新時期領導干部人事檔案規(guī)范化建設研究

文 / 楊永剛

我國已經(jīng)進入了決勝全面建成小康社會的新時代。黨的十九大報告要求“堅定不移從嚴治黨”，不斷提高黨的執(zhí)政能力和領導水平。因此，在全面從嚴治黨的新時期，應當從黨內(nèi)管理的各個環(huán)節(jié)，重視黨員接收、干部選拔、組織工作的規(guī)范性和科學性，不斷提高黨內(nèi)民主和管理效率。領導干部的任免和選拔是黨內(nèi)管理的重要一環(huán)。選擇德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀黨員擔任領導干部，有利于他們發(fā)揮先鋒模范和帶頭作用，不斷壯大先進黨員隊伍，更好地服務于廣大人民群眾。在黨員干部的選拔過程中，人事檔案是記錄干部成長和發(fā)展經(jīng)歷的重要資料，也是反映他們政治素質(zhì)、專業(yè)能力和群眾基礎的關鍵性素材。在黨內(nèi)管理實踐中，由于過去對檔案管理的疏忽，檔案成為部分領導干部弄虛作假的灰色區(qū)域，為了個人的私欲而進行個人學歷、職級、簡歷等信息的造假現(xiàn)象時有發(fā)生。在全面從嚴治黨的過程中，黨中央對檔案管理規(guī)范化的要求不斷加強。[1]早在2014年，中組部就已經(jīng)發(fā)布了《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》。在全面從嚴治黨的新時期，加強領導干部人事檔案的規(guī)范化建設，有助于進一步提升檔案管理的有效性，打造素質(zhì)過硬的領導干部隊伍。

一、新時期領導干部人事檔案規(guī)范化建設的必要性

重視對領導干部的檔案管理，能夠在人才選拔和任免過程中，以發(fā)展性的視角對人才進行綜合性的評價，也能夠通過實物性的材料體現(xiàn)出人才選拔的公平和公正，對于新時期全面從嚴治黨、不斷提升黨內(nèi)管理水平、構(gòu)建高素質(zhì)的黨員領導干部隊伍具有重要意義。

（一）有利于科學評價干部能力

檔案是記錄個人學習和工作履歷的文件性材料。人事檔案包含個人政治素養(yǎng)、工作業(yè)績等多個維度。在政治素養(yǎng)上，領導干部在相關會議上的講話材料、在報紙或雜志等媒體上的署名文章等均反映了其政治覺悟和思想道德水準，將這些材料納入到檔案建設之中，以歷時視角梳理領導干部的思想變化軌跡，有利于評價其政治素養(yǎng)；在工作業(yè)績方面，通過將領導干部參加黨校培訓、專業(yè)能力提升、工作匯報、上級考核結(jié)果等方面的材料納入到檔案管理材料之中，能夠通過實物性的材料反映出他們在任期間的學習態(tài)度、工作狀態(tài)和工作成果，為全面評價領導干部能力提供可靠依據(jù)。[2]

（二）有利于規(guī)范領導干部權(quán)責

黨員干部有權(quán)也有責。建立規(guī)范化的黨員干部人事檔案，能夠規(guī)范黨員干部權(quán)力行使，使其在工作過程中嚴守黨的紀律，嚴以用權(quán)，修身自律。檔案是記錄事實材料的工具，記錄、存檔領導干部工作履歷，有一定的監(jiān)察作用：領導干部在用權(quán)之時，必定顧及檔案記錄，謹慎對待享有的權(quán)利與需要履行的義務，規(guī)范用權(quán)，依規(guī)行事；檔案規(guī)范化建設旨在記錄領導干部工作的基本情況，可為紀律檢查工作提供事實依據(jù)，有利于相關案件的事后追查和問責。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景下，建立規(guī)范化的領導干部人事檔案，有利于信息互通，可為涉及跨區(qū)域的領導干部追責提供極大便利。

（三）為選人用人提供客觀依據(jù)

