探討海南企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化策略

蘇江紅

（海南華盈投資控股有限公司，海南 海口 570000）

1 企業(yè)檔案與檔案管理工作概述

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷史的真實(shí)憑證，是企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐參考的第一手資料。而檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等六個(gè)方面，是一項(xiàng)兼具管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性和文化性的工作?？茖W(xué)、高效的企業(yè)檔案管理可以在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中為各個(gè)部門提供必要的信息和憑證，客觀全面地反映企業(yè)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的情況，便于企業(yè)的管理層作出正確的發(fā)展決策，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

2 海南企業(yè)檔案管理面臨的問題

1）企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。目前，不少海南企業(yè)的管理者對(duì)檔案管理工作缺乏重視和關(guān)注，沒有提供充足的資金支持，檔案的保管條件較差，除濕器、滅火器、空調(diào)等設(shè)備老舊，庫房溫濕度沒能控制在規(guī)定范圍之內(nèi)的情況時(shí)有發(fā)生。2）專業(yè)檔案管理人才素質(zhì)和工作積極性有待提高。海南不少企業(yè)缺乏專業(yè)的管理人才引進(jìn)和培訓(xùn)，企業(yè)兼職檔案管理人員居多，大多未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。在實(shí)際工作中，不少檔案管理人員人手配備不足，可能還需兼管辦公室收發(fā)文等各項(xiàng)工作，加上檔案管理人員崗位待遇偏低，往往導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性不高，出現(xiàn)人員頻繁調(diào)動(dòng)、檔案管理混亂等情況，極大地影響企業(yè)各類資料充分發(fā)揮作用。3）檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平不高。不少海南企業(yè)檔案管理工作還處于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化手段管理檔案水平較低，信息資源開發(fā)利用滯后，服務(wù)方式靈活性不足，對(duì)檔案信息資源的有效開發(fā)利用造成阻礙。另外，由于企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制和管理機(jī)制上缺乏相關(guān)管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化同其他管理環(huán)節(jié)和生產(chǎn)環(huán)節(jié)缺乏必要的聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)同其他企業(yè)部門信息化管理環(huán)節(jié)的有機(jī)結(jié)合。

