檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用

魯 萌

（臨汾市第二人民醫(yī)院，山西 臨汾 041000）

近年來，隨著科學技術的發(fā)展以及互聯(lián)網的普及，計算機信息技術已逐漸滲透到各行各業(yè)，醫(yī)院也不例外，且隨著醫(yī)療的改革，國內醫(yī)療結構的整體管理模式也在逐漸改變。因此，在這雙重作用下，醫(yī)院綜合檔案室管理的檔案信息化建設就顯得尤為重要。檔案信息化建設不僅能夠為提高醫(yī)院綜合檔案室的管理水平，同時也能夠更好地為醫(yī)院的建設、資料的保存等提供參考，有效提高醫(yī)院的服務效率，改善醫(yī)院的醫(yī)療水平，促進醫(yī)院持續(xù)、健康的發(fā)展。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 醫(yī)院的管理制度不明確

在現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理的信息化建設還處于起步階段，大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理的信息化建設管理和制度均存在問題，導致信息化建設止足不前，甚至混亂。其原因在于醫(yī)院對檔案信息化建設的經驗不足，缺乏對應的制度進行管理，同時在建設過程中分工不明確，導致檔案進行電子錄入時出現(xiàn)重復、缺漏等問題。而隨著社會的發(fā)展，病人的資料病歷也逐漸豐富。因此，若在實行醫(yī)院檔案管理信息化建設的過程中沒有統(tǒng)一的管理標準以及統(tǒng)一的詳細說明，極易引起醫(yī)院檔案管理信息化建設中各種各樣的問題。

1.2 檔案應用觀念陳舊

檔案管理的實際核心應該是對以前的資料加以應用。大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)護人員對于檔案的認知不足，只是把檔案管理當做一項工作進行，而忽略了檔案存在的價值。因此在進行檔案管理時，對于檔案的缺失、失誤等甚至不重視，只是完成檔案歸類、存儲等工作，這就使得檔案信息化建設變得毫無意義。

1.3 檔案管理混亂

多數(shù)醫(yī)院自建設以來，歷經幾年、十幾年甚至幾十年，內部所收錄的檔案信息必然非常龐大，同時不同科室的科室資料、患者資料等也各有差異。在以往的檔案管理中，大都由各科室自我進行檔案管理，這就導致無法發(fā)揮檔案信息其最大價值，各科室之間無法進行互相交流，互相探討，使得醫(yī)院的醫(yī)療水平無法得到顯著提升。另外，也有醫(yī)院將所有的檔案都歸置于檔案管理室，各種資料堆積如山，且長期放置不僅容易導致檔案受潮、發(fā)霉，同時檔案的借閱歸還也可能導致歸類錯誤，甚至丟失。而這些因素也增加了檔案信息化建設的困難。

2 檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用

在信息化時代下，科學信息技術的發(fā)展改變了人們的生活和工作，同時也改變了各個行業(yè)的發(fā)展趨勢。在醫(yī)院綜合檔案室管理中，傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案室管理方式也逐漸改變?yōu)樾畔⒒芾矸绞?，不僅提升了醫(yī)院綜合檔案室管理水平，滿足了信息化管理的需求，同時也為醫(yī)護人員及患者提供了更多的便利。

2.1 提高工作效率

通過計算機信息技術對醫(yī)院綜合檔案室進行管理，首先，檔案管理員將醫(yī)院的各類檔案資料、信息等錄入到計算機中，當需要查詢檔案資料室可以直接在計算機中搜索，并能夠迅速找到所需檔案資料，既節(jié)省了檔案管理時間，同時也方便了醫(yī)護人員檔案查詢，提高了雙方的工作效率；其次，減少了檔案管理成本，傳統(tǒng)檔案管理由于檔案數(shù)量多，且為紙質檔案，需要耗費大量的人力物力進行歸納整理，而檔案信息化則省去了大量的人力物力；最后，檔案信息化建設還能夠減少檔案管理差錯，避免了紙質檔案的缺失、磨損等缺陷的出現(xiàn)，減少了檔案漏洞，提高了檔案管理的準確性[1]。

2.2 為臨床決策提供參考

醫(yī)院綜合檔案室管理信息化能夠將醫(yī)院內的各種病例、報告、護理記錄等有效存儲，同時還可以將照片、圖像、聲音等進行記錄保存。在臨床工作中，當需要相關檔案時，可以迅速調用，同時還可以此作為參考，對醫(yī)院發(fā)展和建設等作出更加合理的決策。此外，這些信息數(shù)據還可以為醫(yī)院及相關部門提供相應的服務，以便于對相關計劃、方案的制定和實施提供參考。

