審計檔案管理工作現(xiàn)狀分析與發(fā)展趨勢

樊兆剛

摘? 要：審計檔案科學(xué)合理運用是審計工作具體成效的體現(xiàn)和延續(xù)，審計檔案系統(tǒng)分類，整理完整，則是企業(yè)內(nèi)部審計工作的更高要求。有效管理和利用審計檔案，是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部審計工作有位、有為、有威的重要手段，是促進(jìn)審計工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。審計檔案的管理完善與否，直接關(guān)系到整個審計監(jiān)督工作的準(zhǔn)確度和專業(yè)程度，基于此點，在審計工作中不斷加強(qiáng)審計檔案的管理和完善工作是提高審計工作效率和準(zhǔn)確性的重要環(huán)節(jié)。因此，本文分析研究了審計檔案的特點、審計檔案管理中存在的問題和改進(jìn)的路徑。

關(guān)鍵詞：審計檔案管理;現(xiàn)狀;發(fā)展

一.企業(yè)審計檔案管理工作現(xiàn)狀

審計檔案是指在審計或調(diào)查工作中直接形成的、具有保存價值的，以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。創(chuàng)建審計檔案可以儲存大量審計信息資源，確保審計工作延續(xù)性、真實性，方便對歷史審計數(shù)據(jù)的查找、運用和搜索。當(dāng)前，審計檔案管理一直是企業(yè)檔案管理中默默無聞的一項工作，由于內(nèi)部審計自身職能定位問題，企業(yè)往往未將審計檔案管理納入日常檔案管理工作界面，最終導(dǎo)致審計檔案管理工作處于停止不前狀態(tài)，使歷次審計項目工作成果成為“死檔案”，沒有變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，審計檔案防錯機(jī)制沒有發(fā)揮應(yīng)有作用。

二.公司審計檔案管理工作存在的不足

1.審計檔案管理人員素質(zhì)能力有待提升

目前，公司沒有設(shè)置專門審計檔案管理人員，僅有審計業(yè)務(wù)人員兼任，因?qū)徲嫏n案管理相關(guān)專業(yè)知識缺乏，審計檔案管理大多數(shù)情況下，只是進(jìn)行了簡單的檔案整理，存放在文件柜里，造成審計檔案沒有實施有序分類，太過繁雜，還有就是審計檔案信息化水平不夠高，存在很多形式化工作，審核、監(jiān)督和管理不嚴(yán)，造成很多審計檔案手續(xù)缺失。且以往審計發(fā)現(xiàn)的問題，因?qū)徲嫏n案整理不完整性，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不能從以往審計發(fā)現(xiàn)問題中“取經(jīng)”和吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，導(dǎo)致審計問題屢查屢犯的情況發(fā)生。

2.對于審計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

目前存在的情況是，部分審計部門和審計人員沒有充分意識到審計檔案管理工作的極端重要意義，認(rèn)為審計檔案管理僅僅局限于對于審計資料的歸類整理，對于較小項目的審計檔案管理，工作人員只是單純地記錄和存儲了審計結(jié)論和報告結(jié)果，并未給予應(yīng)有的重視和關(guān)注于檔案管理工作。另一方面，對于那些項目比較浩大的審計工作，由于缺乏對于審計檔案管理的重要性認(rèn)識，很多重要資料都在工作審計結(jié)束之后出現(xiàn)了丟失和遺漏的現(xiàn)象，這對于后期審計工作的檢查和監(jiān)督是極為不利的。

3.審計檔案管理制度有待完善

作為專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，審計檔案需要專門的有關(guān)制度進(jìn)行管理規(guī)范和約束。但事實上，目前普遍存在著審計檔案管理經(jīng)驗不足以及重要性認(rèn)識不夠的問題，這些現(xiàn)象都會導(dǎo)致審計檔案管理制度不夠完善，并且亟待加強(qiáng)和健全。缺乏相關(guān)健全的審計檔案管理制度，會導(dǎo)致審計人員在整理和閱覽審計資料的過程中出現(xiàn)資料遺漏以及信息不完善的問題，這都會給后續(xù)的審計工作的效率和準(zhǔn)確度帶來了極大的威脅。

