農(nóng)業(yè)科研院所從檔案管理走向檔案治理的思考

仇秀麗

2013年中共十八屆三中全會(huì)提出推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，國(guó)家管理方式的變化必然會(huì)引起檔案管理方式的變革，2016年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”的發(fā)展目標(biāo)[1]。農(nóng)業(yè)科研院所作為我國(guó)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和科技服務(wù)的主力軍，擔(dān)負(fù)著推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步、支撐現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展、引領(lǐng)傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)創(chuàng)新的重任。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所管理工作的一部分，是重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是提高工作質(zhì)量和服務(wù)效率的必要條件，對(duì)維護(hù)歷史真實(shí)面貌，推進(jìn)科技創(chuàng)新和服務(wù)三農(nóng)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，在檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展背景下，農(nóng)業(yè)科研院所要適應(yīng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，推進(jìn)檔案管理走向檔案治理是院所檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重要任務(wù)，也是時(shí)代賦予檔案人的神圣使命[2]。

一、從檔案管理走向檔案治理的必然

（一）時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物

檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的一項(xiàng)工作。習(xí)近平總書記指出：“我國(guó)今天的國(guó)家治理體系，是在我國(guó)歷史傳承、文化傳統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)上長(zhǎng)期發(fā)展、漸進(jìn)改進(jìn)、內(nèi)生性演化的結(jié)果[3]?！痹谛碌臅r(shí)期，檔案治理作為國(guó)家治理體系的一個(gè)重要組成部分，緊跟國(guó)家治理現(xiàn)代化步伐，既是檔案管理的新發(fā)展和升華，也是更高層次的檔案管理，其內(nèi)涵更加豐富全面。《檔案法》的修訂，正是推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)。因此，農(nóng)業(yè)科研院所從檔案管理走向檔案治理是時(shí)代發(fā)展的必然。

（二）科技發(fā)展的必然選擇

農(nóng)業(yè)隨著科技的發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案資料，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足和適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，很多紙質(zhì)檔案資源需要信息化才能滿足社會(huì)發(fā)展需要。充分利用云計(jì)算、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息科技手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行掃描、加工、分析和利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理和合理化配置，向本單位和社會(huì)提供有針對(duì)性、多樣化和智能化的檔案信息服務(wù)，極大地提升了檔案公共服務(wù)的質(zhì)量和效率[4]。文檔一體化管理系統(tǒng)的建立，克服了傳統(tǒng)檔案依靠人工操作的弊端，將農(nóng)業(yè)科研院所檔案機(jī)構(gòu)打造成為一個(gè)信息處理和供應(yīng)中心，使檔案管理進(jìn)入一個(gè)新的管理形式，檔案治理切實(shí)能提升農(nóng)業(yè)科研院所檔案工作科學(xué)化水平。

（三）檔案管理的必然要求

目前很多農(nóng)業(yè)科研院所在檔案工作中存在著各式各樣的難題。比如，檔案數(shù)量日趨增多，編制人數(shù)相對(duì)減少，部門資源配備不足，沒(méi)有專用的檔案室或檔案庫(kù)房;不同管理部門之間信息資源沒(méi)有相互共享，在項(xiàng)目申報(bào)、報(bào)獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)上，無(wú)法實(shí)現(xiàn)查重，出現(xiàn)重復(fù)申報(bào)現(xiàn)象。這些資源配備不足、社會(huì)參與度低、檔案事務(wù)管理效能較低等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息不能為管理部門更好的服務(wù)，難以滿足更多公眾對(duì)檔案利用需求。要打破現(xiàn)實(shí)困境，就要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行變革和創(chuàng)新，轉(zhuǎn)向強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享的檔案治理模式。因此，從檔案管理走向檔案治理是破解檔案工作困局的必然要求。

二、從檔案管理走向檔案治理的難點(diǎn)

（一）對(duì)檔案工作不重視

農(nóng)業(yè)科研院所的檔案有科研檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、照片檔案、基建檔案、實(shí)物檔案等多類檔案，由于涉及部門眾多，很多檔案存在著檔案部門“不該管、不好管、管不了、管不好”的現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，甚至沒(méi)有成立一個(gè)專門的檔案管理部門，檔案工作者動(dòng)力不足，得過(guò)且過(guò)，消極應(yīng)對(duì)檔案工作，全員對(duì)檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案分散、凌亂、甚至丟失。因此，對(duì)檔案工作不夠重視是阻礙農(nóng)業(yè)科研院所檔案工作發(fā)展的主要根源。

