醫(yī)院檔案管理工作的重要性及管理策略思考

鄭 敏

（云南省昭通市婦幼保健院，云南 昭通 657000）

檔案承載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，可以充分反映行政管理、診療等環(huán)節(jié)的狀況，通過(guò)檔案資源的開發(fā)和利用，也可以為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。近年來(lái)，醫(yī)院工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多元性的特點(diǎn)，必須突出醫(yī)院檔案管理的重要地位，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升，以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需求。受到傳統(tǒng)思維理念的限制，檔案管理工作中的問(wèn)題逐漸凸顯，不僅會(huì)對(duì)工作效率和質(zhì)量造成影響，而且容易造成決策的失誤，限制了醫(yī)院的改革進(jìn)程。為此，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)醫(yī)院檔案管理體系予以全面創(chuàng)新，主動(dòng)迎接工作中的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，促進(jìn)醫(yī)院整體服務(wù)水平和經(jīng)營(yíng)能力的提升。注重對(duì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，結(jié)合部門和科室工作內(nèi)容及特點(diǎn)，制定有效的管理工作規(guī)劃和方案，提高檔案資源的利用價(jià)值。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理有利于促進(jìn)醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院的部門和科室較多，如何實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化規(guī)范管理成了目前面臨的主要問(wèn)題，檔案管理工作的實(shí)施，可以針對(duì)不同部門和科室的工作需求，為其提供更具針對(duì)性的服務(wù)，從而提升醫(yī)療活動(dòng)的推進(jìn)效率。各類資源的整合效率更高，能夠避免部門工作脫節(jié)而影響醫(yī)院的整體運(yùn)行。尤其是在疾病診斷和治療當(dāng)中，需要對(duì)各類檔案進(jìn)行分析和評(píng)估，以便為患者提供更具個(gè)性化的服務(wù)[1]。其次，檔案管理可以促進(jìn)資料查找效率的提升。檔案類型多種多樣，只有在實(shí)施分類管理的過(guò)程中才能提高秩序性，滿足不同使用者的需求。尤其是在數(shù)字化檔案的調(diào)用中，真正解決了時(shí)間因素和空間因素的限制性問(wèn)題，檔案的利用價(jià)值更高。最后，檔案管理也可以確保檔案資料的安全性。加快綜合性管理系統(tǒng)的建設(shè)，及時(shí)收集和匯總各類資料，防止信息真實(shí)性和完整性受到影響，在醫(yī)院規(guī)劃及管理中獲得可靠的參考。

2 醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題

1）重視程度不高。未能充分意識(shí)到檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的作用和價(jià)值，認(rèn)為檔案管理無(wú)足輕重，限制了部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在檔案管理中的投入力度較低，未能為其提供充足的人才保障和資金保障，只局限于眼前利益，忽視了醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。往往在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后收集相關(guān)資料和文件，導(dǎo)致檔案的時(shí)效性受到影響，而且難以保障信息的全面性，不利于檔案資源的開發(fā)和利用。在工作中存在形式化問(wèn)題，無(wú)法真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案資料的應(yīng)用效果不佳。

2）管理方式單一。受到傳統(tǒng)思維理念的影響，在工作中對(duì)于人工操作的依賴性較強(qiáng)，但是會(huì)由于人為疏忽或者操作不當(dāng)而對(duì)檔案真實(shí)性造成影響。人工操作的方式效率也十分低下，難以適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院工作需求，導(dǎo)致各個(gè)部門的運(yùn)轉(zhuǎn)受到限制。對(duì)于先進(jìn)技術(shù)和辦公設(shè)備的利用率較低，尤其是在計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用上只停留于檔案的保存和備份等，無(wú)法體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)。沒有建立一個(gè)完整的檔案管理信息系統(tǒng)，在實(shí)踐工作中存在一定的混亂性問(wèn)題，在歸檔和調(diào)用等工作中的規(guī)范性和秩序性不足。

3）人員素養(yǎng)較低。部分檔案管理人員的管理理念落后，在工作中受到粗放式理念的影響，未能針對(duì)檔案資料的特點(diǎn)實(shí)施分類管理，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量下降。管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能缺失，往往是由其他部門人員轉(zhuǎn)調(diào)而來(lái)，無(wú)法保障檔案管理的專業(yè)性。工作人員的信息化素養(yǎng)不高，無(wú)法適應(yīng)醫(yī)院的信息化和數(shù)字化建設(shè)要求，特別是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下顯得手足無(wú)措，造成資源浪費(fèi)的情況[2]。未能建立一個(gè)完善的人才培訓(xùn)和招聘機(jī)制，工作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和危機(jī)意識(shí)不足，限制了自身專業(yè)素養(yǎng)的提高。

