工程檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展探析

劉 靜

（黃河水利委員會黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

對于工程檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)，可以有效地保存檔案信息和文件資料，充分發(fā)揮其利用價值。然而，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，會出現(xiàn)各種各樣的影響因素，導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用價值不能得到充分發(fā)揮。這就要求各單位充分考慮實際工作需要，根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展的特點，建立高素質(zhì)的人才隊伍，使這項工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化展開，實現(xiàn)檔案資源共享，從而在檔案管理信息化發(fā)展的同時提高管理質(zhì)量。因此，應(yīng)用信息技術(shù)實施工程檔案管理，需要樹立服務(wù)理念，以提高檔案服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。

1 工程檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

將信息技術(shù)應(yīng)用于工程檔案管理中，可以簡化復(fù)雜的檔案資源，優(yōu)化繁瑣的檔案管理流程，不再受檔案管理時間和空間的限制，從而充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。用戶為工程所需查閱檔案時可以應(yīng)用檢索工具，即使不在現(xiàn)場，也可以通過信息技術(shù)登錄到指定平臺獲取信息，從而提高檔案管理效率[1]。

應(yīng)用信息技術(shù)實施檔案管理，促使這項工作全面開展起來，為用戶提供更有效的服務(wù)。通過運行工程檔案信息管理系統(tǒng)，可以加快檔案管理的進程，使檔案管理有較高的可靠性，不存在數(shù)據(jù)不完整或缺失的問題。

2 工程檔案信息化管理所具備的優(yōu)勢

2.1 將檔案信息存儲與利用相結(jié)合

工程檔案的保存不是目的，而是要在工程建設(shè)中發(fā)揮其使用價值。因此，僅僅對檔案進行存儲并不能得到很好地利用效果。檔案管理信息化可以有效地解決這一問題，既能實現(xiàn)檔案資源的存儲，又能充分發(fā)揮其利用功能，保證檔案的服務(wù)價值。

2.2 應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)促進檔案資料管理

在檔案管理信息化的發(fā)展過程中，建立了相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提高了檔案的信息容量。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能提供多種檢索方法，有效地保存和合理利用檔案，這樣既能取得良好的檔案保護效果，又能大大提高檔案的利用效率。在先進的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運行中，使工程檔案在保存和使用時得到有效利用，對檔案管理起到了促進作用。

3 工程檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

3.1 信息技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一化

檔案管理信息化管理存在一些問題，實施解決的過程中沒有考慮檔案信息技術(shù)應(yīng)用的特點和規(guī)律。在具體的實施中，往往出現(xiàn)一些問題，不能充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，不能發(fā)揮其在檔案管理中的作用。這些問題的產(chǎn)生，是由于信息化管理的過程中沒有明確應(yīng)用方法，也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案信息技術(shù)的應(yīng)用并不能取得良好的效果[2]。

3.2 缺乏高素質(zhì)人才

檔案信息技術(shù)受到人們的高度重視，但由于該專業(yè)領(lǐng)域中的高素質(zhì)人才的缺乏，信息技術(shù)的應(yīng)用不能達到預(yù)期的效果，技術(shù)操作也不能滿足要求。目前，一些工程檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)僅僅停留在檔案管理本身，在具體的工作中會出現(xiàn)各種各樣的技術(shù)問題，使信息技術(shù)不能很好地發(fā)揮作用，導(dǎo)致各方面工作效果不佳，不能滿足檔案信息技術(shù)的應(yīng)用需求。

3.3 檔案信息資源不能共享

在檔案信息技術(shù)的應(yīng)用中，不可避免地受到各種因素的影響，造成資源無法共享的問題。在保護和利用檔案的過程中，要保護知識產(chǎn)權(quán)，各單位通常根據(jù)自己的需要開發(fā)一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并制作相應(yīng)的文件格式。檔案的在線閱覽和下載閱覽只能在局域網(wǎng)內(nèi)進行，這給用戶閱讀資料帶來了很大的不便，同時也增加了檔案管理的難度，資源共享的效果大大降低。

4 工程檔案信息化管理問題的解決對策

4.1 對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進一步加強

現(xiàn)在是新技術(shù)革命時期，電子計算機技術(shù)作為先導(dǎo)技術(shù)，可以自動運算，速度非?？?，而且結(jié)果有較高的精確度，其在運行的過程中，可以對信息存貯，還具有很強的邏輯判斷能力。應(yīng)用計算機管理工程檔案，主要的操作是接收檔案文件、查找文件、借閱文件和歸還文件，如果文件已經(jīng)到期需要銷毀等[3]。整個的檔案管理過程都是自動化運行，使管理工作更加便捷。工程檔案有一定的特殊性，規(guī)模大而且涉及的技術(shù)內(nèi)容和管理內(nèi)容多，比如，需要編制大型的索引，發(fā)揮計算機技術(shù)的作用可以為檔案的編研工作提供服務(wù)，并對檔案快速統(tǒng)計。所以工程檔案管理中，需要配備合適的硬件設(shè)施，即選用合適的電子計算機，應(yīng)用檔案室計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的程度要有所提高。

4.2 強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用

其一，工程檔案管理中，要強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是必不可少的。所以，對于電子檔案載體要定期檢測并做好拷貝工作，應(yīng)用等距抽樣的方法或者隨機抽樣的方式，平均每年檢測一次，樣品數(shù)量不能太少，要超過總數(shù)的10%?？截惞ぷ饕?年進行一次，安全起見，要采用多重備份的方式，防止丟失數(shù)據(jù)，原載體繼續(xù)保留文件的時間要超過四年。在對電子檔案進行檢測以及拷貝的時候，需要將相應(yīng)的跟蹤記錄做好，防止由于人為操作失誤導(dǎo)致不良后果。

