疾控中心檔案工作可持續(xù)化發(fā)展研究

劉盼盼

（淄博市疾病預(yù)防控制中心，山東 淄博 255000）

在疾控中心的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中，檔案作為重要資源和依據(jù)備受管理者重視。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠提高疾控中心的軟實(shí)力，推動(dòng)疾控中心健康發(fā)展。就目前而言，隨著各類(lèi)疾病、傳染病發(fā)病率的提高，疾控中心的檔案資料和數(shù)據(jù)越來(lái)越多，由此也引發(fā)了系列問(wèn)題，如檔案管理意識(shí)缺乏、管理制度不完善等，需要單位及相關(guān)人員給予高度重視，制定科學(xué)、可行的方法措施，提高檔案工作效率，提升疾控中心的工作水平?，F(xiàn)結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要談?wù)剬?duì)疾控中心檔案工作的認(rèn)知。

1 疾控中心檔案工作的特點(diǎn)

在疾控中心的各類(lèi)資源中，檔案資源是一種重要資源，在疾控中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展中發(fā)揮著重要作用。相較于一般檔案，疾控中心檔案除具有信息和資源的集合性外，還有著自身的獨(dú)特性，具體如下：第一，信息來(lái)源多樣且復(fù)雜。從本質(zhì)上看，疾控中心的職能是預(yù)防和控制某些疾病或傳染性，工作中會(huì)產(chǎn)生大量信息。從這些信息的具體情況來(lái)看，涉及面廣，要想在多樣復(fù)雜的信息中快速、精準(zhǔn)的獲得目標(biāo)資源，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，需要工作人員有著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、較高的工作能力。第二，服務(wù)對(duì)象明確?；诩部刂行牡墓ぷ餍再|(zhì)，檔案工作的服務(wù)對(duì)象為疾病的預(yù)防及控制。例如，檔案中和疾病特性相關(guān)的信息，能夠?yàn)橐呙绲难邪l(fā)提供依據(jù)。第三，動(dòng)態(tài)性。疾控中心的檔案工作開(kāi)展過(guò)程中，通常采用實(shí)時(shí)建檔、實(shí)時(shí)管理的模式，根據(jù)疾病控制的時(shí)間開(kāi)展各種工作，在控制疾病進(jìn)展的同時(shí)，檔案資料也隨之變化。可見(jiàn)，疾控中心檔案工作具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。第四，融合性和關(guān)聯(lián)性。隨著各國(guó)之間的緊密聯(lián)系，疾病傳播開(kāi)始呈現(xiàn)全球融合，許多病原體由外來(lái)人口攜帶。而我國(guó)人口眾多，擴(kuò)大疾病的傳播范圍，增加檔案工作難度。對(duì)此，相關(guān)人員需要收集、匯總?cè)蚣部匦畔?，做好預(yù)防準(zhǔn)備工作，以便更好的應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件。

2 疾控中心檔案工作的重要意義

疾控中心重視檔案工作，采用科學(xué)、有效的舉措管理檔案，對(duì)于各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，提高工作效率而言至關(guān)重要。就目前而言，疾控中心檔案工作具有以下意義：第一，增強(qiáng)法律意識(shí)。檔案工作開(kāi)展中，通過(guò)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)和落實(shí)，能夠幫助疾控中心領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和性質(zhì)，提高檔案意識(shí)，糾正檔案工作的錯(cuò)誤觀念。第二，提高領(lǐng)導(dǎo)重視度。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，能夠使領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案工作的重要性，并將其納入議事日程或年度目標(biāo)，組建管理小組，加大物力、財(cái)力和人力上的投入，為檔案工作的開(kāi)展提供各種硬件條件。第三，提高檔案利用率。檔案室建立完善、科學(xué)的檔案工作制度，明確檔案的歸檔流程、保存期限，相較于以往的資料，能夠及時(shí)收集和整理，防止檔案資料流失，提高檔案利用率。第四，實(shí)時(shí)檔案工作信息化。將檔案資料錄入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用專(zhuān)用軟件歸檔，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢，提高檔案查詢率，加快檔案工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)進(jìn)程，為資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

3 疾控中心檔案工作存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理意識(shí)欠缺

疾控中心檔案管理過(guò)程中，面臨的信息資源比較復(fù)雜繁瑣，需要工作人員有耐心、有責(zé)任心。疾控中心服務(wù)于民，可以說(shuō)是公益性機(jī)構(gòu)。因此，檔案工作并不會(huì)產(chǎn)生多好的經(jīng)濟(jì)效益。此背景下，疾控中心領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案人員工作不積極，而且檔案人員的福利待遇也不高，工作和薪酬不成正比，降低服務(wù)意識(shí)。