檔案作為一種實物性的材料，經(jīng)過單位簽章認證，還有黨組織成員和群眾的評價意見，能夠成為領導干部選拔的客觀依據(jù)。在檔案內(nèi)容中，與學習過程相關的成績單、學業(yè)鑒定、學術成果等均會經(jīng)過院校相關部門簽章認定；與黨內(nèi)事務相關的入黨申請、思想?yún)R報、黨內(nèi)選舉、組織關系轉(zhuǎn)移等過程，也會通過黨組織內(nèi)部或黨組織之間的書面材料記錄；與工作相關的工作述職與匯報、工作表彰等均會通過工作單位認定。可見，檔案材料的內(nèi)容是經(jīng)過單位認證的客觀實物材料，可為組織內(nèi)部選人用人、調(diào)任提供客觀依據(jù)。[3]

二、新時期領導干部人事檔案規(guī)范化建設困境

在堅定不移從嚴治黨的新時期，領導干部人事檔案建設尚無針對性法規(guī)、制度可依，且有些組織沒有檔案建設專職人員，相關配套設施仍不健全，阻礙了檔案規(guī)范化建設。

（一）無針對性的法制可依

新時期領導干部檔案規(guī)范化建設需要法規(guī)、制度保障，但當下尚無專門針對領導干部人事檔案管理的法規(guī)與制度。從國家法律法規(guī)層面看，我國《檔案法》對檔案管理機構(gòu)、檔案保密制度等進行了規(guī)范；《刑法》《統(tǒng)計法》《會計法》等法律中雖然也規(guī)定了存檔管理和檔案保密的相關內(nèi)容，但是具有一定的專門性，難以對黨員干部的檔案管理工作提供制度性依據(jù)。從黨內(nèi)法規(guī)來看，在全面從嚴治黨的過程中，黨中央對檔案管理工作的重視程度不斷加深。2014年1月新修訂的《黨政領導干部選拔任用工作條例》提出，要從源頭上加強選人用人機制的優(yōu)化，干部檔案的查閱正是提升黨員干部選拔質(zhì)量的重要制度性舉措。2014年9月，中組部召開了全國干部人事檔案專項審核會議，對于黨員干部檔案進行了審核，但是從黨內(nèi)制度來看，尚未出現(xiàn)專門針對黨員干部的檔案管理工作規(guī)范，檔案規(guī)范化建設處于無規(guī)章制度可依的局面。

（二）無檔案建設專職人員

領導干部人事檔案規(guī)范化建設是新時期全面從嚴治黨的需要。目前在人員配備上還存在很大缺口。在黨組織內(nèi)部，缺乏進行檔案建設與管理的專職人員。由于檔案工作并不能為單位業(yè)務開展提供業(yè)績性的支撐，檔案的取錄、管理和存儲還要耗費一定的人力和物力，在成本控制的條件下，以往的組織帶頭人往往對檔案管理工作不夠重視。此外，由于檔案管理過程中會對領導干部的言行進行存檔，為了避免日后的追查和問責，一些組織領導人不樂意檔案部門過多地記錄自己的言行。目前，行政事業(yè)單位檔案管理人員主要由綜合管理部門或紀委監(jiān)察部門的人員兼任。他們雖在檔案錄入、檔案存儲等方面具備事務性職能，但是難以在檔案管理工作中做到專業(yè)化，難以真正使檔案管理成為人才評價的重要依據(jù)，也難以使檔案管理成為強化領導干部素質(zhì)的制度性工具。

（三）相關配套設施不健全

領導干部人事檔案作為一種實體化存儲的客觀材料，首先需要一定的物理空間進行存儲，并滿足基本的安全環(huán)保標準。在檔案數(shù)字化的過程中，需要一定的電子化設施使實體檔案同步在網(wǎng)絡上實現(xiàn)存儲和傳輸；建立全國聯(lián)網(wǎng)的檔案信息共享平臺，以促進檔案價值發(fā)揮。然而，目前檔案建設的相關軟硬件設施還不健全。一方面，眾多單位和黨組織并沒有主動劃分出進行檔案管理和存儲的檔案室、資料室等物理空間，檔案存儲的環(huán)境較差，在消防、環(huán)保、保密等方面存在較大的安全隱患，這對可持續(xù)的檔案管理工作的開展十分不利。[4]另一方面，專門用于檔案錄入和存儲的電子化設施較為缺乏，檔案管理還停留在以實物存儲為主的階段，沒有建立起檔案電子化存儲和網(wǎng)絡備份制度，導致檔案資料丟失后難以恢復，加大了檔案追索和追查問責的難度。由于檔案電子化存儲工作的缺失，檔案管理單位難以整合多個組織，難以建立起領導干部檔案信息共享平臺，檔案價值難以有效發(fā)揮。

