計(jì)劃管理：有計(jì)劃，不怕變化

謝良鴻

關(guān)于計(jì)劃的重要性，古代先賢已經(jīng)反復(fù)論證。明朝劉伯溫在《百戰(zhàn)奇略·計(jì)戰(zhàn)》中說(shuō)：“凡用兵之道，以計(jì)為首?！敝笓]軍隊(duì)作戰(zhàn)的法則，應(yīng)把研究各種情況、制定謀略作為首要考慮的事情?！爸\定而后動(dòng)”，“謀”就是做計(jì)劃，也就是做任何事情之前，都要先計(jì)劃清楚。

在工作中，我們其實(shí)都有計(jì)劃，只是很多時(shí)候未按計(jì)劃執(zhí)行。比如很多管理者認(rèn)為，工作很忙，根本沒(méi)時(shí)間做計(jì)劃，再就是做計(jì)劃是給領(lǐng)導(dǎo)看的，與公司經(jīng)營(yíng)關(guān)系不大，導(dǎo)致員工對(duì)計(jì)劃不重視，因?yàn)樗麄冇X(jué)得“計(jì)劃趕不上變化，變化趕不上老板一句話(huà)”“以前沒(méi)有做計(jì)劃，照樣能完成任務(wù)”；“提出的計(jì)劃沒(méi)人考核與跟進(jìn)，形同虛設(shè)”。

其實(shí)，有效的計(jì)劃管理能幫助企業(yè)管理者合理分配資源、順利達(dá)成目標(biāo)，執(zhí)行過(guò)程中就不會(huì)出現(xiàn)重大的變化；崇尚科學(xué)管理的現(xiàn)代企業(yè)無(wú)不重視對(duì)計(jì)劃的管理。做了計(jì)劃和沒(méi)有做計(jì)劃相比，哪個(gè)會(huì)執(zhí)行得更好呢？有計(jì)劃總比沒(méi)計(jì)劃強(qiáng)，好計(jì)劃自然比差計(jì)劃更好。我們首先要端正態(tài)度，做計(jì)劃不是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而是一個(gè)態(tài)度問(wèn)題，是為了改善工作、提高效率，千萬(wàn)不要為了計(jì)劃而做計(jì)劃。

七步工作法制訂有效的計(jì)劃

所謂七步工作法，就是從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

●第一步，確定問(wèn)題

明確定義與產(chǎn)品、過(guò)程或其他要求相關(guān)的問(wèn)題；完整地識(shí)別問(wèn)題可以加快第三步和第六步措施的實(shí)施；問(wèn)題描述要簡(jiǎn)潔明了，不要過(guò)于宏觀(guān)；將數(shù)據(jù)按分析的故障形態(tài)用直方圖、控制圖、運(yùn)行圖、柱狀圖等進(jìn)行分類(lèi)；吸收適當(dāng)?shù)膶?zhuān)家意見(jiàn)以協(xié)助確定問(wèn)題；確定并量化問(wèn)題；將報(bào)告的問(wèn)題變成技術(shù)性的問(wèn)題描述或陳述；問(wèn)題的最終陳述必須是小組或個(gè)人知道該解決什么問(wèn)題，知道他們?cè)撛诤螘r(shí)解決問(wèn)題。

●第二步，確定可能的原因，并按其重要程度分組

針對(duì)所描述的問(wèn)題記錄所有可能原因，并選擇最有可能的原因去制定改進(jìn)措施；在此期間分析故障原件、觀(guān)察發(fā)生故障的部位、了解發(fā)生問(wèn)題時(shí)的外界環(huán)境；運(yùn)用系統(tǒng)化邏輯推理的方法確定產(chǎn)生問(wèn)題的根源；思考“獲得重要意見(jiàn)的最佳途徑就是收集許許多多的意見(jiàn)，并把不好的意見(jiàn)扔掉”；在過(guò)程中的晚些時(shí)候進(jìn)行最后的驗(yàn)證與確認(rèn)，之所以在“晚些時(shí)候”，是為了避免過(guò)程當(dāng)中的遺漏。