3.2 檔案管理機(jī)制不完善

現(xiàn)階段，很多疾控中心并未制定規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致工作人員在開(kāi)展檔案工作時(shí)，缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)依據(jù)，從而出現(xiàn)執(zhí)行力不足，不及時(shí)歸檔處理檔案信息，甚至將業(yè)務(wù)檔案放在業(yè)務(wù)科室的現(xiàn)象。另一方面，檔案分類(lèi)不細(xì)致，打亂科室，籠統(tǒng)分類(lèi)，導(dǎo)致在使用檔案信息時(shí)，無(wú)法及時(shí)找到相應(yīng)信息。每次都需要花費(fèi)很多時(shí)間和人力，降低工作效率。

3.3 檔案管理方法不當(dāng)

由于我國(guó)管理工作起步晚，未受到應(yīng)有的重視，管理模式落后，所以相關(guān)的管理方法和手段并不合理。具體表現(xiàn)為：1）音頻、視頻類(lèi)信息處理不當(dāng)，未應(yīng)用軟硬件設(shè)備，數(shù)據(jù)缺失、信息亂碼等現(xiàn)象頻發(fā)，影響檔案查閱。檔案分類(lèi)不正確、不完整，未按要求分類(lèi)管理，降低管理效率，延長(zhǎng)檔案的查找時(shí)間。2）在對(duì)檔案進(jìn)行整合時(shí)，未有效處理老舊信息和無(wú)效信息。3）個(gè)別疾控中心的檔案部門(mén)仍使用人工管理或紙質(zhì)管理，不僅效率低，還容易出錯(cuò)，不符合當(dāng)下檔案工作的需求。

3.4 工作人員素質(zhì)不高

據(jù)調(diào)查，大多數(shù)的疾控中心并未設(shè)置專(zhuān)職的檔案管理人員，通常由其他崗位員工兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)，信息化水平低，無(wú)法投入到檔案管理中，影響工作效率。即便個(gè)別疾控中心具備專(zhuān)職管理人員，但是他們的職業(yè)素養(yǎng)差，工作不認(rèn)真，檔案工作開(kāi)展中也沒(méi)有積極投入其中，引發(fā)各種問(wèn)題，甚至造成檔案資料丟失。

3.5 信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不完善

信息時(shí)代下，部分疾控中心意識(shí)到了先進(jìn)技術(shù)的好處，開(kāi)始建立數(shù)據(jù)信息庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。然而，多數(shù)員工為了便利，只輸入基本的信息，導(dǎo)致檔案信息不完整，后期對(duì)其進(jìn)行管理和篩選時(shí)，因信息缺失影響檔案工作的開(kāi)展。

4 疾控中心檔案工作可持續(xù)發(fā)展的思路

4.1 轉(zhuǎn)變工作理念，提高檔案意識(shí)

為保證檔案工作的順利進(jìn)行，疾控中心首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，明確檔案管理職責(zé)和目標(biāo)，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)，規(guī)范檔案管理流程。其次，提高對(duì)檔案工作的重視程度，深入學(xué)習(xí)管理知識(shí)及先進(jìn)技術(shù)，為檔案工作的開(kāi)展提供支持和依據(jù)，提升檔案管理的效果。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮帶頭作用，積極參與到檔案管理工作中，從而激發(fā)其他員工的工作主動(dòng)性，增強(qiáng)他們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知，促進(jìn)工作創(chuàng)新。

4.2 完善檔案管理機(jī)制

疾控中心明確檔案管理工作的行為，完善管理機(jī)制，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)設(shè)條件。首先，檔案人員樹(shù)立責(zé)任和保密意識(shí)，并在工作中體現(xiàn)出來(lái)。其次，完善檔案的收集、查閱和移交制度，確保相關(guān)制度的可行性和科學(xué)性。工作中，要貫徹落實(shí)制度內(nèi)容，并按規(guī)范操作。再次，建立追責(zé)制度，權(quán)責(zé)分明，無(wú)論是檔案的整理還是查閱，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，都能夠追究責(zé)任人，從而提高檔案管理的質(zhì)量。根據(jù)所形成的檔案資料進(jìn)行排序、分類(lèi)和加工，確保檔案資料能真實(shí)、直觀地反映疾控中心的疾病防控效果及人員調(diào)動(dòng)情況，同時(shí)還要制定相關(guān)目錄，方便日后查閱時(shí)保障檔案安全性，進(jìn)一步提升工作效率；制定和檔案管理機(jī)制相關(guān)的責(zé)任審核體系，在落實(shí)崗位職責(zé)的前提下，將檔案歸檔、立卷等作為工作內(nèi)容，明確審核標(biāo)準(zhǔn)，提升管理效率?？傊?，建立一套科學(xué)、完善的檔案管理機(jī)制，是疾控中心開(kāi)展檔案工作的前提，也是比較重要的一個(gè)任務(wù)。

