事業(yè)單位人事檔案信息化管理實(shí)踐研究

胡溪溪

摘要：人事檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中不可或缺的組成，同時(shí)也是開展人力資源工作的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，人們已經(jīng)邁入了信息時(shí)代，人事檔案管理逐漸呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化的特點(diǎn)。基于此，要求事業(yè)單位要改變傳統(tǒng)的管理理念與模式，加強(qiáng)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化，開創(chuàng)事業(yè)單位人事檔案管理的新局面。本文主要分析了事業(yè)單位中的人事檔案信息化管理措施，以期提升檔案信息化管理水平，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)條件。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位人事檔案信息化管理實(shí)踐檔案管理

Research on the Practice of Information Management of Personnel Files in Institutions

Hu Xixi

（Human Resources Office of Feng County， Xuzhou， Jiangsu Province， 221700 China）

Abstract： The management of personnel files is an indispensable part of the internal management of public institutions， but also the basis of human resources work. With the development of information technology and the popularization of the Internet， we have entered the information age， and the management of personnel files gradually presents the characteristics of digitization and information. Based on this requirement， institutions should change the traditional management concept and mode， strengthen information and standardization construction， promote the standardization of the management of personnel files in institutions， and create a new situation of the management of personnel files in institutions. This paper mainly analyzes the information management measures of personnel files in public institutions， in order to improve the level of information management of archives， so as to provide basic conditions for the development of public institutions.

Key Words： Public institutions; Personnel files; Information management practices;File management

在人事檔案中，詳細(xì)地記載了工作人員的基本信息，包括工作經(jīng)歷、個(gè)人基本情況、政治面貌等，這些信息是單位開展人員管理工作，進(jìn)行崗位調(diào)整及人事調(diào)動(dòng)的關(guān)鍵依據(jù)。隨著信息科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)廣泛且深刻地融入人類社會(huì)的生產(chǎn)生活當(dāng)中，帶來(lái)了數(shù)字化變革，極大地改變了人們的生產(chǎn)生活以及學(xué)習(xí)方式[1]。作為基層縣級(jí)單位，豐縣的事業(yè)單位也在人事檔案管理方面不斷深化改革，積極與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合，這對(duì)于提升檔案管理信息化水平起到了重要的促進(jìn)作用。2021年10月，豐縣入選“2021中國(guó)智慧城市百佳縣市”榜單，可見豐縣在信息化建設(shè)方面已然作出了成就，通過(guò)促進(jìn)人事檔案的信息化管理，對(duì)于提升豐縣智慧城市建設(shè)水平具有重要意義。

1事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

對(duì)于豐縣來(lái)說(shuō)，之所以能夠入選全國(guó)百佳智慧城市，正是因?yàn)橄聦俑鱾€(gè)事業(yè)單位的通力合作，共同進(jìn)步，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的研究，而基于智慧城市建設(shè)背景，加強(qiáng)人事檔案信息化管理的關(guān)鍵便是對(duì)信息化重要性的認(rèn)知。

1.1提升人事檔案管理效率

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，提升人事檔案管理的信息化水平，能夠顯著提高人事檔案管理的效率。在全面深化改革的大背景之下，事業(yè)單位的各項(xiàng)改革工作也在如火如荼地進(jìn)行，伴隨事業(yè)單位職能機(jī)構(gòu)和崗位的調(diào)整，會(huì)出現(xiàn)較多的人員變動(dòng)情況，一旦涉及到人員變動(dòng)或者是干部任免，都需要進(jìn)行人事檔案的查閱和調(diào)取，因此對(duì)人事檔案的使用頻率在逐步提升[2]。在過(guò)去的檔案管理工作中，由于信息化技術(shù)有限，基本上以紙質(zhì)資料為主，有著較為復(fù)雜的調(diào)取和查閱流程，不僅需要進(jìn)行登記，還需要工作人員根據(jù)有關(guān)的卷宗和檔案目錄一一進(jìn)行查找，信息獲取不夠高效便捷，而通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，在單位內(nèi)部建立信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)向電子化的過(guò)渡，通過(guò)將人事檔案以電子信息的方式在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上存儲(chǔ)，使用時(shí)直接通過(guò)關(guān)鍵詞或者是目錄檢索，便能夠查找到相應(yīng)的信息，還能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行更新與補(bǔ)充，這在很大程度上提升了檔案管理的質(zhì)量及效率，提高了人事檔案的利用價(jià)值。

