新時期高校檔案管理工作的思考

鄭清一

檔案管理是高校育人工作的基礎(chǔ)，提高高校檔案管理水平對于促進人才培養(yǎng)、有序開展日常教育教學(xué)工作有重要意義。新時期，檔案管理工作必須與時俱進，要認真審視當前工作中的不足，提高人員素質(zhì)，借助信息手段提高工作實效性。本文就當前檔案管理工作的不足之處進行分析，繼而提出四點建議，以促進檔案管理工作的持久發(fā)展。

一、檔案管理工作中的不足之處

（一）信息化應(yīng)用不足

信息化管理是時代的發(fā)展趨勢。隨著時間的推移，不論是檔案的數(shù)量還是種類都在不斷豐富，只有更新管理方式、創(chuàng)新管理思路才能適應(yīng)時代發(fā)展，體現(xiàn)高校在管理方面的水平。但在實際工作中，高校的信息化水平較低，在硬件投入上缺乏重視，在日常檔案管理工作中對信息技術(shù)的應(yīng)用較少，通常采取傳統(tǒng)錄入表格的方式記錄資料，未實現(xiàn)智能化、數(shù)字化管理。高校發(fā)展過程中，對信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在電子閱覽室、計算機教學(xué)中，而檔案管理工作中的信息化應(yīng)用有限，在收集、導(dǎo)入、編輯、共享信息方面仍有較大的改善空間。

（二）高校檔案主管者墨守成規(guī)

檔案管理工作是日常工作的基礎(chǔ)，但主管者對該項工作通常缺乏足夠的重視，未認識到信息化建設(shè)的必要性。受傳統(tǒng)觀念影響，高校領(lǐng)導(dǎo)籠統(tǒng)地將檔案管理視為收集、整理、分類的工作，低估了檔案管理工作的工作量和工作難度。隨著時代的發(fā)展，檔案管理要滿足收集、共享、下載、分類、借閱等多種需求，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)暴露出工作效率低下、缺乏安全性、檔案收集滯后等諸多問題。對信息化的建設(shè)不僅要投入先進的設(shè)備，更要重視搭建管理系統(tǒng)，重新梳理工作流程和管理制度，由于主管者觀念的滯后，導(dǎo)致這部分工作未能順利開展，工作中出現(xiàn)人力、財力、物力等多方面問題。

（三）管理制度上的欠缺

檔案涉及師生個人的隱私安全、高校發(fā)展建設(shè)中的成果記錄，應(yīng)重視檔案管理工作的安全性、保密性。但在實際工作中，由于制度方面的欠缺，導(dǎo)致工作仍存在漏洞。部分高校對檔案的收集管理不及時，導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)資料未能及時更新，影響借閱、共享、下載等操作。此外，在檔案管理、借閱、收集時出現(xiàn)的問題落實不到位，一旦出現(xiàn)問題，很難確認出錯的環(huán)節(jié)，影響管理工作的進一步發(fā)展。檔案管理是一項長期任務(wù)，一成不變的制度必然不適合發(fā)展的需求，應(yīng)找出工作中的不足，借助規(guī)章制度統(tǒng)一工作標準，明確各部門責任。

（四）人員素質(zhì)參差不齊

高校各院系、各部門對檔案管理工作的重視程度不一，人員素質(zhì)參差不齊，甚至存在缺乏專職管理人員的現(xiàn)象。缺乏專職管理人員會影響查閱、整理的效率，檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性也難以保障。由于各部門負責收集整理檔案的人員可能存在變動，加之缺乏專職的管理人員，導(dǎo)致部分檔案可能被遺漏。新時期的檔案管理人員應(yīng)該具備良好的信息素養(yǎng)和職業(yè)道德，要有嚴謹認真的工作態(tài)度，只有重視對管理人員的培養(yǎng)，高校才能提高檔案管理工作的效率。

二、對加強檔案管理工作的相關(guān)建議

（一）提高信息化水平

高校應(yīng)建立完善的信息管理系統(tǒng)，用于匯總和管理各部門的檔案，并將收集和管理檔案作為工作重點，借助信息手段滿足高校師生日常的教學(xué)、研究、學(xué)習(xí)需求。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)努力推動數(shù)字化建設(shè)，提倡有序、高效的管理，督促各部門人員重視檔案管理工作。隨著信息時代的到來，高校教師與學(xué)生的信息素養(yǎng)也有一定的提高，要借此契機推廣信息手段，鼓勵廣大師生合理利用信息管理系統(tǒng)，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案相互補充，建議師生根據(jù)實際需求靈活選擇。

向系統(tǒng)導(dǎo)入紙質(zhì)檔案是一項繁重而枯燥的工作，應(yīng)利用信息手段簡化導(dǎo)入工作，要求管理人員認真梳理各種類別的檔案，根據(jù)查閱需求、檔案種類進行合理分類，做好檔案管理中的細節(jié)工作。專職人員要熟悉檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的各項操作，并持續(xù)收集師生對檔案系統(tǒng)的實際使用需求，定期將收集的意見反饋給信息部人員，促進管理系統(tǒng)的不斷完善。搭建完善的信息化體系，不僅要為專職人員開通管理賬號，也要為各部門負責檔案收集的人員開通系統(tǒng)賬號，培養(yǎng)各部門人員的信息錄入習(xí)慣，使高校內(nèi)各組織部門認識到信息化的作用，提高對檔案管理工作的重視度。

