基于用戶需求的檔案資源開發(fā)利用研究

郭凈鈺, 楊健康, 吳珮嘉

(1.中南大學(xué) 生物醫(yī)學(xué)信息系，湖南 長沙 410083；2.中南大學(xué) 檔案技術(shù)研究所，湖南 長沙 410083； 3.中共湖南省委辦公廳檔案宣傳教育處，湖南 長沙 410011)

1 前言

檔案信息資源是指適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的歷史記錄，從各方面反映了歷史的真實情況，具有極高的保存利用價值。對于檔案資源開發(fā)利用主要是對檔案信息進行二次加工與整合，獲取檔案中更有效、深層次的價值，并將其再次應(yīng)用于生產(chǎn)實踐，用戶需求則決定了檔案研究與開發(fā)的主要方向。研究檔案用戶現(xiàn)實需求以及檔案資源的利用價值，創(chuàng)新檔案資源開發(fā)模式，滿足不同需求，具有重要的現(xiàn)實意義。

2 檔案用戶分析

在檔案工作的體系中，檔案用戶的利用是最終的環(huán)節(jié)，對于檔案用戶的分析極為重要。鄭越文[1]在討論檔案用戶服務(wù)中提到：在檔案事業(yè)的發(fā)展中，檔案工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶利用，檔案機構(gòu)現(xiàn)在最主要的任務(wù)之一就是為檔案用戶提供服務(wù)。米維紅[2]認為：當(dāng)檔案用戶對檔案信息需求得到滿足后，會對檔案信息資源的質(zhì)量要求有所提高，表明檔案用戶需求分析會對整個檔案服務(wù)流程產(chǎn)生更高效、便捷的需求。對于檔案用戶的分析可以從以下幾個方面來入手：一是檔案用戶類型分析，便于更好地對檔案用戶進行個性化服務(wù)；二是檔案用戶價值分析，能正確地理解檔案用戶對檔案開發(fā)利用的重要性；三是檔案用戶需求分析，使檔案資源的開發(fā)利用更有針對性。

2.1 檔案用戶類型分析

隨著檔案意識的不斷提升，社會各行各業(yè)更加重視檔案資源，檔案用戶日益增長，類型不斷增加，規(guī)模不斷擴大。根據(jù)不同的指標，檔案用戶能劃分成不同的類別，如表1所示。

表1 檔案用戶劃分

2.2 檔案用戶價值理論分析

檔案用戶價值理論體系源于顧客價值，顧客價值理論自20世紀80年代中期就引起西方營銷學(xué)者和企業(yè)家的關(guān)注，現(xiàn)已廣泛運用在各個領(lǐng)域。莫麗彬[3]在顧客價值理論對檔案工作的啟示中提到：檔案服務(wù)的顧客就是“檔案利用者”或“檔案用戶”，和企業(yè)的“顧客”有著許多的相同性，檔案館應(yīng)從檔案利用者的需求出發(fā)，提高檔案資源的利用價值，取得更好的經(jīng)濟和社會效益。檔案用戶價值理論使檔案工作者站在用戶的角度去認識檔案工作與服務(wù)的價值所在，進而強調(diào)以用戶為核心，重視用戶價值的實現(xiàn)。國外學(xué)者將用戶價值分為四個維度：基本價值、期望價值、需求價值和未預(yù)期價值，其中檔案信息資源的收集、整理、保存和利用是檔案用戶價值中最基本的，而檔案用戶的期望價值不僅僅局限于檔案信息資源的存儲，更要滿足用戶多樣化的需求，通過資料的匯總、參考、咨詢?yōu)闆Q策者提供支持，而且還能通過自身豐富的資源起到宣傳歷史、文化教育的作用。其未預(yù)期價值在于，滿足用戶的需求，促進文化事業(yè)的發(fā)展，使得檔案機構(gòu)成為文化傳播的載體。

