淺談電力建設(shè)項目檔案管理全過程控制

李波 蘭曉東

電力建設(shè)項目全過程控制是個比較大的課題，大致分為檔案管理體系與管理網(wǎng)絡(luò)的搭建;各參建單位的職責劃分;建設(shè)單位文件的形成;施工、監(jiān)理、調(diào)試單位的文件形成與編制;建設(shè)項目文件的移交與歸檔;這五大層次關(guān)系。五大層次關(guān)系的來源就是根據(jù)文件的全生命周期，即文件的形成的準備工作、形成條件、文件閉環(huán)、文檔的保管、文檔的最終利用及銷毀的整個過程。文件生命周期理論為實現(xiàn)文檔一體化管理并對文件進行前端控制提供了理論基礎(chǔ)。

一、檔案體系與管理網(wǎng)絡(luò)的搭建

建設(shè)單位牽頭，構(gòu)建以建設(shè)單位項目負責人為組長、各參建單位負責人為副組長的建設(shè)項目檔案管理體系，帶動各參建單位資料員，搭建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

審查體系網(wǎng)絡(luò)中檔案人員的資質(zhì)情況（檔案上崗證），通過抽檢、筆試等方式檢測資料員是否具備且滿足本工程項目檔案管理的相關(guān)專業(yè)能力，帶動各參建單位資料員，搭建檔案完整的工作網(wǎng)絡(luò)，從而使制度能更好的貫徹及落實。

二、各參建單位的職責劃分

各參建單位應(yīng)依據(jù)合同相關(guān)條款規(guī)劃所需履行的職責，制定高度契合的工作計劃，配置滿足現(xiàn)場需求的人員、檔案工作用具等。

各參建單位項目負責人指定專人（建議為資料員）進行文件的收發(fā)流轉(zhuǎn)，從工程項目的角度出發(fā)，要求監(jiān)理單位為施工過程文件的流轉(zhuǎn)中心，嚴格進行報驗文件的初始審核，包括但不限于檢查文件的格式、內(nèi)容是否完備，簽字是否規(guī)范一致（可采用初始簽字模板的形式進行校核確認），簽字術(shù)語是否標準等。

參建單位專業(yè)專工應(yīng)保證原始施工過程資料的文字、數(shù)據(jù)真實性、準確性，建設(shè)單位各專業(yè)經(jīng)理嚴格審查過程文件的齊全完整性、真實性，嚴厲督促、嚴格把關(guān)，確保。

三、建設(shè)單位文件的形成

根據(jù)項目的生成周期進行文件的收集，分為前期階段、建設(shè)階段、竣工階段。舉例如下：

（一）前期階段

項目立項文件：首先由公司（有相關(guān)印章的單位或者隸屬公司）上報關(guān)于XXXX項目申請的請示，取得路條后，根據(jù)可研、項目評估等批復及報告的支持，進行項目的核準。這一步注重文件的齊全完整性及真實性（收、發(fā)文批示單、各級請示、批復、各類型的附件、報告、是否原件、電子版等）。

（二）建設(shè)階段

施工組織總設(shè)計：由建設(shè)單位（或施工總承包單位）依據(jù)初步設(shè)計、主要施工圖、施工合同和施工組織設(shè)計綱要編制，對整個項目工程建設(shè)做出全面安排，報上級主管單位審批后指導項目施工，是主導項目建設(shè)施工的總體指導性文件。

設(shè)備文件：由設(shè)備廠家統(tǒng)一提供，可隨箱、也可單獨發(fā)送至建設(shè)項目所在地（包括裝箱單、文件清單、說明書、圖紙、性能試驗報告、合格證等相關(guān)文件、進口設(shè)備的設(shè)備報關(guān)文件、商檢文件、索賠文件等），按照合同條款（付款條件約束）進行組卷移交。

（三）竣工階段

竣工決算：是指建設(shè)項目所有工作內(nèi)容按要求全部完成后，由建設(shè)單位根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定編制的反映其建設(shè)成果和財務(wù)狀況的總結(jié)性文件，應(yīng)包括從項目前期到工程竣工驗收的全部建設(shè)費用，竣工決算一般由財務(wù)部門負責編制，并報項目主管部門進行審批。審計機關(guān)或中介機構(gòu)受項目主管單位委托，對工程項目進行竣工決算審計，出具決算審計報告。形成的文件主要有：工程結(jié)算書、工程決算書及項目主管單位的審批文件、工程決算審計報告等。