1.2降低人事檔案管理成本

在開展人事檔案工作的過(guò)程中，單位通常會(huì)設(shè)置專門的檔案部門來(lái)對(duì)所有的檔案進(jìn)行保存和管理，尤其是對(duì)于紙質(zhì)檔案，還需要加強(qiáng)防護(hù)，以免出現(xiàn)損壞，這樣就會(huì)耗費(fèi)較多的人力及物力資源。然而即便是采取了非常好的保管措施，一些檔案仍舊會(huì)由于存放時(shí)代久遠(yuǎn)或者自然環(huán)境影響而出現(xiàn)損壞的情況，以致檔案損毀，進(jìn)而對(duì)檔案的后續(xù)利用產(chǎn)生不利影響[3]。而通過(guò)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化操作，只需要將相關(guān)的信息資料錄入到相應(yīng)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，并且做好安全備份，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息資料的永久保存，極大地節(jié)省了事業(yè)單位人事檔案管理的人力及財(cái)力支出，節(jié)省一部分的管理經(jīng)費(fèi)，更加有助于事業(yè)單位的科學(xué)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3保障信息資料安全

在人事檔案中，由于記錄著工作人員的所有信息，因此這是單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)、評(píng)優(yōu)晉級(jí)的重要依據(jù)。但是在傳統(tǒng)的管理中，由于紙質(zhì)檔案較多，而且時(shí)間長(zhǎng)遠(yuǎn)，很容易出現(xiàn)檔案丟失的情況，這樣就有可能出現(xiàn)人為篡改的情況，因此一旦出現(xiàn)損壞或者丟失，就會(huì)影響到檔案信息的完整性及真實(shí)性。通過(guò)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化管理，可以運(yùn)用加密技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案保管，從而保障信息資料的安全[4]，防止出現(xiàn)人為改動(dòng)的情況，并且利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠直接實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)，避免出現(xiàn)信息資料丟失的情況，這也就在極大程度上提升了檔案管理的可靠性與安全性。

1.4推動(dòng)構(gòu)建科學(xué)的人才評(píng)價(jià)機(jī)制

人事檔案管理具有客觀性、動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，它客觀真實(shí)地記錄工作人員的基本情況，同時(shí)又動(dòng)態(tài)化地收錄工作人員的工作實(shí)際情況。事業(yè)單位在進(jìn)行選拔考察以及監(jiān)督考核的過(guò)程中，都需要查閱有關(guān)的人事檔案來(lái)提供基本的依據(jù)和支持。通過(guò)人事檔案管理信息系統(tǒng)，能夠進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位構(gòu)建科學(xué)的人才評(píng)價(jià)機(jī)制，借助于先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的集成化處理，通過(guò)信息挖掘和信息分析，能夠建立橫向、縱向等多個(gè)維度的人才評(píng)價(jià)模型[5]，從而為單位內(nèi)部的人事調(diào)整，提高人力資源管理水平奠定基礎(chǔ)。

2人事檔案信息化管理實(shí)踐的優(yōu)化策略

豐縣作為百佳智慧城市，其在信息化技術(shù)應(yīng)用方面也取得了一定成就，這是智慧城市建設(shè)的基礎(chǔ)支持，因此，針對(duì)其中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息化管理措施至關(guān)重要[6]。

2.1健全和完善人事檔案信息化管理制度體系

事業(yè)單位要深入開展人事檔案信息化管理實(shí)踐，切實(shí)提高人事檔案信息化管理質(zhì)量和水平，基礎(chǔ)就在于健全和完善人事檔案信息化管理的制度體系，以制度為保障，提升人事檔案信息化管理的專業(yè)化、規(guī)范化與科學(xué)化程度。首先，政府有關(guān)部門要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，出臺(tái)有關(guān)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)文件，統(tǒng)一各級(jí)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的平臺(tái)，統(tǒng)一人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，避免事業(yè)單位在信息化建設(shè)中的盲目性與隨意性，奠定管理的重要基礎(chǔ)。其次在強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)的前提下，各級(jí)事業(yè)單位要完善內(nèi)部的各項(xiàng)體制機(jī)制[7]。一是要建立完善的崗位責(zé)任機(jī)制，事業(yè)單位要將人事檔案管理在辦公室管理中分離出來(lái)，可以設(shè)置專門的職能機(jī)構(gòu)，配置信息化管理崗位，細(xì)化人才招聘與考核標(biāo)準(zhǔn)，明確管理內(nèi)容和職責(zé)分工，以完善的責(zé)任機(jī)制來(lái)提升管理的專業(yè)性和有效性。二是要制定相應(yīng)的考核與評(píng)價(jià)機(jī)制，將信息化建設(shè)納入到事業(yè)單位的年度考評(píng)當(dāng)中，實(shí)行部門效能評(píng)價(jià)和個(gè)人評(píng)價(jià)，切實(shí)提升信息化效能。