2.3 檔案用戶需求分析

2011年后檔案工作逐漸以用戶需求為導(dǎo)向。庫克[4]認為檔案用戶需求會影響鑒定界限，鑒定就是區(qū)別檔案價值的過程，同時檔案用戶需求會影響?zhàn)^藏，使檔案服務(wù)有計劃、有目標地挖掘更有價值的檔案信息。檔案的利用日漸增長，對檔案的需求也日益多元化。檔案用戶的需求分為兩部分，一是對檔案信息的需求，一般為信息內(nèi)容、信息質(zhì)量、信息范圍，檔案用戶需要獲得有價值、能解決問題、完整可靠的檔案信息；二是對檔案服務(wù)的需求，主要為對服務(wù)方式、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量等方面。檔案用戶希望能通過更加便捷、高效、經(jīng)濟的方式來獲得自身所需的信息[5]。在檔案用戶的需求上雖然呈現(xiàn)多元化，但總體而言都是為了利用檔案信息解決實際問題，有一定的共同性，如表2所示。

表2 檔案用戶的需求共性

3 檔案資源開發(fā)利用的價值分析

作為信息產(chǎn)業(yè)的重要部分，檔案資源將成為最具使用價值的信息資源之一。檔案資源的開發(fā)是機遇也是挑戰(zhàn)，只有通過合理、有效的方式去開發(fā)利用檔案資源，才能使檔案資源更好地服務(wù)于社會，進而實現(xiàn)其價值。

3.1 檔案資源開發(fā)利用的背景

館藏檔案是最古老的珍藏方式之一，在我國的傳統(tǒng)文化歷史中，有著光輝的歷史，也是現(xiàn)代社會最基本的文化資源之一。但是在歷史上，人類更注重如何保管檔案，很少會從開發(fā)利用的角度來探討檔案資源，忽略了檔案的承載性和實用性，導(dǎo)致了檔案需求和利用的脫節(jié)。深度開發(fā)利用檔案資源，使其發(fā)揮更大的價值，極具現(xiàn)實意義。

3.2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案資源開發(fā)利用的價值

數(shù)據(jù)信息化的新時代被稱為“大數(shù)據(jù)時代”，今天的社會活動中涉及的數(shù)據(jù)規(guī)模非常龐大，在各個領(lǐng)域的發(fā)展和運行過程中，會產(chǎn)生大量形式多樣的檔案材料。檔案工作中大數(shù)據(jù)的使用，就是對海量的檔案數(shù)據(jù)進行分類、整理。柳華[6]在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何做好檔案信息開發(fā)和利用工作中提到：在信息時代的到來時，檔案部門應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的潮流并抓住機遇，利用大數(shù)據(jù)對檔案資源進行信息化建設(shè)，更好地為檔案用戶進行服務(wù)。用傳統(tǒng)的方法保存和利用檔案資源是相當(dāng)困難的，利用現(xiàn)代新技術(shù)，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，然后進行電子數(shù)據(jù)的收集、整理、傳播、利用，不但可以提高檔案管理和利用的效率，而且借助大數(shù)據(jù)管理檔案資料，不受時間和空間的限制，存儲方便，擴大了檔案資源的利用范圍。

3.3 檔案信息資源開發(fā)利用的必要性分析

3.3.1 組織發(fā)展的必然需求

組織在發(fā)展的過程中會產(chǎn)生大量的信息資源，且大部分以檔案的形式表現(xiàn)，這些檔案資源反映了組織內(nèi)部的實際運營狀況，可以作為管理者決策的支撐。檔案信息資源的開發(fā)利用，可以促進科學(xué)的決策，為組織的發(fā)展指引更準確的方向。檔案信息資源的開發(fā)利用是組織發(fā)展的一種必然性需求[7]。

3.3.2 信息價值的必然結(jié)果

將檔案資源中包含的高價值信息充分、全面地挖掘出來以滿足不同用戶的需求，這是實現(xiàn)檔案信息資源價值的必然選擇[7]。如果仍然重藏輕用或者滿足于傳統(tǒng)的、粗放的資源利用，必然導(dǎo)致部分有價值的信息被隱藏埋沒，造成檔案信息資源的浪費。

3.4 檔案信息資源開發(fā)利用的重要性分析

現(xiàn)代社會對信息資源的利用率提出了更多的要求，也提供了更多的信息挖掘手段。在此背景下，檔案信息資源價值更高，開發(fā)利用的可行性也更高。依托檔案信息資源的開發(fā)，保證管理活動的針對性和及時性，提高資源的社會利用效率，并促進資源的可持續(xù)利用。