四、施工、監(jiān)理、調(diào)試單位的文件形成與編制

建設(shè)單位會同監(jiān)理單位依據(jù)DL/T《5434》、GB/T《50319》及行業(yè)相關(guān)標準進行報驗表格及表式的制定，根據(jù)各參建單位相關(guān)人員職責，依據(jù)建設(shè)單位相關(guān)規(guī)定及現(xiàn)場實際情況，制定文件流轉(zhuǎn)人員及范圍。

文件的形成，依據(jù)工程的施工程序來收集，大致分為三類表，即施工用表、試驗用表、驗收用表，需注意的是各類報審文件必須為原件，例如供貨商資質(zhì)類、原材料鋼筋質(zhì)量證明書等，如未能取得原件的可要求供貨商加蓋公章，或者抄件章，注明原件存于XXX處。關(guān)于設(shè)計變更，施工單位首先要發(fā)起工程技術(shù)聯(lián)系單，設(shè)計單位接到聯(lián)系單后出具設(shè)計變更通知單，施工單位應(yīng)根據(jù)設(shè)計變更執(zhí)行情況編制設(shè)計變更執(zhí)行回復單，說明設(shè)計變更的執(zhí)行情況。關(guān)于強制性條文執(zhí)行及反饋，各單位要編制強制性條文工作計劃及方案，履行強條檢查記錄。

監(jiān)理單位為施工過程文件的流轉(zhuǎn)中心，負責各項文件的分發(fā)、閉環(huán)，嚴格進行報驗文件的初始審核。

施工及調(diào)試單位資料由監(jiān)理及建設(shè)單位各專業(yè)經(jīng)理統(tǒng)一審驗，監(jiān)理單位資料由建設(shè)單位專工進行統(tǒng)一審驗（內(nèi)容齊全完整性、準確性、真實性），形成過程報驗文件閉環(huán)。

五、建設(shè)項目文件的移交與歸檔

（一）前期文件

建設(shè)單位各部門移交建設(shè)項目檔案室，整體文件可按照來源、階段、問題組卷。其中，發(fā)展部移交開發(fā)轉(zhuǎn)建設(shè)前所有與工程相關(guān)的前期批復類文件（含項目立項、可研、選址、項目評估、拆遷征地補償、用地審批等）;財務(wù)部移交建設(shè)項目相關(guān)的貸款承諾函/協(xié)議、資金計劃等;建設(shè)部門移交項目相關(guān)的招投標、合同以及拆遷征地補、用地審批、施工許可、規(guī)劃許可、林地、五通一平、執(zhí)行概算、施工組織總設(shè)計、安全、質(zhì)量、進度、環(huán)保管理、質(zhì)量監(jiān)督及物資管理等。

（二）施工文件

由施工單位、調(diào)試、監(jiān)理單位進行文件的組卷，按照國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)范進行文件的組卷工作。施工單位可按照單位工程及施工工序組卷（分為大綜合卷-小綜合卷-施工記錄-驗評卷-總結(jié)）;調(diào)試單位可按照階段和專業(yè)組卷;監(jiān)理單位可按照文種、專業(yè)、時間等特點進行組卷。施工文件需經(jīng)監(jiān)理單位、建設(shè)單位逐級審查，確認無誤后方可辦理竣工檔案移交簽證，其書寫格式可參照大區(qū)下發(fā)的相關(guān)技術(shù)標準，表中內(nèi)容詳實，包含承包單位及合同編號、移交各類目檔案的數(shù)量、工程概況等，應(yīng)從組織機構(gòu)成立、人員任命、過程管理等多維管理維度出發(fā)，詳盡闡述項目部施工情況。

（三）設(shè)備及圖紙文件

按照建設(shè)單位要求，相關(guān)移交單位進行文件的組卷工作，注意通過合同條款或者后期相關(guān)約定（聯(lián)系函件、或者簽署補充協(xié)議等方式）進行約束。圖紙需要注意的是竣工圖章及竣工圖審查章的簽署及加蓋工作，火電項目設(shè)計院編制竣工圖可依據(jù)DL/T5229圖1竣工圖章加蓋，施工單位編制的竣工圖可依據(jù)DA/T28圖A1執(zhí)行;風電項目適用于DA/T28圖A.1竣工圖加蓋;光伏項目設(shè)計單位編制的竣工圖依據(jù)DL/T5229圖1，施工單位編制的竣工圖可蓋NB/T32037圖7，竣工圖審核章可參照DA/T28圖A.2執(zhí)行。

六、小結(jié)

本文中所提到的五大層次，或者說電力檔案管理全過程控制，前端的控制、過程管控、后期驗收都是組成全過程管理的重要步驟及因素，回顧以往創(chuàng)優(yōu)項目，只有在前端的控制、過程管控、后期驗收有條不紊的情況下，才能最終取得相應(yīng)的成果，結(jié)合此次分享預祝大家能有好的收獲。