2.2加大技術(shù)、設(shè)備投入

事業(yè)單位在推進(jìn)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，必須要加大相關(guān)技術(shù)及設(shè)備的投入，為檔案管理提供平臺(tái)與技術(shù)支撐。首先，事業(yè)單位要設(shè)立專項(xiàng)資金，專門用于相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，用于配置軟硬件設(shè)備，如各類計(jì)算機(jī)、掃描儀等。其次，依托于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，事業(yè)單位可以搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為干部職工提供跨單位、跨地區(qū)的檔案服務(wù)，更加方便進(jìn)行數(shù)據(jù)抓取，提高信息化管理的效率。再次，要加快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)向電子檔案的轉(zhuǎn)化，制定有關(guān)的工作計(jì)劃，分批次地完成檔案轉(zhuǎn)化工作。最后，事業(yè)單位要重視對(duì)電子檔案的安全管理，面對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，要想確保檔案信息不被篡改，就必須要引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字水印技術(shù)和數(shù)字加密技術(shù)[8]，設(shè)置安全訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)非法操作進(jìn)行攔截，做好電子檔案的備份工作，以確保檔案管理的安全性。

2.3提升管理人員的信息化素養(yǎng)

事業(yè)單位要做好人事檔案工作，還必須要提升管理人員的信息化管理能力以及綜合素質(zhì)。首先，要建立完善的人員培訓(xùn)模式與考核機(jī)制，定期對(duì)管理人員進(jìn)行信息技能的培訓(xùn)，同時(shí)增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)，從思想和技術(shù)兩個(gè)層面入手，切實(shí)提升管理人員的信息化管理能力。其次，事業(yè)單位要注意培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，使其不僅能夠勝任人事檔案信息化管理的各項(xiàng)工作，還要具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)以及溝通協(xié)調(diào)能力，能夠借助信息化平臺(tái)來(lái)進(jìn)行檔案檢索目錄的編制及實(shí)時(shí)更新，以便于在進(jìn)行檔案信息查詢時(shí)提高準(zhǔn)確度。同時(shí)，增強(qiáng)部門溝通和協(xié)調(diào)能力，更為高效地進(jìn)行有關(guān)部門人事檔案變更信息的收集和整理。

3豐縣事業(yè)單位人事檔案信息化管理的實(shí)踐成效

3.1實(shí)現(xiàn)了檔案集約化管控

人事檔案信息化管理水平的提升大大提高了檔案管理的數(shù)字化效果，在單位內(nèi)部通過(guò)構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，便可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有人事檔案的隨時(shí)調(diào)閱與查詢，這大大提升了檔案管理的規(guī)范性、高效性。而且針對(duì)所有的人事檔案都做好了編碼，明確了整理標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了集約化管控的“大檔案”格局。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理

人事檔案信息化管理的實(shí)踐成果是建立了線上的檔案管理平臺(tái)，這樣線上便能夠?qū)α闵①Y料進(jìn)行收集、審核及整理，由此大大提升了工作效率，并且記錄了檔案從最初形成到永久保存的整個(gè)生命周期，對(duì)于檔案借閱未還、檔案信息錯(cuò)漏等都能夠?qū)崟r(shí)提醒，這在很大程度上解決了紙質(zhì)檔案管理中的碎片化、離散化問(wèn)題，大大提升了檔案數(shù)據(jù)的歸檔速度、利用效率及服務(wù)效能。全生命周期管理模式的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案管理的規(guī)范化水平。

3.3大大提升了檔案利用水平

在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化之后，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建更加注重其與各項(xiàng)業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性，并且根據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)之間節(jié)點(diǎn)關(guān)系及要求，開發(fā)與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，從而構(gòu)建出具有穿透性的業(yè)務(wù)體系，促進(jìn)檔案信息查詢的一鍵式操作。例如，在前端提交關(guān)于人事任命的審批表后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成相關(guān)人員的信息，審核無(wú)誤后便能夠立刻入檔并生成目錄，這樣便避免了紙質(zhì)檔案重新制作目錄的情況。而且由于統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)的建成，實(shí)現(xiàn)了對(duì)相關(guān)人事檔案資源的統(tǒng)一調(diào)度，最大程度上提升了檔案信息的查閱效率、利用效率及審核效率，充分發(fā)揮了人事檔案的利用效能，為單位發(fā)展提供信息支持。

4結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位要深入開展人事檔案信息化管理實(shí)踐，就要從制度建設(shè)、系統(tǒng)完善、人才服務(wù)等幾個(gè)方面入手，就當(dāng)前的人事檔案管理情況進(jìn)行不斷的優(yōu)化與改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)信息化水平的不斷提升。在完成優(yōu)化措施后，成效也是顯而易見的，不僅大大提高了檔案的集約化管控水平，實(shí)現(xiàn)了檔案的全生命周期管理，同時(shí)也確保能夠最大限度地應(yīng)用檔案信息，提高利用水平，以充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，這對(duì)于單位更好地開展人事管理，提高人力資源管理效益具有重要意義。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，也仍舊要充分重視對(duì)于人事檔案的信息化建設(shè)，建立起更加完善和安全的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用，發(fā)揮其應(yīng)用的效用價(jià)值，為人事管理提供更多的信息支持，從而為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展增磚添瓦。

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