照片檔案的數字化管理與利用研究

張曉琴

（福建省南平市第一醫(yī)院，福建 南平 353000）

1 前言

在信息化技術日益完善與發(fā)展背景下，檔案工作中對計算機技術、數據庫技術、復印技術等的使用越來越成熟，這些信息化技術為檔案的數字化發(fā)展提供了基礎條件，而照片檔案作為檔案工作中不可或缺的組成形式，推動其數字化管理與發(fā)展，對做好檔案現代化、信息化發(fā)展有著深遠的影響和意義?，F階段一些單位在落實照片檔案數字化管理和利用中往往還存在一些不足之處，主要包括照片檔案管理方法不統(tǒng)一、風險隱患、人員水平參差不齊等，這些問題的存在將不利于照片檔案的數字化及信息化發(fā)展，需要引起足夠的重視，需要及時制定有效地解決方法，只有這樣才能夠更好地實現照片檔案的數字化發(fā)展與管理。

2 照片檔案數字化的必要性

照片檔案數字化發(fā)展是照片檔案發(fā)展到一定階段在技術層面進一步的一個表現，同時也是照片檔案發(fā)展到一定階段的必然結果。之所以照片檔案數字化發(fā)展如此重要，是因為數字化的照片檔案與傳統(tǒng)照片檔案管理相比更具優(yōu)勢，往往更容易保存、更方便檢索、堅強管理人員工作壓力。

2.1 數字化照片檔案易于保存

數字化后的照片檔案可以保存在光盤、磁盤等新型載體上。也可以通過云存儲技術進行保存，云存儲通過網絡將本地數據存放在存儲服務提供商（SSP）提供的在線存儲空間。云存儲使得照片檔案異地保存成為可能，可以大大避免局部自然災害對照片檔案造成的損失。2008年汶川地震，災區(qū)各地檔案館舍遭受到前所未有的損害，館藏檔案約10萬卷仍處危房中，雨水浸濕約1560卷，檔案柜架受損約2000立方米，電腦、空調、除濕機、復印機等設施設備共計損毀數百臺。其中受損最嚴重的是北川檔案局，所有檔案都蕩然無存。傳統(tǒng)的照片檔案屬于感光膠片材料，感光膠片材料不利于長久保存，因此對庫房的保管條件要求很高，而且在保管、傳遞、復制、利用等過程中，稍有不慎就會損壞載體，造成信息損失。感光材料載體在存儲過程中可能發(fā)生的物理或化學變化，也會使傳統(tǒng)照片檔案信息受到損失。實現傳統(tǒng)照片檔案的數字化轉換、處理和存儲，在科技高度發(fā)展的今天完全可以做到。

2.2 數字化照片檔案便于檢索利用

照片檔案方便利用是檔案管理工作的基本目的，也是檔案管理工作的基本原則。紙版照片檔案缺乏像圖書分類領域一樣權威的分類標準，造成照片檔案的管理混亂，不利于檢索利用 。數字化照片檔案通過計算機可以實現快速、準確地檢索，然后根據需要打印、拷貝、制成數碼照片等。計算機中文件的多次拷貝復制，每一次復制數字化照片質量都不會產生影響。所以，數字化轉換是一次信息管理模式上的轉變。

2.3 數字化照片檔案能夠進一步降低管理人員的工作壓力

隨著照片檔案信息數據量的不斷增加，傳統(tǒng)的工作方法顯然已經無法滿足其最新發(fā)展與需要，會給檔案管理人員增加很多的工作壓力，而數字化照片檔案的出現則很好地解決了這一問題，可謂是給檔案管理人員在工作上帶來了福音。從數字化照片檔案優(yōu)勢分析可知，數字化技術在照片檔案中的應用使得檔案中的照片更加便于保管與檢索，這樣就能夠幫助檔案管理人員省去大量的時間來整理照片檔案資料，費盡心機去保管與維護照片檔案資料，只需要將照片檔案資料儲存在硬盤或云空間當中，不需要像以前那樣放到柜中保管，會節(jié)省檔案管理人員很多在保管照片檔案時的整理時間。此外，數字化照片檔案在完善的風險控制下會更加的安全，檔案管理人員不需要向以往那樣擔心照片檔案會不會因為日照、強光等被曝光、會不會因為潮濕、雨水等被損壞，整理與使用起來更加方便與安全，這對檔案人員開展工作起到了更好地幫助與保障。