其二，工程檔案管理中，要采用加密技術(shù)。應(yīng)用加密技術(shù)，能夠提高電子檔案內(nèi)容的保密性。在對電子檔案進行加密處理的時候可以應(yīng)用多種方法，在加密的過程中，主要使用密鑰長度決定加密的強度，在接收檔案文件和發(fā)送檔案文件的時候要使用“雙密鑰碼”，網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者都有一對密鑰，其中的一個加密密鑰是公開的，另一個是保密的，發(fā)文件方所使用的是收方公開密鑰，文件接收方則使用自己所知道的解密密鑰進行解密，在對文件加密和解密的時候所使用的密鑰不同，所以，文件傳輸?shù)倪^程中，即便有第三方很難截獲文件，也很難解密獲得原文，由此對電子檔案起到一定的保護作用[4]。

4.3 提高檔案人才的管理技術(shù)水平

第一，積極吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才，要求他們具備檔案信息技術(shù)操作的經(jīng)驗，有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，能夠合理運用專業(yè)知識。他們可以充分利用先進的信息技術(shù)解決日常工作中的各種問題，從而提高檔案信息技術(shù)的應(yīng)用水平[5]。

第二，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行各種專業(yè)技能的培訓(xùn)，使他們能夠充分掌握先進技術(shù)，提高信息技術(shù)在工作中的應(yīng)用能力，包括資源的收集和利用，能夠發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高管理質(zhì)量，有效解決當(dāng)前數(shù)據(jù)存儲與使用之間的矛盾。隨著人才培養(yǎng)體系的建設(shè)和不斷完善，檔案數(shù)字產(chǎn)業(yè)化中有更多的實用型人才，可以促進檔案數(shù)字產(chǎn)業(yè)化工作的全面發(fā)展[6]。

4.4 對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用實現(xiàn)資源共享

檔案信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案資料的有效保護和合理利用具有重要作用。在這一過程中，所有參與工程建設(shè)的單位需要高度重視檔案的存儲和管理，使檔案數(shù)據(jù)具有較高的利用率，為社會服務(wù)。對于重要的工程信息，還可以根據(jù)需要進行分類、匯總、下載，并實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作，打印出所需的信息。可見，工程檔案管理信息化是非常方便的，為實現(xiàn)檔案共享的重要體現(xiàn)。

5 工程檔案信息化管理的未來發(fā)展趨勢

5.1 檔案管理信息化的同時服務(wù)方向轉(zhuǎn)向

一是，工程檔案管理信息化的一個重要表示就是電子檔案的形成，使檔案服務(wù)功能充分體現(xiàn)。工程檔案管理信息化的未來發(fā)展趨勢是以主動服務(wù)代替被動服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)收集用戶信息為渠道，對用戶的檔案信息需求進行分析和分類，為用戶提供服務(wù)[7]。

二是，工程檔案管理信息化可以實現(xiàn)服務(wù)全覆蓋。工程檔案管理信息化，注重提供信息服務(wù)，所有操作都是信息化的。與檔案文件關(guān)聯(lián)的主要使用方式將提供用戶的潛在需求，從而增加文件服務(wù)的附加值，不再有“一個文件一個檢查”的限制，從而能夠滿足用戶的實際需求。工程檔案管理信息化有一個重要功能，就是對檔案信息進行整合，使服務(wù)更加具體、直觀。

5.2 對檔案資源應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實施管理

雖然信息技術(shù)在當(dāng)前的檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，但它仍然停留在電子文檔的收集和檢索上。在未來的數(shù)字檔案管理中，一個重要的趨勢就是網(wǎng)絡(luò)化管理，特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達，已經(jīng)進入5G時代，使網(wǎng)絡(luò)使用更加方便，網(wǎng)速更快，實現(xiàn)信息共享。雖然是工程檔案，但是檔案本身屬于社會資源，其價值在于應(yīng)用，更好地服務(wù)社會[8]。

5.3 對于管理人才實施復(fù)合化管理

檔案管理信息的同時，檔案質(zhì)量要有所保證，人才是重要因素。如果沒有高素質(zhì)的人才來做這項工作，就很難取得良好的管理效果。應(yīng)用信息技術(shù)實施檔案管理，可以說是檔案管理模式的創(chuàng)新。因此，工程檔案管理人員的管理理念和管理方法都要及時更新，才能做好這項工作，保證信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮。為獲得復(fù)合檔案管理人才，工程單位要根據(jù)具體的檔案管理需要定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作能力[9]。

6 結(jié)束語

通過上面的研究可以明確，工程檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，不僅可以發(fā)揮檔案的存儲價值，還能夠更好地發(fā)揮其服務(wù)價值，提高檔案的利用率，使檔案得以良好利用。但在應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的過程中會存在一些問題，使信息技術(shù)的功能不能切實地在檔案管理工作中發(fā)揮作用。這就要求檔案信息技術(shù)應(yīng)用過程中，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進一步加強、強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用、積極建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍，統(tǒng)一相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定完善的資源共享模式，使檔案更好地保管并合理利用，發(fā)揮應(yīng)有的價值，使檔案管理信息化工作全面展開，具有良好的未來發(fā)展趨勢。