淺論新形勢下機關(guān)檔案管理工作的發(fā)展趨勢

劉斌 張宏鈺

摘 ?要：檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位的一項常規(guī)性工作，首先是保存管理好檔案，然后是開發(fā)利用好檔案。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了巨大變化，為檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供了契機，同時檔案管理工作也面臨更多新的挑戰(zhàn)。機關(guān)事業(yè)單位要對檔案管理的技術(shù)化應(yīng)用提高敏銳性和警覺度，積極應(yīng)用新技術(shù)，替代原有的繁重低效檔案手工作業(yè)，將更多的精力用于提升檔案利用效率和質(zhì)量，為使用者提供更為豐富全面的檔案信息，實現(xiàn)檔案管理工作的歷史性跨越。因此要加強檔案的信息化管理，更多的運用新技術(shù)手段，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;效率;趨勢

檔案可以融合豐富而廣泛的信息，是社會信息的一種特殊載體。在社會進程推進的過程中，檔案的信息量越來越多，管理好這些重要的特殊信息需要足夠的人力和時間，傳統(tǒng)的管檔模式顯然無法有效承受日益繁重的檔案管理工作，實現(xiàn)計算機管檔已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢。因此，檔案管理工作要大力發(fā)展信息技術(shù)應(yīng)用，檔案管理人員要加強計算機管檔技能的學(xué)習(xí)和提升，促進檔案管理工作更加現(xiàn)代化、合理化、規(guī)范化。

1.檔案管理呈現(xiàn)出更加開放的狀態(tài)

在社會的發(fā)展進程中，社會愈加開放，檔案管理也會隨之呈現(xiàn)出開放管理狀態(tài)。一是社會開放需要檔案信息資源的共享發(fā)展。檔案本身就是社會性資源，記載著各類社會發(fā)展過程，是留存歷史、服務(wù)現(xiàn)實和未來的重要社會資源，通過檔案資源的開放，可以讓社會更方便地獲取更多的檔案信息，更好的發(fā)揮出檔案的價值。二是開發(fā)深度更加有力。通過全面的挖掘檔案信息，將更多反映社會發(fā)展面貌的資料信息真實呈現(xiàn)，有助于社會歷史認知度的提升。三是檔案資源更加豐富多樣。高質(zhì)量的資源是檔案管理的基礎(chǔ)和核心，檔案來源于社會，與社會發(fā)展高度契合，是否全面歸檔是檢驗檔案管理工作成效的一面“鏡子”，只有更多有價值的信息資源歸入檔案范疇，形成完整的檔案資源體系庫，才能更好地服務(wù)社會;社會的發(fā)展需要完備的檔案信息的支撐，提供更多高質(zhì)量的原始資料，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展之需。因此，采用開放共享的檔案管理方式是社會發(fā)展的必然要求，這也有利于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.檔案載體正在發(fā)生根本性變化

在現(xiàn)階段計算機及應(yīng)用技術(shù)逐漸普及，使用計算機無紙化辦公成為一種工作常態(tài)，由此形成的檔案前身——有關(guān)文件材料，也都有計算機的“烙印”和特點，甚至很多不需要計算機輸出，以原始的虛擬狀態(tài)存放于計算機之中。這樣在工作過程中，相關(guān)文件資料可以在完善的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)無痕傳輸，提升文件傳遞的效率，節(jié)省閱文辦文時間。這種情況下的檔案管理使得紙質(zhì)文件資料不再形成，而是以虛擬數(shù)據(jù)檔案的形式存在，通過對這些虛擬化數(shù)字檔案信息管理，檔案資源可以實現(xiàn)無限傳輸，在任何一個需要利用的網(wǎng)絡(luò)連接點都可以短時間快速提取相關(guān)信息，方便查閱的同時，節(jié)約了原來紙質(zhì)類檔案的存放空間，便于將更多檔案信息進行存儲，解決了檔案存儲空間不足的難題。

3.檔案存放逐漸以數(shù)字形式為主

信息技術(shù)可以實現(xiàn)各類檔案實體的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，通過先進的技術(shù)設(shè)備，如高拍攝像，刻錄掃描等手段對所有的檔案載體進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以數(shù)字的形式進行存放。對于紙張類檔案主要是利用縮微技術(shù)，轉(zhuǎn)換為電子文件。對于實物類檔案可以通過影像數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)換為視頻圖片檔案，這些有所區(qū)別的新技術(shù)檔案，可以統(tǒng)統(tǒng)稱謂為電子檔案。這些電子檔案是數(shù)字化形式存儲于計算機數(shù)據(jù)庫之中，可以借助計算機進行檢索利用，高效性較為明顯，可以實現(xiàn)檔案資源的無限次利用輸出，有利于檔案的安全管理，檔案的價值作用發(fā)揮更為先進高效。

4.檔案網(wǎng)絡(luò)化管理得以實現(xiàn)

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷成熟，讓信息資源之間的連通更加便捷，檔案數(shù)字信息之間的相互傳遞成為可能。目前，許多單位建立了自己局域網(wǎng)，方便工作之間的交流和推進，讓單位部門之間的信息隨時得以通達傳輸，特別是對于一些內(nèi)部資源型信息，防止對外傳輸泄露到外網(wǎng)，物理形式的局域網(wǎng)使用更加方便。為了保證網(wǎng)上檔案信息的安全，各種安全系數(shù)較高的網(wǎng)絡(luò)口令也提升了網(wǎng)上檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，保證了檔案文件的安全可靠和有效利用。網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的優(yōu)勢還體現(xiàn)在信息傳輸快，利用范圍更加廣泛，甚至可以輔助完成某項工作，實現(xiàn)全面網(wǎng)絡(luò)化管檔的目標(biāo)也將指日可待。

5.檔案管理智能化程度不斷提升

在計算機辦公條件下，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計算機辦公手段在工作中產(chǎn)生了大量紙質(zhì)和特殊載體檔案，如膠片、視頻資料、電子文件和磁盤等，這些也都是檔案的表現(xiàn)和存儲形式，單一的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)徹底改變，紙質(zhì)檔案也不能滿足現(xiàn)代技術(shù)的管理要求。因此，目前很多單位都已經(jīng)在嘗試運用計算機設(shè)備和辦公網(wǎng)絡(luò)開展文檔一體化管理，在單位的辦公系統(tǒng)末端端口設(shè)置歸檔功能，當(dāng)文件按程序運行結(jié)束之后，就會自動進入歸檔環(huán)節(jié)，在這個過程中計算機系統(tǒng)會自動審查和識鑒別文件是否符合歸檔要求，當(dāng)不符合歸檔程序和要求時，檔案管理系統(tǒng)會提示或退回進入歸檔程序的文件，這讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化，節(jié)省勞動力，智能化作用也得以更多的體現(xiàn)，通過專用系統(tǒng)歸檔效率得到極大提高。

總而言之，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進步，有力地推動了經(jīng)濟社會的發(fā)展，帶動了檔案管理水平的提升。特別是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動了檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，檔案管理的數(shù)字化和智能化進程不斷加快，因此要緊抓檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展機遇，加大先進設(shè)備的投入和使用，強化專業(yè)性檔案人才的培養(yǎng)，掌握現(xiàn)代化的管理技能，促進新形勢下檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

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