●第三步，采取臨時(shí)措施

立即采取措施保護(hù)用戶(hù)，避免造成用戶(hù)的更大損失；確保問(wèn)題得到隔離，使用戶(hù)不再受到影響；制訂并實(shí)施臨時(shí)措施；確保按七步工作法改進(jìn)過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，對(duì)應(yīng)所實(shí)施的每一短期措施的日期、日期代碼、流水號(hào)等都要記錄，這樣可以保證可追溯性；增加檢查頻次；適當(dāng)情況下與員工、其他部門(mén)或相關(guān)方交流信息。

●第四步，收集數(shù)據(jù)并設(shè)計(jì)試驗(yàn)來(lái)確定原因

用數(shù)據(jù)確定產(chǎn)生問(wèn)題的可能原因，根據(jù)需要設(shè)計(jì)試驗(yàn)以驗(yàn)證或重現(xiàn)原因；制訂數(shù)據(jù)采集計(jì)劃，如審查歷史記錄、測(cè)量零件等，以排查在第二步確定的可能原因；如果上述活動(dòng)未能再現(xiàn)問(wèn)題，則需要設(shè)計(jì)附加試驗(yàn)；保證離過(guò)程最近的人員參與活動(dòng)，同時(shí)在準(zhǔn)備采集數(shù)據(jù)時(shí)要注意“是什么”和“為什么”。

●第五步：進(jìn)行試驗(yàn)，分析數(shù)據(jù)，選擇解決方案

確認(rèn)產(chǎn)生問(wèn)題的真正根源，確定并選擇根除這些根源的有效解決方法；實(shí)施在第四步確定的所有試驗(yàn)；對(duì)照希望得到的結(jié)果分析試驗(yàn)結(jié)果或歷史數(shù)據(jù)；選擇最有效的解決方法；用試驗(yàn)證明當(dāng)原因存在時(shí)產(chǎn)生了效果，而原因不存在時(shí)則沒(méi)有效果；通過(guò)驗(yàn)證因果關(guān)系的存在確定起作用或不起作用的項(xiàng)目；通過(guò)分析數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)哪些模式再現(xiàn)了周期或趨勢(shì)；根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的分析確定解決方案。

●第六步，實(shí)施永久解決措施，可能情況下采用防錯(cuò)措施

實(shí)施永久的解決措施并驗(yàn)證其效果；計(jì)劃必要的活動(dòng)來(lái)有效地實(shí)施第五步確定的解決措施；保證盡可能采用防錯(cuò)型的解決措施；確定表示改進(jìn)成功與否的指標(biāo)；持續(xù)足夠長(zhǎng)的時(shí)間以消除缺陷；確?？刂朴?jì)劃得到及時(shí)更新；確保更改得到交流并正確地展開(kāi)。

●第七步，評(píng)估項(xiàng)目以持續(xù)改進(jìn)

通過(guò)量化的方法評(píng)估消除問(wèn)題根源的效果，并檢驗(yàn)防止問(wèn)題重復(fù)發(fā)生所需的控制方法是否已經(jīng)到位；評(píng)價(jià)進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)的機(jī)會(huì)；表彰和感謝在解決問(wèn)題過(guò)程中所有參與人員所付出的努力和取得的成績(jī)。

影響計(jì)劃執(zhí)行的主要因素

計(jì)劃是對(duì)目標(biāo)實(shí)施所做的統(tǒng)籌安排，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理的重要依據(jù)。尤其是生產(chǎn)制造型企業(yè)，為了滿(mǎn)足客戶(hù)需求及生產(chǎn)的連續(xù)性，通常會(huì)制訂一份穩(wěn)定、均衡的主生產(chǎn)計(jì)劃，即根據(jù)庫(kù)存信息、物料清單、采購(gòu)和生產(chǎn)情況計(jì)算出完成最終產(chǎn)品出貨還缺什么、缺多少，從而得出采購(gòu)和生產(chǎn)計(jì)劃信息；再由計(jì)劃員進(jìn)行能力與負(fù)荷平衡及修正后，產(chǎn)生最終的采購(gòu)訂單和生產(chǎn)訂單，之后就是采購(gòu)和生產(chǎn)任務(wù)的具體執(zhí)行。由此可以看出，生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行受到許多因素的影響。