3 照片檔案管理中對數字化管理的挑戰(zhàn)分析

照片檔案數字化管理與利用，除了要保證必要的掃描設備、計算機辦公條件等基礎配置以外，還需要建立統(tǒng)一的檔案管理辦法，制定系統(tǒng)的工作流程，還需要保證檔案管理隊伍的能力與素質，只有做到了這些才能夠更加順利的推進照片檔案的數字化發(fā)展，才能夠充分地利用數字化技術來提高照片檔案管理質量。

3.1 照片檔案整理方法不統(tǒng)一

現階段，相關管理部門并未對照片檔案整理方法進行統(tǒng)一要求，照片檔案整理過程中會有很多種不同的整理方法，在一些單位中照片檔案是單獨裝訂成冊的，而在有些單位中照片檔案是夾在書中的，還有很多其他保管方式。此外，照片檔案的固定方式也有所不同，在一些單位中照片檔案的固定用到的是乳膠粘貼，而有的單位對照片檔案的固定則用到膠水粘貼。無論是照片檔案儲存還是固定上的不統(tǒng)一，都將給照片檔案的數字化管理帶來了更多的挑戰(zhàn)與難度，這對不同機構、不同部門間實現照片檔案信息共享、傳遞等都將帶來很多麻煩。

3.2 檔案人員之間能力水平參差不齊

照片檔案管理無論是在檔案信息收集，還是在照片檔案歸檔、保管等各個環(huán)節(jié)中，檔案管理人員都起到決定性的作用，如果檔案管理人員的工作素養(yǎng)與工作能力不達標，往往無法保證做好照片檔案管理的這些環(huán)節(jié)?，F階段，在一些單位中，各個檔案管理人員之間的能力水平是參差不齊的，真正滿足照片檔案數字化管理要求的少之又少。一方面，部分單位沒有根據照片數字化檔案管理與利用要求，及時對檔案管理人員做好培訓，使得檔案管理人員在數字化方面的應用能力到不到工作要求。此外，在一些單位中檔案工作長期得不到單位及單位領導重視，并沒有意識到做好檔案工作的重要性，甚至在一些單位中都沒有專業(yè)的檔案管理人員，仍然存在兼職從事檔案工作的現象，這些兼職人員往往照片檔案管理意識差，對工作要求與流程了解得不夠細致，無法及時對照片檔案進行收集、歸檔、儲存等。

3.3 風險意識及防范能力仍需進一步提高

數字化照片檔案是利用信息技術通過對檔案照片的數字化處理后存儲在計算機中的一種方式，所以數字化照片檔案的核心技術便是信息化技術、計算機技術，而其與生俱來便具有風險隱患，這是無法回避與剔除的，如果單位沒有對此加以重視并積極預防風險，便很容易導致磁盤、云端中的照片檔案丟失，被盜取等。但顯然在一些單位照片檔案工作中，往往只意識到了數字化的好處，對其風險隱患卻有所疏忽，往往沒有建立完備的風險預警與處理機制。照片檔案在保存到計算機當中后，也沒有設置登錄密碼，也沒有進行備份，也沒有增設相應的防御措施，甚至計算機中的檔案照片丟失了也不知道，這種情況非常不利于數字化照片檔案的健康發(fā)展與規(guī)范化發(fā)展，一旦出現照片檔案損壞、丟失，后果將極其嚴重。