4.3 應(yīng)用科學(xué)的管理方式

現(xiàn)代化管理理念的提出，檔案規(guī)范化管理勢(shì)在必行。首先，檔案人員要意識(shí)到陳舊管理方式的不足和缺陷，合理使用現(xiàn)代化的管理方式。也就是電子化管理，并應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)，以便更好的收集、存儲(chǔ)和利用檔案信息，提升檔案管理效率，為檔案資源的利用提供保障。其次，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化平臺(tái)，通過(guò)對(duì)該平臺(tái)的有效使用，安全的存儲(chǔ)檔案資源。同時(shí)，還能自動(dòng)化更新檔案資源，滿足檔案管理的需求。此外，檔案部門(mén)還要和各科室的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接，實(shí)現(xiàn)源頭數(shù)據(jù)的銜接和共享；檔案室根據(jù)國(guó)家發(fā)表的相關(guān)制度，建立統(tǒng)一、規(guī)范的歸檔流程和制度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一管理。對(duì)于以前的紙質(zhì)檔案，配備硬件設(shè)備，對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)化加工處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化歸檔。

4.4 加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

無(wú)論科技再怎樣發(fā)展和進(jìn)步，都無(wú)法脫離人的操作。所以高素質(zhì)的人才對(duì)于檔案工作而言至關(guān)重要。對(duì)于疾控中心現(xiàn)有的檔案人員，定期組織參加培訓(xùn)活動(dòng)，加大訓(xùn)練，提升工作能力。若沒(méi)有時(shí)間培養(yǎng)人才，可以雇傭先進(jìn)的檔案人才，給予優(yōu)厚的福利待遇，盡量滿足他們的合理需求。對(duì)于兼職員工，讓他們明確工作態(tài)度，提高工作意識(shí)和自身能力，定期進(jìn)行考核，若實(shí)在無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作，請(qǐng)于辭退。通過(guò)這些舉措，來(lái)提高檔案管理人才的能力，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)程。最后，加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，讓更多的人認(rèn)識(shí)到檔案工作，了解檔案管理的重要性，為日后檔案工作的開(kāi)展和發(fā)展打下基礎(chǔ)。

4.5 提高信息化水平

為推動(dòng)疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)，確保檔案資源的充分利用，需要統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案資源，構(gòu)建規(guī)范化的信息平臺(tái)，將信息化模式應(yīng)用其中，實(shí)現(xiàn)資源共享。首先，構(gòu)建信息平臺(tái)時(shí)，嵌入獨(dú)立于內(nèi)部系統(tǒng)的交流程序，通過(guò)整理分類(lèi)檔案資料并分享，滿足社會(huì)群體對(duì)疾控中心的服務(wù)要求，提升疾控中心的社會(huì)印象。其次，建立資源共享激勵(lì)機(jī)制。檔案部門(mén)要結(jié)合自身情況建立激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)和鼓勵(lì)員工共享檔案資源，提高檔案利用率，創(chuàng)造更多的檔案價(jià)值。同時(shí)，重視檔案資源的審核，準(zhǔn)確標(biāo)注其來(lái)源和名稱(chēng)，方便工作人員整理和查閱。

4.6 加大資金投入

檔案管理工作中，除了要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)外，還要及時(shí)更新和檔案工作相關(guān)的軟件及基礎(chǔ)設(shè)備，加大設(shè)施檢查、基礎(chǔ)設(shè)備采購(gòu)等方面的資金投入。這樣一來(lái)，不僅能提高檔案的安全性，還能確保檔案工作性能優(yōu)良，規(guī)避因軟件、設(shè)施問(wèn)題影響工作進(jìn)程。當(dāng)然，相關(guān)人員要提高自身技能，做好防火墻工作，通過(guò)加密檔案資源，切實(shí)保障檔案管理工作的安全性、保密性。

除此之外，還要加強(qiáng)監(jiān)督管理。通常來(lái)說(shuō)，任何工作都需要監(jiān)管，尤其是檔案工作，檔案中記錄了很多重要的數(shù)字、數(shù)據(jù)，若監(jiān)管不到位，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字不準(zhǔn)確或遺落，后果不堪設(shè)想。故而，檔案部門(mén)必須結(jié)合國(guó)家法律及自身情況，制定行之有效的規(guī)范化的監(jiān)管方案。明確管理要求和步驟，不能有模棱兩可的概念。提前預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的情況，并制定監(jiān)管規(guī)定，實(shí)施追責(zé)制度。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案工作作為疾控中心的重點(diǎn)內(nèi)容，能夠收集疾病防控中的相關(guān)數(shù)據(jù)，推動(dòng)檔案工作的改革。文章根據(jù)現(xiàn)下疾控中心檔案工作存在的諸多問(wèn)題，從轉(zhuǎn)變工作理念、應(yīng)用科學(xué)的管理方式、完善檔案管理機(jī)制、提高信息化水平等方面闡述了解決對(duì)策，以期提高檔案工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。