新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理研究

王 倩

（北京市昌平區(qū)林業(yè)工作站，北京 102200）

隨著我國(guó)信息科學(xué)技術(shù)持續(xù)高速發(fā)展，國(guó)家相繼提出“網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)”“新基建”等發(fā)展戰(zhàn)略，各行各業(yè)都呈現(xiàn)了高新技術(shù)與行業(yè)發(fā)展結(jié)合的新趨勢(shì)，并加速了行業(yè)技術(shù)及管理的改革創(chuàng)新步伐。黨和國(guó)家在今年提出針對(duì)檔案工作健康有序發(fā)展的“三個(gè)走向”。在此新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案工作往現(xiàn)代化、高科技方向的推進(jìn)，完全符合檔案工作走向開(kāi)放和現(xiàn)代化的方針。因此就事業(yè)單位檔案工作的改革路徑開(kāi)展深度研究，并提出更多符合“三個(gè)走向”指導(dǎo)方針的改革策略，具有重大意義。

1 事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)文書檔案管理工作的重視程度較低

目前許多事業(yè)單位都將主要的關(guān)注點(diǎn)放在了中心業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的文書檔案是用于事業(yè)單位的各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)詳細(xì)地記錄，是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，有利于維持事業(yè)單位內(nèi)部秩序，并為規(guī)劃事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略提供關(guān)鍵依據(jù)。因此，忽視對(duì)文書檔案管理工作不僅無(wú)法使事業(yè)單位順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，還會(huì)導(dǎo)致工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的文書檔案管理工作質(zhì)量。

1.2 文書檔案管理機(jī)制不完善

文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，必須要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的工作程序，遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，然而從當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，部分事業(yè)單位缺乏完善的文書檔案管理機(jī)制以及規(guī)范的工作程序，導(dǎo)致文書檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏相應(yīng)的參考依據(jù)，隨意性較強(qiáng)。部分事業(yè)單位雖然文書檔案管理相關(guān)機(jī)制建設(shè)比較完善，但執(zhí)行力度不足，在實(shí)際工作過(guò)程中缺乏有效的監(jiān)管，違規(guī)操作，未能按照規(guī)章制度辦事，出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位文書檔案管理效率。

1.3 信息化建設(shè)滯后

目前，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)，信息化手段的應(yīng)用有力地推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，要提升文書檔案管理水平與效率，信息化建設(shè)勢(shì)在必行。然而從當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際情況看，信息化建設(shè)普遍滯后，投入不足，缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，并且文書檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發(fā)揮信息化設(shè)施的作用。

1.4 文書檔案管理環(huán)境較差

由于目前大部分事業(yè)單位使用的是紙質(zhì)的文書檔案，因此對(duì)于管理環(huán)境要求非常高。一方面，許多事業(yè)單位并不注重文書檔案存放的地點(diǎn)和環(huán)境，選擇了安全性較差的房間，很容易造成文書檔案的丟失；另一方面，事業(yè)單位沒(méi)有控制好房間內(nèi)的溫度和濕度，造成 文書檔案破損。

1.5 檔案資源無(wú)法落成體系化應(yīng)用

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資源體系化應(yīng)用程度較低，甚至一些單位未能科學(xué)地使用信息化文書檔案管理軟件，對(duì)檔案工作缺少系統(tǒng)性體系設(shè)計(jì)，全部依靠人工對(duì)電子檔案進(jìn)行管理和調(diào)用，這種工作模式是不成體系甚至是形式主義的。事業(yè)單位檔案工作普遍存在著數(shù)字化利用率不高的問(wèn)題，一些單位還存在著將電子檔案打印為紙質(zhì)版再進(jìn)行審閱和調(diào)用的問(wèn)題，沒(méi)有形成單位內(nèi)不同部門分權(quán)限共享處理的體系化應(yīng)用架構(gòu)。另外，一些事業(yè)單位的檔案工作設(shè)備落后老化，客觀上無(wú)法采用高科技的工作方法，嚴(yán)重阻礙了檔案工作改革進(jìn)程[1]。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化途徑

2.1 加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視

在新形勢(shì)的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作受到了大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)的沖擊，使得事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)。基于此，若想更好地提升事業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量。首先要做的就是提升對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。一方面，事業(yè)單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠?qū)罄m(xù)的管理工作提出正確的決策，進(jìn)而在新形勢(shì)下，結(jié)合外部環(huán)境的發(fā)展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關(guān)工作人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書管理工作的重視程度，在實(shí)際的工作過(guò)程中充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性，不僅對(duì)事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行收集和管理，還要進(jìn)一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié)，讓文書檔案管理工作能夠在事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中發(fā)揮出最大價(jià)值[2]。

2.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)水平

在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化水平是提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量的核心手段。首先，事業(yè)單位要利用數(shù)字檔案全面代替紙質(zhì)檔案，防止紙質(zhì)檔案由于保存難度較大而導(dǎo)致的丟失、破損等問(wèn)題。同時(shí)，在管理和查詢文書檔案時(shí)，也應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并輔以數(shù)字化技術(shù)，從而確保文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性。其次，事業(yè)單位要采取動(dòng)態(tài)化的文書檔案管理方式，例如：基于數(shù)字分析方法的文書檔案存儲(chǔ)方式，對(duì)文書檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行快速轉(zhuǎn)移，這不僅可以直接粘貼數(shù)據(jù)信息，還能通過(guò)圖文轉(zhuǎn)換的功能來(lái)提取文書檔案的內(nèi)容，既提高了事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率，還大大提升了事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3 實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化

