大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路

于金英

（威海市婦幼保健院，山東 威海 264200）

檔案資源屬于社會變遷、人類發(fā)展、個人進步的歷史記錄，對于個人、社會組織等等方面來說，對于檔案資源完善的保存和維護，產(chǎn)生的意義不言而喻。在當前的大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，顛覆傳統(tǒng)的思維方式。醫(yī)院中具有廣泛的文件來源，通過進行信息化的建設，可以有效的存檔處理所有信息，促使將收集存檔資源的范圍進一步擴展。醫(yī)院檔案信息管理就是采取計算機技術，自動化的管理文件以及進行處理，即文本文件的數(shù)字化處理和收集、組織、運用、管理、發(fā)布、存儲等過程。基于大數(shù)據(jù)時代的醫(yī)院檔案管理信息化建設工作中，需要具備創(chuàng)新思路。

1 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設的必要性

首先，可以將檔案保存管理的簡單有效性進行提升。傳統(tǒng)的檔案材料以紙質(zhì)文件為主，主要的不足就是易被撕碎和損壞，存儲時間較短，而且查閱和使用檔案的效率不高。同時需要比較干燥的儲存空間，其中涉及了保密問題，也使得醫(yī)院需要增加管理人員的數(shù)量、維修費用等，由此增加成本支出。但是通過進行建設檔案信息化，在檔案資源中，電子檔案占據(jù)的比重更大，明顯的減少工作人員數(shù)量、管理職位，儲存空間更大，而且提升檔案管理的安全性、應用便捷性。

其次，可以將醫(yī)院整體管理水平提升。在現(xiàn)代醫(yī)院建設中，信息化屬于關鍵的構(gòu)成內(nèi)容。按照醫(yī)院數(shù)據(jù)和醫(yī)學專業(yè)發(fā)展的大趨勢，采取先進的數(shù)字化的檔案平臺，可以輔助患者等人員盡快的獲取自己的檔案，將個人檔案的管理服務水平提升，進而將檔案管理的質(zhì)量提升同時積極的影響到醫(yī)院整體的管理水平。

2 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設中的不足問題分析

1）檔案管理理念有待轉(zhuǎn)變完善?？v觀我國目前的醫(yī)院檔案管理水平，還并未滿足高質(zhì)量的要求標準，缺乏多樣化的檔案管理模式，不能應對數(shù)據(jù)的多樣化，主要的因素就是缺少完善的、先進的檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案不斷地擴大數(shù)據(jù)信息資源，以往的傳統(tǒng)檔案管理方式比較滯后，不能高效率的整理大量的數(shù)據(jù)信息，就會使得醫(yī)院各部門的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生各種復雜化的問題，甚至紊亂醫(yī)院信息，阻礙醫(yī)院展開正常的信息整理工作。為防范這種問題，需要醫(yī)院管理者相關人員革新管理理念，應該讓工作模式與時俱進。2）檔案的保存形式有待整改。數(shù)據(jù)信息的保存工作，在醫(yī)院的檔案整理工作中是非常關鍵的內(nèi)容，如果這一內(nèi)容不能高質(zhì)量的進行，就會降低整個檔案管理工作的價值，同時也會易丟失醫(yī)院數(shù)據(jù)信息，產(chǎn)生的后果不堪設想。目前紙質(zhì)資料保存的方式依然是比較普遍的，但是大數(shù)據(jù)時代的來臨，醫(yī)院信息資料的保存是可以進一步實現(xiàn)信息化的，需要相關工作人員積極的實現(xiàn)整改、革新檔案的保存形式，按照資料的不同類型，采取針對性資料保存形式。3）系統(tǒng)建設與管理方式滯后同時管理體系不完善。醫(yī)院檔案信息化建設與管理工作必須要保障與時俱進的環(huán)境下，才可以實現(xiàn)醫(yī)院管理質(zhì)量水平提升。但是目前在管理理念、管理方式、管理技術以及管理經(jīng)驗等方面，還需要進一步的改進和完善。應該保障具備先進的技術手段、軟硬件設備等，但這些內(nèi)容還并未完全良好的實現(xiàn)。另外，醫(yī)院檔案信息化建設與管理中，需要健全的、合理的管理體系和配套制度，由于醫(yī)院的綜合實力不盡相同，管理能力有高有低，所以醫(yī)院檔案信息化建設中，系統(tǒng)更新速度較低、跟醫(yī)院發(fā)展實況不符、信息化建設與管理制度并未充分的履行等現(xiàn)象是比較多見的，進而導致管理成效不高，檔案內(nèi)容電子化水平不足。4）檔案管理信息化建設人才緊缺。檔案管理信息化建設中，需要高素質(zhì)的人才作為工作的支撐。但是，一些員工因年齡較大，管理理念以及專業(yè)知識系統(tǒng)掌握已經(jīng)比較滯后，而且互聯(lián)網(wǎng)信息素養(yǎng)并不高，不能作為檔案管理信息化建設引領者。還有一些員工盡管可以嫻熟的運用信息化技術，但是存在工作責任感不高、安全意識較低等現(xiàn)象，常導致錯記或遺漏檔案信息、無意中丟失損壞、故意的篡改檔案內(nèi)容等問題。管理隊伍整體素質(zhì)不強，是降低檔案管理質(zhì)量的重要因素。

