信息化技術(shù)在檔案管理中的應用價值

林 雙 吳英杰

（本溪市氣象局，遼寧 本溪 117000）

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會的發(fā)展帶來了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應時代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作。

1 信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

信息化技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展形態(tài)中的必然產(chǎn)物，在我國各行各業(yè)的工作中，都開始應用這種技術(shù)做輔助，在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)體現(xiàn)出了其優(yōu)越性，為工作方式的改革帶來了極大沖擊。

1.1 提升檔案儲存的安全性

在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說，無法有效保障，由于儲存的時間長，并且需要進行隨時查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問題。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術(shù)能夠加強信息資源的開發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

1.2 滿足社會發(fā)展需求

檔案管理工作的信息化發(fā)展標志著一個單位的信息化技術(shù)水平，從一定程度上來說，反映了單位的發(fā)展實力，以及國家信息化建設(shè)的質(zhì)量。從新時期的發(fā)展軌跡看，網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體技術(shù)以及人工智能都是社會發(fā)展的必然趨勢，也是人類文明進步的前提。利用信息化技術(shù)來執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會發(fā)展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發(fā)展進程的方式，信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機制，從而達到透明的狀態(tài)，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

2 傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

盡管在當下社會發(fā)展中，為了跟上信息化進程，大多單位已經(jīng)開始運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展檔案管理工作，但仍然有部分單位在檔案管理中存在一些問題，以下對傳統(tǒng)行政檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，對于出現(xiàn)的問題進行總結(jié)。

2.1 缺乏相應的檔案管理制度

針對一部分單位來說，檔案管理工作大多流于形式，沒有形成一套完整的體系和制度，導致檔案的存放管理沒有得到及時的更新，并未發(fā)揮出檔案管理的真正價值。在實際的檔案管理工作中，單位往往缺乏相應的科學策略，對于檔案管理沒有明確的目標和方向，部分年限已久的檔案在管理中沒有得到有效的整理，從而導致檔案管理工作的難度增加，降低了工作效率和質(zhì)量。

2.2 檔案管理工作沒有受到重視

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，單位領(lǐng)導和個人都缺乏對于檔案管理的認識和理解，檔案管理工作沒有得到有效的重視，從而導致整個檔案管理工作沒有發(fā)揮出自身的價值和作用。工作人員對于檔案管理往往是在第一次存檔之后，沒有再次更新和查閱，行政檔案只是得到了保存，而并未進行真正的管理，過問次數(shù)也相對較少。這樣會間接導致工作人員的積極性降低，檔案管理工作無法得到重視，檔案管理水平自然也會下降。

2.3 檔案管理的設(shè)施落后

信息化時代背景下，單位若是沒有好的檔案儲存環(huán)境，則更容易顯出其設(shè)施的落后和陳舊，一般來說，檔案儲存需要一個專門的場所，但是在個別單位中，檔案的存放就在辦公室內(nèi)，甚至存放于工作人員的辦公桌上，這點完全不利于檔案的管理。同時，也影響了正常的辦公秩序。對于檔案的存放管理來說，如果沒有一個合理的儲存環(huán)境，則很容易導致檔案丟失、損壞，或是被人為破壞，從而影響檔案的質(zhì)量，加大工作的難度。除此之外，檔案管理工作人員也存在不熟練的問題，由于不具備專業(yè)的檔案管理知識，在執(zhí)行工作時也會影響管理的質(zhì)量和效率，影響整體工作的開展。

2.4 工作理念有待提升

對于大多數(shù)單位來說，檔案管理工作的服務(wù)理念沒有跟上時代發(fā)展的腳步。在信息化時代背景下，檔案管理工作也應當順應時代的發(fā)展，加強單位的信息化建設(shè)，脫離傳統(tǒng)的工作理念，從高質(zhì)量的發(fā)展中，加強檔案管理工作的實施。隨著時代的發(fā)展和進步，檔案管理所面對的對象也隨之拓展，對于不同的單位，應當結(jié)合自身的發(fā)展，進行技術(shù)和理念的革新，避免以傳統(tǒng)的服務(wù)理念開展工作，讓現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)揮充分的作用，從而提升單位的檔案管理綜合水平。