三、新時期領導干部人事檔案規(guī)范化建設對策

在新時代，黨中央對檔案管理規(guī)范化的要求不斷加強。促進領導干部人事檔案規(guī)范化，需在建立健全領導干部人事檔案建設規(guī)章制度的基礎上，加強檔案建設的組織領導，配備專職人員；加大資金投入，進一步優(yōu)化相關配套設施。

（一）建立健全領導干部人事檔案建設法規(guī)制度

伴隨著全面從嚴治黨的推進，法律與黨內(nèi)規(guī)章已成為規(guī)范全體黨員和領導干部的重要制度基礎。領導干部人事檔案規(guī)范化建設同樣離不開法規(guī)制度的指導。因此，要盡快建立健全領導干部人事檔案建設法規(guī)制度，全面規(guī)范檔案的錄入、管理和查閱，使制度成為促進檔案規(guī)范化的指引，提升檔案建設科學性和規(guī)范性。在檔案查閱制度建設上，應明確檔案查閱人員應具備的權(quán)限，除非經(jīng)過特定的批準流程或其他突發(fā)性情況，杜絕任何單位和個人擅自查閱檔案，要對檔案查閱的過程進行全程記錄，維護檔案的客觀性和權(quán)威性。[6]

（二）加強檔案建設的組織領導，配備專職人員

領導干部人事檔案規(guī)范化建設既是新時期全面從嚴治黨的重要內(nèi)容，也是優(yōu)化黨組織內(nèi)部選人用人機制的重要舉措。相關部門應當從組織架構(gòu)、人員管理和上下級統(tǒng)籌等多個方面推動檔案規(guī)范化建設有序開展。首先，在組織架構(gòu)上，應當立足于機關單位和黨組織實際，以現(xiàn)有的檔案室、資料室、紀檢部門等為基礎，組建專門進行檔案管理工作的檔案管理部門，負責全部黨員和領導干部的檔案錄入、跟蹤和管理。其次，在檔案管理人力資源建設上，可從單位內(nèi)部抽調(diào)出專職人員從事檔案管理工作，并對檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓、學習，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人才。再次，在檔案管理規(guī)范化的過程中，上級機關應當加強對下級單位的組織領導，緊密結(jié)合黨和國家的有關政策和要求，建立起自上而下、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、上下級聯(lián)動的檔案管理與規(guī)范化體系，促進領導干部人事檔案規(guī)范化建設走上一個新臺階。

（三）加大資金投入，進一步優(yōu)化相關配套設施

領導干部人事檔案規(guī)范化建設離不開相關配套設施的支持，各個單位應當進一步加強檔案管理方面的經(jīng)費投入，劃撥專項資金，對相關硬件設施和網(wǎng)絡化設施進行更新和優(yōu)化。首先，劃分出專門用于檔案管理和存儲的物理空間，以檔案室、檔案館、保密工作部等形式，對領導干部人事檔案材料進行實物性管理，并制定能夠及時查閱、標簽化查詢的機制。其次，對檔案內(nèi)容進行電子化和數(shù)字化存儲，提升檔案管理效率。這要求引進檔案電子化設施，在硬件上配備計算機、掃描儀、智能終端等設備，使檔案管理更加便捷高效。在軟件上，引進符合檔案管理實際的數(shù)據(jù)庫管理工具，提升檔案數(shù)據(jù)分類管理、數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)分析的有效性，使檔案數(shù)據(jù)庫成為人事管理和人力資源評價的重要工具。再次，由于領導干部任免調(diào)動經(jīng)常跨區(qū)域、跨部門，在檔案管理過程中，檔案信息的共享也十分必要。這能夠為領導干部的評價提供客觀材料。[7]我們應在檔案電子化和數(shù)據(jù)庫管理的基礎上，充分調(diào)動各個檔案管理單位的積極性，建立以檔案共享為基礎的網(wǎng)絡平臺，使之成為全周期記錄領導干部檔案信息、提升檔案管理協(xié)同性的重要功能平臺。