（二）檔案庫(kù)房管理落后

傳統(tǒng)檔案庫(kù)房安全防護(hù)措施單一，庫(kù)房遮陽(yáng)防光、密閉防塵導(dǎo)致空氣不流通，空氣質(zhì)量難以有效控制，檔案管理人員的身心健康難以保障。有的單位由于對(duì)檔案工作的不重視，沒(méi)有專門的檔案庫(kù)房，有的即使有檔案庫(kù)房，庫(kù)房位置選擇也不科學(xué)，基礎(chǔ)設(shè)施也不完善，沒(méi)有監(jiān)控系統(tǒng)和報(bào)警系統(tǒng)，不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。近幾年來(lái)，各農(nóng)業(yè)科研院所的檔案數(shù)量呈翻倍式歸檔在庫(kù)房中，單一的庫(kù)房已經(jīng)無(wú)法滿足對(duì)檔案的保管要求，檔案的存放、統(tǒng)計(jì)和借閱，皆因檔案數(shù)量的日益增多而出現(xiàn)麻煩與困難，工作效率低下，已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)檔案管理的需求，檔案庫(kù)房亟需實(shí)現(xiàn)智能化管理。

（三）檔案信息化建設(shè)落后

在信息化浪潮的帶動(dòng)下，許多農(nóng)業(yè)科研院所加入到檔案信息化建設(shè)的浪潮中，也取得了一些成績(jī)，建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，但因缺乏戰(zhàn)略層面的統(tǒng)一指導(dǎo)，沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏有效的共享和關(guān)聯(lián)，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不能對(duì)接和傳遞，產(chǎn)生了“信息孤島”，導(dǎo)致已建的系統(tǒng)與大多數(shù)國(guó)家和省部委的項(xiàng)目管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接，產(chǎn)生的電子文件無(wú)法及時(shí)歸檔，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[5-8]。也有一些農(nóng)業(yè)科研院所因?yàn)橘M(fèi)用、人員等問(wèn)題，未建立檔案信息化管理系統(tǒng)，檔案數(shù)字化程度不高。事實(shí)表明，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)和滿足時(shí)代發(fā)展要求，跨單位檔案資源整合與應(yīng)用難度較大，檔案信息化建設(shè)落后于現(xiàn)實(shí)的需要，尚未實(shí)現(xiàn)檔案多元化管理轉(zhuǎn)型。

（四）缺乏檔案專業(yè)人才

農(nóng)業(yè)科研院所檔案分類多，專業(yè)性要求高，這就要求檔案人員既要有寬廣的知識(shí)面，又要有檔案管理的專業(yè)技能，他們肩負(fù)著既要檔案信息共享又要做好保密的神圣職責(zé)。一些農(nóng)業(yè)科研院所在人員配備方面沒(méi)有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有檔案管理人員既兼職日常管理工作或科研工作，又承擔(dān)各業(yè)務(wù)科室檔案管理工作，責(zé)任主體不明確、職責(zé)分工不清晰，使農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)一種無(wú)人領(lǐng)導(dǎo)、相對(duì)分散的局面，許多有價(jià)值的電子文檔得不到及時(shí)收集和保存，阻礙了檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[9]。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展，解決專業(yè)化檔案管理人才缺乏問(wèn)題在農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)過(guò)程中顯得尤為重要。

（五）檔案開(kāi)發(fā)利用不足

農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息量大、資源豐富，大多以紙質(zhì)形式保存，為了保障檔案齊全和安全，管理人員既要收集、整理、入庫(kù)等一系列歸檔工作，又要對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案登記、溫濕度和安全等環(huán)境檢查，嚴(yán)重影響了管理人員對(duì)檔案編研利用和深層次發(fā)掘的時(shí)間，難以充分實(shí)現(xiàn)檔案的全部?jī)r(jià)值。目前，一些農(nóng)業(yè)科研院所已經(jīng)開(kāi)始檔案數(shù)字化加工工作，但多數(shù)只是簡(jiǎn)單地將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、入信息庫(kù)，數(shù)字化成果只是圖片，沒(méi)有進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)、成果簡(jiǎn)介匯編、院史館展覽等加工還處于低層次階段，極大影響了檔案在知識(shí)、憑證、技術(shù)等方面的傳承、開(kāi)發(fā)和利用[10]。