歸納起來(lái)，影響生產(chǎn)制造型企業(yè)計(jì)劃執(zhí)行的因素主要有以下幾個(gè)方面：

訂單變更：臨時(shí)訂單或者臨時(shí)變更的訂單較多，給安排生產(chǎn)和采購(gòu)帶來(lái)很多不確定因素；

圖紙變更：由于原設(shè)計(jì)有問(wèn)題需要修改，或者由于業(yè)主提出了新要求。管理者應(yīng)加強(qiáng)圖紙審查，嚴(yán)格控制隨意變更；

資金問(wèn)題：資金短缺會(huì)影響計(jì)劃的順利進(jìn)行。管理者應(yīng)密切關(guān)注此項(xiàng)工作，及時(shí)撥付計(jì)劃進(jìn)度款，以免因資金供應(yīng)不足造成損失；

物料供應(yīng)：物料清單錯(cuò)誤會(huì)干擾生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行，比如物料清單沒(méi)有及時(shí)更新造成缺料，造成生產(chǎn)部門(mén)的物料需求得不到及時(shí)滿(mǎn)足；

供應(yīng)商：供應(yīng)商的影響是個(gè)老生常談的問(wèn)題，因此需要加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立一套評(píng)估考核體系，篩選高素質(zhì)供應(yīng)商，淘汰跟不上公司節(jié)奏和要求的“山寨廠(chǎng)”，保證物料供應(yīng)順暢；

外部因素：包括政治、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)及自然等方面因素；

計(jì)劃理想化：計(jì)劃過(guò)于理想化，對(duì)產(chǎn)能及瓶頸資源計(jì)算不足，計(jì)劃管理不嚴(yán)格，不能平衡各生產(chǎn)部門(mén)的進(jìn)度，都會(huì)嚴(yán)重影響生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行；

流程不順暢：部門(mén)主義，推諉扯皮，不按流程做，責(zé)任心不強(qiáng)，輕視交貨期，違規(guī)操作等，都會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃和執(zhí)行“兩張皮”。

時(shí)間管理四象限法，提升執(zhí)行效率

我們經(jīng)常會(huì)有這樣的感受，明明已經(jīng)很努力地工作，但每到下班前手頭還是遺留一堆的活兒沒(méi)處理，于是很容易開(kāi)始抱怨計(jì)劃安排不合理，跨部門(mén)配合效率低等現(xiàn)象。殊不知，在你身邊還有這樣一些人存在，他們工作量更飽滿(mǎn)，面對(duì)的情況更復(fù)雜，每天的計(jì)劃卻能按時(shí)完成。

造成這種反差的重要原因之一，就是對(duì)時(shí)間的規(guī)劃和運(yùn)用是否合理。要破解計(jì)劃執(zhí)行率低的難題，可以運(yùn)用一種行之有效的方法——時(shí)間管理四象限法（見(jiàn)圖1）。該方法具有借鑒意義，不僅可以幫助我們分清事務(wù)的輕重緩急，也有助于消除影響計(jì)劃管理的某些不利因素。

圖1 時(shí)間管理四象限

在圖1的四個(gè)象限中，第一象限是重要又緊急的事情；第二象限是重要不緊急的事情；第三象限是緊急不重要的事情；第四象限是既不重要也不緊急的事情。區(qū)分出事務(wù)的重要緊急程度之后，我們就可以有條不紊地去處理。