在文書檔案管理信息化建設(shè)中，檔案信息資源數(shù)字化是重要的基礎(chǔ)內(nèi)容，主要就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)將以往的紙質(zhì)檔案等進(jìn)行加工、轉(zhuǎn)化，將其變?yōu)閿?shù)字化的信息形式，并存儲(chǔ)到建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中。首先，事業(yè)單位將日常工作中所產(chǎn)生的公文、資料等利用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存檔。其次，將單位原本存放的各種介質(zhì)載體的檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，尤其對(duì)重點(diǎn)檔案做好監(jiān)管，將其存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。此外，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，積極引進(jìn)現(xiàn)代化文書檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)檔案目錄的編排與檢索，保證檔案信息化建設(shè)的有效開(kāi)展[3]。

2.4 持續(xù)開(kāi)展文書檔案管理信息化培訓(xùn)

針對(duì)行政事業(yè)單位文書檔案管理隊(duì)伍中普遍存在文書檔案管理專業(yè)知識(shí)匱乏的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，加強(qiáng)工作人員文書檔案管理專業(yè)能力具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。要組織開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化文書檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行崗位調(diào)整[4]。需要注意的是，培訓(xùn)工作的開(kāi)展要結(jié)合具體工作崗位進(jìn)行，確保培訓(xùn)內(nèi)容與工作內(nèi)容緊密聯(lián)系，并且就培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格考核，保障培訓(xùn)質(zhì)量，引導(dǎo)工作人員將培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)用到實(shí)際崗位中去[5]。

2.5 完善行政事業(yè)單位文書檔案管理制度

行政事業(yè)單位中各項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要一個(gè)完善的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范與指導(dǎo)，文書檔案管理信息化工作也是如此。要想推動(dòng)行政事業(yè)單位文書檔案管理工作更好地開(kāi)展，就要根據(jù)實(shí)際情況制定一整套完整的管理制度，規(guī)范現(xiàn)有的文書檔案管理工作。通常來(lái)說(shuō)，完整的制度不僅要涉及需要?dú)w檔的資料，還要理順歸檔的流程，全面覆蓋資料的收集、整理、查找、應(yīng)用等全部的環(huán)節(jié)，并作出具體的要求。需要注意的是，制度要具備一定的可操作性，不能只是空洞的理論說(shuō)明，要能夠切實(shí)落實(shí)，并指導(dǎo)管理工作有條不紊地進(jìn)行[6]。

2.6 強(qiáng)化技術(shù)保障

信息化手段的應(yīng)用對(duì)于提升文書檔案管理水平具有重要作用，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將文書檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)作頭等大事推進(jìn)，給予充足的人力物力保障。文書檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)在于不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，同時(shí)也能簡(jiǎn)化文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，降低文書檔案管理人員的工作強(qiáng)度，也便于查閱檔案資料。首先，事業(yè)單位要完善信息化設(shè)施，購(gòu)置必要的軟件設(shè)施，從而為后續(xù)工作奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位要建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，收錄數(shù)字化檔案，這樣更加便于保管、調(diào)閱、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，利用計(jì)算機(jī)可以有效簡(jiǎn)化工作流程。最后，事業(yè)單位要培養(yǎng)信息化專業(yè)人才，以充分發(fā)揮各項(xiàng)信息化設(shè)施的作用，同時(shí)要注重相關(guān)操作技能的培訓(xùn)，確保可以熟練操作[7]。

2.7 全面提高文書檔案管理工作人員素質(zhì)

人才的作用對(duì)于各行各業(yè)都十分重要，事業(yè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)。在新形勢(shì)下，人才的作用越來(lái)越被重視。首先，文書檔案管理工作人員的能力直接影響著工作效果，事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，提升工作人員的管理水平，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。事業(yè)單位可以制定長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃和短期培訓(xùn)計(jì)劃，短期培訓(xùn)計(jì)劃能夠根據(jù)事業(yè)單位目前的發(fā)展情況進(jìn)行培訓(xùn)，解決文書檔案管理需要迫切解決的問(wèn)題，為事業(yè)單位的快速發(fā)展提供有利條件。長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃可以制定文書檔案管理工作的開(kāi)展方向，階段性的對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供重要保障；其次，分階段性地對(duì)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)。不僅要使文書檔案管理人員對(duì)工作具有高度的專注力，更使工作人員能夠從思想上認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，引導(dǎo)工作人員樹立愛(ài)崗敬業(yè)、一絲不茍的工作態(tài)度[8]。最后，工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中，必須要規(guī)范、謹(jǐn)慎地來(lái)進(jìn)行操作，避免文書檔案信息有誤，從而影響事業(yè)單位整體的內(nèi)部管理工作[9]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，各事業(yè)單位及其檔案業(yè)務(wù)相關(guān)人員要樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案工作觀，全行業(yè)要加緊培養(yǎng)高水平的檔案業(yè)務(wù)人才。在新形勢(shì)的背景下，事業(yè)單位若想更好地提升文書檔案管理工作質(zhì)量，就必須要重視文書檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力，并不斷完善文書檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，還要為文書檔案管理工作提供良好的環(huán)境，讓事業(yè)單位通過(guò)提高文書檔案管理工作質(zhì)量，來(lái)加強(qiáng)內(nèi)部管理水平[10]。