三、從檔案管理走向檔案治理的對(duì)策

（一）抓好關(guān)鍵“三人”，提升檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)

1.領(lǐng)導(dǎo)人視角下的檔案治理。從領(lǐng)導(dǎo)人的視角來(lái)看檔案治理，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是從院所的高度和視角，做好頂層設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)好全院所的檔案工作。“頂層設(shè)計(jì)”就是要從實(shí)際出發(fā)，從全局視角統(tǒng)籌考慮各層次和各要素，在最高層次上尋求檔案事務(wù)的解決之道。領(lǐng)導(dǎo)干部要發(fā)揮“關(guān)鍵少數(shù)”作用，履行行政管理職責(zé)，嚴(yán)格按照《檔案法》梳理“權(quán)責(zé)清單”，切實(shí)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于檔案工作的責(zé)任意識(shí)。強(qiáng)化檔案行政管理職能，不能只從檔案行業(yè)視角，還要考慮院所的科技創(chuàng)新、科研文化等因素，加強(qiáng)檔案事業(yè)整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)只有充分認(rèn)識(shí)檔案工作的地位和作用，才能更好的做好頂層設(shè)計(jì)，堅(jiān)持以人為本，以農(nóng)業(yè)院所農(nóng)業(yè)科技發(fā)展大局、科技人員和科技創(chuàng)新發(fā)展為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷推進(jìn)檔案高質(zhì)量發(fā)展的步伐?？蒲性核鶛n案管理的特色是數(shù)據(jù)量大，收集、整理、統(tǒng)計(jì)和信息管理比較復(fù)雜，只有綜合能力強(qiáng)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍才能保證完成檔案治理現(xiàn)代化的建設(shè)。所以，領(lǐng)導(dǎo)人也要重視檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)或吸引尖端優(yōu)秀的專業(yè)人才。

2.檔案人視角下的檔案治理。從檔案人的視角來(lái)看檔案治理，可以理解為既可提高自身素養(yǎng)，也可借助檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)/企業(yè)力量，做好檔案事務(wù)管理工作。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科研院所不再僅僅包括原始紙質(zhì)文檔，還包括一些電子數(shù)據(jù)、影像資料等，還有強(qiáng)化管理的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，新型記錄載體和管理方式的出現(xiàn)對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。一是根據(jù)《檔案法》規(guī)定，成立專門的檔案管理部門或是科室，設(shè)立檔案專職崗位，給檔案人以歸屬感和責(zé)任感，形成良好的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展前景。二是重視培訓(xùn)學(xué)習(xí)，積極支持其參加各類檔案會(huì)議，增加交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，時(shí)時(shí)掌握適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)要求的檔案知識(shí)，日常工作中多聯(lián)系和配合，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案局（館）匯報(bào)、請(qǐng)教，及時(shí)反饋解決問(wèn)題。三是針對(duì)大量的檔案材料，可以借助檔案專業(yè)企業(yè)，完成檔案存量數(shù)字化增量電子化。

3.科技人視角下的檔案治理。從科技人的視角來(lái)看檔案治理，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是要完善自身的素養(yǎng)，規(guī)范個(gè)人的行為，自覺(jué)完成資料歸檔?？萍既藛T是科研院所大多數(shù)的群體，檔案能否收集齊全，科技人員起到關(guān)鍵性的作用。只有提高科技人員檔案意識(shí)，從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，做到人人關(guān)心檔案工作，積極主動(dòng)配合檔案部門把科技活動(dòng)中有價(jià)值的文件、記錄、照片、證書等材料歸檔保存，養(yǎng)成自覺(jué)積累材料并及時(shí)歸檔、進(jìn)檔案室的習(xí)慣?？萍既藛T要自覺(jué)學(xué)習(xí)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，做到知法、懂法、守法，保障檔案歸檔完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