2.3 促進醫(yī)院發(fā)展

在社會迅速的發(fā)展下，人們對自身的健康越來越重視，且現(xiàn)階段各地大大小小的醫(yī)院非常多，競爭力非常強。因此，醫(yī)院必須不斷提高自身的服務水平和質量，才能夠得到可持續(xù)的發(fā)展。而醫(yī)院綜合檔案室?guī)缀跄依ㄡt(yī)院所有的信息，從醫(yī)院的成立，到醫(yī)院的發(fā)展歷程，從醫(yī)護人員的個人信息到患者的病例信息，從醫(yī)院外部的建設設施到醫(yī)院內部的材料設備等等。這些資料信息都能夠從不同的角度反映出醫(yī)院的發(fā)展情況，在日后需要時可以隨時調閱，從而思索醫(yī)院的發(fā)展方向，同時規(guī)避在醫(yī)院發(fā)展過程中可能或以往出現(xiàn)過的弊端，保證醫(yī)院能夠順利、健康、持續(xù)性發(fā)展[2]。例如，對于醫(yī)院的內部材料設備，比如血液透析機，當機器故障或壞損，可以查看這些資料進行修護或采購等等，方便醫(yī)院材料設備購買和參考。因此，醫(yī)院綜合檔案室管理信息化對促進醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用。

3 醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設措施

3.1 加強對醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設的重視

醫(yī)院綜合檔案室涉及信息眾多，又與醫(yī)院的發(fā)展、患者的治療等密切相關。因此，醫(yī)院高層必須高度重視醫(yī)院綜合檔案室的管理以及檔案信息化的建設。在醫(yī)院內部進行醫(yī)院綜合檔案室管理重要性的宣傳，同時召開會議，向醫(yī)院工作人員說明醫(yī)院綜合檔案室的管理以及檔案信息化建設的重要性，一來提高醫(yī)院工作人員對相關資料保存和上傳檔案管理室的意識，二來提高醫(yī)院綜合檔案室管理人員對檔案管理的認識及責任心，從而提高檔案管理治療，加快檔案信息化建設。

3.2 完善醫(yī)院綜合檔案室管理制度

良好的制度不僅有利于醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設，同時也有利于醫(yī)院綜合檔案室的管理。因此，醫(yī)院領導必須重視醫(yī)院綜合檔案室管理制度的建立和完善。嚴格要求相關人員遵守根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案管理辦法》以及衛(wèi)生部、省檔案局有關檔案工作的規(guī)定[3]；同時總結管理經驗，不斷完善醫(yī)院綜合檔案室管理制度，保證醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設的實施和效果。

3.3 加強醫(yī)院綜合檔案信息化建設人員的培訓

由于醫(yī)院的服務對象以及服務項目具有多元化的特點，這就對綜合檔案管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務能力、敬業(yè)程度、學習能力、職業(yè)道德等方面都提出了較高的要求。此外，在信息化時代，醫(yī)院綜合檔案管理工作也要全面實現(xiàn)自動化、信息化、集成化管理，這就需要檔案管理人員具備熟練操作計算機系統(tǒng)以及相關專業(yè)軟件的能力[4-6]。因此，要實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設，就必須加強相關人員的培訓。第一，每月對檔案管理人員開展醫(yī)院綜合檔案信息化建設的知識培訓，包括計算機系統(tǒng)使用、相關軟件操作、信息化管理知識、方法等，確保檔案管理人員具備嫻熟的操作技術和業(yè)務能力，并提高工作人員的自身素質和責任心；第二，加強對檔案管理人員的調配、招聘等，提高檔案管理人員的準入標準，確保檔案管理工作有序進行；第三，設立考核機制，每月、半年、一年分別進行考核，考核內容包括對計算機技術的操作能力、信息化建設知識的掌握能力、業(yè)務學習能力等，合格者給予一定的獎勵，比如獎金、晉升等，一來可以了解檔案管理人員的個人能力情況，二來也能夠激勵其積極學習，從而不斷提高醫(yī)院綜合檔案室管理效果，促進醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設。

3.4 加強檔案專業(yè)化管理

醫(yī)院綜合檔案信息化建設固然重要，但要切實保障管理效果，還需要注意加強檔案的專業(yè)管理[7-9]。即需要安排專業(yè)的管理人員，在遇到停電、設備故障等情況下能夠迅速做出反應，盡可能地保障檔案的安全，避免檔案流失、破壞等情況的發(fā)生；同時還需要安排專業(yè)的維修人員，按時對設備進行保養(yǎng)和維修，以確保設備能夠正常使用，在設備發(fā)生故障時能夠第一時間迅速解決，避免因故障問題導致檔案資料無法及時收錄或因此而丟失的問題。

4 小結

總而言之，在現(xiàn)階段，醫(yī)院綜合檔案室管理中的檔案信息化建設已刻不容緩。檔案信息化建設不僅有助于醫(yī)院的發(fā)展，同時也對提高醫(yī)院的知名度和整體醫(yī)療水平都大有裨益。因此，醫(yī)院必須高度重視醫(yī)院綜合檔案室的管理以及檔案信息化的建設，不斷完善醫(yī)院綜合檔案室管理制度，加強醫(yī)院綜合檔案信息化建設人員的培訓，以促進醫(yī)院檔案信息化建設，提高醫(yī)院整體管理水平和服務質量。