3 大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理信息化建設的關系

1）大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理工作提出了新的要求。醫(yī)院檔案管理中，涵蓋了很多內(nèi)容，比如在醫(yī)療業(yè)務領域包括藥品、醫(yī)療器械、患者等等內(nèi)容，在管理服務領域包括了采購、基建以及人事等等內(nèi)容。近些年來，醫(yī)院檔案信息化建設步伐不斷加快，面對繁雜的、龐大的檔案數(shù)據(jù)，需要積極的運用大數(shù)據(jù)思維中的整體思維模式，實現(xiàn)檔案管理“全局”和“局部”關系的科學處理，重視檔案由收集整理到開發(fā)利用期間的每一程序的關聯(lián)性，將傳統(tǒng)檔案管理工作模式有效的改進，將整體的檔案管理工作效率提升。2）大數(shù)據(jù)為醫(yī)院檔案信息運用帶來更廣闊的平臺。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，怎樣將想要獲取的文件資料及時有效的找到尤為關鍵。目前由于醫(yī)院中廣泛地運用信息化手段，患者可以經(jīng)醫(yī)院設置的官方微信平臺、約號平臺、自助終端、電話等渠道，進行預訂就診時間，這樣彌補了傳統(tǒng)的患者需要門口排隊看醫(yī)生、等待護士的電話等等不足，有效的節(jié)約時間。大數(shù)據(jù)環(huán)境中，醫(yī)院檔案中電子文件的標準化生產(chǎn)，能夠?qū)τ卺t(yī)院整體、醫(yī)院各部門結(jié)果進行分析，而且展開統(tǒng)計、分析醫(yī)院管理的整體運營結(jié)果，醫(yī)院可以輕松的自我運營評估，將醫(yī)院服務質(zhì)量水平提升，合理掌控運營成本。3）大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案人才隊伍建設提出了更高標準。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，可以更迅捷的信息加工與獲取。醫(yī)院檔案管理信息化進程中，需要管理團隊成員具有更加過硬的專業(yè)技術以及先進的管理意識。醫(yī)療自身就具備較強的專業(yè)性，需要醫(yī)院檔案人才可以掌握住一些基礎的醫(yī)療知識，而且做好網(wǎng)絡安全管理、防范計算機病毒、做好管理電子檔案使用權限以及電子檔案的歸檔等內(nèi)容，所以綜合素質(zhì)水平應該更高。

