù)字化角度來復(fù)制紙質(zhì)檔案，借此有效識別紙質(zhì)檔案全文內(nèi)容的同時，把單位現(xiàn)有的圖像數(shù)據(jù)向文本信息方面進(jìn)行轉(zhuǎn)化，為檢索、開發(fā)、利用等提供便利作用，同時應(yīng)統(tǒng)一要求檔案信息化格式，并且把電子文檔和電子版管理制度積極建立起來，以相應(yīng)管理規(guī)范為依據(jù)，把職責(zé)充分明確，并且電子文檔管理工作開展時，應(yīng)以分離式的規(guī)范性原則為主，進(jìn)而把對應(yīng)規(guī)范及制度積極建立起來，確保有序化及規(guī)范化的數(shù)字文檔建設(shè)全過程良好工作局面得以逐步形成。

實用性機(jī)制。數(shù)字化檔案管理工作開展時，應(yīng)以自身實際情況相結(jié)合，注意檔案信息化發(fā)展進(jìn)程及具體范圍的全面考量，同時從統(tǒng)籌角度來綜合考慮檔案重要性及實際利用率等內(nèi)容，進(jìn)而優(yōu)先處理重要文書檔案的信息化建設(shè)及管理工作。此外，針對一些不具備較高利用率和使用價值的文書檔案來說，這些檔案的信息化加工處理可暫緩，確保檔案管理工作效率以及成效得以顯著提升。

同歸檔機(jī)制。建設(shè)信息化文檔時，一項重要工作內(nèi)容就是共同歸檔紙質(zhì)文件及電子文件，在信息化文檔建設(shè)工作初次進(jìn)行時，應(yīng)注意以往紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變，借此使得電子文件因自身特征而造成的存儲風(fēng)險問題得以有效避免，在同時歸檔紙質(zhì)文件及電子文件的情況下，能為檔案安全性提供進(jìn)一步保障，并且選擇同時歸檔的方式、也能夠為答案間相互聯(lián)系的良好保持提供便利作用，使得檔案的整體優(yōu)勢得以充分發(fā)揮，對檔案保管及利用等也十分有利[4]。（二）提高文書檔案信息化管理水平

首先，在管理人員水平方面進(jìn)行提升，從目前一些單位實際情況來看，普遍存在人員匱乏及工作任務(wù)量大等問題，雖然說大多數(shù)檔案管理人員已經(jīng)熟悉紙質(zhì)檔案管理原則及方式方法等，但要想使得文書檔案管理與信息化檔案發(fā)展相符，確保檔案信息化管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的問題得以及時有效解決，應(yīng)注意人員素質(zhì)水平的提高，并重視當(dāng)管理方法的創(chuàng)新。具體來說，要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，或者邀請專業(yè)的信息化檔案管理專家來指導(dǎo)工作，為管理人員高效高質(zhì)完成檔案管理工作提供幫助。

其次，建設(shè)科學(xué)化及現(xiàn)代化的管理，通過檔案管理模式的積極創(chuàng)新，加之選擇先進(jìn)數(shù)字化管理模式應(yīng)用，能使得新時代下文書檔案發(fā)展需要得以充分滿足?，F(xiàn)代檔案管理進(jìn)行健全的必然途徑就是信息化管理，為確保傳統(tǒng)檔案管理思想得以切實轉(zhuǎn)變，必須要在單位的整體規(guī)劃中充分納入數(shù)字化文書檔案管理，同時基于各部門溝通協(xié)作力度的加強(qiáng)，加之領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助等，盡可能在年度預(yù)算中納入數(shù)字化檔案管理，以充足資金保障數(shù)字化檔案管理有序、順利進(jìn)行[5]。

四、加強(qiáng)文書檔案信息化管理安全保護(hù)的措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)力度

對于各單位內(nèi)主管文書檔案部門來說，應(yīng)注意明確信息化的管理趨向及發(fā)展空間，之后具體落實各項任務(wù)及責(zé)任，基于安全管理制度的積極制定和執(zhí)行，強(qiáng)化管理人員文書檔案安全管理意識。在建立文書檔案安全保障機(jī)制的過程中，組織管理者主導(dǎo)作用尤為重要，具體來說，需要組織管理者和具體管理人員、在檔案信息化管理中共同參與，加之各項職能及職責(zé)的充分明確，為更具安全性的信息化檔案管理工作提供保障。

（二）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

新時代背景下，對文書檔案信息化管理、管理人員等都提出了新要求，即不僅要保障業(yè)務(wù)功底扎實，同時其管理能力及服務(wù)意識也應(yīng)該較強(qiáng)。作為山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心牟平管理站的檔案管理人員來說，應(yīng)針對管理設(shè)施、水土保持工程、管道段遷占補(bǔ)償資料等進(jìn)行及時主動收集和存檔，同時注意檔案的按時歸檔及定期整理等工作，加之經(jīng)常性的檢查工作開展，實現(xiàn)有序性、科學(xué)化的檔案管理局面[6]。

（三）加強(qiáng)安全防范力度

首先，注意內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的積極建立，要想實現(xiàn)可控可信的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)有效建立目的，應(yīng)把內(nèi)外網(wǎng)通道管理工作做好，同時注意妥善管理計算機(jī)中個人使用的重要文件內(nèi)容，也可以在單位局域網(wǎng)上對監(jiān)控點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，借此來監(jiān)控短信息安全。其次，數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)，其主要是指在發(fā)生損害事故的情況下，基于特定手段及方式方法的應(yīng)用，最大限度還原丟失數(shù)據(jù)，進(jìn)而促使信息系統(tǒng)正常運(yùn)行得以良好保持。

五、結(jié)語

目前，我國城市化、城鎮(zhèn)化建設(shè)正在持續(xù)推進(jìn)，加之國家開始高度重視水利設(shè)施、防洪減災(zāi)等工作的情況下，日益凸顯了文書檔案重要性，同時也在一定程度上提高了文書檔案利用率。面對此種情況，要想為社會各界對文書檔案資源的利用提供便利，必須要重視文書檔案信息化建設(shè)，基于信息化管理模式的應(yīng)用、加之各種安全保障措施的積極制定，為文書檔案高效、安全利用提供全面保障。

參考文獻(xiàn)：

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[3]凌小英.信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：101+103.

[4]潘曉梅.大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理及信息化應(yīng)用途徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：8182.

[5]林英華.信息化背景下文書檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：107108.

[6]趙國偉，胡愛真，劉襄軍.淺談文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)[J].高原地震，2019，31（02）：7174.

作者簡介：孫英（1979—?），女，漢族，山東煙臺人，大專，館員，研究方向：檔案管理。