4.審計檔案管理的利用度低

審計檔案存在的意義，在于其最大化地再現(xiàn)和記錄了審計工作的各個環(huán)節(jié)和整體過程，同時通過對審計檔案的閱覽也可以了解到審計結(jié)果和報告結(jié)論，凝結(jié)了整個審計工作過程中全體工作人員集體智慧的結(jié)晶。作為審計工作的重要記錄，審計資料的失真或遺漏等現(xiàn)象都會在不同意義上削弱了審計檔案的利用價值和意義。目前，隨著信息技術(shù)和辦公自動化的廣泛應(yīng)用和普及，很多審計科室都配備了電腦，進(jìn)行審計資料的儲存，尚未出現(xiàn)對于電腦在審計檔案的深層次開發(fā)和推進(jìn)，隨著審計工作的不斷升級和多任務(wù)高強(qiáng)度的辦公趨勢，如果僅僅使用初級電腦辦公技術(shù)進(jìn)行審計工作，將會極大地降低和制約審計工作的發(fā)展速度和前景。

三.強(qiáng)化審計檔案管理水平的有效對策研究

1.加強(qiáng)審計檔案管理信息化建設(shè)

從觀念入手，改革創(chuàng)新，增強(qiáng)審計檔案信息化管理意識，公司要在做好審計檔案歸類、整理基礎(chǔ)上，推進(jìn)審計信息數(shù)據(jù)化系統(tǒng)建設(shè)工作，建立統(tǒng)一完整的審計信息數(shù)據(jù)庫，主要內(nèi)容包括但不限于審計項目、審計發(fā)現(xiàn)問題、審計工作依據(jù)、審計整改措施等。只有建立了統(tǒng)一完整的審計信息大數(shù)據(jù)，才能確保各項審計工作對后續(xù)工作提供指導(dǎo)作用，防止同一類似問題屢禁不止的情況發(fā)生，這也是提升公司審計檔案管理水平的基礎(chǔ)工作之一。

2.提高審計檔案綜合利用水平

在信息化審計、審計工作數(shù)據(jù)化情況下，通過審計檔案信息化全面推進(jìn)，公司可將公司以往審計過程中發(fā)現(xiàn)的所有問題進(jìn)行匯總，形成專門審計數(shù)據(jù)電子檔案，本檔案由黨政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理，各責(zé)任單位、部門按檔案借閱程序完成報批后，由各責(zé)任單位、部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)對口管理原則，發(fā)送各業(yè)務(wù)人員。

3.提升審計檔案管理人員素質(zhì)

工作有效開展，順利推進(jìn)，關(guān)鍵因素在于人，審計檔案管理工作有效開展，全面提升，主要在于不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和能力，在今后工作中，公司應(yīng)為審計檔案管理人員提供盡可能多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會，通過定期參加審計檔案管理的專業(yè)知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷改進(jìn)審計檔案管理人員工作方式、方法。

4.加強(qiáng)審計人員對于檔案管理的認(rèn)識

任何工作的改進(jìn)和完善，前提在于相關(guān)人員加強(qiáng)意識上的提升和重視，這樣，相關(guān)問題可以得到較為有效地解決。加強(qiáng)檔案管理工作的重要性認(rèn)識，首先就必須明確規(guī)范整齊、名目清晰的檔案，可以在很大程度上為審計工作提供豐富而有效的原始數(shù)據(jù);并且，這些資料可以十分有效地為審計部門進(jìn)行審計工作人員業(yè)績和工作成果考核評定提供書面資料和充足證據(jù)。

四.結(jié)束語

經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面提升內(nèi)部審計質(zhì)量和水平的工作推進(jìn)過程中，審計檔案管理顯得越來越重要。公司內(nèi)部審計工作要想發(fā)揮其真正作用，首先必須認(rèn)識到審計檔案管理的重要性及其意義，糾正審計檔案管理工作存在的弊端和問題，不斷充實和更新自己的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，才能把審計檔案管理工作做好，更好地服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]王文艷.審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（9）：210-211.

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