4）管理制度缺失。醫(yī)院沒有根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)制定相應(yīng)的制度體系，在工作中缺乏明確的依據(jù)和嚴(yán)格的約束，降低了管理工作效能。傳統(tǒng)制度體系的滯后性弊端顯著，無(wú)法為當(dāng)前工作提供指導(dǎo)，造成醫(yī)院管理工作的混亂，檔案價(jià)值受到影響。尤其是在海量化的資料面前，如果缺乏有效的制度約束，則會(huì)加大管理的整體難度，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，不利于日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展。管理制度的適用性不足，缺乏對(duì)各個(gè)管理工作內(nèi)容的細(xì)化，制度執(zhí)行狀況不容樂(lè)觀。

3 醫(yī)院檔案管理的策略

1）提高重視程度。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，使其在醫(yī)院議事日程當(dāng)中得到體現(xiàn)，是逐步提高服務(wù)工作質(zhì)量的關(guān)鍵。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到新時(shí)代環(huán)境下檔案管理發(fā)生的變化，從傳統(tǒng)思維模式當(dāng)中解脫出來(lái)，構(gòu)建全新的管理模式，順應(yīng)改革的潮流。從領(lǐng)導(dǎo)人員到員工，都應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，在醫(yī)院內(nèi)部營(yíng)造良好的工作氛圍，使不同部門與人員能夠積極配合檔案信息的收集和整理等工作，促進(jìn)檔案利用率的提高。為了可以使管理人員的積極性得到最大限度地激發(fā)，可以逐步改善福利待遇，同時(shí)通過(guò)嚴(yán)格的考核和評(píng)定，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理成效的評(píng)估。檔案是醫(yī)院發(fā)展中的重要資料，應(yīng)該明確檔案管理的基本流程，做好人員的組織與安排，增強(qiáng)自身發(fā)展活力。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，提高員工的重視程度，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理和自身工作、醫(yī)院發(fā)展之間的內(nèi)在關(guān)系，真正構(gòu)建全員參與的局面。

2）完善規(guī)章制度。檔案管理制度的構(gòu)建，可以確保在實(shí)踐工作當(dāng)中有章可循，嚴(yán)格遵循制度規(guī)定進(jìn)行操作，降低人為因素對(duì)檔案價(jià)值的影響。應(yīng)該對(duì)過(guò)往制度體系予以全面創(chuàng)新，全面分析醫(yī)院各部門的工作狀況，確保制度的適用性和可行性，提高制度約束力與控制力。構(gòu)建完善的分類管理制度，對(duì)于不同部門的工作內(nèi)容和性質(zhì)等進(jìn)行評(píng)估，實(shí)現(xiàn)制度細(xì)則的全面優(yōu)化，有助于促進(jìn)制度執(zhí)行效果的增強(qiáng)[3]。明確檔案收集制度、歸檔制度和保管制度、調(diào)用制度之間的關(guān)系，增進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效銜接，防止在檔案管理中出現(xiàn)脫節(jié)的問(wèn)題。以檔案管理責(zé)任制度為依托，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同崗位人員職責(zé)的明確劃分，解決傳統(tǒng)管理模式下的責(zé)任不清及互相推諉問(wèn)題，真正做到每一個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。引入標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，借鑒先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行改革。

3）提高人員素養(yǎng)。注重對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，引導(dǎo)工作人員逐步提升自身的綜合素養(yǎng)，在工作中呈現(xiàn)出強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)。在培訓(xùn)工作中應(yīng)該避免出現(xiàn)盲目性的問(wèn)題，從實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題出發(fā)，制定合理的培訓(xùn)方法，強(qiáng)化員工對(duì)各項(xiàng)專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，構(gòu)建完善的知識(shí)體系。注重在培訓(xùn)中提升工作人員的實(shí)踐能力，能夠運(yùn)用多元化技術(shù)手段解決實(shí)際問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。注重對(duì)工作人員的及時(shí)考核，以確保良好的培訓(xùn)效果，使其能夠?qū)⑴嘤?xùn)中的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到實(shí)踐工作當(dāng)中[4]。為了提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體水平，還應(yīng)該加強(qiáng)先進(jìn)人才的引進(jìn)，確保檔案管理人員具備現(xiàn)代化管理理念和高度責(zé)任心，能夠主動(dòng)對(duì)檔案管理模式予以創(chuàng)新和改進(jìn)。增進(jìn)管理人員和各部門、科室負(fù)責(zé)人之間的交流溝通，不僅能夠熟悉部門和科室工作內(nèi)容，而且了解其工作需求，在檔案管理中更具針對(duì)性，形成一個(gè)強(qiáng)大的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