3 海南企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略

1）提高檔案重視程度和宣傳力度。在海南全面建設(shè)自貿(mào)港的背景下，海南的企業(yè)管理者應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理觀念，充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用，對(duì)標(biāo)全國(guó)甚至全世界先進(jìn)的檔案管理工作，加大對(duì)企業(yè)檔案管理工作的資金投入和人才引進(jìn)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化發(fā)展，確保企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用能夠更好地適應(yīng)企業(yè)的高速發(fā)展。另一方面，企業(yè)檔案管理人員要主動(dòng)增強(qiáng)宣傳檔案工作的意識(shí)。通過開設(shè)專題網(wǎng)站、創(chuàng)建微信公眾號(hào)、企業(yè)微博號(hào)等新型宣傳媒介搭建自我宣傳的良好平臺(tái)，展示檔案與檔案工作的價(jià)值和作用，讓企業(yè)中更多的人了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案、重視檔案。利用每年“6.9國(guó)際檔案日”的契機(jī)，參考上海、蘇州、杭州等城市舉行專題“檔案日”活動(dòng)的組織形式，聯(lián)合海南各企業(yè)舉行檔案法規(guī)宣講、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)競(jìng)賽、檔案中的故事等宣傳活動(dòng)，提高檔案管理工作關(guān)注度。2）增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案資源利用。海南的企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案資源在推進(jìn)企業(yè)科學(xué)管理中不可替代的作用。企業(yè)檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，釋放出檔案資源的能量。蘇州絲綢檔案是蘇州市工商檔案管理中心的鎮(zhèn)館之寶，入選《世界記憶亞太地區(qū)名錄》，館內(nèi)檔案人員充分認(rèn)識(shí)到這些檔案的重要價(jià)值，采用館企合作的模式，成功開發(fā)出適應(yīng)市場(chǎng)需求的絲綢新產(chǎn)品，讓沉寂的絲綢檔案煥發(fā)出新的生命活力。受此啟發(fā)，海南企業(yè)的檔案管理人員可結(jié)合自身企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，對(duì)富有海南傳統(tǒng)特色的黎錦工藝檔案、椰雕工藝檔案、竹編工藝檔案、儋州古法制鹽工藝檔案、遵譚古法制糖工藝檔案等進(jìn)行充分挖掘，開發(fā)出企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益新的增長(zhǎng)點(diǎn)。3）提升檔案管理人員素質(zhì)，加快推進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和普及，傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案管理和利用工作已經(jīng)適應(yīng)不了時(shí)代發(fā)展需求，新興的網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化技術(shù)給企業(yè)檔案管理和利用工作的開展提供了一個(gè)高效的平臺(tái)。利用信息化科學(xué)技術(shù)規(guī)范管理企業(yè)檔案，是提高企業(yè)檔案管理水平的一個(gè)重要途徑。檔案資料信息的信息化能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，并通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料的自動(dòng)分類、處理，有效減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，檔案查閱人員也可借助高效檢索技術(shù)，利用相關(guān)的查閱平臺(tái)獲得有效的檔案信息，助推工作的順利開展。因此，海南的企業(yè)應(yīng)充分利用海南建設(shè)自貿(mào)港過程中大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)的重要契機(jī)，依托海南大學(xué)、海南師范大學(xué)、海南生態(tài)軟件園等基地，加強(qiáng)企業(yè)檔案人員檔案管理信息化專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、法律及管理科學(xué)等方面的培訓(xùn)，開拓視野，吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新能力。另一方面，由于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和規(guī)章制度是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和制度保障，所以海南企業(yè)應(yīng)該建立健全檔案管理信息化管理制度體系，要確保信息數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、檔案利用共享平臺(tái)等銜接，嚴(yán)格要求企業(yè)各部門人員數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行采集和傳遞，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理工作，并在基本信息化管理制度的基礎(chǔ)上加強(qiáng)信息化管理制度體系的執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理有法可依，有章可循，促進(jìn)信息化檔案管理的科學(xué)化。最后，相較于傳統(tǒng)檔案安全，企業(yè)檔案的安全防范保障措施也要得到相應(yīng)的加強(qiáng)。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系的建設(shè)及人員管理，制定專職檔案管理人員，明確職責(zé)。要加強(qiáng)對(duì)管理軟件的完善，針對(duì)不斷出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行必要的軟件更新和升級(jí)，及時(shí)排查安全隱患注意檔案在保存和傳輸中的保密與安全，要設(shè)置多重防火墻，采用加密技術(shù)對(duì)用戶建立嚴(yán)格的認(rèn)真查詢系統(tǒng)，建立信息安全保密防護(hù)體系。4）設(shè)計(jì)并完善檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的普遍性為基礎(chǔ)建成的，具體是將分散在不同載體、地理方位上的信息資源，采用數(shù)字化形式存儲(chǔ)，將實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)綜合檔案高度有序的管理作為核心，為企業(yè)生產(chǎn)、管理與決策提供可靠的信息服務(wù)的大規(guī)模、分布式信息系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)見圖1。

圖1 系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)把分析階段獲得的需求轉(zhuǎn)型成符合成本與質(zhì)量要求，是從面向?qū)ο蠓治霭l(fā)展至面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)的一個(gè)逐漸擴(kuò)充模型的過程。本系統(tǒng)應(yīng)用的方案為WWW技術(shù)和客戶/服務(wù)器（C/S）結(jié)構(gòu)相整合的一個(gè)集兩層、三層結(jié)構(gòu)的混合體。具體而言就是檔案人員處理業(yè)務(wù)階段基于兩層結(jié)構(gòu)將數(shù)據(jù)整合至主服務(wù)器內(nèi)完成，而普通用戶檢索查詢則經(jīng)瀏覽器向WEB服務(wù)器發(fā)出請(qǐng)求，在主數(shù)據(jù)庫中完成查詢，把查詢結(jié)果反饋給用戶，供其使用。

4 結(jié)語

綜上所述，海南企業(yè)的飛速發(fā)展離不開科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理工作。首先，企業(yè)管理者需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在人力、物力及資金方面加大投入；其次，需要招收專業(yè)的檔案管理人才，提高檔案管理人員的素質(zhì)，并鼓勵(lì)檔案管理人員勇于創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐和市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)向，充分挖掘和發(fā)揮海南企業(yè)檔案的資源價(jià)值；最后，要充分利用海南大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，推動(dòng)建立并完善的信息化管理制度和檔案信息化安全管理制度，為企業(yè)高效管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供重要保障。