（二）主管者轉(zhuǎn)變觀念

高校領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理工作的負責人，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作的推進，對工作中人力、財力、物力、技術(shù)的需求給予支撐，做好保障工作。應(yīng)認識到檔案管理工作兼具服務(wù)性和基礎(chǔ)性的特點，既要做好日常的分類、收集、整理工作，也要保持動態(tài)發(fā)展，滿足師生多樣化的使用需求。只有認識到檔案管理工作的重要性，才能在校內(nèi)工作的統(tǒng)籌安排中合理分配人員、物資，對檔案工作提出具體的要求和宏觀的指導(dǎo)。

在以往的工作中，主管者對檔案管理工作的要求以安全、有序為主，缺乏創(chuàng)新思維。應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不僅要積極地建設(shè)信息管理系統(tǒng)，同時要重視開發(fā)系統(tǒng)內(nèi)檔案的價值，使檔案有序地流動起來，促進教學(xué)和研究工作的順利開展。同時，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理納入高校發(fā)展創(chuàng)新工作中，督促各部門、各院系重視對檔案資料的保存、收集。

（三）完善管理制度

高校應(yīng)通過完善制度提高檔案管理水平，使校內(nèi)師生了解收集檔案的范圍，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，自覺遵守與檔案管理相關(guān)的規(guī)定和規(guī)范。檔案管理工作應(yīng)建立在守法合規(guī)的基礎(chǔ)上，明確檔案管理人員的職責，對專職人員提出具體的要求，通過擬定與院校實際情況相符的規(guī)章制度約束和指導(dǎo)專職人員的日常工作。

相關(guān)規(guī)章制度應(yīng)落實到管理工作中的各個環(huán)節(jié)，對整理檔案、歸納檔案、使用檔案制定明確的標準，避免出現(xiàn)檔案損壞、泄露人員隱私的失誤。為此，應(yīng)制定嚴謹?shù)谋Ｃ軛l例，對專職管理人員和基層人員、用戶提出明確的操作要求，同時要完善信息管理系統(tǒng)，確保每一步操作有據(jù)可查，可以在出現(xiàn)問題后落實到個人，提高工作的準確性。為提高專職人員的工作責任心和積極性，應(yīng)制定嚴格完善的考核制度，對其一定時期內(nèi)的工作表現(xiàn)進行考評。

工作表現(xiàn)的內(nèi)容應(yīng)該是多方面的，既要體現(xiàn)檔案管理工作的嚴謹性，也要對創(chuàng)新和服務(wù)提出要求。應(yīng)將師生對工作的滿意度評價納入考評中，以督促專職人員不斷創(chuàng)新，提高工作有效性。應(yīng)加強對專職人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，使專職人員認識到崗位職責，在工作中嚴格參照規(guī)范執(zhí)行，對師生檔案、高校檔案負責，能依法護檔，有較強的責任心。以上內(nèi)容不僅要靠制度去約束，也要通過良好的工作氛圍長期滲透，因此，應(yīng)樹立良好的校園文化，使師生在檔案的使用和收集過程中相互監(jiān)督，共同營造健康積極的檔案管理氛圍。

（四）提高專職人員專業(yè)水平

高校應(yīng)加強對專職人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，要求專職人員提高操作水平，具備良好的學(xué)習(xí)能力和反應(yīng)能力，可以有序完成日常檔案管理工作。

為提高人員專業(yè)素養(yǎng)，高校應(yīng)建立競爭機制，鼓勵專職人員加強信息技術(shù)的自主學(xué)習(xí)，并對其工作進行量化考核，使每個人的表現(xiàn)和能力直觀展示，以促進工作不斷推進。檔案管理人員應(yīng)具有保密意識和服務(wù)意識，高校應(yīng)不斷提高專職人員的思想覺悟，通過組織培訓(xùn)提高人員專業(yè)素養(yǎng)。

當專職人員有工作調(diào)整時，應(yīng)做好工作銜接，確保檔案管理工作穩(wěn)定進行，同時要及時收回系統(tǒng)賬號，或調(diào)整賬號權(quán)限，避免出現(xiàn)系統(tǒng)資料泄露事件。高校應(yīng)提高專職人員的準入門檻，對人員的思想覺悟、信息技術(shù)水平、溝通能力提出要求，只有細化準入條件才能督促在崗人員不斷進步，促進管理工作的持續(xù)創(chuàng)新。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一項長期的基礎(chǔ)性工作，容易被忽視，然而隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當代的發(fā)展節(jié)奏。高校應(yīng)提高檔案管理水平，管理者要具備新思想，只有在工作中不斷融入新技術(shù)，完善當前工作模式，才能使高校檔案發(fā)揮價值，更好地為師生服務(wù)，促進校內(nèi)各項工作有序推進。

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（作者單位 山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）