（二）落實(shí)兩項(xiàng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的管理

1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè)。根據(jù)檔案庫(kù)房建設(shè)相關(guān)規(guī)定，不是任何一間辦公室都可以用做庫(kù)房，在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該做到庫(kù)房與辦公室、閱覽室分開(kāi)，這也是維護(hù)檔案安全、做好檔案保密的基本保障。為了加快檔案庫(kù)房治理現(xiàn)代化進(jìn)程，農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)加大資金投人，購(gòu)置現(xiàn)代化的消防器材、監(jiān)控器材等檔案保護(hù)設(shè)備，并及時(shí)配置或更新計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、照相機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)施。目前，對(duì)于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)或是部分實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的農(nóng)業(yè)科研院所檔案庫(kù)房，要緊跟時(shí)代步伐，不斷改善和創(chuàng)新檔案庫(kù)房建設(shè)，通過(guò)構(gòu)建檔案智能密集架控制系統(tǒng)、檔案實(shí)體管理功能系統(tǒng)、檔案庫(kù)房環(huán)境智能監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、檔案庫(kù)房安全管控系統(tǒng)，搭建“檔案庫(kù)房+互聯(lián)網(wǎng)”新型管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理功能[11]。在未來(lái)，我們應(yīng)該依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，從庫(kù)房管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)出發(fā)，打造以人為本的智能化庫(kù)房，以智能管理創(chuàng)新促進(jìn)科技發(fā)展，以科技發(fā)展促進(jìn)庫(kù)房智能管理，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案庫(kù)房智能化管理[12]。

2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，很多農(nóng)業(yè)科研院所已經(jīng)建立起適合本院所發(fā)展的科研管理系統(tǒng)，不再單純依靠紙質(zhì)文件保存資料，使檔案管理工作能夠不受時(shí)間和空間的限制，可以隨時(shí)隨地對(duì)各種檔案材料進(jìn)行檢索，有效地提升了工作效率。但目前各科研院所之間、科研院所和檔案館之間、科研院所和主管部門之間，沒(méi)有形成一個(gè)有效的信息共享平臺(tái)，無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的互通互鑒。這就需要各農(nóng)業(yè)科研院所共同努力，研究開(kāi)發(fā)既能讓檔案信息互聯(lián)互通，又具特色的檔案信息管理系統(tǒng)，不斷拓展檔案社會(huì)價(jià)值空間，早日實(shí)現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化。

（三）構(gòu)建一套體制，完善檔案管理監(jiān)管體系

1.完善檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研院所建立完善的檔案管理制度，對(duì)于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。比如建立科研、文書、會(huì)計(jì)、照片、基建、實(shí)物等檔案的管理辦法，明確其歸檔范圍和保管期限，保證歸檔文件的完整、齊全;建立檔案借閱利用制度、安全保密管理規(guī)定、緊急處理預(yù)案等管理規(guī)定，保證檔案安全;建立主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、檔案人員責(zé)任制等管理制度，梳理“權(quán)責(zé)清單”，保證責(zé)權(quán)到人。在今后工作中，各單位要根據(jù)檔案工作的新要求，重新制定、修訂或完善系列檔案管理制度，強(qiáng)調(diào)與時(shí)俱進(jìn)，摒棄不合時(shí)宜的制度，形成良好的檔案長(zhǎng)效管理體系。

2.完善檔案監(jiān)管機(jī)制。邀請(qǐng)省級(jí)檔案行政管理部門人員、農(nóng)業(yè)科研院所分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專業(yè)人員定期或不定期進(jìn)行檔案督導(dǎo)檢查，建立常態(tài)化、隨機(jī)化的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)存在的問(wèn)題要求及時(shí)整改，對(duì)整改不力的責(zé)任人和部門要進(jìn)行批評(píng)和通報(bào)，增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)肅性，避免臨時(shí)抱佛腳的現(xiàn)象發(fā)生。省級(jí)檔案行政部門也要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所的監(jiān)督檢查，宣傳學(xué)法、遵法、守法、用法的典型，曝光檔案管理違法違紀(jì)案件，杜絕類似事件發(fā)生，做到警鐘長(zhǎng)鳴。

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工作單位：福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研管理處