4 建立以用戶需求為導(dǎo)向的檔案資源開發(fā)利用模式

4.1 加強對用戶的研究

檔案用戶研究，主要是對用戶的目的、心理、需求等方面進行分析。檔案用戶利用目的也可以稱為是需求動機，一是希望能夠利用檔案證明某些事情的真實性，二是希望能夠全面系統(tǒng)地得到需要的檔案信息。就用戶心理而言，性格、學(xué)歷、環(huán)境等許多方面都是影響心理的重要因素。檔案用戶需求是個體行為的動力源泉，需求越強烈，積極性就會越高，通過調(diào)查統(tǒng)計，充分了解用戶的需求，才能更好地進行開發(fā)。

4.2 優(yōu)化檔案館藏

館藏是檔案建設(shè)的根本，豐富的館藏結(jié)構(gòu)是優(yōu)化檔案質(zhì)量、挖掘檔案信息的前提條件。用戶利用率低、檔案開發(fā)能力不足，重要原因之一就是檔案收藏不足，結(jié)構(gòu)太過單一。檔案的開發(fā)是由相關(guān)機構(gòu)的性質(zhì)和任務(wù)決定的，檔案部門應(yīng)參考“檔案法”和其他法律法規(guī)，科學(xué)而地收集檔案材料，尤其注意收集反映當(dāng)?shù)氐奈幕蜌v史檔案、經(jīng)濟和科學(xué)研究檔案，以及企業(yè)發(fā)展管理數(shù)據(jù)等。內(nèi)容越豐富，結(jié)構(gòu)越合理，開發(fā)類型就可以更加靈活多變，滿足各類型用戶的需求。

4.3 注重開發(fā)的多樣性

傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)存在著一些誤區(qū)，將重心放在了編制和研究上面，過分地追求編研的數(shù)量和速度反而忽視了編研的質(zhì)量，或者只注重歷史信息的編研而忽略了當(dāng)前經(jīng)濟文化信息檔案的開發(fā)，這樣導(dǎo)致了表面上看似業(yè)績、效率很高，但是不為公眾所接受。隨著數(shù)字化檔案的發(fā)展和大眾需求的增長，以新媒形式出現(xiàn)的檔案信息資源越來越多，但用戶的參與度仍然不高，加大檔案信息資源開發(fā)的宣傳力度尤為關(guān)鍵。必須創(chuàng)新開發(fā)模式，拓展內(nèi)容的多樣性，充分滿足各層次、各類型、各階段的檔案信息需求，擴大檔案資源的受眾。

4.4 加快數(shù)字化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打破了傳統(tǒng)時空的限制，使檔案資源的利用變得更加的高效便捷。加快檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，能使檔案資源從單一的實體館藏利用轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿坏男畔①Y源利用，適應(yīng)信息時代的快速發(fā)展，可以為用戶提供更便捷、高效的服務(wù)，滿足用戶對于信息資源全面性、多樣性的需求。

4.5 做好服務(wù)工作

改善服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方向、服務(wù)方式以及服務(wù)環(huán)境，讓用戶擁有更好的體驗感，提高用戶滿意度。檔案工作的服務(wù)要從神秘、生硬的檔案管理者轉(zhuǎn)變?yōu)橛H和的信息服務(wù)者；服務(wù)要面向國家、社會、企業(yè)、組織和個人；變被動為主動，依據(jù)用戶的需求來提供服務(wù)；不僅可以提供原始文獻，還可以提供二次、三次文獻以及更高級的、個性化的成果；服務(wù)環(huán)境應(yīng)該從封閉轉(zhuǎn)變?yōu)楦娱_放、和諧、輕松。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案用戶的需求和檔案資源的價值進行再認識，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，深化服務(wù)層次，轉(zhuǎn)換服務(wù)方式，以用戶需求為導(dǎo)向，以數(shù)字技術(shù)為支撐，構(gòu)建檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化模式，對于充分地發(fā)揮檔案信息資源的作用具有很強的現(xiàn)實意義。