4 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路

1）強化管理意識。醫(yī)院領導和相關管理者需要主動閱讀檔案管理相關的書籍資料、規(guī)章制度，對于檔案管理目標、內(nèi)容進行合理的明確，對目前醫(yī)院檔案管理重難點充分的了解，能夠在思想意識層面，對于檔案管理工作的意義認知，積極的履行各項檔案管理工作，在醫(yī)院工作核心范圍之中進行納入，進行合理的調(diào)整檔案管理辦公室的部位，將檔案室的空間適當?shù)臄U大，對于人員崗位編制進行擴充、納入先進的管理系統(tǒng)設備等等，而且全體人員都要重視營造檔案管理工作的良好氛圍，提升責任意識。同時可以進行全院規(guī)模主題講座以及動員大會等舉措，讓全體員工高度的重視檔案管理信息化建設的價值，領導層按照醫(yī)院規(guī)?，F(xiàn)狀、年度目標、醫(yī)療衛(wèi)生大環(huán)境等，確保進行科學的信息化建設，各科室部門應該盡快的匯總整理內(nèi)部檔案資料，給檔案管理人員上交，經(jīng)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)把電子檔案資料自主上傳，管理人員認真的核實檔案資料內(nèi)容，將檔案信息準確度提升。2）完善檔案管理基礎設施。醫(yī)院設立專門用于檔案管理建設的資金，進行購入電腦、復印機、投影儀以及掃描儀等等信息化建設中必須的設備、軟件等。合理分配不同人員或崗位職責內(nèi)容，選出兩名責任心強以及細致認真的工作人員，專門進行操作運用掃描儀，科學的掃描檔案資料存儲室內(nèi)全部資料，所得電子文檔，展開分類整理。經(jīng)修改電子文檔名稱以及在文件夾里面進行添加寫有各文檔基本信息的文檔等舉措，將電子檔案整理的系統(tǒng)性提升。全部人員必須要遵循標準的操作流程進行操作設備，勤維護、保養(yǎng)，增加設備應用時間。醫(yī)院也要重視研發(fā)、運用檔案數(shù)據(jù)庫及平臺，采取快捷查詢與檢索功能，進行目標檔案的及時查找，運用自我檢查功能，對于檔案資料內(nèi)的錯別字等查找，運用自我記錄功能，進行匯總檔案信息等等，促使將檔案管理工作高效性提升。3）提高檔案管理制度體系的先進性。按照相應的法律法規(guī)內(nèi)容，醫(yī)院考慮到檔案管理現(xiàn)狀，未來的互聯(lián)網(wǎng)時代經(jīng)濟發(fā)展趨勢，進行檔案管理工作、管理人員的各項規(guī)章制度的制定，包括人員管理機制、檔案管理工作行為準則、獎懲機制以及績效考核機制等，對檔案管理體系弊端掌握以后，明確的劃分檔案管理內(nèi)容的難易程度，不同崗位的人員明晰職責。另外，也應該對于檔案存儲室消防檢查等規(guī)章制度完善、健全，并且切實的履行相關內(nèi)容，減少由于自然災害事故、檔案因人為事故等因素導致?lián)p壞的問題。4）重視管理隊伍建設。管理人員培訓頻率需要適當?shù)脑黾?，管理人員的培訓中，培訓內(nèi)容包括法律法規(guī)、職業(yè)道德、信息技術、創(chuàng)新等等，運用先進化的理論知識講解結(jié)合起實踐訓練舉措，將培訓成效有效的提升，支持管理者運用業(yè)余的時間，進行閱讀檔案管理規(guī)章制度，對管理流程進行分析，遵循規(guī)章制度內(nèi)容履行工作，將工作效率提升。另外，崗位招聘過程中，提升招聘的門檻，給管理隊伍增添活力，創(chuàng)建專業(yè)素養(yǎng)過硬的以及具備較強創(chuàng)新能力的現(xiàn)代化管理隊伍，做出重要的人才與智力保障。5）深切落實檔案的保密工作。通過應用大數(shù)據(jù)技術，明顯的改善了醫(yī)院的檔案管理工作，完善檔案管理工作，使得醫(yī)院其他工作內(nèi)容穩(wěn)定有序地實施，將醫(yī)院的工作效率提升。但大數(shù)據(jù)技術并非沒有弊端，大數(shù)據(jù)技術本身存在風險性的特點，最關鍵的就是檔案資源的保密性。所以，檔案管理的工作人員應該重視檔案的保密工作，工作人員要加強安全防護數(shù)據(jù)資源的意識，管理層制定嚴格的檔案資源的保密工作標準，工作人員嚴格履行，防范檔案資源丟失等問題。

5 結(jié)語

我國在不斷地提升醫(yī)療水平，醫(yī)院檔案管理工作中，建設信息化的程度，可以體現(xiàn)出醫(yī)院信息化程度的高低?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境背景下，需要盡早的發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理之中的各種問題，做好檔案專業(yè)人才隊伍的建設，增加資金投入，引入先進的硬件、軟件設備。而且需要充分的挖掘出大數(shù)據(jù)檔案所存在的巨大價值，保障更好的順應醫(yī)院檔案管理工作，將管理水平提升，推動醫(yī)院健康穩(wěn)定向前發(fā)展。