4 照片檔案的數字化管理與利用策略探討

照片檔案的數字化推廣與發(fā)展需要及時轉變檔案管理人員的思維，使其建立信息化工作意識，還要提高安全意識，落實好數字化照片檔案的風險防范，以及完善照片檔案的鑒定和收集歸檔，只有這樣才能夠構建系統(tǒng)化、規(guī)范化的數字化照片檔案管理機制，實現數字化照片檔案的科學發(fā)展。

4.1 切實提高檔案人員的意識與能力

為做好照片檔案的數字化管理與利用，必須要打造一支專業(yè)、敬業(yè)的檔案管理隊伍，并且要加速推進檔案人員的轉型發(fā)展。首先，數字化技術在照片檔案管理工作中的應用，必然會打破傳統(tǒng)工作模式，可能會出現一些檔案人員對其不理解的現象。為此，單位要及時做好這部分檔案人員的心理疏導，使其明白照片檔案數字化發(fā)展的意義與重要性，使其明白照片檔案數字化發(fā)展能夠對其工作上帶來的幫助。其次，為了更好地提高檔案人員的數字化運用能力，要進一步優(yōu)化培訓工作，將照片檔案數字化管理納入培訓工作當中，幫助檔案人員了解、消化、運用數字化技術。最后，單位及單位領導要明確照片檔案價值與地位，給與照片檔案數字化管理與發(fā)展提供更多的理解與支持，以保證工作能夠順利的落實下去。

4.2 做好數字化照片檔案的安全管理

為保證數字化照片檔案質量，需要建立數字化照片檔案安全管理制度，并制定詳盡的制度規(guī)定。要求檔案管理人員一定要嚴格按照制度標準中的規(guī)定來開展照片檔案收集、整理、歸檔、儲存等工作。其中，必須要落實好權限分級，規(guī)定單位領導的權限、檔案部門領導權限、檔案管理人員權限，嚴格履行并行使各自的權限。此外，要在管理系統(tǒng)中設置防火墻和數據密碼，保證不相關人員無法登錄檔案管理系統(tǒng)，還要定期對檔案管理系統(tǒng)進行更新，防止因系統(tǒng)內垃圾過多降低運行速度。最后，要對檔案管理系統(tǒng)定期地進行檢查與維護，以便及時發(fā)現系統(tǒng)中有無問題、有無安全隱患等，將檔案管理系統(tǒng)的安全級別提升到最高，以便降低檔案管理系統(tǒng)的風險隱患。此外，很多單位在數字化照片檔案安全管理中往往容易忽略照片檔案的備份，這點非常重要，做好備份是為了能夠因一些突發(fā)情況產生而導致照片檔案資料丟失、損壞等仍然能夠方便找回，如果沒有備份一旦出現上述情況，照片檔案很有可能再也無法恢復與找回，所以在整理完照片檔案后一定要及時地對其進行備份。

4.3 完善照片檔案的鑒定和收集歸檔

在數字化照片檔案管理過程中，要求單位中的檔案管理部門務必要做好檔案的鑒定與歸檔，以便保證照片檔案的使用價值、真實性、有效性等。如，在照片檔案歸集工作結束后，檔案人員要及時對照片的數字化格式、色彩、質量等進行檢查與鑒定，看其是否符合規(guī)定，如果存在不符合規(guī)定的方面，也便于及時修正。照片檔案資料在形成之后，一定要及時對其進行歸檔，并嚴格按照要求將其轉化成數字格式來進行儲存與保管，防止出現照片檔案資料造假的現象，以便更好地保證數字化照片檔案質量。為此，單位要建立完備的照片檔案歸檔機制與工作流程，并保證檔案管理人員嚴格按照工作制度與要求來對照片檔案進行收集與歸檔，并建立考評問責制，出現問題要保證能夠及時地找到負責人。

5 結語

文章主要研究了照片檔案數字化管理中易發(fā)問題，并在此基礎上提出了幾點優(yōu)化方法，希望可以對做好照片檔案數字化管理與利用提供到一定的思路啟發(fā)與幫助作用。