4）加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)各類資源的整合利用，增進(jìn)醫(yī)院不同人員的交流溝通，同時(shí)提高服務(wù)能力和水平。在檔案管理當(dāng)中，也應(yīng)該以信息化建設(shè)為契機(jī)，促進(jìn)管理模式的調(diào)整，適應(yīng)醫(yī)院的改革需求。注重紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化，積極推進(jìn)檔案的錄入和整理工作，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)檔案資料實(shí)施統(tǒng)一化和集成化管理，在降低檔案管理人員壓力的同時(shí)，能夠增強(qiáng)各環(huán)節(jié)的順暢性[5]。為了高效化處理海量檔案信息，還應(yīng)該運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)予以改進(jìn)，注重對(duì)日常工作中及時(shí)收集相關(guān)資料并做好歸檔工作，以保障檔案的時(shí)效性、真實(shí)性和完整性。運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和分析技術(shù)，針對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，從而分析醫(yī)院在未來(lái)發(fā)展中的狀況，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防及控制。結(jié)合不同階段的工作需求，對(duì)信息化管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行拓展，使各個(gè)部門和科室能夠形成密切互動(dòng)與交流。

5）構(gòu)建保障機(jī)制。為了提升整體工作水平，應(yīng)該加大在檔案管理中的資金投入力度，建立一個(gè)完善的保障機(jī)制，確保工作推進(jìn)的長(zhǎng)效性，防止資金供給不足而影響檔案管理成效。醫(yī)院應(yīng)該做好預(yù)算編制及管理，設(shè)置專項(xiàng)資金用于信息化建設(shè)工作，強(qiáng)化對(duì)建設(shè)過(guò)程和管理過(guò)程的雙重控制，發(fā)揮信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)[6]。尤其是很多辦公設(shè)備已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的工作特點(diǎn)，必須對(duì)其進(jìn)行更新?lián)Q代，保障設(shè)備的先進(jìn)性及適用性，構(gòu)建無(wú)紙化辦公系統(tǒng)。在軟件開發(fā)中也應(yīng)該增進(jìn)與第三方機(jī)構(gòu)的合作，注重軟件功能的優(yōu)化，以提高檔案管理的效率。

6）保障檔案安全。確保檔案的安全性，是檔案管理中的關(guān)鍵，可以有效避免醫(yī)院重要信息的泄露或者丟失，防止給醫(yī)院造成較大的損失。嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的全過(guò)程，引入精細(xì)化管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，注重對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)督，通過(guò)內(nèi)部控制體系加強(qiáng)約束。尤其是在信息化管理模式下，檔案資料容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒等影響，導(dǎo)致檔案信息在傳輸中遭到破壞。為此，應(yīng)該構(gòu)建完善的防護(hù)體系，通過(guò)防火墻技術(shù)和身份識(shí)別認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)等，降低外界威脅[7]。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案的調(diào)用過(guò)程進(jìn)行針對(duì)性管控，明確檔案的用途及使用期限，做好登記工作，以便檔案資料能夠及時(shí)歸還，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的同時(shí)，可以保障患者的隱私。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)施，可以有效提升醫(yī)院的整體運(yùn)行效率，為檔案資料的查找和利用奠定了基礎(chǔ)，防止造成丟失或者破壞等問(wèn)題，體現(xiàn)檔案資料在醫(yī)院發(fā)展中的價(jià)值。但是，在傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中也存在重視程度不高、管理方式單一、人員素養(yǎng)較低和管理制度缺失等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理的整體成效受到影響。應(yīng)該注重管理體系的創(chuàng)新，通過(guò)提高重視程度、完善規(guī)章制度、提高人員素養(yǎng)、加強(qiáng)信息化建設(shè)、構(gòu)建保障機(jī)制和保障檔案安全等方式，解決傳統(tǒng)管理模式下的局限性問(wèn)題，以檔案管理為契機(jī)推動(dòng)醫(yī)院的改革進(jìn)程。