事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革研究

張齊磊

摘? 要：事業(yè)單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務(wù)質(zhì)量;事業(yè)單位的內(nèi)部資料要進(jìn)行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續(xù)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式需要進(jìn)行創(chuàng)新與改革?；诖?，下文將對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革措施展開詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理創(chuàng)新;服務(wù)模式改革

事業(yè)單位的日常經(jīng)營管理離不開檔案管理工作。要想進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，就要建立有效、科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的檔案管理體系，根據(jù)事業(yè)單位的自身發(fā)展情況來創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)、穩(wěn)定、有序地發(fā)展運(yùn)行。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

1.1 檔案的信息化發(fā)展

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進(jìn)和移動(dòng)終端的廣泛普及，人們出門已經(jīng)只需要一部手機(jī)就能夠搞定日常生活所需的所有內(nèi)容，無論是乘車、購物、旅游、導(dǎo)航、閱讀、辦公都可以通過移動(dòng)終端和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦到。傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)正在逐漸被淘汰，事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，在保留紙質(zhì)數(shù)據(jù)檔案資料的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)加大檔案數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展力度。始終采用紙質(zhì)數(shù)據(jù)會(huì)因?yàn)榧堎|(zhì)破損、篡改、丟失等各方面原因造成檔案數(shù)據(jù)的流失。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效對檔案資料進(jìn)行妥善保存和快速檢索，不僅有利于檔案的保存，還能夠?yàn)椴殚啓n案提供更加快捷便利的服務(wù)?？梢哉f，事業(yè)單位的檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需求。

1.2 滿足公民對優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的要求

“服務(wù)”是新公共服務(wù)理論的核心詞匯，事業(yè)單位的職能已轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨怖鏋槟繕?biāo)的全部公共服務(wù)。在這一理念指導(dǎo)下，開展事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革，可以整合事業(yè)單位檔案信息資源與社會(huì)資源，實(shí)現(xiàn)資源共享、共建，滿足公民對優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的要求。

1.3 能夠?yàn)槭聵I(yè)單位在日后決策階段提供重要的理論參考

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，需要對事業(yè)單位內(nèi)部的信息、資源進(jìn)行深度的分析，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的備份記錄，使用科學(xué)化的手段對其進(jìn)行全面的分析，多角度開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，保證事業(yè)單位檔案管理工作信息的精準(zhǔn)化。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，了解檔案信息的最新情況，科學(xué)調(diào)整檔案管理方案，滿足事業(yè)單位其他部門的基本業(yè)務(wù)需求，盡最大可能還原事業(yè)單位最原本的財(cái)務(wù)情況和經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，以此有利于事業(yè)單位在日后決策過程中能夠科學(xué)決策、合理決策、正確決策。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)階段存在的問題

2.1 管理理念滯后

雖然多年的檔案建設(shè)使事業(yè)單位檔案管理者、職工對檔案的重要價(jià)值產(chǎn)生了一定認(rèn)識(shí)，但是檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面。部分管理者甚至認(rèn)為檔案管理服務(wù)與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)不相關(guān)，沒有將檔案建設(shè)納入年度規(guī)劃，只有在單位需核查人員檔案信息、人員任免時(shí)才開啟檔案管理服務(wù)，導(dǎo)致多數(shù)檔案管理工作無法主動(dòng)化開展。

2.2 檔案管理技術(shù)不足

許多事業(yè)單位雖然緊跟時(shí)代步伐，引進(jìn)了計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行電子檔案的管理，但相關(guān)方面的信息化技術(shù)卻沒有及時(shí)跟進(jìn)，導(dǎo)致電子檔案管理使用率并不高，許多情況下仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。檔案管理人員的年齡通常較大，或者是從其他部門臨時(shí)借調(diào)，對計(jì)算機(jī)技術(shù)并不能充分掌握。事業(yè)單位沒有對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的電子檔案管理技術(shù)無法支持日常工作。整體來說，事業(yè)單位的電子檔案管理技術(shù)水平普遍偏低，無法將電子檔案的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革

3.1 建立檔案管理數(shù)字化服務(wù)體系

增設(shè)計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立數(shù)字化的檔案管理體系，充分利用數(shù)字化信息技術(shù)和自動(dòng)化程序編程來代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業(yè)單位檔案管理的時(shí)效性。將原有的實(shí)體服務(wù)轉(zhuǎn)型為線上線下結(jié)合服務(wù)模式，采用更加快速便捷簡單的信息服務(wù)模式，一方面能夠增加檔案的利用率，另一方面也能夠迎合新時(shí)代的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位推行專業(yè)的檔案管理體系，管理人員可以通過掃描、圖像傳遞等方法將單位內(nèi)部檔案進(jìn)行整理錄入，保存在服務(wù)器上。開通網(wǎng)上檔案資料查閱業(yè)務(wù)，對單位中的資料信息進(jìn)行有效收集和管理，為更多部門提供有效的資料服務(wù)。增設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和手機(jī)客戶端等服務(wù)窗口，單位內(nèi)部員工可以通過有效信息登錄檔案平臺(tái)獲取需要的檔案資料，極大程度提升檔案管理服務(wù)工作的效率。事業(yè)單位采用全新的管理模式能夠有效增強(qiáng)內(nèi)部各個(gè)部門的信息協(xié)調(diào)性，對信息資料進(jìn)行科學(xué)管理也能夠提升檔案資料的有效使用。事業(yè)單位采用數(shù)字化程序來代替人工管理，能有效降低人為失誤的出現(xiàn)，也能夠降低人力資源成本，為后續(xù)的單位內(nèi)部管理改革打下良好的基礎(chǔ)，這也是事業(yè)單位工作內(nèi)容和工作模式改革的必然發(fā)展趨勢。

3.2 檔案管理團(tuán)隊(duì)更為專業(yè)化

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，因此，需要相關(guān)的檔案管理工作人員具備高專業(yè)、高素質(zhì)的管理能力。在新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新過程中，檔案管理工作人員要采用科學(xué)、合理、先進(jìn)的技術(shù)手段和方法，提高事業(yè)單位檔案管理的管理水平。（1）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)自身的正確認(rèn)識(shí)，提高對管理工作創(chuàng)新的重要性，不斷對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備量，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)等等。在對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，不僅要培養(yǎng)良好的工作素養(yǎng)，還要注重其個(gè)人素養(yǎng)的提升，從而為事業(yè)單位組建一支高素質(zhì)、高專業(yè)、高技能的檔案管理人才隊(duì)伍。（2）事業(yè)單位可以通過社會(huì)渠道招聘高素質(zhì)、高能力、高專業(yè)的工作人員，為其注入新鮮的血液，通過新、老員工之間的融合，以此來增強(qiáng)工作的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作的重視力度，并且革新檔案管理工作的體系和制度，有意識(shí)地提升檔案管理工作人員的水平和能力，在實(shí)際工作過程當(dāng)中不斷完善管理體系，循序漸進(jìn)地取得更好的管理成果，推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的發(fā)展趨勢，充分體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值和優(yōu)勢。

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