●第一象限，立即去做

我們工作和學(xué)習(xí)中的壓力、危機(jī)主要來(lái)自于第一象限。第一象限就像是一片雷區(qū)，我們踏足這個(gè)象限的次數(shù)越少越好。這些事情必須馬上去做，否則后果將非常嚴(yán)重。但是你立即去做的同時(shí)還應(yīng)該思考一個(gè)問(wèn)題：我真的有那么多重要且緊急的事情嗎？ 也就是說(shuō)，辨別出真正緊急且重要的事非常重要。其實(shí)第一象限當(dāng)中80%的事務(wù)都來(lái)自于第二象限沒(méi)有被很好處理的事務(wù)，也就是說(shuō)這個(gè)壓力和危機(jī)，是自己強(qiáng)加給自己的。

●第二象限，有計(jì)劃地去做

我們應(yīng)該將時(shí)間更多地投資于第二象限，不能因?yàn)樗遣痪o急的就不去處理。這些事情雖然看起來(lái)不緊急，但是它卻足夠重要，假如你現(xiàn)在不重視它，它隨時(shí)都會(huì)發(fā)展成重要而且緊急的事情。第二象限要做的事情包括準(zhǔn)備工作、計(jì)劃工作；預(yù)防措施；價(jià)值觀(guān)的澄清。

對(duì)待第二象限的事情，即使沒(méi)有立即去做的必要，也至少要有一份時(shí)間計(jì)劃表。當(dāng)你想擱置執(zhí)行這份計(jì)劃表時(shí)，可以這樣思考：為了避免使更多的事情進(jìn)入令人討厭的第一象限，還是趕緊行動(dòng)吧。

●第三象限，交給別人去做

我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，第三象限的事務(wù)是我們忙碌且盲目的源頭。如果你是個(gè)習(xí)慣于處理緊急狀況的人，很可能會(huì)誤以為自己所做的每件事都屬于第一象限——重要且緊急，仔細(xì)分析后可能發(fā)現(xiàn)，很多時(shí)間其實(shí)都是花在緊急的突發(fā)事件上，比如辦公室里的突然來(lái)電，上級(jí)安排的臨時(shí)會(huì)議等。這個(gè)象限里的時(shí)間投入是相當(dāng)可惜的，事情雖然緊急，但忙了半天可能一點(diǎn)效果也沒(méi)有。很多人都會(huì)被一個(gè)假象所迷惑，認(rèn)為緊急的就是重要的，其實(shí)緊急和重要一點(diǎn)關(guān)系都沒(méi)有。在這個(gè)象限，我們應(yīng)該思考這個(gè)問(wèn)題：如何盡量減少第三象限的事務(wù)？

●第四象限，盡量別去做

這是一個(gè)用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)做一些不重要而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是不能在這個(gè)象限里投入太多精力，否則就是在浪費(fèi)生命了。例如：當(dāng)你工作身心疲憊的時(shí)候，可以和朋友出去喝酒吃飯，緩解一些緊張的情緒，但如果每天都這樣就成不務(wù)正業(yè)了。所以我們不能沉迷于第四象限。

我們要清楚，在四個(gè)象限中我們最應(yīng)該投資的就是第二象限。事實(shí)上，我們很難把時(shí)間、精力投入到第二象限中，而且第二象限并不能很快地體現(xiàn)出它的價(jià)值，它需要長(zhǎng)時(shí)間的驗(yàn)證、量的積累、質(zhì)的飛躍，然后你就會(huì)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行效率明顯提高。

有人說(shuō)，管理就是制訂計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、監(jiān)控計(jì)劃的過(guò)程。項(xiàng)目管理泰斗科茲納更是一針見(jiàn)血地指出：不做計(jì)劃的好處，就是不用成天煎熬地監(jiān)控計(jì)劃的執(zhí)行情況，直接面臨突如其來(lái)的失敗與痛苦?？梢?jiàn)項(xiàng)目計(jì)劃在項(xiàng)目管理中的重要性。

作者 中國(guó)管理科學(xué)研究院新興經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)研究所 副所長(zhǎng)