3 信息化技術(shù)在檔案管理中的應用價值

傳統(tǒng)的檔案管理方式大多依賴于紙質(zhì)文件的存放和管理，在工作中幾乎是人工操作，在一定程度上加大了工作量，加上檔案管理需要專門的場所，占據(jù)空間的同時也不利于查找，而信息化技術(shù)的運用則突破了這種模式，利用計算機進行工作，將檔案信息進行記錄歸類，節(jié)約人力的同時，提升了工作的效率，優(yōu)勢是相當明顯的，除了表現(xiàn)的優(yōu)勢，信息化技術(shù)在檔案管理中還具有以下價值。

3.1 提升檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當檔案文件累積到一定數(shù)量之后，查找起來相當困難。另外，檔案存放場所不斷被占據(jù)，在實際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進無限的網(wǎng)絡(luò)空間，并且在智能化技術(shù)的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量。

3.2 提升檔案管理工作效率

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的方式會利用到大量的人力進行收集和整理，在增加了人力的同時，也浪費了大量的時間成本，形成效率低下的狀態(tài)，還降低了工作人員的積極性。而在信息化發(fā)展的當下，將檔案數(shù)據(jù)存放進電腦中，無需人工進行具體的分類和保存操作，在電腦上工作，極大節(jié)約了人力成本，也提升了檔案管理的工作效率。

3.3 提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責和要求。單位各部門人員，往往通過領(lǐng)導的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實并沒有發(fā)揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發(fā)展中，對于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi)，除了工作上便捷外，在對信息進行查閱和調(diào)取時也更加方便，檔案被做成一個統(tǒng)一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

3.4 做到檔案管理資源共享

信息化技術(shù)極大滿足了當代社會的發(fā)展需求，在不同的行業(yè)中，實現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統(tǒng)平臺，能夠在上面與他人進行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行操作，讓檔案管理更加透明。同時，單位可以通過檔案信息化管理實現(xiàn)行政信息的公開，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與民眾進行互動，實現(xiàn)信息的公開透明，同時實現(xiàn)資源共享，促進社會發(fā)展。

3.5 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在信息化時代發(fā)展中，要想達到單位和檔案管理共同進步，需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時，必須要進行系統(tǒng)且專業(yè)的知識學習，掌握網(wǎng)絡(luò)信息化的相關(guān)技術(shù)，更好地開展檔案管理工作。同時，單位也需要注重人員的培養(yǎng)和學習，以專業(yè)化的標準要求檔案管理人員，加強其整體素質(zhì)和能力的提升，為管理工作提供保障。

4 檔案管理信息化工作的創(chuàng)新發(fā)展

4.1 職務(wù)信息化

在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作一般都是依靠人力實現(xiàn)的，檔案管理人員在具體操作過程的不細致很可能直接造成數(shù)據(jù)錯誤，造成查詢?nèi)藛T在檢索和利用相關(guān)信息時受到較大的困擾。而檔案管理的信息化能夠有力彌補這一問題，其對于單位的信息能夠進行集中的細分、檢索、開發(fā)或者是集成，這樣就可以根據(jù)信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而替代傳統(tǒng)的檔案管理人員的目錄編制、信息儲存以及類型劃分等工作，這樣既可以有力地提高檔案管理工作的效率，也可以進一步杜絕信息錯誤的現(xiàn)象的發(fā)生。

4.2 數(shù)據(jù)信息化

檔案數(shù)據(jù)是單位進行檔案管理信息化改革的重要前提，從一定程度上講，檔案管理信息化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料借助現(xiàn)代化的科技手段調(diào)整為數(shù)字化的信息資料的過程，其事實上就是把有形的介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o形的數(shù)據(jù)信息，這一過程不但可以為檔案信息的存儲提供一定的便捷，使其能夠隨著時間的推移永久保存，而且也能為檔案查詢?nèi)藛T的使用提供極大便利。

5 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代背景下，行政檔案管理工作也要順應時代的發(fā)展，結(jié)合多功能的信息技術(shù)，提升單位的檔案管理水平，借助信息化發(fā)展的優(yōu)勢，提升檔案的綜合管理能力。